Vous recrutez un-e alternant-e à la rentrée de septembre ? Il faudra penser à l’ensemble des formalités d’embauche d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, et notamment à déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Pas de panique, on vous explique comment déclarer un ou une apprenti-e dans vos effectifs.
Est-ce qu’il faut faire une DPAE pour un apprenti ?
Oui, toute entreprise qui recrute un-e apprenti-e ou un-e alternant-e doit obligatoirement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours qui précèdent l’embauche auprès de l’Urssaf (ou de la MSA, Mutuelle Sociale Agricole, le cas échéant).
La DPAE permet de s’assurer que l’apprenti-e est immédiatement couvert-e par la sécurité sociale et les assurances dès le premier jour de son contrat, ce qui est essentiel tant pour sa protection que pour la conformité de l’entreprise.
La DPAE pour un contrat d’apprentissage : CDI ou CDD ?
Pour rappel, le contrat d’apprentissage est un contrat de travail écrit conclu entre un-e apprenti-e et un employeur sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage et d’un centre de formation des apprentis pour une durée de 6 mois à 3 ans. Même si cela est rare, il peut aussi être conclu en CDI.
Lorsqu’il est conclu dans le cadre d’un CDI, le contrat débute par la période d’apprentissage d’une durée équivalente au cycle de la formation suivie, sans remettre en cause la protection particulière dont bénéficie l’apprenti pendant sa période de formation théorique et pratique.
À l’issue de la période d’apprentissage, la relation contractuelle entre l’employeur et le ou la salarié-e sera régie par les dispositions du Code du travail relatives au CDI de droit commun, à l’exception de celles relatives à la période d’essai (dispositions issues de la loi du 5 mars 2014).
Comment déclarer l’embauche d’un apprenti ?
Lors de l’embauche d’un-e apprenti-e ou d’un-e alternant-e, l’employeur doit d’abord transmettre le contrat d’apprentissage à son OPCO, qui le transmet au Ministère chargé de la formation professionnelle. L’OPCO a également un délai de 20 jours pour décider de la prise en charge financière du contrat d’apprentissage.
Afin de transmettre le contrat d’apprentissage, l’employeur doit pouvoir centraliser et envoyer les pièces justificatives suivantes :
- Les justificatifs de l’expérience professionnelle du maître d’apprentissage, ainsi qu’une copie de ses certifications et diplômes ;
- une autorisation de l’inspection du travail en cas d’embauche d’un-e apprenti-e mineur-e.
Pour réaliser la DPAE, l’employeur doit aussi fournir des informations précises concernant à la fois l’entreprise et l’apprenti-e. Cela inclut :
- l’identité de l’employeur (nom, numéro SIRET, adresse, etc.) ;
- les informations sur l’apprenti-e (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale) ;
- la date de début du contrat et l’horaire de travail de l’apprenti-e.
Cette déclaration doit être effectuée en ligne via le site de l’Urssaf, ou pour les entreprises agricoles, via celui de la MSA. Après la soumission, l’employeur reçoit un accusé de réception électronique, qui sert de confirmation de la déclaration et doit être conservé comme preuve.
💡 BON À SAVOIR : Les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours d’une année civile ont l’obligation de les dématérialiser, au risque de s’exposer à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale.
Où trouver la notice et la fiche de renseignement contrat d’apprentissage ?
La notice pour le contrat d’apprentissage est disponible sur ce lien. Il s’agit du formulaire 10103*11. Celui-ci doit être établie en 3 exemplaires originaux (chacun d’eux étant signé par l’apprenti et l’employeur) :
- un pour l’employeur
- un pour l’apprenti-e
- un pour l’organisme de dépôt.
Pour compléter le dossier et pouvoir réaliser la DPAE pour l’apprentissage, vous devez d’abord fournir :
- Le formulaire cerfa ;
- la convention de formation ou une annexe pédagogique et financière, dans le cas d’un centre de formation d’apprentis interne à l’entreprise ;
- si besoin, la convention tripartite de réduction ou d’allongement de la durée du contrat ou de la période d’apprentissage pour tenir compte du niveau initial de compétences de l’apprenti ou des compétences acquises.
Le contrat d’apprentissage est signé par l’employeur, le salarié et l’organisme de formation. Les démarches administratives peuvent se faire en ligne.
Quelles sont les autres obligations à respecter lors de l’embauche d’un apprenti ?
Au-delà de la DPAE, l’employeur doit s’assurer de respecter plusieurs autres obligations légales :
- Contrôle médical : l’apprenti-e doit passer une visite médicale d’embauche avant son premier jour de travail ou au plus tard avant la fin de sa période d’essai.
- Formation sécurité : une formation spécifique sur les risques liés au travail et les mesures de prévention doit être dispensée.
- Suivi pédagogique : en collaboration avec le CFA, un suivi régulier doit être assuré entre le maître d’apprentissage et les formateurs.
Comment réussir l’intégration d’un alternant après sa DPAE ?
Une fois les formalités administratives effectuées, l’apprenti-e entre dans vos effectifs. Après la signature du contrat de travail, c’est le moment de soigner son intégration pour que celui-ci se sente bien dans vos équipes. Pour cela, n’hésitez pas à suivre les étapes suivantes :
Prévoyez un accueil café le jour de son arrivée
Un-e alternant-e est un membre à part entière de l’équipe. Ce-tte dernier-e doit le ressentir comme tel. Pour cela, n’hésitez pas à mobiliser votre équipe et à organiser un temps convivial le jour de son arrivée. Ce sera l’occasion de le présenter aux autres collaborateurs et de lui faire visiter les locaux.
Organisez la rencontre avec le maître d’apprentissage
N’oubliez pas l’essentiel : la rencontre avec le maître d’apprentissage. Ce dernier aura pour rôle de veiller à la sécurité et à la montée en compétences de votre apprenti-e tout au long de son parcours, une rencontre rapide doit donc être organisée afin de faire connaissance et de définir des objectifs en commun pour les premiers mois du contrat.
Ouvrez vos formations internes à l’apprenti
Ce n’est pas parce que votre nouvel arrivant est en contrat d’apprentissage qu’il n’a pas le droit de se former sur des sujets connexes à sa formation principale. D’autant plus s’il s’agit de formations prévues dans le cadre du parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur ! Celles-ci pourraient lui être tout aussi utiles qu’à un-e salarié-e en CDI.
Prévoyez des points réguliers avec votre apprenti
Enfin, n’oubliez pas d’intégrer l’apprenti-e dans vos rituels d’équipe et de prévoir des points d’étapes réguliers avec ce dernier pour l’accompagner dans le développement de ses compétences, mais aussi sur des sujets connexes, comme la conciliation de sa vie personnelle avec sa vie étudiante et professionnelle. Les apprenti-e-s ont souvent du mal à gérer de front études, emploi et vie personnelle, prenez-en conscience et accompagnez au mieux votre nouveau ou nouvelle collaborateur-rice !
En bref, embaucher un-e apprenti-e est une démarche enrichissante qui bénéficie tant à l’entreprise qu’au jeune professionnel en devenir. En suivant scrupuleusement les étapes de la DPAE et en respectant les obligations légales, vous créez un environnement propice à l’épanouissement et au développement professionnel de l’apprenti-e, tout en renforçant les compétences au sein de votre organisation.
Grâce à une intégration soignée et à un accompagnement régulier, l’apprenti-e pourra rapidement devenir un membre à part entière de votre équipe, apportant un nouveau souffle et des perspectives fraîches.
En investissant dans ces jeunes talents, vous forgez non seulement l’avenir de votre entreprise mais aussi celui du marché du travail, en contribuant activement à la formation de la prochaine génération de professionnel-le-s qualifié-e-s.
N’oubliez pas que le succès de cette démarche repose sur la qualité de l’accueil, l’attention portée à la formation, et le suivi continu de l’apprenti-e. Préparez-vous à voir ces jeunes talents fleurir et apporter leur pierre à l’édifice de votre réussite collective !
