Chaque personne salariée en France a droit à 5 semaines de congés payés pour une année de travail complète. Cependant, il arrive que ces jours ne soient pas tous utilisés dans la période impartie. Loin d’être une simple question administrative, la gestion des congés payés non pris est un enjeu majeur pour l’entreprise. Une mauvaise gestion peut entraîner des litiges et affecter le bien-être du personnel. Cet article détaille les règles légales, les possibilités de report et les obligations d’indemnisation.
L’essentiel sur les congés payés non pris
- Principe général : Les congés payés non pris avant la fin de la période de référence sont en principe perdus, sauf exceptions prévues par la loi ou un accord.
- Jurisprudence 2024 : La loi du 22 avril 2024 met le droit français en conformité avec le droit européen, permettant l’acquisition de 2 jours de congés par mois durant un arrêt maladie non professionnel.
- Report obligatoire : Un membre du personnel tombant malade pendant ses vacances a désormais le droit de reporter les jours de congés correspondants après sa reprise.
Principe des congés payés non pris
Les salariés du secteur privé ont droit à 2,5 jours de congés payés par mois qu’ils peuvent prendre pendant la période dite de référence, comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours.
Les dates de cette période de référence peuvent être modifiées par une convention collective. Par exemple dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, la période de référence s’étend du 1er avril au 30 mars de l’année suivante. La période de référence peut également être modifiée par accord d’entreprise, d’établissement ou par accord de branche.
En principe, les congés payés non pris durant la période de référence sont perdus. Le Code du travail stipule que les congés doivent être pris, et non compensés financièrement, sauf en cas de rupture du contrat. Le report sur la période suivante n’est donc pas un droit automatique.
Toutefois, un accord entre le salarié et l’entreprise peut changer la donne.
Les exceptions à la perte des congés non pris
La gestion stratégique des congés payés non pris offre une flexibilité précieuse pour les entreprises soucieuses du bien-être de leurs équipes. En permettant le report, vos collaborateurs peuvent planifier leurs congés de manière plus stratégique, conciliant les besoins opérationnels et individuels.
Dans quels cas pouvez-vous autoriser le report de ces jours ? Les raisons peuvent varier, qu’il s’agisse de pics d’activité, de projets critiques, ou de situations personnelles des employés.
1. Accord entre employé et employeur
La possibilité de reporter les congés payés non pris dépend d’une collaboration entre le salarié et l’employeur, sous réserve d’un accord mutuel ou d’une pratique établie dans l’entreprise. En cas d’accord ou d’usage, l’employeur est tenu d’accepter la demande de report du salarié.
2. Absence de l’employé
Dans des situations particulières telles qu’un accident de travail, une maladie professionnelle, un congé maternité ou d’adoption, le salarié a le droit de reporter ses congés non pris.
Si une maladie ou un accident survient avant le départ en congé, les jours non pris doivent être reportés après la date de reprise du travail.
Suite à plusieurs arrêts de la Cour de cassation et à la loi du 22 avril 2024, la position française est désormais claire: si un membre du personnel tombe malade pendant ses congés, il a le droit de reporter les jours de congés qui ont coïncidé avec son arrêt de travail. L’employeur doit alors recréditer ces jours.
De plus, la loi reconnaît désormais l’acquisition de droits à congés pendant un arrêt maladie d’origine non professionnelle, à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par an. Pour les arrêts liés à un accident du travail ou une maladie professionnelle, le droit au report est limité à une période de 15 mois après la reprise.
3. Aménagement du temps de travail
Dans le cadre du travail aménagé, le report des congés non pris peut être réglementé par des dispositions spécifiques. Les règles varient en fonction des accords collectifs, de la convention collective applicable et des pratiques internes de l’entreprise.
4. Mise en place d’un CET
Le compte épargne-temps (CET) permet au salarié d’accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d’une rémunération (immédiate ou différée), en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises, ou des sommes qu’il y a affectées.
Toutefois, sa mise en place dans l’entreprise n’est pas obligatoire. Les dispositions du CET sont fixées par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement (ou, à défaut, par convention ou un accord de branche).
Quelles sont les conséquences juridiques du refus de report des congés payés non pris ?
Si, conformément à la loi, un salarié demande le report de ses congés non pris et que l’employeur refuse sans motif valable, il s’expose à des conséquences juridiques.
Si l’employeur a placé le ou la salariée dans l’impossibilité de prendre ses congés (charge de travail excessive, refus répétés et non justifiés), il peut être condamné à verser des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi. Dans ce cas, le délai de prescription pour réclamer l’indemnité ne s’applique pas. Il est donc crucial pour l’employeur de pouvoir prouver qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour permettre à ses équipes de prendre leur repos.
Toute entreprise doit respecter les droits de ses salariés en matière de congés payés non pris. Toutes demandes doivent être traitées avec attention et conformité avec la législation en vigueur.
Paiement des congés payés non pris
Bien que l’employeur ne soit pas contraint de rémunérer les congés payés non utilisés, le salarié peut demander des indemnités pour ces congés, notamment dans le cas où il n’a pas pu les prendre à cause de l’employeur.
Cette demande est légitime si l’employeur n’a pas pris les mesures nécessaires pour permettre à la personne salariée de prendre ses congés. L’obligation de l’employeur est une obligation de résultat. Il doit non seulement informer le personnel de ses droits mais aussi organiser le travail de manière à ce que les congés puissent être effectivement pris.
Ainsi, le salarié est en droit de réclamer une compensation financière si ces droits ne sont pas respectés.
Indemnisation des congés payés non pris en fin de contrat
Dans le cas des congés non pris en fin de contrat de travail, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité concerne tous les salariés n’ayant pas pris l’ensemble de leurs congés, qu’ils soient en CDI ou en CDD.
L’indemnité compensatrice est due indépendamment du motif de rupture du contrat. Ainsi, que le départ soit dû à une démission, une retraite, ou même à un licenciement pour faute lourde, les congés payés non pris sont indemnisés et versés dans le cadre du solde de tout compte.
Depuis une décision du Conseil constitutionnel de mars 2016, cette indemnité est due même en cas de licenciement pour faute lourde. Toutes les sommes ayant un caractère de salaire sont prises en compte dans la base de calcul, et le montant doit figurer sur le reçu pour solde de tout compte.
BON À SAVOIR : En cas de procédure collective, l’entreprise pourrait rencontrer des difficultés financières. Le régime de garantie des salaires (AGS) permet cependant aux salariés de percevoir certaines rémunérations dues, y compris l’indemnité compensatrice de congés payés.
Résumé sur l’indemnisation des congés payés non pris
💡 Aucune obligation d’indemnisation sauf en cas de refus injustifié.
📆 Indemnité compensatrice obligatoire en fin de contrat, tous types confondus.
⚠️ En cas de procédure collective, l’AGS peut permettre l’indemnisation.
En résumé : facilitez la prise de congés et évitez des conséquences financières!
BON À SAVOIR : Un logiciel SIRH et paie facilite la gestion des congés payés en automatisant le calcul de l’indemnité des congés payés, en gérant efficacement les soldes de congés et assure que les montants versés aux salarié soient précis.
Comment calculer l’indemnité CP solde de tout compte ?
Le calcul de l’indemnité des congés payés dans le solde de tout compte se fait de la même manière que pour l’indemnité compensatrice de congés rémunérés.
Il faudra donc comparer la méthode du 1/10 de la rémunération et celle du maintien de salaire.
Il y aura donc trois points à retenir :
- Retenir la méthode de calcul la plus favorable à l’employé ;
- Examiner le nombre de congés restant jusqu’à la fin du contrat du salarié ;
- Arrondir l’acquisition à l’entier supérieur.
Dans la méthode du 1/10 de la rémunération, il faudra exclure plusieurs éléments :
- Avantages en nature dont le collaborateur a disposé durant ses vacances.
- Prestations de chômage partiel.
- Remboursements de frais professionnels.
- Compensations journalières.
- Primes de 13e mois ou encore les primes de risque.
👉 Soyez incollable sur le calcul du solde de tout compte.
Comment gérer proactivement les congés payés non pris ?
Une gestion proactive est essentielle pour garantir le respect du droit au repos et minimiser les risques de report ou de litiges. Un logiciel de gestion des congés et absences comme Factorial offre une visibilité en temps réel sur les soldes de congés de chaque collaborateur et collaboratrice, simplifie les demandes et les approbations, et alerte les managers lorsque des soldes de congés sont anormalement élevés, permettant d’anticiper les problèmes avant la fin de la période de référence.
- Sensibilisez vos employés en leur rappelant fréquemment l’importance de poser leurs congés payés pour leur bien-être et leur performance.
- Offrez des options flexibles pour la planification des congés pour mieux répondre aux besoins individuels.
- Encouragez la prise régulière de congés en mettant en place des avantages spécifiques comme des jours de congé supplémentaires l’année suivante.
- Utilisez des outils de suivi analytique comme un logiciel SIRH dotés de fonctionnalités spécifiques s’avère essentielle pour surveiller les tendances en matière de congés payés non pris et ajuster les politiques en conséquence. Ces outils permettent de détailler des tendances de congés. Les CEO, DRH et managers ont une vision claire des schémas de comportement, des motifs récurrents et des opportunités d’optimisation des politiques internes.
- Formez les managers à soutenir activement la prise de congés pour les sensibiliser aux avantages d’un équilibre travail-vie personnelle, tout en leur fournissant les compétences nécessaires pour identifier les signes de surcharge au sein de vos équipes. Cette démarche renforce une culture qui valorise la santé mentale et la performance globale de l’équipe.
- Évaluez périodiquement les politiques de congés pour qu’elles s’adaptent aux besoins changeants de l’entreprise.
Est-ce que je cumule des congés en chômage partiel ?
Le chômage partiel peut se présenter sous deux formes différentes :
- La fermeture partielle (ou totale) de l’établissement.
- Ou la diminution de la durée de travail des salariés de l’entreprise.
L’article R5122-11 du Code du travail stipule que « la totalité des heures chômées est prise en compte pour le calcul de l’acquisition des droits à congés payés ».
Ainsi, en cas de chômage partiel, les vacances fonctionnent de la même manière qu’en période d’activité normale. Le contrat de travail du salarié n’est donc pas rompu, mais suspendu.
La période de chômage partiel n’est pas considérée comme du temps de travail effectif. De ce fait, cette période n’ouvre pas droit à des congés payés.
Comment solder les congés payés ?
Peu importe son ancienneté et quel que soit sont type de contrat (CDD ou CDI), tout salarié a droit à des jours de congés rémunérés. Il a droit à 30 jours ouvrables par année de travail complète.
L’employeur devra prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à ses salariés d’en bénéficier.
Sauf exception, les vacances doivent être soldées avant le 30 avril ou le 31 mai. Cela peut varier selon la politique de chaque entreprise. L’employeur peut accepter d’octroyer des congés supplémentaires, soit des jours de fractionnement.
Il est crucial pour l’employeur d’informer chaque personne de son solde de congés et de la date limite pour les poser, afin d’éviter toute perte de droits.
👉 Allez plus loin dans le calcul des congés.
En conclusion, la gestion des congés payés non pris ne doit pas être vue comme une simple formalité administrative, mais comme un pilier du bien-être au travail et de la conformité légale. Les évolutions récentes du droit du travail renforcent les droits des professionnels et imposent aux entreprises une vigilance accrue. Une gestion proactive, soutenue par des outils adaptés, est la clé pour créer un environnement de travail équilibré et sécurisé.
FAQ
Est-ce que les jours de congés non pris sont perdus ?
En principe, les congés payés non pris avant la fin de la période de référence sont perdus. Cependant, un report est possible en cas d’accord avec l’employeur, de congé maternité ou d’adoption, d’arrêt de travail, ou si l’entreprise dispose d’un compte épargne-temps (CET).
Est-ce que l’employeur doit payer les congés non pris ?
L’employeur n’est pas tenu de payer les congés non pris en cours de contrat, sauf s’il a empêché le salarié de les poser. En revanche, à la fin du contrat, une indemnité compensatrice pour les congés restants est obligatoirement versée dans le solde de tout compte.
Quelle est la nouvelle loi sur les congés payés non pris en 2026 ?
Aucune nouvelle loi spécifique n’est prévue pour 2026. Le principe reste que les congés acquis doivent être pris durant la période de référence, sinon ils sont perdus. Pour un suivi précis des soldes et des dates limites, un logiciel RH comme Factorial centralise l’information pour chaque salarié.
