La conformité des documents d’entreprise recouvre plusieurs sujets à la fois. Premièrement, vous devez détenir tous documents obligatoires en vertu de la loi : contrats de travail, livres comptables, rapports de gestion, registres du personnel…
Deuxièmement, chaque document, obligatoire ou facultatif, doit être conforme aux prescriptions légales : un contrat, par exemple, n’est valable qu’à condition d’être signé par les cocontractants.
Troisièmement, vos documents d’entreprise doivent être dûment conservés pendant la durée minimale requise, et pas au-delà s’ils contiennent des données personnelles.
La tâche prend de l’ampleur à mesure que votre activité se développe. Pour faciliter la conformité des documents, il est important d’adopter de bonnes pratiques ainsi que des outils performants.
Table des matières
Conformité des documents : de quoi parle-t-on ?
La conformité des documents dans une entreprise désigne à la fois les moyens et le résultat.
- Vous mettez en place des pratiques et des outils qui garantissent une gestion documentaire irréprochable au sens de la loi.
- Vos documents d’entreprise sont conformes : les documents sont valables, à jour et conservés de manière sécurisée.
En somme, c’est être en règle vis-à-vis de la réglementation applicable dans votre entreprise.
Comptabilité, finances, ressources humaines ou encore marketing : tous les services de votre entreprise sont concernés par la conformité des documents. Voici quelques illustrations.
La conformité des documents du service marketing
Le service marketing collecte et analyse des informations sur les clients et les prospects, de manière à promouvoir efficacement les produits et les services de l’entreprise dans le cadre de campagnes publicitaires ciblées.
Pour le service marketing, la conformité porte sur deux types de documents : les fichiers clients et les contrats de publicité.
- Dans sa mission de collecte et d’analyse des données : le service marketing se conforme au RGPD. Les collaborateurs doivent notamment être attentifs à respecter les droits des personnes au moment d’établir et de mettre à jour les fichiers clients. L’équipe marketing en outre veille à supprimer les données personnelles dès que leur conservation n’est plus justifiée.
- Dans le cadre de ses actions publicitaires : le service marketing conclut des partenariats, investit dans la publicité en ligne, achète des spots TV… chaque transaction doit être formalisée dans un contrat, établi conformément au droit des contrats et conservé pendant 5 ans minimum – 10 ans si le contrat est conclu par voie électronique.
La conformité des documents comptables et fiscaux
Les entreprises sont soumises à des obligations comptables et fiscales indérogeables. Tenue de la comptabilité, dépôt annuel des comptes, déclarations fiscales… les règles à suivre sont particulièrement techniques.
Pour assurer la conformité des documents en la matière, la majorité des entreprises externalisent la mission en ayant recours à des cabinets d’expertise comptable.
La conformité des documents RH
La règlementation est abondante et stricte en ce qui concerne les ressources humaines. De fait, les enjeux en matière de conformité des documents sont importants.
- La loi et la convention collective applicable dans l’entreprise dictent le contenu et le format des contrats de travail.
- Les bulletins de paie, de même, doivent respecter les conditions de forme et de fond imposées par la loi et les règlements, et être conservés pendant 5 ans.
- L’entreprise établit et tient à jour les registres du personnel obligatoires, et les conserve pendant les durées légales.
- Les informations des salariés sont consignées dans un dossier du personnel conforme au RGPD.
- La comptabilisation des notes de frais des collaborateurs obéit à un régime contraignant, à respecter pour pouvoir bénéficier de la déductibilité fiscale.
Quels sont vos enjeux en matière de conformité des documents ?
Des documents à présenter en cas de contrôle de l’administration
Premier enjeu évident en matière de conformité des documents : être irréprochable en cas de contrôle. Aucune entreprise n’est à l’abri d’un contrôle de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou encore de la CNIL.
Et tout défaut de conformité observé à cette occasion peut vous être reproché.
Vous risquez alors des sanctions pécuniaires non négligeables, sans compter que votre marque employeur en pâtit.
Des documents à valeur probante en cas de litige
Les organismes publics ne sont pas les seuls à exiger la conformité de vos documents. Face à vos partenaires commerciaux, vos clients et vos salariés, vous devez également faire preuve d’exemplarité dans votre gestion documentaire. Illustrations :
- En cas de désaccord lors de l’exécution d’un contrat : vous devez être en mesure de produire un écrit probant, pour faire valoir vos droits et vous défendre efficacement.
- En cas de litige avec un salarié : la moindre erreur de fond ou de forme dans l’établissement des documents RH vous expose à des sanctions lourdes.
Des documents d’où extraire des données fiables
La conformité des documents ne sert pas seulement à éviter des problèmes. Une gestion documentaire infaillible est également un avantage sur le plan de la performance.
Les documents sont le cœur de votre business. Ils contiennent des données précieuses, que vous exploitez au quotidien pour faire fonctionner votre entreprise et développer votre activité.
La conformité des documents, c’est aussi avoir à disposition des documents fiables et à jour, accessibles facilement.
Les fondamentaux de la mise en conformité des documents
1) Insufflez l’exigence de conformité
Ne pas oublier de faire signer un avenant à un contrat de travail, mettre à jour les données personnelles du fichier client, vérifier la législation applicable au moment d’établir un registre obligatoire… la conformité des documents dans votre entreprise est l’affaire de tous.
Chaque service de l’entreprise doit donc avoir conscience des enjeux liés à la conformité des documents. Dans le cadre de ses missions, chaque collaborateur se sent ainsi responsable de faire les choses correctement, en « bon élève ».
2) Entourez-vous d’experts métier
Pour assurer la conformité des documents, il faut connaître la règlementation sur le bout des doigts. Il faut savoir quels sont les documents obligatoires, comment les établir correctement, et combien de temps les conserver.
Le service juridique de l’entreprise est particulièrement sollicité à cet égard. Vous veillez en tout état de cause à recruter des collaborateurs ou des prestataires experts, qui se tiennent régulièrement à jour des réglementations.
L’enjeu est d’autant plus fort dans les matières très techniques, telles que la fiscalité et les ressources humaines. Vos RH sont incollables en droit du travail, par exemple.
3) Mettez en place les bons outils de travail
La loi du 13 mars 2000 confère au support numérique la même valeur que l’écrit papier. De même, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.
Ces évolutions majeures ont ouvert la porte à la dématérialisation des documents en entreprise. C’est une opportunité considérable, car la dématérialisation facilite la conformité des documents. À condition bien sûr de s’équiper des bons outils.
Les logiciels métier au service de la conformité des documents
CRM, SIRH ou encore logiciel ERP : la grande majorité des entreprises utilisent des logiciels métier. Quel que soit l’outil, il doit intégrer des technologies performantes au service de la conformité des documents.
- Des fonctions d’automatisation actualisées au gré des réglementations. Si l’outil génère automatiquement un document, par exemple, il doit intégrer toute nouvelle mention rendue obligatoire en vertu d’une loi récente.
- Un système de coffre-fort numérique pour sécuriser les documents et les données pendant toute leur durée de conservation.
- La possibilité de paramétrer des autorisations et des rôles utilisateurs pour assurer la confidentialité des données et la fiabilité des documents dans le temps.
- Une fonctionnalité de signature électronique conforme à la norme eIDAS pour garantir la sécurité contractuelle.
- La Gestion Électronique des Documents (GED) pour dématérialiser, gérer, tracer et sauvegarder les documents tout au long de leur cycle de vie.
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