Calculer l’équivalent temps plein (ETP) consiste à additionner toutes les heures de travail des salariés sur une période donnée, puis à les ramener à la durée de travail d’un temps plein. Cette méthode permet d’exprimer des contrats différents temps plein, temps partiel, CDD sous une seule unité comparable, utilisée comme indicateur rh pour piloter la masse salariale et la capacité réelle de travail.
Concrètement, un salarié à temps plein compte pour 1 ETP, un salarié à mi-temps pour 0,5, et plusieurs temps partiels peuvent ensemble représenter un poste à temps plein. Le calcul repose toujours sur une base horaire de référence, identique pour tous, afin d’obtenir un volume de travail normalisé exploitable par les équipes RH et financières.
Pour appliquer ce calcul sans erreur et obtenir immédiatement un résultat fiable, il suffit de reporter les heures travaillées dans un fichier excel pour le calcul de l’etp, qui automatise la conversion des heures en équivalent temps plein.
À ce stade, beaucoup d’entreprises font encore ce calcul manuellement, alors qu’un outil comme Factorial permet de centraliser les heures contractuelles, les absences et les temps partiels, et d’obtenir un ETP fiable sans retraitement Excel.
Qu’est-ce qu’un équivalent temps plein ?
L’équivalent temps plein (ETP) ou équivalent plein temps (EPT) est une unité de mesure pour estimer la charge de travail et la capacité d’un salarié. En anglais, on parle de Full-time equivalent (FTE).
Pour quelqu’un engagé à temps complet, il est égal à 1. Pour une autre à mi-temps, il équivaut à 0,5. Tous les ETP sont additionnés afin d’obtenir une estimation de la capacité de travail de l’ensemble de l’organisation. Ceci se fait indépendamment de son contingent et des plannings horaires.
En d’autres termes, l’ETP sert principalement à mesurer la quantité de travail fournie par un employé et évaluer la masse salariale.
Si l’effectif d’une entreprise représente le nombre total d’employés, l’équivalent temps plein exprime cette force de travail en unités standardisées, généralement basées sur la durée légale du travail à temps plein.
Dans quels cas le calcul de l’ETP est-il également obligatoire ?
Le calcul de l’ETP devient juridiquement opposable dès qu’il sert de base aux seuils sociaux, aux déclarations sociales ou à l’accès à certaines aides. Les obligations comme le CSE, la participation, les négociations ou la formation ne se déclenchent pas sur le nombre de salariés “à la tête”, mais sur un effectif moyen calculé sur 12 mois, souvent proche de l’ETP. L’addition de temps partiels peut ainsi faire franchir un seuil sans que l’entreprise en ait conscience. L’ETP est également une référence implicite pour l’URSSAF et les dispositifs d’exonérations ou de subventions, l’administration raisonnant en capacité de travail normalisée. La confusion entre un ETP interne, souvent simplifié, et l’ETP réglementaire est une source fréquente de non-conformité, notamment sur la prise en compte des absences, congés ou contrats spécifiques. Un mauvais calcul peut entraîner des obligations non respectées, des redressements ou des remboursements d’aides, avec des effets potentiellement rétroactifs sur plusieurs années.
Dans ce contexte réglementaire, disposer d’un logiciel RH comme Factorial permet de sécuriser le calcul de l’ETP utilisé pour les seuils sociaux, en s’appuyant sur des données contractuelles et des périodes de référence cohérentes.
Comment calculer l’équivalent temps plein ?
Le calcul ETP se base sur les heures de travail des employés à temps plein sur une période donnée. Sur 120 jours par an, une personne effectue 30 heures au minimum et 40 heures au maximum.
Toutes les heures travaillées par les employés à temps plein et à temps partiel sont additionnées. Puis, le résultat obtenu est divisé par le nombre d’heures travaillées par an, par salarié à temps plein.
Le chiffre reflète alors la capacité de travail de l’organisation et est utilisé par différents services gouvernementaux, dans certains cas. Les travailleurs temporaires et saisonniers ne sont pas pris en compte dans ce décompte.
Les formules à utiliser pour le calcul de l’ETP
Le calcul de l’équivalent temps plein consiste à convertir un volume d’heures travaillées en unités de temps plein, à partir d’une base horaire unique et cohérente.
Sur une base hebdomadaire, le volume de référence est calculé ainsi :
Heures temps plein hebdomadaires = nombre de salariés à temps plein × durée hebdomadaire légale ou conventionnelle généralement 35 h ou 40 h selon le cadre retenu.
Sur une base annuelle, les heures de travail sont annualisées selon la formule :
Heures annuelles temps plein = durée hebdomadaire de travail × 52 semaines
Les salariés à temps partiel sont intégrés séparément, à partir de leurs horaires réels :
Heures temps partiel = nombre de salariés à temps partiel × heures travaillées par semaine × nombre de semaines travaillées
L’ensemble des heures temps plein et temps partiel est ensuite additionné. L’équivalent temps plein de l’entreprise est obtenu en appliquant la formule finale :
ETP = total des heures travaillées sur la période / nombre d’heures correspondant à un temps plein sur la même période
Pour que le résultat soit exploitable, les congés payés et jours fériés doivent être intégrés de façon cohérente dans le numérateur et le dénominateur, sans modifier la base horaire en cours de calcul.
Quelle base horaire utiliser pour un calcul d’ETP fiable ?
La fiabilité d’un calcul d’ETP dépend avant tout de la base horaire retenue, bien plus que de la formule elle-même. Les références courantes comme 1 607 heures, 1 547 heures ou 151,67 heures ne sont pas interchangeables : chacune repose sur des hypothèses différentes de temps de travail, de congés ou de proratisation mensuelle. Changer de base sans le justifier revient à modifier implicitement la règle de calcul. La base doit toujours être choisie en fonction de l’objectif poursuivi : une base conventionnelle peut être cohérente pour un pilotage interne, mais dès qu’il s’agit d’un usage administratif, social ou déclaratif, seule la base reconnue par l’organisme de référence fait foi. L’erreur la plus fréquente consiste à mélanger heures réelles et base théorique non alignée, produisant un ETP apparemment logique mais mécaniquement biaisé. Un principe s’impose : un calcul d’ETP repose sur une base horaire unique, utilisée de bout en bout, sans exception. Dès que plusieurs bases coexistent, le chiffre perd toute valeur fiable et opposable.
Un outil comme Factorial limite justement ce risque, en imposant une base horaire unique et cohérente sur l’ensemble des calculs, quel que soit l’usage interne ou déclaratif de l’ETP.
D’autres méthodes pour le calcul équivalent temps plein
Les formules ci-dessus peuvent être plus ou moins difficiles à adopter en fonction du nombre d’individus dans l’entreprise. Plus sa taille augmente, plus le nombre de données est important.
Ce qui veut dire que les formules de calcul de votre ETP deviennent plus compliquées, surtout si vous avez plusieurs établissements. Pour une ETI par exemple, vous avez d’autres solutions efficaces que des calculs manuels pour gagner du temps.
- L’utilisation d’une calculatrice ETP en ligne
L’outil prend en charge toutes les opérations. Pour obtenir la valeur de l’ETP, il faudra saisir le nombre de travailleurs à plein temps et le nombre d’heures travaillées par les employés à mi-temps. La calculatrice donne le résultat en quelques secondes.
- Le développement d’un outil adapté
L’entreprise peut également faire appel à une SSII (Société de Services en Ingénierie Informatique) si elle ne souhaite pas utiliser un outil en ligne. Cette solution permet d’ajuster l’outil aux données et aux besoins de l’entreprise.
- Le recours au service d’un professionnel
L’employeur peut aussi faire appel à un professionnel dans le domaine de la gestion d’entreprise. Ce peut être un consultant juridique ou encore un expert fiscal. Tous les renseignements seront transmis à ce professionnel : documents fiscaux, documents analogues, dossiers du personnel…
Calculer les ETPT
L’ETPT ou l’équivalent temps plein travaillé est l’unité de décompte qui exprime les plafonds d’emploi et leurs consommations.
Il est à souligner que ce décompte est proportionnel à l’activité d’un collaborateur qui est mesurée par sa période d’activité sur l’année et sur sa quotité de temps de travail.
Pour un agent qui a une quotité de travail à 100 % et qui est présent toute l’année, son ETPT correspond à 1. Si ce même agent est à temps partiel avec une quotité de travail à 80 % et est présent toute l’année, il est donc de 0,8.
Cependant, si c’est le cas d’un agent qui travaille à temps partiel (80 %), mais qui a été absent la moitié de l’année (comme cela pourrait être le cas d’un salarié en CDD de 6 mois et qui a été recruté en milieu d’année), son ETPT correspondrait à :
0,8 x 6/12 = 0,4
Pour l’obtenir, il faut faire le calcul selon le nombre de mois travaillés à son poste.
La quotité de temps de travail que l’on doit retenir pour un agent à temps partiel est l’équivalent de la fraction du temps complet qu’il a effectuée et non pas la fraction de la rémunération à temps complet qu’il perçoit.
Comment calculer l’effectif ETP FPH ?
Pour les personnes dans le milieu hospitalier, notamment dans la FPH (Fonction Publique Hospitalière), plusieurs méthodes de calcul sont disponibles. Avec chacune d’elles, vous obtiendrez pratiquement les mêmes résultats.
Mais les ajustements apportés dépendent des accords locaux et de la réglementation générale. Par ailleurs, les chiffres obtenus pourront être ajustés en fonction des projets d’évolution ou de l’appréciation du contexte.
Toutes les méthodes doivent être fondées sur les principes cités ci-dessous. Ainsi, le calcul :
- Intègre les jours fériés et les congés payés ;
- Est fait à partir des heures théoriquement travaillées, du nombre de jours qui ont été travaillés ou du nombre d’heures nécessaires pour un poste donné par chaque fonctionnaire ;
- Comprend le nombre de présents nécessaires en fonction de leur mission ;
- N’intègre pas le taux d’absentéisme dû à une formation permanente ou pour une maladie ;
- Peut être effectué sur un tableur Excel.
Prenons comme exemple une méthode précise où l’on prend en compte les heures théoriquement travaillées pour un poste de travail.
Si une personne travaille 7h30 dans un service qui fonctionne 365 jours par an, on a alors 1 poste x 7,5 heures par jour x 365 jours, ce qui donne 2 737,5 heures que l’on divise ensuite par 1 547 heures (durée légale de temps par an). On obtient 1,76 ETP.
ETP, effectif légal et effectif réel : trois notions à ne pas confondre
La plupart des erreurs sur l’ETP proviennent de la confusion entre trois indicateurs distincts qui ne répondent ni aux mêmes règles ni aux mêmes finalités. L’effectif réel se limite à un comptage de personnes présentes, sans tenir compte du temps de travail, et n’a aucune valeur pour apprécier une charge, un seuil ou une obligation réglementaire. L’ETP, à l’inverse, mesure une capacité de travail normalisée en équivalent temps plein, utile pour le pilotage RH et budgétaire, mais indifférente aux contrats, aux statuts et à la qualification juridique des salariés. L’effectif légal constitue un indicateur hybride, strictement encadré par le Code du travail, avec des règles d’inclusion, d’exclusion et de proratisation propres à chaque type de contrat et de durée de présence. Certaines catégories peuvent compter en effectif légal sans peser en ETP, et l’inverse est également vrai. C’est cet effectif légal, calculé en moyenne sur une période donnée, que l’administration retient pour déclencher les seuils sociaux et les obligations associées. Substituer l’ETP ou un simple comptage de personnes à cet effectif conduit fréquemment à une sous-estimation des obligations, notamment autour des seuils de 11, 20 ou 50 salariés.
Comment calculer l’effectif d’une entreprise ?
L’article L1111-2 du Code du travail stipule qu’il es estimé en fonction des dispositions suivantes :
- Salariés qui sont titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein, ainsi que les travailleurs à domicile font intégralement partie de l’effectif de l’entreprise ;
- Salariés qui sont titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, ceux qui sont intermittents, les personnes qui sont mis à la disposition de l’entreprise par une autre entreprise, et qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice depuis un an au minimum, ainsi que les salariés temporaires, doivent être pris en compte dans l’effectif de l’entreprise, proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents ;
À NOTER : Toutefois, les salariés titulaires d’un CDD et le personnel mis à disposition par une entreprise extérieure, (dont les salariés temporaires), sont exclus du décompte des effectifs s’ils remplacent un collègue absent ou dont le contrat d’embauche est suspendu (un congé parental d’éducation, un congé de maternité ou un congé d’adoption).
- Salariés qui travaillent à temps partiel
Peu importe la nature de leur contrat de travail, ils sont pris en compte. Cependant, il faudra diviser la somme totale des horaires qui sont inscrits dans ce document par la période conventionnelle ou la durée légale de travail.
Les exceptions à exclure du calcul ETP en entreprise
Les personnes suivantes ne sont pas à prendre en compte dans l’analyse :
- Titulaires d‘un contrat initiative-emploi, si elles reçoivent encore l’aide financière à l’insertion professionnelle ;
- En contrat d‘accompagnement d’emploi et qui bénéficient encore de l’aide à l’insertion professionnelle ;
- Celles qui sont en contrat de professionnalisation jusqu’à sa date limite. Si ce dernier est à durée déterminée, ou jusqu’au terme de l’action de professionnalisation dans le cas d’un CDI ;
- Apprentis.
Comment calculer l’effectif moyen mensuel et annuel ?
Le calcul de l’équivalent temps plein (ETP) repose sur la durée légale mensuelle de travail, établie à 151,67 heures.
Un employé qui travaille à plein temps, en fonction de la période légale ou conventionnelle, représente 1 unité ETP.
Exemple :
L’entreprise emploie 10 employés en CDI temps plein au cours des 12 derniers mois et un salarié en CDD qui a effectué 100 heures de travail par mois au cours des 6 derniers mois.
Par exemple, pour fin novembre, voici la formule pour obtenir l’equivalent temps plein :
1 CDD de 6 mois avec 100 heures travaillées/mois = 6 mois/12 mois x (100 h/151,67 h) = 0,32 ETP
L’effectif mensuel de l’entreprise est alors : 10 + 0,32 = 10,32 ETP
À TITRE DE RAPPEL : 10 CDI équivalent à 10 ETP et la durée légale mensuelle est de 151,67 heures.
Le calcul ETP annuel est déterminé en suivant l’année civile. Celle-ci va du 1er janvier au 31 décembre, quel que soit l’établissement. Il équivaut à la moyenne des effectifs mensuels, divisé par 12 mois.
Comment estimer le salaire en équivalent temps plein ?
Le salaire en équivalent temps plein (SETP) correspond à un salaire annuel à temps plein, peu importe le volume de travail effectif. Prenons un exemple pour illustrer notre propos. Vous comprendrez mieux.
Un employé occupe un poste à 80 % sur une période de six mois. Il perçoit au total 14 000 euros. Son indemnité en ETP est donc égal à la somme totale qu’il aurait perçue s’il avait travaillé à temps plein sur une année entière.
14 000/(0,5*0,8) = 35 000 euros par an
Soit 0,5*0,8 = 4 EQTP
À noter que 0.5 correspond à : 7 / 12 = 0.5.
L’INSEE précise que « pour calculer le salaire moyen en EQTP ou sa distribution, tous les postes y compris les postes à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur volume de travail effectif ».
L’équivalent temps plein est-il important dans les HR analytics ?
L’effectif de l’entreprise et l’ETP sont deux indicateurs RH clés pour l’analytique RH. Ils vous informent sur le nombre de personnes dans l’entreprise et leurs domaines.
Faciliter le calcul de l’ETP dans un tableau de bord RH
Le tableau de bord RH est en fait une base de données où sont stockées de précieuses informations sur vos employés. Un grand nombre d’indicateurs RH y sont recensés dont l’ETP pour assurer une bonne gestion des ressources humaines.
Par exemple, si vous remarquez que dans votre système RH, il y a un mauvais contrat de travail (un individu qui n’a jamais existé) et qu’une correction est apportée, les chiffres des rapports RH doivent généralement rester les mêmes, surtout s’il s’est déjà écoulé plus d’un an depuis l’erreur.
Pourquoi l’ETP est-il important dans l’analytique ?
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Budgétisation
Les services financiers se servent de l’ETP pour estimer les coûts salariaux. Pour planifier les projets et budgets de l’entreprise, il est essentiel de savoir combien de personnes vous avez besoin pour atteindre les chiffres budgétés, à temps plein ou à temps partiel.
Vous pourrez plus facilement faire une estimation budgétaire en ayant connaissance des ETP. Et vous éviterez de calculer les heures détaillées de chaque employé à temps partiel.
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Calcul des ETP pour une meilleure analyse financière
En tant que chef d’entreprise, vous voudrez peut-être analyser le nombre de salariés par rapport au profit. Il serait intéressant de connaître les bénéfices que chacun de vos employés vous rapporte à un moment donné.
Pour calculer le coût approximatif d’un salarié, vous devez utiliser cette formule :
Charges de personnel ou coût global du personnel / Effectif (en équivalent temps plein)
Vous pourrez ainsi mesurer l’efficacité globale de votre entreprise. En règle générale, plus le coût est élevé, plus votre entreprise est efficace.
À NOTER : les charges de personnel incluent les cotisations sociales et autres frais liés aux ressources humaines.
Vos questions fréquentes sur le calcul de l’ETP
L’ETP prend-il en compte les heures supplémentaires ?
Les heures supplémentaires ne modifient pas mécaniquement l’ETP, car celui-ci repose sur une capacité de travail normalisée, pas sur une intensité ponctuelle. Ajouter des heures au-delà de la durée de référence augmente la charge réelle, mais ne crée pas d’ETP supplémentaire tant que cette charge n’est pas structurelle. En revanche, si les heures supplémentaires deviennent permanentes, elles révèlent un sous-dimensionnement de l’effectif en ETP, ce qui justifie un recalcul à périmètre constant.
Comment calculer l’ETP d’un salarié au forfait jours ?
Un salarié au forfait jours ne se calcule pas en heures mais par rapport à une référence annuelle de jours travaillés, définie par la convention ou l’accord collectif. Un forfait complet correspond à 1 ETP, quelle que soit l’amplitude réelle des journées. Un forfait réduit ou une présence partielle sur l’année doit être proratisé en fonction du nombre de jours contractuels réellement couverts. Utiliser une conversion horaire artificielle est une erreur fréquente et non reconnue administrativement.
Le télétravail a-t-il un impact sur le calcul de l’ETP ?
Le télétravail n’a aucun impact direct sur l’ETP dès lors que le volume contractuel de travail reste identique. L’ETP mesure une quotité de travail, pas un lieu d’exécution. En revanche, le télétravail peut masquer des écarts réels entre temps contractuel et temps effectivement travaillé, ce qui fausse les analyses internes si l’ETP est confondu avec la charge réelle observée.
Faut-il recalculer l’ETP en cas de forte rotation du personnel ?
Oui, car l’ETP repose sur une moyenne de présence sur une période donnée, généralement mensuelle ou annuelle. Une forte rotation avec des contrats courts peut maintenir un effectif réel élevé tout en produisant un ETP faible, ou l’inverse. Ne pas intégrer la durée de présence conduit à surestimer la capacité de travail disponible et à sous-estimer les effets organisationnels de la rotation.
Peut-on comparer l’ETP entre deux entreprises différentes ?
Comparer des ETP n’a de sens que si la base de calcul est strictement identique. Deux entreprises peuvent afficher le même nombre d’ETP tout en ayant des volumes de travail, des conventions ou des structures d’absences très différentes. Sans alignement sur la base horaire, la période de référence et les règles d’inclusion, la comparaison est trompeuse et ne permet aucune conclusion fiable en termes de productivité ou de coûts.
