L’intégration d’un nouveau salarié s’accompagne de nombreux enjeux. Beaucoup de structures se focalisent essentiellement sur les phases avant et pendant le recrutement et ont parfois tendance à négliger ou à accorder moins d’importance à l’après.
Or l’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle au bon fonctionnement et à la pérennité de l’entreprise. Cette ultime phase du processus de recrutement est en fait le point de départ de votre processus de fidélisation. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour réussir l’intégration d’un nouveau salarié au sein de votre organisation.
Table des matières
Qu’est-ce que l’intégration d’un salarié ?
Le processus d’intégration d’un nouveau salarié, également appelé onboarding RH, est constitué de l’ensemble des pratiques concernant :
- L’accueil
- La formation
- Et l’intégration du collaborateur
A l’image de l’offboarding, l’intégration d’un salarié doit être préparé en amont.
En effet, un salarié a besoin de temps pour s’adapter. Il ne sait pas forcément vers qui se tourner pour obtenir des informations ni comment fonctionne l’entreprise.
Pour gagner en efficacité, il est possible d’automatiser certaines tâches, par exemple en :
- Programmant par avance les ordinateurs sous une configuration standard
- Créant des vidéos tutorielles pour former les nouveaux entrants aux outils et logiciels
Pourquoi l’intégration est-elle importante ?
L’objectif de l’intégration d’un salarié est d’accompagner la nouvelle recrue durant ses premiers jours dans sa prise de fonction et d’éviter qu’il/elle ne quitte l’entreprise prématurément.
Le parcours d’intégration est donc une phase essentielle qui va permettre de :
- Présenter l’entreprise dans son ensemble (son activité, sa structure, sa culture, etc.)
- Découvrir le poste de travail, le service et le département.
- Avoir des repères au sein de l’entreprise pour le nouveau collaborateur
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Il y a trois avantages majeurs à opter pour un onboarding efficace :
- Un salarié bien accueilli et bien formé dès le début, est un salarié qui se sent valorisé. Il saura mettre en avant votre marque employeur.
- Une bonne intégration lui permettra de nouer des liens avec ses collègues et son management beaucoup plus rapidement.
- Enfin, une bonne intégration est le gage d’un salarié performant rapidement.
Voyons maintenant comment réussir l’intégration d’un nouveau salarié.
Comment faire l’intégration d’un nouveau salarié ?
Réussir l’intégration du nouveau salarié passe par une bonne préparation. Voici 5 idées pour assurer une embauche réussie dans la durée.
1- Analysez les besoins internes
Ça se passe avant même de diffuser l’offre d’emploi. Elle consiste en la définition précise des besoins de l’entreprise, en consultant les managers, tant en termes de compétences que de caractères.
Cela déterminera ce qu’ils souhaitent mettre en place :
- Si les managers souhaitent créer une équipe soudée avec des collaborateurs aimant le travail d’équipe, alors il leur faudra probablement passer beaucoup de temps à encadrer le nouveau salarié (repas de midi, journée d’intégration, réunion d’équipe ou individuel régulier, etc.)
- Inversement, ils peuvent avoir assez peu de temps à consacrer à l’accueil. Dans ce cas, un salarié avec un tempérament plus autonome sera à privilégier.
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2- Étudiez les besoins techniques
Il peut y avoir un délai assez long entre l’intégration d’un nouveau salarié et le moment où il a donné son accord pour rejoindre l’entreprise.
Veillez donc à les préparer en amont, pour que le salarié n’ait plus qu’à y participer pour progresser. Vous pouvez également opter pour des tutoriels ou des vidéos de formation en cas d’arrivée multiple à des postes similaires.
3- Conservez le contact
Une fois que le salarié a donné son accord pour rejoindre votre entreprise, il peut y avoir un délai plus ou moins long avant l’intégration. La pire des choses à faire est de ne plus communiquer avec lui avant son arrivée. Cela donne l’impression qu’il n’est pas important.
Si pendant cette période, vous pouvez annuler la prise de poste, n’oubliez-pas que lui aussi !
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4- Annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur
Cette annonce peut être faite de plusieurs manière, vous pouvez notamment :
- Envoyer un mail en interne
- Organiser une réunion rapide avec le service ou le département auquel sera rattaché le nouveau collaborateur
- Faire une visite du bureau pour présenter les collègues en personne
- Organiser un pot de bienvenue : cela peut être un petit-déjeuner par exemple. Vous pouvez profiter de ce moment où tout le monde est réuni pour présenter votre nouvelle recrue.
Exemple d’e-mail pour annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié : 1er exemple
C’est avec grand plaisir que je vous annonce l’arrivée de (Nom et prénom).
Elle/Il fera partie de l’équipe de (nom du service ou département) en tant que (intitulé du poste).
(prénom) est spécialisé-e en (expertise du collaborateur). Il/Elle travaillera en collaboration avec les autres membres de l’équipe sur le développement de (intitulé du projet).Souhaitons donc la bienvenue à (Prénom et nom) !
Exemple d’e-mail d’intégration d’un nouveau collaborateur : 2ème exemple
J’ai le plaisir de vous présenter (Prénom et nom), qui vient renforcer notre équipe. (Prénom) est notre nouveau/nouvelle (intitulé du poste) qui sera chargé de (description du poste).
Nous sommes persuadés que notre collaboration sera fructueuse.
Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement.
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4- Faites attention au premier jour
Quoi de pire que d’arriver dans une entreprise, et de constater que personne n’attendait sa venue ?
Imaginez une première journée où :
- Le manager n’est pas là
- L’ordinateur n’est pas configuré
- Les collègues ne sont pas au courant de son arrivée
A ce moment là, toute personne n’a qu’une envie : partir.
Soyez donc vigilants à assurer un accueil digne au salarié pour son premier jour !
Le minimum est au moins :
- D’avoir quelqu’un pour accueillir et valider l’aspect administratif
- Une présentation de l’équipe et de l’espace de travail avec des outils fonctionnels (badge, ordinateur, téléphone, etc.)
- Une présentation des aspects pratiques, comme la voiture de fonction, la machine à café ou encore la cantine et ses horaires
Le premier jour en entreprise est un moment particulièrement stressant pour beaucoup de monde, et une mauvaise impression peut rapidement donner envie de fuir !
5- Faites un suivi, créez des duos
Le processus ne s’arrête pas au premier jour. Il vous faudra encore suivre le nouveau collaborateur pendant plusieurs mois. Prévoyez des réunions régulières pour faire le point sur ses besoins et proposer des solutions concrètes.
vous pouvez mettre en place une stratégie de parrainage. Cela est particulièrement efficace lorsque vous avez un jeune qui intègre l’entreprise. Formez alors un tandem avec une personne proche de la retraite.
L’échange de compétences et d’expériences installe une forte complicité. Le jeune se sent protégé et découvre tous les rouages, l’expérimenté se sent valorisé et responsabilisé.
Comment évaluer l’intégration d’un nouveau salarié ?
Et oui, l’aventure continue. Après avoir accompli toutes les étapes de l’onboarding de votre collaborateur, il faudra revenir vers lui après quelques mois.
Les premières semaines sont d’une importance capitale dans le processus d’intégration d’un nouveau salarié. Il est donc essentiel de mesurer son évolution dans votre organisation après un certain temps (environ 1 ou 2 mois).
À cet effet, vous avez à votre disposition trois outils :
- La grille d’évaluation
- L’entretien d’évaluation de fin de période d’essai
- Le rapport d’étonnement
Ce dernier est d’autant plus intéressant pour le salarié comme pour l’employeur.
Quelles solutions existent pour améliorer l’intégration des salariés ?
Les solutions « traditionnelles »
Historiquement, les entreprises ont utilisé des approches traditionnelles pour intégrer leurs nouveaux salariés. Cela inclut généralement un programme d’accueil structuré comprenant des sessions d’orientation, des présentations sur l’entreprise, ses valeurs et sa culture. Le mentorat ou le parrainage est également une pratique courante, où un collègue expérimenté est désigné pour guider le nouvel employé.
Les sessions de formation en présentiel sont également utilisées pour fournir aux nouveaux salariés les compétences nécessaires pour réussir dans leur rôle. En outre, les réunions régulières avec le manager permettent aux employés de recevoir des feedbacks sur leur travail et de poser des questions sur leur intégration.
Enfin, des événements sociaux et des activités de team-building sont organisés pour favoriser les interactions entre les membres de l’équipe et renforcer les liens professionnels.
Les solutions digitalisées
Avec l’avènement des technologies numériques, de nouvelles solutions ont émergé pour améliorer l’intégration des salariés.
Les logiciels d’onboarding permettent désormais de digitaliser de nombreuses étapes du processus d’intégration. Par exemple, les nouveaux salariés peuvent accéder à des modules d’orientation interactifs et à des documents numériques via une plateforme en ligne. Le mentorat ou le parrainage peut également être facilité à distance grâce à des outils de communication intégrés aux SIRH.
De plus, les salariés peuvent suivre des formations en ligne personnalisées, adaptées à leurs besoins spécifiques et accessibles à tout moment. Les feedbacks des managers peuvent également être donnés à travers des fonctionnalités intégrées dans les SIRH, permettant un suivi continu de la performance et de l’intégration.
Enfin, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise permettent aux nouveaux salariés de s’engager avec leurs collègues et de participer à des activités sociales, même à distance.
Conclusion sur l’intégration d’un nouveau salarié
Ne négligez jamais l’intégration d’un nouveau salarié.
Celle-ci passe principalement :
- par un peu de préparation en amont de l’arrivée,
- par beaucoup de communication lors de son intégration
Les salariés sont de plus en plus attentifs à l’image que renvoie l’entreprise. Soyez donc vigilants si vous souhaitez améliorer votre marque employeur. Enfin, un salarié bien accueilli, est un salarié qui sera plus rapidement productif et qui ne partira pas au bout de quelques semaines !
