La digitalisation des ressources humaines (RH) améliore la gestion d’un grand nombre de tâches administratives mais aussi les aspects légaux et sociaux. Dans un contexte où les innovations technologiques bouleversent les modes de travail, les départements RH, managers et chefs d’entreprise doivent comprendre son utilité, ses avantages, et les outils qui facilitent la transformation digitale.
L’objectif est d’améliorer la digitalisation des ressources humaines, en même temps que celle de l’entreprise. Dans cet article, découvrez les enjeux de la digitalisation RH.
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Table des matières
Qu’est-ce que la digitalisation RH ?
La digitalisation des ressources humaines, ou dématérialisation RH, désigne l’automatisation des processus RH à l’aide d’outils digitaux.
Son objectif est d’optimiser les tâches fastidieuses et chronophages comme la gestion des données des employés, mais aussi des aspects tels que le recrutement, la gestion des talents, la formation ou encore l’évaluation des performances.
Pourquoi est-elle importante ?
La digitalisation des RH améliore la productivité et la réactivité des départements RH. En automatisant les tâches administratives, les équipes RH peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que le développement des compétences, l’accompagnement des collaborateurs ou encore la gestion des talents.
Avec des plateformes centralisées et facilement accessibles, elle favorise une meilleure communication et collaboration au sein de l’entreprise. Les managers ont accès aux données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées, basées sur des informations fiables et à jour.
Les avantages de la digitalisation RH
La digitalisation des ressources humaines est favorable pour toute l’entreprise sur de nombreux points.
Optimisation des processus
Avec des Systèmes d’Information Ressources Humaines (SIRH), la gestion des feuilles de temps, les demandes de congés ou encore le suivi des performances deviennent beaucoup plus simples et rapides.
Amélioration de l’expérience collaborateur
Les collaborateurs accèdent facilement à leurs informations. Ils peuvent consulter leurs soldes de congés, faire des demandes et même accéder à des formations en ligne. Les outils digitaux améliorent leur satisfaction et leur engagement.
Gestion des talents facilitée
La gestion des talents devient proactive een permettant d’identifier les besoins en formation, de suivre les évolutions de carrière et d’anticiper les recrutements.
Accès aux données en temps réel
La digitalisation RH donne accès à des données précises, en temps réel, sur les collaborateurs pour que managers et responsables RH ajustent mieux leurs décisions en fonction des évolutions internes et du marché.
Réduction des coûts
L’automatisation des processus RH c’est aussi des économies importantes, puisque moins de papiers, moins d’erreurs humaines et plus de productivité.
Quels sont les différents outils de la digitalisation RH ?
Les outils de la digitalisation RH incluent les logiciels de gestion des talents (recrutement, performance, formation), les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH) pour centraliser les données des employés, les plateformes de paie automatisée, les outils de gestion du télétravail et de la collaboration à distance, ainsi que des solutions d’analyse RH pour optimiser la prise de décision.
Le self-service RH
Le self-service RH est un terme que l’on utilise pour désigner le fait que les collaborateurs peuvent gérer leurs propres besoins liés au département RH que ce soit demander des congés ou des absences, des documents administratifs, …
Il offre de nombreux avantages aux collaborateurs car il permet de :
- Donner plus de responsabilité et d’indépendance aux collaborateurs
- Réduire le volume des tâches du département RH
- Offrir plus de transparence dans l’entreprise
Le portail RH
Le portail RH, la voie par laquelle le self-service RH est possible. C’est une plateforme dédiée au collaborateur qui œuvre pour la digitalisation des ressources humaines.
De là, il pourra visualiser ses documents, par exemple son contrat ou ses bulletins de paie via un coffre-fort numérique, gérer tout ce qui touche à ses congés comme ses jours disponibles, ses absences à justifier … Il pourra aussi gérer son temps de travail.
Le SIRH
Le SIRH ou système d’information ressources humaines, est la solution logicielle qui permet de gérer différentes fonctions relatives aux tâches des ressources humaines que ce soit pour les employés, les managers ou le département RH et l’administration. Il est un outil pilier de la digitalisation RH.
La gestion des congés et la gestion des absences
Il permet de gérer les congés et absences des collaborateurs. Vous pourrez choisir les types d’absences, configurer le nombre de jours disponibles selon, les différents types de contrat…
À travers le logiciel, les absences pourront être approuvées ou rejetées par les managers et par la suite justifiées par les employés.
Par la suite le logiciel permettra de créer des rapports sur les absences dans votre entreprise afin que vous puissiez prendre des décisions plus stratégiques.
✅ En savoir plus sur la gestion des absences
La gestion documentaire
On parle de la gestion électronique des différents types de documents RH ainsi que de leur organisation et leur archivage.
Cet aspect de la digitalisation RH permet de centraliser tous les documents de votre entreprise sur une seule et même plateforme afin d’assurer leur sécurité ainsi que leur accessibilité à tout moment pour vous et vos collaborateurs (selon les droit d’accès que vous configurez)
Souvent, la gestion électronique des documents est accompagnée d’une fonctionnalité de signature numérique qui permet de gagner du temps lorsque vous devez signer ou faire signer un document.
✅ En savoir plus sur la gestion électronique des documents
La gestion des notes de frais
Lorsque les employés d’une entreprise achètent quelque chose dans le cadre de la réalisation de leur travail on appelle ces dépenses des frais professionnels. Elles sont pour la plupart remboursées sur présentation d’un justificatif : une note de frais.
Les employés téléchargent leurs frais et leurs justificatifs à travers leur portail RH. Par la suite, leur superviseur pourra les approuver ou les rejeter. La dématérialisation des notes de frais participe activement au développement de la digitalisation RH.
Via le logiciel de notes de frais, les managers auront accès à des rapports complets sur les dépenses professionnelles dans leur entreprise.
La gestion du temps de travail
C’est un aspect très important des tâches RH. Il s’agit de la gestion des horaires de travail et des quarts de travail, l’enregistrement du volume des heures effectuées, les heures supplémentaires, les RTT…
Pour une bonne gestion du temps de travail, un logiciel doit combiner deux choses :
- Un outil d’enregistrement du temps : cela peut-être un outil Desktop, une application mobile ou une pointeuse/badgeuse
- Le traitement des données et la feuille de temps : En effet, une fois l’outil utilisé, il est important que les données récoltées soient analysées, présentées sous la forme d’une feuille de temps qui pourra être approuvée et/ou signée et enfin archivée.
✅ En savoir plus sur la gestion du temps de travail
Organigramme d’entreprise
L’organigramme d’entreprise est souvent un aspect de la gestion RH qui est négligé cependant il peut jouer un rôle clé pour :
- La transparence : une structure clair des rôles de chacun permet à tous de mieux comprendre les rôles de leurs collègues ainsi que leur position dans l’entreprise
- L’intégration des nouveaux employés : grâce à un organigramme mis à jour, un nouvel employé peut plus facilement comprendre sa place dans l’entreprise ainsi qu’à qui s’adresser lors de la réalisation de leurs tâches
- La communication : il devient plus simple de communiquer lorsqu’on comprend mieux la structure de l’organisation
✅ En savoir plus sur l’organigramme d’entreprise
Indicateurs RH et rapports RH
Vous pouvez rassembler de nombreuses données cruciales autour de la gestion de vos ressources humaines ainsi que des KPIs importants que ce soit pour votre gestion internes ou vos audits externes.
Par exemple, vous pourrez étudier vos ressources humaines par genre ou par âge, voir le taux d’absentéisme…
✅ En savoir plus sur les indicateurs RH
L’ATS (Applicant Tracking System)
Ce logiciel automatise les processus de recrutement, de la création de l’offre d’emploi à l’embauche du salarié.
Le logiciel de paie
La gestion de la paie est un sujet très complexe car il doit couvrir différentes variables et de multiples régulations. Ainsi, le salaire de chaque employé doit être traité différemment selon :
- Le type de contrat,
- le salaire négocié,
- les bonus,
- les types d’absences
- ou encore les différentes taxes qui s’appliquent.
Heureusement, il existe des logiciels qui font tout pour vous ! Toutes les variables qui affectent la paie peuvent être extraites et ensuite prises en compte lors de la génération des salaires.
La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences)
Il s’agit de l’anticipation prévisionnelle des besoins en emplois et compétences de l’entreprise ainsi que la construction des stratégies.
Le capital humain est un des facteurs les plus importants qui entrent en jeu dans le succès de l’entreprise. Ainsi la GPEC permet d’aligner les besoins en ressources humaines avec les stratégies de l’entreprise.
Un logiciel de gestion RH vous aide lors des différentes étapes de la GPEC : identification des besoins, évaluation de la situation et enfin développement et planification.
De nombreux modules du logiciel de gestion RH sont actionnés. Vous pouvez entre autres :
- Faire des évaluations des compétences afin de mieux comprendre les talents déjà existants dans votre entreprise,
- Détecter les besoins en formation, les organiser…
- Ajuster les manques en ressources humaines dans vos différents départements, dans le cas d’une surcharge de volume d’heures de travail par exemple.
Les défis à surmonter
Malgré ses nombreux avantages, la digitalisation RH comporte aussi des défis, notamment la gestion du changement. La transition vers le digital peut susciter des résistances, notamment parmi les collaborateurs moins familiers avec les nouvelles technologies.
De plus, la sécurité des données est un enjeu crucial dans un contexte de digitalisation, où les informations personnelles des employés doivent être protégées avec soin. Il faut alors convaincre tout le monde.
💡 Conseils
- Comment convaincre son équipe RH de se digitaliser ?
- Comment convaincre votre DAF d’adopter un SIRH ?
- Persuader votre CEO qu’un logiciel RH est favorable à l’entreprise
Bien choisir son logiciel SIRH pour réussir sa digitalisation RH
Il est important d’analyser les points suivants :
- Quels sont les besoins de votre entreprise ? Peut-être que selon la taille de votre entreprise, vous n’aurez besoin que de certains modules et non d’un logiciel complet
- Quelles sont les régulations que le logiciel doit couvrir ? Il couvre de nombreux sujets sensibles qui touchent aux droits et obligations des employeurs et des employés ainsi que la vie privée des employés. Il est donc important que vous soyez sûre que le logiciel que vous choisissez soit conforme
- Quel est votre budget ? Les prix sur le marché des logiciels RH peuvent varier grandement. Vous devez donc aussi préparer un budget afin de mieux orienter votre choix
Par la suite, vous devrez aussi vous assurer que le logiciel remplit plusieurs points. Ceux-ci sont incontournables dans le paysage digital RH : synchronisation automatique, flexibilité des support, intégrations …
👉Retrouvez notre article sur le choix d’un logiciel SIRH
Pourquoi favoriser la digitalisation RH ?
Pour comprendre les enjeux de la digitalisation des ressources humaines et son impact sur les directions des RH de demain, Factorial a mené une étude dans huit pays d’Europe et d’Amérique du Sud et publié le rapport « la Data au cœur des RH de demain« .
Cette étude a fait l’état de 5 aspects qui freinent la digitalisation RH de certains entreprises :
- Le manque de données RH structurées ;
- Une crainte autour de la protection des données ;
- Un déficit de compétences en gestion des SIRH;
- Une organisation rigide qui freine la digitalisation des RH ;
- Le coût élevé des outils et des infrastructures numériques.
Pourtant, la digitalisation RH est aujourd’hui plus que nécessaire, surtout à l’heure du tout digital. Un logiciel RH donne de nombreuses données précieuses pour aligner la stratégie de l’entreprise : volume d’heures travaillées par département, taux absentéisme…
Il est conforme aux différentes lois qui s’appliquent. L’entreprise peut donc s’assurer de bien gérer le temps de travail de ses employés, leurs salaires, les départs de l’entreprise…
Enfin, la digitalisation RH permet d’automatiser de nombreux processus RH tout en offrant gain de temps et réduisant les erreurs humaines.
