L’entretien individuel obligatoire constitue un moment clé dans la relation entre l’employeur et le salarié. C’est un moment privilégié qui peut consolider la relation entre les deux parties et permettre de faire le point.
Bien que souvent confondu avec d’autres types d’entretiens, il répond à des règles précises et n’est pas réellement une obligation.
Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’entretien annuel obligatoire, ses avantages et comment le mettre en place efficacement dans votre entreprise.
C’est quoi l’entretien individuel obligatoire ?
L’entretien individuel, également appelé entretien annuel d’évaluation, est un rendez-vous périodique entre un manager et son collaborateur. Ce type de rendez-vous est axé sur les résultats, les performances, les objectifs et permet de réaliser un bilan.
Dans la pratique, la majorité des entreprises mettent en place un entretien individuel annuel, car il reste un outil structurant pour suivre l’activité, piloter les compétences et améliorer les échanges entre managers et collaborateurs.
Cependant, il est possible d’augmenter sa périodicité et certaines structures aiment en réaliser 2 à 3 fois par an, en fonction des objectifs fixés et du type de métier.
Contrairement à ce que son nom suggère, l’entretien annuel n’est pas systématiquement obligatoire. En effet, il n’existe aucune disposition légale générale imposant sa tenue.
Toutefois, il devient obligatoire dans trois situations :
- Lorsqu’une convention collective ou un accord d’entreprise le prévoit.
- Lorsque le salarié évolue en forfait jours.
- Lorsque l’employeur a instauré un système d’évaluation : Si l’entreprise met en place un dispositif d’évaluation, elle s’engage à le déployer équitablement pour tous les collaborateurs, sans discrimination.
Différence avec l’entretien professionnel
Il ne faut pas confondre l’entretien annuel avec l’entretien professionnel, véritablement obligatoire tous les deux ans selon le Code du travail.
L’entretien professionnel se concentre sur les perspectives d’évolution, les formations et le développement des compétences. Il ne porte pas sur l’évaluation de la performance.
Les obligations légales de l'employeur
Dès que l’employeur décide de mettre en place des entretiens annuels, plusieurs obligations doivent être respectées :
- Principe de non-discrimination : Tous les salariés concernés doivent bénéficier de l’entretien pour garantir l’égalité de traitement.
- Information préalable : L’employeur doit informer les salariés des méthodes et critères utilisés pour l’évaluation.
- Consultation du CSE : Le Comité Social et Économique doit être consulté si le système d’évaluation peut impacter les conditions de travail, la rémunération ou la carrière des salariés.
Les avantages de l’entretien individuel obligatoire
L’entretien individuel, qu’il soit obligatoire ou non, comporte de nombreux avantages tant pour l’employeur que pour l’employé.
Pour l’entreprise
- Pilotage de la performance : Les entretiens permettent d’évaluer objectivement les contributions de chaque collaborateur et d’identifier les écarts entre objectifs et résultats. Cette vision consolidée facilite le pilotage stratégique.
- Détection des talents : Ces moments d’échange révèlent les potentiels au sein des équipes. L’employeur peut ainsi identifier les collaborateurs à fort potentiel et préparer la relève sur les postes clés.
- Amélioration de la communication : L’entretien annuel code du travail instaure un dialogue structuré entre managers et collaborateurs, favorisant la transparence et réduisant les malentendus.
- Sécurité juridique : La formalisation par écrit constitue une preuve en cas de litige. Le compte rendu peut justifier une décision de promotion, de mutation ou de licenciement pour insuffisance professionnelle.
- Engagement et rétention des talents : Les entreprises investissant dans un processus d’évaluation structuré renforcent l’engagement des collaborateurs et diminuent le turnover.
- Amélioration de la marque employeur : Ce type d’entretien basé sur la bienveillance et le suivi continu accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours professionnel? Un dispositif apprécié par les salariés qui permet de développer la marque employeur.
Pour les salariés
- Reconnaissance du travail accompli : L’occasion de mettre en lumière les réussites et la valeur ajoutée du salarié, renforçant motivation et sentiment d’appartenance.
- Clarification des attentes : L’entretien permet de comprendre précisément ce que l’employeur attend en termes de résultats et de compétences, réduisant le stress lié à l’incertitude.
- Développement des compétences : L’entretien individuel offre aux collaborateurs la possibilité d’avoir un feedback régulier sur leurs performances et grâce aux actions mises en place comme la formation, ils peuvent évoluer professionnellement et également développer leurs soft skills.
- Expression des aspirations : Le collaborateur peut exprimer ses souhaits d’évolution, ses besoins en formation et ses attentes salariales dans un cadre formel.
- Identification des axes de développement : L’entretien met en évidence les compétences à renforcer et les formations nécessaires pour progresser.
Comment mettre en place l’entretien individuel obligatoire ?
Pour réussir l’implantation de votre entretien individuel, plusieurs étapes peuvent être appliquées.
Étape 1 : Préparer le cadre légal et définissez les objectifs
Avant de passer à l’entretien en tant que tel, il est important de vous assurer que vous respectez le cadre légal, tant celui du Code du Travail que celui de votre entreprise.
Pour cela, vérifiez votre convention collective pour identifier si elle impose des entretiens annuels et selon quelles modalités puis consultez le CSE si votre entreprise en dispose.
Aussi, pensez à informer les collaborateurs sous la forme d’un mail ou d’une communication en réunion par exemple.
Enfin, définissez les objectifs précis de l’entretien individuel obligatoire et communiquez-les à l’ensemble des équipes.
Étape 2 : Former les managers
Les managers doivent absolument maîtriser les techniques d’entretien. En effet, ce type de rendez-vous professionnel se prépare et suit une méthodologie clairement définie que ce soit en termes de structuration (trame à suivre, questions ouvertes, écoute active) qu’en matière d’objectivité dans l’évaluation.
En plus de respecter le cadre légal, les managers doivent adopter une posture bienveillante tout en restant exigeant sur les résultats.
C’est pour cela qu’il est nécessaire de les former en amont pour éviter le moindre couac.
Étape 3 : Créer les supports d’entretien
L’entretien individuel obligatoire ou non doit être préparé et s’appuyer sur des supports bien spécifiques.
Trois documents sont d’ailleurs essentiels :
- La grille d’entretien individuel avec les critères pertinents pour chaque poste
- Le guide d’entretien pour les managers avec le déroulé et des exemples de questions
- Le compte rendu d’entretien reprenant les points discutés, l’évaluation et les objectifs futurs
Ils serviront de feuille de route et permettront surtout d’éviter les erreurs ou les oublis.
Étape 4 : Organiser et planifier
La planification de l’entretien individuel est la clé de sa réussite.
Définissez un calendrier sur une période dédiée et surtout, envoyez des convocations écrites au moins 15 jours avant (un cadre légal impose certaines règles).
Qui plus est, prévoyez un temps de préparation pour le manager et le collaborateur, et choisissez un lieu confidentiel et agréable pour l’entretien.
Étape 5 : Assurer le suivi
Une fois l’entretien terminé, votre tâche ne s’arrête pas là. En effet, il est important d’assurer un suivi et de mesurer les résultats.
Rédigez un compte rendu et mettez en œuvre des actions décidées et approuvées par le collaborateur (formations, évolutions).
Définissez des processus pour améliorer les performances et opérer un véritable suivi avec des KPIs clairement définis. D’ailleurs, un logiciel RH comme Factorial peut faciliter cette gestion administrative et le suivi des actions.
Astuce : N’hésitez pas à consulter notre exemple d’entretien individuel pour gagner du temps.
Exemples de questions à poser lors de l’entretien
Pour vous aider dans la préparation de votre entretien individuel obligatoire ou non, voici quelques exemples de questions à poser :
Questions sur le bilan de l’année
- Quels ont été vos principaux accomplissements cette année ?
- De quels projets êtes-vous le plus fier(e) ?
- Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
Questions sur les compétences
- Quelles compétences avez-vous développées ?
- Dans quels domaines souhaiteriez-vous vous perfectionner ?
- Quelles formations vous sembleraient utiles ?
Questions sur la motivation
- Qu’est-ce qui vous motive le plus dans votre travail ?
- Vous sentez-vous reconnu(e) pour votre contribution ?
Questions sur les objectifs futurs
- Quels objectifs souhaitez-vous atteindre l’année prochaine ?
- Comment envisagez-vous votre évolution au sein de l’entreprise ?
Questions interdites
Certaines questions sont strictement prohibées : état de santé, vie de couple, projets de parentalité, opinions politiques ou religieuses, origine ethnique, ou tout sujet sans lien avec les aptitudes professionnelles.
Entretien individuel : les erreurs à éviter
Pour que l’entretien individuel soit efficace et constructif, il est important de connaître les pièges à éviter avant, pendant et après l’échange.
Erreurs de préparation
- Ne pas préparer l’entretien : le manager et le collaborateur doivent collecter faits et exemples concrets.
- Oublier d’informer les salariés : cette obligation légale est essentielle pour la validité de l’entretien.
- Ne pas consulter le CSE : obligatoire pour les entreprises de 11 salariés et plus.
Erreurs pendant l’entretien
- Se baser uniquement sur les derniers événements : l’évaluation doit couvrir toute l’année et non pas les derniers événements récents, à plus forte raison s’ils sont négatifs.
- Ne pas favoriser la communication : le collaborateur doit avoir un temps de parole équilibré et il doit pouvoir s’exprimer en toute liberté.
- Comparer les collaborateurs entre eux : chaque évaluation doit se faire par rapport aux objectifs individuels, et non pas en comparaison avec ceux des autres.
Erreurs après l’entretien
- Ne pas assurer le suivi : respecter les engagements pris (formation, évolution, augmentation) et ne pas mettre en place de KPIs.
- Ne pas formaliser par écrit : le compte rendu permet d’éviter les malentendus et de constituer une preuve.
L’entretien individuel, qu’il soit obligatoire ou non, est un outil de gestion RH incontournable qui bénéficie à la fois à l’entreprise et aux collaborateurs.
Sa mise en place nécessite une préparation rigoureuse mais n’est pas insurmontable. Et si vous voulez gagner en agilité et optimiser vos process, pensez au SIRH.
FAQ – Entretien Individuel obligatoire
L’entretien individuel est-il vraiment obligatoire ?
Seul l’entretien professionnel est légalement obligatoire tous les deux ans. L’entretien individuel annuel n’est obligatoire que si la convention collective ou l’entreprise le décide.
Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?
L’entretien annuel évalue la performance et les objectifs, tandis que l’entretien professionnel se concentre sur l’évolution du salarié, ses compétences et ses besoins en formation.
Combien de temps doit durer un entretien individuel ?
La durée moyenne se situe entre 45 minutes et 1h30, selon la complexité du poste et les sujets à aborder. L’important est de laisser suffisamment de temps pour un échange complet.
Le salarié peut-il refuser l’entretien individuel ?
S’il est rendu obligatoire par l’entreprise ou un accord collectif, le salarié doit s’y présenter. En revanche, il peut demander un report si la date ne lui permet pas de se préparer.
Faut-il rédiger un compte rendu après l’entretien ?
Oui, un compte rendu structuré est recommandé pour formaliser les échanges, garder une trace des décisions et suivre les objectifs définis lors de l’entretien.
