Que ce soit pour favoriser l’intelligence collective ou pour rationaliser les processus, les entreprises ont de plus en plus intérêt à se pencher sur la question de leur digitalisation. Pour automatiser les tâches sans valeur ajoutée, pour offrir une meilleure expérience collaborateur ou pour sécuriser ses données, se digitaliser est devenu une étape incontournable pour rester à la page en 2024, et ne pas se faire doubler par ses concurrents.
Mais qu’entend t-on exactement par digitalisation des entreprises ? Où en sont les organisations françaises vis-à-vis de ces enjeux ? Et quels sont les avantages de se digitaliser ? Tour d’horizon.
SOMMAIRE
- Digitalisation : définition
- Quel est l’objectif principal de la digitalisation ?
- Les chiffres à connaître sur la digitalisation des entreprises
- Les avantages de la digitalisation des entreprises
- Quels sont les outils de la digitalisation des entreprises ?
- Comment digitaliser mon entreprise ?
- Quelles sont les erreurs à éviter lors de la digitalisation d’une entreprise ?
- Avec un SIRH, digitalisez les tâches chronophages 🚀
Digitalisation : définition
La digitalisation des entreprises renvoie au fait d’intégrer les technologies numériques dans les processus de l’organisation, de sorte à les optimiser et à les améliorer. La digitalisation implique souvent une transformation de l’organisation, elle change la manière dont les sociétés interagissent avec leurs collaborateurs et leurs clients.
La digitalisation se distingue de la simple numérisation ou de la dématérialisation des documents, qui est le simple fait de traduire des données physiques dans un format numérique. La digitalisation utilise quant à elle des informations numérisées dans le cadre d’un processus afin de l’améliorer.
Quel est l’objectif principal de la digitalisation ?
L’objectif de la digitalisation d’une entreprise est de rationaliser les processus afin de les améliorer. L’automatisation permet de gagner du temps mais aussi de renforcer la fiabilité des échanges, augmentant par là même l’expérience collaborateur car les processus sont plus simples et plus fluides pour chaque salarié-e.
On peut distinguer plusieurs types de digitalisation :
- la digitalisation des processus métier ;
- la digitalisation de l’expérience client ;
- la digitalisation de la fonction RH ;
- la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement ;
- etc.
Les chiffres à connaître sur la digitalisation des entreprises
Mais où en sont les entreprises fançaises vis-à-vis de cette démarche ? Voici quelques chiffres clés pour illustrer les enjeux de la dématérialisation.
- Selon une étude de Gartner, 87 % des dirigeants estiment que la transformation digitale est vitale pour la pérennité de leur entreprise
- Près d’un quart (24 %) de dirigeants considère la digitalisation comme “un vecteur clé de performance opérationnelle”.
- Pour 50 % des TPE et PME, la plus grande difficulté réside dans l’évaluation du retour sur investissement de cette transformation digitale.
- Un article McKinsey déclare que pour 68 % des entreprises, la priorité est de digitaliser les modes de travail.
- Selon le baromètre 2023 de la sérénité numérique de Konica Minolta, le top 3 des freins à la transformation numérique sont le coût (40 %), le caractère chronophage de l’action (27%) et le manque de compétences (25 %).
Selon le rapport de Factorial et Parlons RH sur l’IA, il a été prouvé que les outils de recrutement par IA augmentent le taux de rétention de 20%.
Les avantages de la digitalisation des entreprises
Se digitaliser n’est pas juste une question de tendance, c’est surtout une opportunité qui permet de tirer de nombreux avantages. Voici les principaux.
Améliorer les relations avec la clientèle
41 % des entreprises françaises estiment que la digitalisation contribue à leur chiffre d’affaires. Pourquoi ? Cela leur permet généralement d’améliorer le parcours clients, en fluidifiant les étapes d’achat comme le suivi de la clientèle. Cela leur permet aussi de donner plus de visibilité à leur activité et de maintenir le lien avec leur clientèle.
Optimiser les process
La digitalisation des services de l’entreprise est source de gain de productivité et d’efficacité. Cela lui permet de rester compétitive et d’avoir une bonne image aussi bien en interne qu’en externe. Cela passe par une gestion dématérialisée des services, des données et des procédures de l’entreprise.
Par exemple, pour Camille Hervio, product manager à Factorial:
La digitalisation des entretiens individuels améliore l’efficacité et la transparence. Avec un logiciel de gestion, les informations sont centralisées et sécurisées, favorisant le suivi des performances, l’identification des besoins en formation et l’alignement des objectifs.
Sécuriser les informations de l’entreprise
La digitalisation permet également de renforcer la sécurité des données de l’entreprise. Grâce à des solutions de stockage en ligne sécurisées et des protocoles de sécurité renforcés, les entreprises peuvent protéger leurs informations sensibles contre les cyberattaques et les fuites de données. Cela revêt une importance particulière à l’ère du RGPD, où la protection des données personnelles est une priorité.
Selon Bernat Farrero, CEO de Factorial :
Dans un marché où l’information est reine, ceux qui n’arrivent pas à la synthétiser, à l’analyser et à l’interpréter risquent d’être laissés de côté.
Au-delà de la sécurité des données, la digitalisation des entreprises permet aussi de mieux exploiter la DATA, au service d’une meilleure gestion des ressources humaines.
Améliorer l’expérience collaborateurs
En digitalisant les processus RH, les entreprises améliorent non seulement leur efficacité, mais aussi l’expérience de leurs collaborateurs. Un SIRH par exemple, permet aux employé-e-s de gérer facilement leurs congés, de consulter leurs bulletins de salaire en ligne ou de suivre leurs objectifs.
Comme le souligne Stéphane Bailly, Députy CEO de 5ème avenue :
En réalité, ce sont souvent les collaborateurs eux-mêmes qui voient les avantages et suggèrent des améliorations pour optimiser la performance.
Quels sont les outils de la digitalisation des entreprises ?
Voici quelques exemples d’outils de la digitalisation des entreprises.
- Les suites collaboratives : on y retrouve des outils comme Microsoft 365 ou Google Workspace qui facilitent la communication, le partage de documents et la gestion de projets au sein des équipes.
- Les outils CRM (Customer Relationship Management) : ces plateformes centralisent toutes les informations liées aux clients. Elles permettent une meilleure gestion des relations clients et une personnalisation de l’expérience.
- Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) : ces outils dématérialisent les processus RH, tels que la gestion des congés, les fiches de paie ou le suivi des performances des collaborateurs et collaboratrices.
- Les plateformes intranet nouvelle génération : elles centralisent la communication interne et permettent de diffuser les informations importantes.
- Les outils de stockage en ligne : on y retrouve des solutions comme Dropbox ou OneDrive, qui permettent de sécuriser les données tout en les rendant accessibles à distance, améliorant ainsi la flexibilité, notamment en télétravail.
- Etc.
Comment digitaliser mon entreprise ?
Pour entamer une démarche de digitalisation, il est essentiel de procéder étape par étape, afin d’accompagner le changement. Voici quelques conseils pour réussir cette transition :
Évaluer les besoins de l’entreprise avant de se digitaliser
Avant de se lancer, il peut être pertinent de réaliser un audit interne pour identifier les processus qui pourraient être optimisés par des outils numériques. Chaque département a des besoins spécifiques, qu’il s’agisse de la gestion des ressources humaines, de la relation client ou des services en charge de la logistique.
Impliquer les collaborateurs au démarrage du processus du digitalisation
La digitalisation ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité d’améliorer les conditions de travail. Pour cela, impliquez les équipes dès le début du projet, en les formant et en recueillant leur feedback tout au long du processus.
Choisir les bons outils digitaux
En fonction des besoins identifiés, il est essentiel de sélectionner les outils les plus adaptés à votre structure. Pour les petites entreprises, des solutions tout-en-un peuvent être préférables. Des solutions plus spécfiques seront peut-être nécessaires pour les grandes structures, qui peuvent ensuite embaucher un intégrateur pour combiner les différentes briques logicielles mises en œuvre.
Accompagner le changement lié à la digitalisation
La digitalisation est un changement en profondeur de la manière de travailler. Il est donc nécessaire de prévoir un accompagnement adapté, avec des formations régulières et un support technique disponible pour répondre aux interrogations des collaborateurs et des collaboratrices.
Mesurer les résultats
Enfin, mettez en place des indicateurs de performance (KPIs) pour suivre les évolutions liées à la digitalisation de l’entreprise, notamment en termes de :
- productivité,
- satisfaction client,
- satisfaction collaborateur,
- réduction des coûts.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la digitalisation d’une entreprise ?
La digitalisation peut parfois se heurter à des obstacles. Voici quelques erreurs courantes à éviter :
- Sous-estimer l’importance de la formation. Les outils numériques ne seront efficaces que si les équipes savent les utiliser. Un manque de formation peut ralentir le processus et générer de la frustration chez les collaborateurs.
- Ne pas impliquer les équipes dans le projet. Si la digitalisation est perçue comme un projet imposé, elle risque d’être mal acceptée. Il est essentiel d’inclure les collaborateurs dans les décisions et de les sensibiliser aux bénéfices attendus.
- Choisir des outils inadaptés. Chaque entreprise est unique, et les outils qui fonctionnent pour l’une ne seront pas forcément pertinents pour une autre. Il est important de bien définir ses besoins avant d’investir dans des solutions de digitalisation.
- Négliger la sécurité des données.Avec la digitalisation, la question de la cybersécurité devient centrale. Il est fondamental de protéger les données sensibles de l’entreprise et de respecter les normes en vigueur, notamment le RGPD.
- Ne pas prévoir de suivi post-implémentation. La digitalisation est un processus continu. Il est donc nécessaire de réaliser des points réguliers pour ajuster les outils et les processus en fonction des retours des utilisateurs.
En conclusion
La digitalisation des entreprises n’est plus une option, mais une nécessité pour rester compétitif en 2024. Elle permet de gagner en agilité, de mieux répondre aux attentes des clients et de favoriser l’épanouissement des collaborateurs.
Toutefois, elle doit être bien planifiée, en prenant en compte les spécificités de chaque organisation et en évitant les écueils classiques. La clé d’une digitalisation réussie réside dans l’accompagnement des équipes, le choix des bons outils et une réflexion stratégique sur les objectifs à atteindre !
