Dans un monde où la transformation numérique et l’informatique occupent une place prépondérante dans le fonctionnement des entreprises, la gestion et l’utilisation des outils informatiques sont devenues des enjeux majeurs. C’est pourquoi la charte informatique se présente aujourd’hui comme un outil essentiel pour encadrer l’utilisation de vos ressources numériques au sein des organisations. Mais qu’est-ce qui se cache réellement derrière ce concept et en quoi cette fameuse charte consiste ?
Dans cet article, Factorial vous explique ce qu’est une charte informatique, pourquoi elle est indispensable pour les entreprises, ce qu’elle contient la plupart du temps ainsi que les avantages qu’elle apporte, et ce tant pour l’entreprise que pour ses employé(e)s. Nous aborderons également les étapes clés de sa mise en place et sa diffusion au sein de votre entreprise.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’une charte informatique et quels sont ses objectifs ?
Une charte informatique est un document formel établi par une entreprise pour déterminer les règles, directives et bonnes pratiques relatives à l’utilisation des outils informatiques utilisés par les équipes. Guide référence pour l’ensemble des collaborateurs et collaboratrice, elle balaye l’utilisation des équipements, des logiciels, des réseaux et des données de l’entreprise.
Voici les principaux objectifs remplis par la charte informatique :
- Protéger les systèmes et les données qui y transitent afin de garantir la sécurité et l’intégrité de toutes informations stockées et échangées au sein de l’entreprise.
- Encadrer l’utilisation des ressources à travers des conditions d’utilisation des équipements informatiques et des logiciels ainsi que les limites à ne pas dépasser.
- Prévenir les risques en informant des dangers potentiels liés à l’utilisation des outils informatiques et des bonnes pratiques à adopter pour les éviter.
- Promouvoir une utilisation responsable grâce à des règles éthiques desquelles découlent les comportements attendus en matière d’utilisation des outils numériques.
Au-delà de la simple formalité administrative, cette charte est le reflet de la culture numérique de l’entreprise et contribue à instaurer un environnement de travail sécurisé, responsable et en phase avec les enjeux du monde digital d’aujourd’hui.
Quels sont les différents domaines concernés par la charte ?
Les différents domaines couverts par la charte informatique sont les suivants :
- Équipements et logiciels : Elle précise les règles d’utilisation des ordinateurs, des smartphones, des tablettes, ainsi que des logiciels et des applications mis à disposition pour les équipes par la société.
- Réseaux et accès Internet : La charte encadre l’utilisation des réseaux internes et externes et l’accès à Internet en définissant par exemple les sites autorisés ou interdits pendant les horaires de travail.
- Sécurité informatique : Elle établit les mesures de sécurité à respecter comme la gestion des mots de passe, la protection contre les virus et les logiciels malveillants ou encore les procédures à suivre si un incident venait à survenir.
- Gestion des données : Elle encadre la collecte, le traitement, le partage et la conservation des données personnelles et professionnelles en lien avec les différentes lois du pays concerné.
- Communication et réseaux sociaux : Cette charte définit les règles relatives à l’utilisation des outils de communication ainsi que des réseaux sociaux professionnels ou personnels dans un cadre professionnel.
En tant que véritable outil de gouvernance, cette charte encadre et régule l’utilisation des ressources informatiques au sein de l’entreprise dans le but de garantir un environnement de travail sûr, efficace et conforme aux valeurs et aux objectifs de l’organisation.
Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’une charte informatique ?
Dans un environnement professionnel parfois 100% numérique, ou presque, adopter une charte informatique et surtout la respecter est indispensable pour toute entreprise qui souhaite gérer correctement ses ressources informatiques et garantir leur sécurité.
Voici quelques unes des raisons qui expliquent l’importance d’avoir une charte informatique :
Sécurité des données et des systèmes
La sécurité des données est une préoccupation majeure qui concerne toutes les entreprises, sans exception.
Grâce à une charte informatique, vous pouvez établir des directives claires pour protéger les informations sensibles de l’entreprise contre les accès non autorisés, les fuites de données, les cyberattaques et d’autres menaces potentielles. Elle définit les mesures de sécurité à mettre en place telles que la gestion des mots de passe, les sauvegardes régulières des données et la protection contre les logiciels malveillants.
Utilisation responsable des outils informatiques
Une charte encadre aussi l’utilisation des équipements et des logiciels de l’entreprise de manière responsable. Elle sensibilise les employé(e)s aux risques liés à une utilisation inappropriée des outils informatiques et établit les comportements attendus pour garantir une utilisation efficace et productive des ressources numériques.
Protection de la réputation de l’entreprise
L’utilisation inappropriée des outils informatiques peut entraîner de très lourdes conséquences pour l’entreprise. Lorsque les employé(e)s ont connaissance des comportements préjudiciables (diffusion d’informations confidentielles, cyberintimidation, usage abusif des réseaux sociaux…), qui pourraient nuire à l’image et à la crédibilité de l’entreprise, ils / elles sont beaucoup moins enclins à les adopter.
Respect de la législation et des réglementations
Avec l’augmentation des réglementations liées à la protection des données personnelles et à la cybersécurité, il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux lois en vigueur. La charte facilite par exemple l’application de la RGPD et des autres règles en vigueur en sensibilisant les équipes aux obligations légales. Factorial vous propose un coffre fort numérique pour sécuriser vos documents et être en conformité avec la fameuse RGPD !
Comment mettre en place votre propre charte informatique ?
La création d’une charte informatique demande une collaboration étroite entre différents acteurs de l’entreprise : service informatique, ressources humaines, direction et représentants des salarié(e)s. Une approche participative est de mise pour garantir que la charte reflète les besoins, les valeurs et les réalités de l’entreprise.
Voici les différentes étapes pour la création de la charte :
- rédaction d’un projet initial,
- consultation des parties prenantes,
- révision et l’ajustement du contenu,
- approbation finale par la direction ou les instances compétentes de l’entreprise.
Une fois la charte informatique finalisée et validée, sa diffusion auprès des employé(e)s est une étape cruciale pour assurer son adoption et sa mise en œuvre effective. Il est recommandé d’organiser des sessions d’information ou des formations pour présenter la charte, expliquer son contenu et répondre aux éventuelles questions des collaborateurs et collaboratrices.
La communication autour de la charte peut se faire par différents moyens : e-mail, logiciel RH, panneau d’affichage dans les locaux…
Elle peut aussi être intégrée directement dans le contrat de travail ou le règlement intérieur de l’entreprise, ce qui en fait une obligation contractuelle et facilite les éventuelles mesures disciplinaires en cas de non-respect des règles établies.
La mise en place d’une charte informatique ne s’arrête pas à sa simple diffusion ! Vous devez prévoir son suivi et surtout l’évaluation de son efficacité au sein de votre structure. Elle devra également évoluer pour s’adapter aux évolutions technologiques, législatives ou organisationnelles.
Les bénéfices de la charte informatique pour votre entreprise
Pour l’entreprise, le plus gros avantage de la charte informatique est la protection contre les risques informatiques. Les règles et mesures de sécurité prévues par la charte contribuent à réduire les vulnérabilités et les menaces comme les cyberattaques, les fuites de données ou les erreurs humaines.
Cette charte met au clair les attentes et les responsabilités des employé(e)s en matière d’utilisation des outils numériques à travers un cadre de référence. L’objectif ? Empêcher les conflits ou problèmes liés à l’utilisation inappropriée des ressources informatiques et améliorer la qualité de vie au travail en créant un environnement de travail paisible.
En sensibilisant aux bonnes pratiques et aux enjeux de la sécurité informatique, la charte contribue à instaurer une culture d’utilisation responsable et éthique des outils numériques au sein de l’entreprise. La confiance entre l’entreprise et ses salarié(e)s est renforcée, ce qui favorise un environnement de travail collaboratif et sécurisé.
Quels avantages pour les collaborateurs et collaboratrices ?
Pour les employé(e)s, la charte informatique offre également plusieurs avantages :
Elle leur permet de bénéficier d’une formation et d’une sensibilisation aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique, ce qui peut être bénéfique pour leur développement professionnel.
La charte est également garante du respect de la vie privée des personnes en établissant des règles claires sur la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles.
Enfin, elle favorise la confiance et la transparence entre les salarié(e)s et l’entreprise en clarifiant les attentes et les responsabilités de chacun en matière d’utilisation des outils informatiques.
Pour faciliter la diffusion de la charte informatique auprès des employé(e)s, l’utilisation d’un logiciel RH peut grandement vous faciliter la vie ! La fonctionnalité Cet outil peut aussi vous aider à proposer des formations aux collaborateurs et collaboratrices afin de les sensibiliser aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique.
