Quelle que soit la taille d’une entreprise, les déplacements professionnels ont souvent une importance capitale. Les voyages d’affaires pour les petites entreprises s’accompagnent généralement de problématiques pour ces structures.
Organisation, coûts, gestion des notes de frais… Il est facile de s’y perdre et de ne pas savoir comment gérer les voyages d’affaires lorsque l’on est une petite organisation.
Découvrez notre guide et quelques conseils pour y voir plus clair.
✅ Téléchargez gratuitement votre modèle de notes de frais
Table des matières
Un voyage d’affaires c’est quoi ?
Le voyage d’affaires désigne un déplacement professionnel réalisé par un(e) salarié(e) dans le cadre de son activité professionnelle en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel.
Souvent pratiqués par les équipes commerciales, les voyages d’affaires englobent par exemple les visites chez les clients ou les fournisseurs, la participation à des réunions et des séminaires ou encore la présence sur salons professionnelles.
La durée d’un voyage d’affaires doit être inférieure à 90 jours consécutifs et à moins de 180 jours sur un an. L’employeur n’a pas pour obligation d’indiquer les déplacements professionnels dans le contrat de travail.
Lors de son séjour, les frais professionnels de l’employé(e) doivent être en partie couverts par l’entreprise à plus forte raison puisque la mission est reconnue comme étant du temps de travail effectif.
Une indemnité de grand déplacement peut également être versée si les conditions sont remplies.
Comment gérer les voyages d’affaires dans une petite entreprise ?
Pour une petite structure, les voyages d’affaires peuvent être un calvaire à gérer et dans certains cas, être un gouffre financier. La gestion des dépenses et du budget est principalement la plus grande préoccupation de ces entreprises qui n’ont pas forcément les liquidités pour assumer ces frais.
Il est alors important de suivre quelques recommandations.
Mettre en place une politique de voyage
C’est probablement l’élément clé pour la gestion de voyages d’affaires quand on est une TPE ou PME. Posséder une véritable politique de voyage vous permettra de maîtriser les coûts et de maintenir la capacité de votre structure à effectuer des voyages d’affaires.
Pour être efficace, votre politique de voyage doit être claire et facile à comprendre. Elle doit suivre des lignes directrices et être connue de tous vos collaborateurs et collaboratrices susceptibles de voyager professionnellement.
L’objectif est d’imposer des limites pour ainsi mieux contrôler les tenants et aboutissants des différents voyages d’affaires organisés.
Avoir un service dédié
Si certaines entreprises laissent les salarié(e)s organiser eux-mêmes leur voyage d’affaires, il est pourtant recommandé d’avoir une personne voire un service en charge de ce type de process.
Gérer des déplacements professionnels peut très vite devenir chronophage et il est aisé de se noyer sous la paperasse et les différentes étapes d’organisation. Confier ses tâches à une équipe RH ou simplement à un(e) employé(e) permettra de gagner du temps, de simplifier les process et surtout, d’éviter les imprévus.
Vol et hôtel à réserver, documents à fournir, transports divers, notes de frais… La gestion des voyages d’affaires requiert de la rigueur et beaucoup d’organisation.
Définir un budget
La particularité d’un déplacement professionnel est qu’il génère des coûts qui peuvent être élevés. C’est d’autant plus crucial pour les petites entreprises qui ne possèdent pas toujours les moyens adéquats.
Il est alors essentiel de définir un budget en début de chaque année et de s’y tenir. Les frais alloués aux voyages d’affaires doivent donc suivre un budget et surtout être respectés par les collaborateurs et collaboratrices en déplacement.
Et si vos finances sont fragiles, il ne faut pas hésiter à réduire ses voyages et les dépenses qui vont avec. Il existe plusieurs solutions pour éviter qu’un déplacement professionnel soit trop onéreux.
Gérer correctement les notes de frais et les factures
Il est essentiel de maintenir les frais de déplacement dans le budget préétabli, à plus forte raison quand on est une TPE ou PME. La gestion des notes de frais est ainsi vitale pour éviter d’exploser le budget et ainsi rendre compte des dépenses engagées par les salarié(e)s lors de leurs voyages d’affaires.
Limites de dépenses, mode de paiement à privilégier, processus de facturation, règles de frais spécifiques… Ces aspects devront être définis par la politique de voyage.
Le traitement des justificatifs aura d’ailleurs toute son importance ! Chaque frais devra motiver la production d’un justificatif qu’il faudra ajouter à la comptabilité. L’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais comme celui de Factorial est idéal.
Garantir la conformité de la politique de voyage d’entreprise
Si votre politique de voyage d’entreprise (PVE) est correctement ciselée, il est alors primordial d’en garantir sa conformité.
C’est un enjeu essentiel qui vous permet de réduire les coûts de mobilité, d’éviter les litiges à propos des remboursements des notes de frais, d’enrayer les transactions abusives ou frauduleuses ou encore de faire respecter la fiscalité.
Qui plus est, une PVE en bonne et due forme permet l’adhésion de tous et facilite grandement tous les process en matière de voyage d’affaires. Communiquer le plus possible sur votre politique de voyage et faites preuve de flexibilité. S’il est important de maîtriser vos coûts, vos salarié(e)s doivent tout de même voyager dans de bonnes conditions et sans restrictions abusives.
Tracer la comptabilité
Nous y revenons inlassablement mais le contrôle du budget est un enjeu de premier plan pour les petites entreprises lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires. En cela, tenir une comptabilité irréprochable est une obligation pour mieux suivre les dépenses et mesurer l’impact de ces déplacements sur votre trésorerie.
Les voyages d’affaires doivent être strictement intégrés à vos prévisions budgétaires et il sera important d’analyser tous les déplacements effectués pour en optimiser les prochains, tant sur le plan financier qu’organisationnel.
Toutes les données issues des voyages d’affaires vous permettent de mesurer leur retour sur investissement et de déterminer si cela vaut la peine de les réduire ou les augmenter.
Petites entreprises : comment réduire les coûts ?
Pour les entreprises, l’argent est le nerf de la guerre. C’est encore plus vrai pour les TPE et PME qui doivent souvent jongler avec un budget moindre et faire attention à leurs dépenses.
Si les voyages d’affaires peuvent coûter chers, il existe quelques astuce pour réduire les frais :
- Ajuster la politique de voyage d’entreprise : Si votre politique de voyage est trop laxiste ou trop permissive, pensez à l’ajuster afin qu’elle colle mieux à vos prévisions budgétaires. Vous pouvez par exemple réduire le nombre de voyages dans l’année, changer les modalités de réservation ou encore envoyer moins de monde en déplacement ;
- Fixer des limites de dépenses : Pour diminuer vos frais, rien de mieux que de fixer des plafonds de dépense. Ces limites vous permettront de garder la main sur votre budget et à éviter les excès ;
- Économisez sur les moyens de transport : Avion, taxi ou train, faites preuve de flexibilité et n’hésitez pas à chercher les tarifs les plus avantageux. Certaines compagnies aériennes proposent parfois des tarifs avantageux pour les entreprises. Soyez à l’affût des promotions et des offres spéciales, cela peut toujours aider à faire baisser la facture ;
- Réduisez les frais d’hôtel : Nul besoin de loger vos employé(e)s dans des hôtels 5 étoiles ! Fixez un budget et recherchez des logements avec des tarifs raisonnables. Le but n’est pas de faire dormir vos protégé(e)s dans des endroits miteux mais bien de réduire les frais ;
- Mettez en place un budget réaliste : Budgéter de façon réaliste les voyages d’affaires est probablement le secret numéro un pour éviter que les dépenses ne s’envolent. Pour éradiquer les mauvaises surprises, il faudra établir un budget qui prendra en compte tous les coûts relatifs au déplacement professionnel ;
- Anticipez : Comme pour l’organisation de tout voyage, anticiper est le meilleur moyen de réaliser des économies. Plus vous vous y prendrez en avance, plus vous parviendrez à faire baisser les coûts ;
- Réduisez les temps de voyage : Une autre astuce consiste à raccourcir les temps de voyage d’affaires. Ici, il faut simplement optimiser les déplacements et réduire la durée des séjours. Efficacité et rentabilité sont les maîtres-mots !
