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Les outils de télétravail pour améliorer la productivité

đŸ› ïž TĂ©lĂ©travail : les outils pour amĂ©liorer la productivitĂ©

Travailler Ă  domicile n’est pas toujours facile. Il est vrai qu’en Ă©vitant les dĂ©placements quotidiens au bureau et en n’ayant pas Ă  dĂ©jeuner en dehors de chez soi, on Ă©conomise une petite fortune. Toutefois, un sentiment d’isolement et de stress peuvent s’installer.

Lorsqu’il s’agit de s’attaquer aux problĂšmes de productivitĂ© dans le travail Ă  distance, nous avons dĂ©jĂ  passĂ© beaucoup de temps Ă  rĂ©pertorier les meilleurs outils pour rester connectĂ©s, actifs et en communication avec nos collĂšgues comme l’outil Slack, par exemple. C’est pourquoi, cette fois, nous allons nous concentrer sur des plates-formes un peu plus diffĂ©rentes conçues pour rĂ©soudre les diffĂ©rents problĂšmes qui surviennent lors du tĂ©lĂ©travail.

Table des matiĂšres :

Relever les défis du télétravail avec des outils adaptés

La premiĂšre Ă©tape lors de la coordination d’une Ă©quipe de travail productive est de s’assurer que tous ses membres ont accĂšs Ă  un Ă©quipement adĂ©quat. Tous vos collaborateurs ont-ils des moniteurs appropriĂ©s pour passer de longues pĂ©riodes devant l’écran ? Leur connectivitĂ© au rĂ©seau Wifi est-elle stable et Ă  haut dĂ©bit?

Avec la rĂ©cente obligation autour du tĂ©lĂ©travail, certaines entreprises consacrent un budget spĂ©cifique pour fournir des «armes» Ă  leur Ă©quipe d’employĂ©s qui travaillent Ă  distance.

Bureaux rĂ©glables, chaises de bureau, coussins, claviers ergonomiques et technologie sans fil ne sont que quelques-uns des outils physiques pour garantir non seulement la productivitĂ©, mais aussi le bien-ĂȘtre physique de chaque employĂ©.

IndĂ©pendamment des problĂšmes de performance individuelle ou de groupe liĂ©s aux Ă©quipements de travail de chacun, ce qui est sĂ»r c’est que le tĂ©lĂ©travail est passĂ© d’une option Ă  une obligation et avec cette nouvelle rĂ©alitĂ©, certains dĂ©fis et problĂšmes qui lui sont propres apparaissent dans l’horizon.

MĂȘme les collaborateurs les plus indĂ©pendants, habituĂ©s Ă  travailler avec des niveaux Ă©levĂ©s d’autogestion et d’autonomie, Ă©prouvent un sentiment typique, presque universel, de cette forme de travail: l’isolement.

Sans les interactions qui se produisent au bureau, la solitude de votre propre maison peut ajouter un poids supplĂ©mentaire aux tĂąches quotidiennes. Sentir que l’on travaille sans relĂąche et dans le mĂȘme espace oĂč nous sommes censĂ©s nous dĂ©tendre, parvient Ă  brouiller les frontiĂšres qui structurent notre rythme de vie. En d’autres termes, il est facile de se sentir comme si nous «vivions au bureau» et c’est vrai dans un sens.

La principale consĂ©quence en est les rĂ©percussions que le stress et le sentiment de solitude ont sur l’humeur des collaborateurs. Tout cela finit, tĂŽt ou tard, par affecter la santĂ© mentale des employĂ©s.

logiciel pour le télétravail

Stress et isolement : les risques liés au télétravail

La plupart du temps, nous avons tendance Ă  associer la productivitĂ© du travail Ă  la capacitĂ© d’exĂ©cuter ou de terminer des tĂąches avec succĂšs dans un certain laps de temps. Or, bien que cette notion soit correcte en premier lieu, de nombreux facteurs influencent cet aspect.

La productivitĂ© au travail est Ă©troitement liĂ©e au bien-ĂȘtre physique et Ă©motionnel des collaborateurs. C’est pourquoi dans le domaine des ressources humaines, il est vital de se concentrer sur l’amĂ©lioration de cet aspect, qui est gĂ©nĂ©ralement relĂ©guĂ© au second plan.

Pour y parvenir, il est nĂ©cessaire de comprendre comment fonctionne le phĂ©nomĂšne du tĂ©lĂ©travail associĂ© Ă  la santĂ© mentale. Une enquĂȘte publiĂ©e par Buffer, la plateforme de gestion des rĂ©seaux sociaux, a conclu que sur un Ă©chantillon de 2500 personnes, les trois principaux inconvĂ©nients du travail Ă  distance sont :

  • Collaboration et communication (20%)
  • Isolement et solitude (20%)
  • Ne pas pouvoir se «dĂ©connecter» du travail (18%)

Discipline et travail d’équipe, facteurs de diffĂ©renciation clĂ©s pour un tĂ©lĂ©travail rĂ©ussi

Conformément aux données de la section précédente, il existe des facteurs fondamentaux et indivisibles pour obtenir des performances optimales des collaborateurs en travail à distance. Ceci est précisé dans le dernier rapport à cet égard du cabinet de conseil en travail Global Work Place Analytics.

L’enquĂȘte a Ă©tĂ© menĂ©e sur un Ă©chantillon de 2865 personnes, d’ñges, de sexes et de niveaux de responsabilitĂ© diffĂ©rents, et s’est concentrĂ©e spĂ©cifiquement sur la migration du travail en face-Ă -face vers le tĂ©lĂ©travail forcĂ© en raison de la pandĂ©mie du Covid-19.

Dans le rapport, les indicateurs continuent de mettre l’accent sur l’isolement et le stress en tant que principaux inconvĂ©nients contre la productivitĂ©. Mais, en mĂȘme temps, les principaux moteurs du succĂšs du travail Ă  domicile sont la discipline, le travail d’équipe et le bien-ĂȘtre psycho-physique.

Ces trois enjeux peuvent tout Ă  fait ĂȘtre gĂ©rĂ©s par le dĂ©partement des ressources humaines. Il existe heureusement une multitude d’outils et de mĂ©thodologies conçus pour gĂ©rer et amĂ©liorer ces conditions.

En dehors des applications pour les appels vidéo, la téléconférence et la gestion de documents, il existe différents programmes et logiciels conçus pour améliorer la productivité au télétravail.

Le bien-ĂȘtre au tĂ©lĂ©travail

Télétravail : outils pratiques pour augmenter la productivité

Bien sûr, penser à travailler à domicile sans Zoom, WhatsApp, Google Drive ou Slack semble impossible. La vérité est que ces vieilles connaissances, essentielles pour améliorer la productivité, ne sont que des instruments conçus pour effectuer des tùches spécifiques au sein du travail.

En dehors de ces applications, il existe d’autres types d’outils, peut-ĂȘtre rarement pris en compte, qui peuvent vous aider dans la gestion des aspects les plus nĂ©gligĂ©s tant par le travail traditionnel que par le travail Ă  distance.

Outils de santé mentale

Certains des outils les plus importants pour les collaborateurs Ă  distance sont ceux qui aident Ă  prĂ©server la santĂ© mentale en ces temps difficiles d’incertitude et de stress gĂ©nĂ©rĂ©s par la crise.

La productivitĂ© laborale commence «de l’intĂ©rieur vers l’extĂ©rieur». Il est donc essentiel que chaque collaborateur puisse prendre soin de sa personne. Les entreprises peuvent soutenir la santĂ© mentale des employĂ©s en diffusant des fiches informatives qui listent les conseillers et thĂ©rapeutes locaux couverts par les avantages sociaux de l’entreprise.

Il est également conseillé aux entreprises de subventionner les abonnements à des services de santé mentale en ligne tels que TalkSpace ou BetterHelp. Les services de télésanté seront essentiels à la gestion du stress.

D’autre part, il est Ă©galement possible d’opter pour des applications de mĂ©ditation comme Headspace et InsightTimer. En effet, la mĂ©ditation est un excellent moyen de vider votre esprit et de vous concentrer. Avec dix minutes le matin ou le soir, il est possible d’amĂ©liorer de façon exponentielle le bien-ĂȘtre gĂ©nĂ©ral.

Outils pour le Deep Work

Le Deep Work ou le travail en profondeur reprĂ©sente une technique d’efficacitĂ© au travail, En d’autres termes, elle dĂ©signe une concentration absolue dans la rĂ©alisation d’une tĂąche prĂ©cise. Cette technique permet de pousser nos capacitĂ©s cognitives jusqu’à leurs limites.

Une façon de le comprendre est de penser Ă  notre capacitĂ© d’attention comme un faisceau lumineux. Alors que pendant la journĂ©e, il fonctionne comme une lampe de poche qui Ă©claire diverses choses sur son chemin, pendant un travail en profondeur, il devient un laser qui pointe dans une direction avec une intensitĂ© maximale.

Les superviseurs qui gĂšrent des employĂ©s Ă  distance pour la premiĂšre fois peuvent se sentir un peu mal Ă  l’aise. Comment mesurer la productivitĂ© lorsque les salariĂ©s sont hors de vue ? Au lieu d’utiliser des outils pour surveiller les collaborateurs Ă  distance, il peut ĂȘtre prĂ©fĂ©rable pour les managers de crĂ©er une atmosphĂšre de confiance.

En effet, surveiller les collaborateurs Ă  distance ne fera que les garder collĂ©s Ă  un travail superficiel qui ne donnera pas de rĂ©sultats. Cal Newport, l’auteur du livre et principal reprĂ©sentant de la mĂ©thode du Deep Work, explique dans son livre que les collaborateurs ont besoin de l’opportunitĂ© de rĂ©flĂ©chir profondĂ©ment aux problĂšmes. Cela signifie rester Ă  l’écart de sa boĂźte de rĂ©ception et se concentrer sur la tĂąche Ă  accomplir.

Les outils de mind mapping, comme MindMeister, peuvent vous aider dans le brainstorming virtuel, que vous soyez seul ou en Ă©quipe. Cet outil permet de visualiser les idĂ©es, puis les transformer facilement en actions sous forme de listes de tĂąches. Les systĂšmes de crĂ©ation de listes tels que l’ancien Workflowy peuvent Ă©galement aider vos collaborateurs Ă  explorer leurs idĂ©es en profondeur et Ă  organiser leur processus.

Applications pour la concentration

En ce qui concerne les outils de travail Ă  distance, de nombreux collaborateurs craignent le manque de concentration. Dans ce sens, l’application Mindful Browsing est l’un des meilleurs outils de productivitĂ© pour les collaborateurs Ă  distance qui souhaitent apprendre Ă  rester concentrer.

Cette application, Ă©galement disponible en extension pour les navigateurs, empĂȘche ses utilisateurs de se promener dans des sites qui ne sont pas d’un grand intĂ©rĂȘt et qui agissent comme de grandes sources de distraction. Lorsque vous naviguez sur l’un de vos sites bloquĂ©s, comme Facebook ou Twitter, Mindful Browsing affichera une image paisible comme des montagnes ou un lac et il vous demandera : « Êtes-vous sĂ»r de vouloir passer du temps sur ce site Web? ».

Avec un mĂ©canisme similaire, l’application Forest vous permet de faire pousser d’adorables arbres virtuels tant que vous ne touchez pas votre tĂ©lĂ©phone. Les superbes graphismes vous garderont et vos collaborateurs motivĂ©s ! AprĂšs tout, vous ne voulez pas tuer un arbre
 n’est-ce pas?

Outils de communication pour le télétravail

L’un des grands inconvĂ©nients du tĂ©lĂ©travail est que lorsque nous dĂ©plaçons le bureau dans notre salon, d’autres distractions commencent Ă  faire leur apparition. L’un de ces protagonistes est la pollution sonore.

Nous avons tous Ă©tĂ© dans un appel oĂč le chien du voisin, aboyant sans cesse hors de la camĂ©ra, finit par faire partie de nos rĂ©unions d’affaires. NĂ©anmoins, avec Krisp, le logiciel de suppression de bruit qui fonctionne pour toutes les applications de communication, ce problĂšme appartient au passĂ©.

Il ne sera plus nĂ©cessaire d’avoir Ă  couper votre son si ce n’est pas votre tour de parler ou de couper le son des membres de l’équipe (ou de les implorer de le faire). Une meilleure qualitĂ© audio vous permettra de vous concentrer sur ce qui est dit plutĂŽt que d’avoir Ă  vous fatiguer pour Ă©couter.

On dit souvent que «cette rĂ©union aurait pu ĂȘtre un e-mail». Mais qu’en est-il de l’e-mail qui aurait pu ĂȘtre un message audio ? Parfois, Ă©crire chaque dĂ©tail d’une idĂ©e complexe peut ĂȘtre moins efficace que de l’expliquer Ă  voix haute. Mais, de mĂȘme, planifier une rĂ©union complĂšte peut sembler trop long.

En ce qui concerne les outils de collaboration, Yac prĂ©sente un juste milieu, permettant aux utilisateurs de s’envoyer des notes vocales afin de rationaliser le tĂ©lĂ©travail tout en nous gagnant de prĂ©cieuses minutes.

Outils pour la sécurité en télétravail

Les outils pour la sécurité en télétravail

Les outils les plus importants pour le travail Ă  distance sont probablement ceux qui protĂšgent la sĂ©curitĂ© de l’entreprise. Avec les collaborateurs travaillant Ă  distance, les entreprises sont confrontĂ©es Ă  plus d’opportunitĂ©s de failles de sĂ©curitĂ© sensibles.

Un aspect fondamental Ă  prendre en compte est de centraliser l’accĂšs des employĂ©s Ă  la documentation sensible. Et pour cela, une recommandation vitale est d’avoir un gestionnaire de mots de passe, tel que 1password.

Cette application utile Ă©vite l’un des problĂšmes de sĂ©curitĂ© les plus courants: utiliser le mĂȘme mot de passe sur plusieurs sites. Avec 1password,, vous recevrez un mot de passe unique et incassable pour chaque site que vous utilisez, mais tout ce dont vous aurez Ă  vous souvenir est le mot de passe principal.

Également, c’est habituel pour ceux qui travaillent Ă  distance de se dĂ©placer vers des lieux publics comme une bibliothĂšque ou un cafĂ©. Pour Ă©viter la vulnĂ©rabilitĂ© de la connexion Ă  partir d’un rĂ©seau WiFi public, il est nĂ©cessaire d’opter pour un rĂ©seau privĂ© virtuel (VPN).

Les VPN servent à protéger nos informations contre des tiers qui pourraient les collecter à partir de serveurs étrangers. Le New York Times recommande Mullvad, qui répond aux normes de sécurité les plus élevées et protégera toutes vos données.

Outils de formation

Des changements massifs se sont produits depuis le dĂ©but de la pandĂ©mie. Les entreprises qui Ă©taient complĂštement hors ligne il y a un an sont dĂ©sormais entiĂšrement numĂ©riques. Alors que la situation continue d’évoluer, les demandes du marchĂ© Ă©voluent rapidement.

Selon McKinsey, le moment est crucial pour former la main-d’Ɠuvre, en prĂ©parant les employĂ©s Ă  assumer de nouveaux rĂŽles et responsabilitĂ©s. Les employeurs devraient investir dans la formation des employĂ©s, partout oĂč ils constatent des lacunes de compĂ©tences.

Quelles compĂ©tences seront pertinentes dans l’économie Ă  distance ? Cela peut commencer par des conversations et des analyses de performances plus complĂštes.

Quelles compétences les employés veulent-ils acquérir? Soutenir les collaborateurs dans leur développement professionnel les aidera également à se sentir plus engagés dans leur travail quotidien.

Les programmes d’apprentissage dirigĂ©s par l’employeur sont peut-ĂȘtre les plus adaptĂ©s aux besoins de l’entreprise, mais il existe de nombreux outils qui offrent des possibilitĂ©s de formation et de dĂ©veloppement.

Coursera offre des cours proposĂ©s par les meilleures universitĂ©s du monde pour gĂ©nĂ©raliser l’apprentissage des technologies de l’information, tandis que Linkedin Learning aide Ă  dĂ©velopper les compĂ©tences dont vous avez besoin pour faire avancer votre carriĂšre.

Logiciel de gestion des ressources humaines

Disposer d’une plateforme de ressources humaines est une Ă©tape essentielle lors de la migration de la modalitĂ© de travail traditionnelle vers le travail Ă  distance. En effet, les logiciels RH permettent de dĂ©lĂ©guer les tĂąches rĂ©pĂ©titives Ă  l’intelligence artificielle, afin que les responsables RH puissent se concentrer sur l’amĂ©lioration de ce qui compte vraiment.

Actuellement, il existe une multiplicitĂ© d’options Ă  considĂ©rer lors du choix d’un logiciel de ce type, mais sans aucun doute le programme que vous choisissez pour votre entreprise doit s’adapter aux dĂ©fis de 2021 et avoir au moins ces 10 Ă©lĂ©ments clĂ©s du tĂ©lĂ©travail :

Le tĂ©lĂ©travail restera sans doute la norme pour beaucoup d’entreprises. À mesure que le paysage des entreprises Ă©volue, les outils destinĂ©s au tĂ©lĂ©travail continueront de progresser. Mais avec seulement les outils de travail Ă  distance citĂ©s auparavant, vos collaborateurs sont dĂ©jĂ  bien partis.

Dynamiser les processus de votre entreprise pour pouvoir vous concentrer sur l’amĂ©lioration de la productivitĂ© de vos collaborateurs. Faites passer votre entreprise au niveau supĂ©rieur grĂące au logiciel Factorial !

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