Voici notre sélection d’outils de télétravail afin d’optimiser votre travail et votre productivité ! Même si vos employés sont déjà à l’aise avec le travail à domicile, il y a certainement encore des défis à relever.
Comprendre ces défis et comment vous pouvez soutenir vos collaborateurs grâce à des outils pour le télétravail aidera à augmenter la productivité et régulariser la charge de travail.
Chez Factorial, nous suivons le même processus de transition vers des outils numériques. Nous utilisons de plus en plus de nouvelles technologies pour optimiser notre routine.
Par conséquent, nous avons rassemblé une liste complète de 33 outils pour faciliter le télétravail au quotidien, en équipe et seul.
Outil de télétravail : logiciel pour les Ressources humaines
1. Factorial
Disposer d’une plateforme de ressources humaines est une étape essentielle lors de la migration de la modalité de travail traditionnelle vers le travail à distance.
En effet, les logiciels RH permettent de déléguer les tâches répétitives à l’intelligence artificielle, afin que les responsables RH puissent se concentrer sur l’amélioration de ce qui compte vraiment.
Avec Factorial par exemple, vous pouvez voir quels employés travaillent à domicile, qui sont en vacances ou qui sont absents. Il est également possible d’activer et de surveiller quand les employés pointent depuis l’extérieur du bureau, grâce à notre application mobile.
Et pour les managers, nous proposons un système de géolocalisation qui leur permet de voir d’où les employés arrivent et sortent.
Notre logiciel de gestion de ressources humaines assiste également lors d’autres étapes de la gestion quotidienne des personnes d’une entreprise. Nous avons des fonctionnalités telles que la création d’événements et de notifications sur le logiciel.
Ces fonctionnalités en plus d’aider à numériser les processus d’une entreprise, sont cruciales lorsque le travail à distance est obligatoire pour des raisons de santé.
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Outils de télétravail pour la communication à distance entre équipes
L’un des outils de l’information et de la communication les plus importants pour vos équipes est d’avoir un chat dédié à la communication interne. Ceux-ci peuvent centraliser les processus et éviter les énormes chaînes de messagerie.
2. Slack
Un chat pour grandes ou petites équipes, qui permet la création de différents groupes d’entreprises et de multiples canaux de communication, il est utilisé pour des conversations rapides et écrites. Slack est une solution que nous utilisons chez Factorial lorsque nous devons communiquer quelque chose de simple et urgent.
3. Google Talk/Hangouts
Cet outil est très utile pour ceux qui utilisent déjà Gmail car ils peuvent y accéder directement depuis leur boîte mail. Pour l’utiliser, sélectionnez simplement un contact que vous avez déjà dans Gmail, ouvrez le chat et commencez à taper. Les Hangouts peuvent également être utilisés pour les appels vidéo.
4. Discord
Plus axé sur l’échange d’informations par des canaux audio, Discord propose également des options de chat et d’appel vidéo. De plus, il y a aussi la possibilité de partager votre écran. Chez Factorial, nous avons récemment mis en place l’utilisation de cet outil, pendant l’isolement causé par la crise du coronavirus. Ce programme nous aide à communiquer et à nous sentir plus proches de nos coéquipiers.
Outils de télétravail : réunions en ligne
5. Skype
Le logiciel d’appel vidéo le plus populaire. Pour cette raison, la plupart des gens habitués au télétravail ont un compte Skype. Ce dernier est connecté aux comptes Microsoft et est plus efficace pour les conversations avec seulement deux personnes.
6. Zoom
La plateforme vidéo Zoom est spécialisée dans les appels avec de nombreuses personnes. C’est le programme que nous utilisons chez Factorial pour les réunions à distance. Dans notre cas, nous l’utilisons pour des réunions jusqu’à 60 employés. Zoom est également utilisé par d’autres grandes entreprises qui font du travail à distance, comme Uber ou Pandora. Son logiciel est puissant et pertinent pour les webinaires. En conséquence, son stock a continué d’augmenter pendant le début de la crise des coronavirus. Avec Zoom, vous pouvez également planifier automatiquement les appels depuis votre agenda Google avec le plugin intégré.
7. WebEX
Une solution similaire à Zoom, mais moins connue pour les réunions et les appels vidéo. En plus d’être un logiciel d’aide au télétravail, il propose également des solutions de webinaires, de réunions ouvertes, de formation et de support à distance.
Outils d’assistance à distance pour le télétravail
Lorsque nous travaillons en équipe et que nous n’avons pas l’habitude de travailler à domicile, l’une des préoccupations est le bon fonctionnement des appareils que nous utilisons quotidiennement.
Dans les grandes entreprises, il y a toujours un responsable informatique qui aide les employés dans ces cas. Et même dans les petites entreprises, il y a toujours la possibilité de demander de l’aide au collègue d’à côté.
Lorsque ce support n’est pas physiquement présent, il est nécessaire d’utiliser un logiciel pour vous aider.
8. logmeIn
Un logiciel qui vous permet d’accéder et de gérer des ordinateurs à distance de manière sécurisée. Avec LogmeIn, il est également possible d’automatiser les tâches informatiques de routine. Il est également utilisé pour soutenir les équipes d’une même entreprise qui se trouvent dans différents bureaux. Avec cet outil, il n’est pas nécessaire d’avoir des professionnels de l’informatique dédiés pour votre bureau si vous n’avez que quelques employés.
9. TeamViewer
Logiciel de support à distance pour des entreprises et des systèmes plus robustes. En plus de mettre en place l’assistance à distance, TeamViewer a une solution de réalité augmentée et un support pour les appareils mobiles.
Outils de télétravail pour l’organisation et la gestion de projets
L’une des tâches les plus compliquées lors du travail à distance est de suivre l’avancement des projets d’une équipe. Le suivi des projets de chaque employé peut également en souffrir car il faut créer une nouvelle routine et cela peut prendre du temps pour s’habituer. Pour cette raison, nous partageons également une série de logiciels de gestion de projet.
10. Google keep
Une solution simple et rapide pour gérer les listes de tâches à faire. Google Keep est un outil qui vous permet de voir vos tâches en attente dans la même fenêtre que votre doc Gmail ou Google.
11. Trello
L’un des outils les plus utilisés pour la gestion et l’organisation des tâches. Avec Trello, il est possible d’organiser les listes de tâches par différentes colonnes et phases de projet. Il est également possible d’attribuer d’autres membres de votre équipe à ces tâches. Trello est également accessible pour tous les appareils mobiles. De plus, vous pouvez ajouter des extensions spécifiques pour Trello, telles que celles qui comptent les heures travaillées pour chaque tâche.
12. Airtable
Logiciel complet et convivial pour la gestion des tâches. C’est comme un Trello sous stéroïdes, avec une interface beaucoup plus pratique et une division horizontale. Grâce à Airtable, différents membres d’une même équipe peuvent voir ce que chacun fait et la priorité de chaque projet. Chez Factorial, toutes les équipes utilisent Airtable, du marketing aux développeurs.
13. Tandem
Plus que le suivi de projets, avec Tandem, les équipes peuvent les exécuter en même temps. Grâce à des intégrations avec d’autres plateformes comme Slack ou Asana, il est possible de voir qui travaille sur quel logiciel. Tandem offre également la possibilité de partager votre écran.
14. Asana
Avec des fonctionnalités similaires à Trello (comme le panneau de colonnes) et une affectation de priorité similaire à celle utilisée dans Airtable, Asana est un autre outil de gestion de projet très intéressant. Ceci est très pertinent pour les équipes de développement et de conception qui travaillent avec des délais généralement serrés.
15. Toggl
Plus que de vérifier l’avancement de chaque projet, avec Toggl, il est possible de visualiser les tâches les plus importantes de l’entreprise sur une seule page. Les tâches qui dépendent d’une ou plusieurs équipes sont également visibles. De grandes entreprises comme Spotify utilisent Toggl pour gérer leurs projets.
Outils de gestion du temps lors du télétravail
16. Pomofocus
Une application qui vous aide à gérer le temps en utilisant la technique Pomodoro. Cette méthode est basée sur l’idée que les pauses fréquentes sont importantes pour augmenter l’efficacité et l’agilité d’une personne qui effectue une ou plusieurs tâches. Dans cette tactique, le travail est généralement divisé en une période de 25 minutes ou moins.
17. RescueTime
Cet outil fonctionne en arrière-plan de votre ordinateur ou appareil mobile et montre combien de temps vous passez sur chaque site Web, page ou tâche, sans avoir à ajouter manuellement les données.
18. Timely
L’application surveille le temps que vous dédiez à tout sur quoi vous travaillez. Grâce à son intelligence artificielle, Timely compte chaque seconde passée. Même dans des tâches comme répondre aux courriels et qui, en fin de compte, consomment une grande partie de notre journée de travail.
Outils de gestion des documents avec accès à tout moment
19. Outil de télétravail Factorial
Factorial offre un module de gestion des documents qui permet d’offrir à tous les collaborateurs d’accéder aux documents RH dont ils ont besoin depuis la plateforme n’importe où et n’importe quand. Le logiciel offre aussi la signature électronique qui permet de signer des documents en quelques clics en toute sécurité et légalité.
20. Google Drive
Plateforme de Google pour créer et partager différents types de documents. Avec le Drive, vous pouvez créer des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des images et plus encore. Le drive de Google est très utile, car plusieurs personnes peuvent l’utiliser en même temps et ouvrir des documents sur n’importe quel appareil. Il est également possible de modifier les groupes de partage et les autorisations pour savoir qui peut voir chaque document.
21. One Drive
Solution de Microsoft pour le stockage et le partage de documents dans le cloud. En plus d’avoir l’intégralité de la suite Office en ligne, OneDrive va expirer les liens que vous utiliser pour partager vos documents afin d’offrir un partage plus sécurisé.
22. iCloud
Le système de stockage cloud développé par Apple. Ce système est extrêmement utile pour ceux qui travaillent avec plusieurs appareils Apple. La plupart de vos informations, y compris les photos prises par un iPhone, peuvent être automatiquement enregistrées et accessibles à l’aide de votre identifiant Apple. Cette solution de stockage est plus adaptée aux entreprises qui proposent des services de conception et de marketing.
Outils de télétravail pour la santé mentale
Certains des outils les plus importants pour les collaborateurs à distance sont ceux qui aident à préserver la santé mentale en ces temps difficiles d’incertitude et de stress générés par la crise.
La productivité laborale commence «de l’intérieur vers l’extérieur». Il est donc essentiel que chaque collaborateur puisse prendre soin de sa personne.
Les entreprises peuvent soutenir la santé mentale des employés en diffusant des fiches informatives qui listent les conseillers et thérapeutes locaux couverts par les avantages sociaux de l’entreprise.
23. TalkSpace (ou BetterHelp)
Des abonnements à ces services de santé mentale en ligne est conseillé aux entreprises.
En effet, les services de télésanté sont essentiels à la gestion du stress.
24. Headspace (ou InsightTimer)
Il est également possible d’opter pour ces applications de méditation.
La méditation est à ce propos un excellent moyen de vider l’esprit et se concentrer.
Avec dix minutes le matin ou le soir, il est possible d’améliorer de façon exponentielle le bien-être général.
Outils de télétravail : le Deep Work
Le Deep Work ou le travail en profondeur représente une technique d’efficacité au travail. En d’autres termes, elle désigne une concentration absolue dans la réalisation d’une tâche précise. Cette technique permet de pousser nos capacités cognitives jusqu’à leurs limites.
Une façon de le comprendre est de penser à notre capacité d’attention comme un faisceau lumineux.
Alors que pendant la journée, il fonctionne comme une lampe de poche qui éclaire diverses choses sur son chemin, pendant un travail en profondeur, il devient un laser qui pointe dans une direction avec une intensité maximale.
Les superviseurs qui gèrent des employés à distance pour la première fois peuvent se sentir un peu mal à l’aise. Comment mesurer la productivité lorsque les salariés sont hors de vue ?
Au lieu d’utiliser des outils pour surveiller les collaborateurs à distance, il peut être préférable pour les managers de créer une atmosphère de confiance.
Cal Newport, l’auteur du livre et principal représentant de la méthode du Deep Work, explique dans son livre que les collaborateurs ont besoin de l’opportunité de réfléchir profondément aux problèmes.
Cela signifie rester à l’écart de sa boîte de réception et se concentrer sur la tâche à accomplir.
25. MindMeister
Cet outil de mind mapping peut vous aider dans le brainstorming virtuel, que vous soyez seul ou en équipe.
MindMeister permet de visualiser les idées, puis les transformer facilement en actions sous forme de listes de tâches.
26. Workflowy
Ce système de création de listes peut également aider vos collaborateurs à explorer leurs idées en profondeur et à organiser leur processus.
Applications pour la concentration
27. Mindful Browsing
L’application Mindful Browsing est l’un des meilleurs outils de productivité pour les collaborateurs à distance qui souhaitent apprendre à rester concentrer.
Également disponible en extension pour les navigateurs, elle empêche ses utilisateurs de se promener sur des sites qui ne sont pas d’un grand intérêt et qui agissent comme de grandes sources de distraction.
Lorsque vous naviguez sur l’un de vos sites bloqués, comme Facebook ou Twitter, elle affichera une image paisible comme des montagnes ou un lac et vous demandera : « Êtes-vous sûr de vouloir passer du temps sur ce site Web? ».
Outils de télétravail pour une meilleure communication
L’un des grands inconvénients du télétravail est que lorsque nous déplaçons le bureau dans notre salon, d’autres distractions commencent à faire leur apparition. L’un de ces protagonistes est la pollution sonore.
Nous avons tous été dans un appel où le chien du voisin, aboyant sans cesse hors de la caméra, finit par faire partie de nos réunions d’affaires.
28. Krisp
Krisp est un logiciel de suppression de bruit qui fonctionne pour toutes les applications de communication.
Il ne sera plus nécessaire d’avoir à couper votre son si ce n’est pas votre tour de parler ou de couper le son des membres de l’équipe (ou de les implorer de le faire).
Une meilleure qualité audio vous permettra de vous concentrer sur ce qui est dit plutôt que d’avoir à vous fatiguer pour écouter.
On dit souvent que «cette réunion aurait pu être un e-mail». Mais qu’en est-il de l’e-mail qui aurait pu être un message audio ?
Parfois, écrire chaque détail d’une idée complexe peut être moins efficace que de l’expliquer à voix haute. Mais, de même, planifier une réunion complète peut sembler trop long.
29. Yac
Yac est un outil de collaboration présente un juste milieu, permettant aux utilisateurs de s’envoyer des notes vocales afin de rationaliser le télétravail tout en gagnant de précieuses minutes.
Outils pour la sécurité en télétravail
Les outils les plus importants pour le travail à distance sont probablement ceux qui protègent la sécurité de l’entreprise. Avec les collaborateurs travaillant à distance, les entreprises sont confrontées à plus d’opportunités de failles de sécurité sensibles.
Un aspect fondamental à prendre en compte est de centraliser l’accès des employés à la documentation sensible. Et pour cela, une recommandation vitale est d’avoir un gestionnaire de mots de passe, tel que
30. 1password
Cette application utile évite l’un des problèmes de sécurité les plus courants : utiliser le même mot de passe sur plusieurs sites.
Avec 1password, vous recevrez un mot de passe unique et incassable pour chaque site que vous utilisez, mais tout ce dont vous aurez à vous souvenir est le mot de passe principal.
31. Mullvad
C’est habituel pour ceux qui travaillent à distance de se déplacer vers des lieux publics comme une bibliothèque ou un café. Pour éviter la vulnérabilité de la connexion à partir d’un réseau WiFi public, il est nécessaire d’opter pour un réseau privé virtuel (VPN).
Les VPN servent à protéger nos informations contre des tiers qui pourraient les collecter à partir de serveurs étrangers. Recommandé par le New York Times, Mullvad répond aux normes de sécurité les plus élevées et protégera toutes vos données.
Outils de formation pratiques pour le travail à distance
Les employeurs devraient investir dans la formation des employés, partout où ils constatent des lacunes de compétences.
Quelles compétences sont pertinentes dans l’économie à distance ? Cela peut commencer par des conversations et des analyses de performances plus complètes.
Quelles compétences les employés veulent-ils acquérir ? Soutenir les collaborateurs dans leur développement professionnel les aidera également à se sentir plus engagés dans leur travail quotidien.
Les programmes d’apprentissage dirigés par l’employeur sont peut-être les plus adaptés aux besoins de l’entreprise, mais il existe de nombreux outils qui offrent des possibilités de formation et de développement.
32. Coursera
Coursera est une plateforme qui offre des cours proposés par les meilleures universités du monde pour généraliser l’apprentissage des technologies de l’information.
33. Linkedin Learning
La plateforme du réseau professionnel Linkedin aide à développer les compétences dont vous et vos collaborateurs avez besoin pour faire avancer votre carrière.
