🛠️ Télétravail : les outils pour améliorer la productivité

Travailler à domicile n’est pas toujours facile. Il est vrai qu’en évitant les déplacements quotidiens au bureau et en n’ayant pas à déjeuner en dehors de chez soi, on économise une petite fortune. Toutefois, un sentiment d’isolement et de stress peuvent s’installer.

Lorsqu’il s’agit de s’attaquer aux problèmes de productivité dans le travail à distance, nous avons déjà passé beaucoup de temps à répertorier les meilleurs outils pour rester connectés, actifs et en communication avec nos collègues comme l’outil Slack, par exemple. C’est pourquoi, cette fois, nous allons nous concentrer sur des plates-formes un peu plus différentes conçues pour résoudre les différents problèmes qui surviennent lors du télétravail.

Table des matières :

• Les défis du télétravail
• Stress et isolement : les risques liés au télétravail
• Discipline et travail d’équipe, facteurs de différenciation clés pour le succès du télétravail
• Télétravail : outils pratiques pour augmenter la productivité
  • Outils de santé mentale
  • Outils de Deep Work
  • Outils pour améliorer la concentration
  • Outils de communication pour le télétravail
  • Outils pour la sécurité en télétravail
  • Outils de formation
  • Logiciel de gestion des ressources humaines
• Logiciel de télétravail ✅

Relever les défis du télétravail avec des outils adaptés

La première étape lors de la coordination d’une équipe de travail productive est de s’assurer que tous ses membres ont accès à un équipement adéquat. Tous vos collaborateurs ont-ils des moniteurs appropriés pour passer de longues périodes devant l’écran ? Leur connectivité au réseau Wifi est-elle stable et à haut débit?

Avec la récente obligation autour du télétravail, certaines entreprises consacrent un budget spécifique pour fournir des «armes» à leur équipe d’employés qui travaillent à distance.

Bureaux réglables, chaises de bureau, coussins, claviers ergonomiques et technologie sans fil ne sont que quelques-uns des outils physiques pour garantir non seulement la productivité, mais aussi le bien-être physique de chaque employé.

Indépendamment des problèmes de performance individuelle ou de groupe liés aux équipements de travail de chacun, ce qui est sûr c’est que le télétravail est passé d’une option à une obligation et avec cette nouvelle réalité, certains défis et problèmes qui lui sont propres apparaissent dans l’horizon.

Même les collaborateurs les plus indépendants, habitués à travailler avec des niveaux élevés d’autogestion et d’autonomie, éprouvent un sentiment typique, presque universel, de cette forme de travail: l’isolement.

Sans les interactions qui se produisent au bureau, la solitude de votre propre maison peut ajouter un poids supplémentaire aux tâches quotidiennes. Sentir que l’on travaille sans relâche et dans le même espace où nous sommes censés nous détendre, parvient à brouiller les frontières qui structurent notre rythme de vie. En d’autres termes, il est facile de se sentir comme si nous «vivions au bureau» et c’est vrai dans un sens.

La principale conséquence en est les répercussions que le stress et le sentiment de solitude ont sur l’humeur des collaborateurs. Tout cela finit, tôt ou tard, par affecter la santé mentale des employés.

Stress et isolement : les risques liés au télétravail

La plupart du temps, nous avons tendance à associer la productivité du travail à la capacité d’exécuter ou de terminer des tâches avec succès dans un certain laps de temps. Or, bien que cette notion soit correcte en premier lieu, de nombreux facteurs influencent cet aspect.

La productivité au travail est étroitement liée au bien-être physique et émotionnel des collaborateurs. C’est pourquoi dans le domaine des ressources humaines, il est vital de se concentrer sur l’amélioration de cet aspect, qui est généralement relégué au second plan.

Pour y parvenir, il est nécessaire de comprendre comment fonctionne le phénomène du télétravail associé à la santé mentale. Une enquête publiée par Buffer, la plateforme de gestion des réseaux sociaux, a conclu que sur un échantillon de 2500 personnes, les trois principaux inconvénients du travail à distance sont :

• Collaboration et communication (20%)
• Isolement et solitude (20%)
• Ne pas pouvoir se «déconnecter» du travail (18%)

Discipline et travail d’équipe, facteurs de différenciation clés pour un télétravail réussi

Conformément aux données de la section précédente, il existe des facteurs fondamentaux et indivisibles pour obtenir des performances optimales des collaborateurs en travail à distance. Ceci est précisé dans le dernier rapport à cet égard du cabinet de conseil en travail Global Work Place Analytics.

L’enquête a été menée sur un échantillon de 2865 personnes, d’âges, de sexes et de niveaux de responsabilité différents, et s’est concentrée spécifiquement sur la migration du travail en face-à-face vers le télétravail forcé en raison de la pandémie du Covid-19.

Dans le rapport, les indicateurs continuent de mettre l’accent sur l’isolement et le stress en tant que principaux inconvénients contre la productivité. Mais, en même temps, les principaux moteurs du succès du travail à domicile sont la discipline, le travail d’équipe et le bien-être psycho-physique.

Ces trois enjeux peuvent tout à fait être gérés par le département des ressources humaines. Il existe heureusement une multitude d’outils et de méthodologies conçus pour gérer et améliorer ces conditions.

En dehors des applications pour les appels vidéo, la téléconférence et la gestion de documents, il existe différents programmes et logiciels conçus pour améliorer la productivité au télétravail.

Télétravail : outils pratiques pour augmenter la productivité

Bien sûr, penser à travailler à domicile sans Zoom, WhatsApp, Google Drive ou Slack semble impossible. La vérité est que ces vieilles connaissances, essentielles pour améliorer la productivité, ne sont que des instruments conçus pour effectuer des tâches spécifiques au sein du travail.

En dehors de ces applications, il existe d’autres types d’outils, peut-être rarement pris en compte, qui peuvent vous aider dans la gestion des aspects les plus négligés tant par le travail traditionnel que par le travail à distance.

Outils de santé mentale

Certains des outils les plus importants pour les collaborateurs à distance sont ceux qui aident à préserver la santé mentale en ces temps difficiles d’incertitude et de stress générés par la crise.

La productivité laborale commence «de l’intérieur vers l’extérieur». Il est donc essentiel que chaque collaborateur puisse prendre soin de sa personne. Les entreprises peuvent soutenir la santé mentale des employés en diffusant des fiches informatives qui listent les conseillers et thérapeutes locaux couverts par les avantages sociaux de l’entreprise.

Il est également conseillé aux entreprises de subventionner les abonnements à des services de santé mentale en ligne tels que TalkSpace ou BetterHelp. Les services de télésanté seront essentiels à la gestion du stress.

D’autre part, il est également possible d’opter pour des applications de méditation comme Headspace et InsightTimer. En effet, la méditation est un excellent moyen de vider votre esprit et de vous concentrer. Avec dix minutes le matin ou le soir, il est possible d’améliorer de façon exponentielle le bien-être général.

Outils pour le Deep Work

Le Deep Work ou le travail en profondeur représente une technique d’efficacité au travail, En d’autres termes, elle désigne une concentration absolue dans la réalisation d’une tâche précise. Cette technique permet de pousser nos capacités cognitives jusqu’à leurs limites.

Une façon de le comprendre est de penser à notre capacité d’attention comme un faisceau lumineux. Alors que pendant la journée, il fonctionne comme une lampe de poche qui éclaire diverses choses sur son chemin, pendant un travail en profondeur, il devient un laser qui pointe dans une direction avec une intensité maximale.

Les superviseurs qui gèrent des employés à distance pour la première fois peuvent se sentir un peu mal à l’aise. Comment mesurer la productivité lorsque les salariés sont hors de vue ? Au lieu d’utiliser des outils pour surveiller les collaborateurs à distance, il peut être préférable pour les managers de créer une atmosphère de confiance.

En effet, surveiller les collaborateurs à distance ne fera que les garder collés à un travail superficiel qui ne donnera pas de résultats. Cal Newport, l’auteur du livre et principal représentant de la méthode du Deep Work, explique dans son livre que les collaborateurs ont besoin de l’opportunité de réfléchir profondément aux problèmes. Cela signifie rester à l’écart de sa boîte de réception et se concentrer sur la tâche à accomplir.

Les outils de mind mapping, comme MindMeister, peuvent vous aider dans le brainstorming virtuel, que vous soyez seul ou en équipe. Cet outil permet de visualiser les idées, puis les transformer facilement en actions sous forme de listes de tâches. Les systèmes de création de listes tels que l’ancien Workflowy peuvent également aider vos collaborateurs à explorer leurs idées en profondeur et à organiser leur processus.

Applications pour la concentration

En ce qui concerne les outils de travail à distance, de nombreux collaborateurs craignent le manque de concentration. Dans ce sens, l’application Mindful Browsing est l’un des meilleurs outils de productivité pour les collaborateurs à distance qui souhaitent apprendre à rester concentrer.

Cette application, également disponible en extension pour les navigateurs, empêche ses utilisateurs de se promener dans des sites qui ne sont pas d’un grand intérêt et qui agissent comme de grandes sources de distraction. Lorsque vous naviguez sur l’un de vos sites bloqués, comme Facebook ou Twitter, Mindful Browsing affichera une image paisible comme des montagnes ou un lac et il vous demandera : « Êtes-vous sûr de vouloir passer du temps sur ce site Web? ».

Avec un mécanisme similaire, l’application Forest vous permet de faire pousser d’adorables arbres virtuels tant que vous ne touchez pas votre téléphone. Les superbes graphismes vous garderont et vos collaborateurs motivés ! Après tout, vous ne voulez pas tuer un arbre… n’est-ce pas?

Outils de communication pour le télétravail

L’un des grands inconvénients du télétravail est que lorsque nous déplaçons le bureau dans notre salon, d’autres distractions commencent à faire leur apparition. L’un de ces protagonistes est la pollution sonore.

Nous avons tous été dans un appel où le chien du voisin, aboyant sans cesse hors de la caméra, finit par faire partie de nos réunions d’affaires. Néanmoins, avec Krisp, le logiciel de suppression de bruit qui fonctionne pour toutes les applications de communication, ce problème appartient au passé.

Il ne sera plus nécessaire d’avoir à couper votre son si ce n’est pas votre tour de parler ou de couper le son des membres de l’équipe (ou de les implorer de le faire). Une meilleure qualité audio vous permettra de vous concentrer sur ce qui est dit plutôt que d’avoir à vous fatiguer pour écouter.

On dit souvent que «cette réunion aurait pu être un e-mail». Mais qu’en est-il de l’e-mail qui aurait pu être un message audio ? Parfois, écrire chaque détail d’une idée complexe peut être moins efficace que de l’expliquer à voix haute. Mais, de même, planifier une réunion complète peut sembler trop long.

En ce qui concerne les outils de collaboration, Yac présente un juste milieu, permettant aux utilisateurs de s’envoyer des notes vocales afin de rationaliser le télétravail tout en nous gagnant de précieuses minutes.

Outils pour la sécurité en télétravail

Les outils les plus importants pour le travail à distance sont probablement ceux qui protègent la sécurité de l’entreprise. Avec les collaborateurs travaillant à distance, les entreprises sont confrontées à plus d’opportunités de failles de sécurité sensibles.

Un aspect fondamental à prendre en compte est de centraliser l’accès des employés à la documentation sensible. Et pour cela, une recommandation vitale est d’avoir un gestionnaire de mots de passe, tel que 1password.

Cette application utile évite l’un des problèmes de sécurité les plus courants: utiliser le même mot de passe sur plusieurs sites. Avec 1password,, vous recevrez un mot de passe unique et incassable pour chaque site que vous utilisez, mais tout ce dont vous aurez à vous souvenir est le mot de passe principal.

Également, c’est habituel pour ceux qui travaillent à distance de se déplacer vers des lieux publics comme une bibliothèque ou un café. Pour éviter la vulnérabilité de la connexion à partir d’un réseau WiFi public, il est nécessaire d’opter pour un réseau privé virtuel (VPN).

Les VPN servent à protéger nos informations contre des tiers qui pourraient les collecter à partir de serveurs étrangers. Le New York Times recommande Mullvad, qui répond aux normes de sécurité les plus élevées et protégera toutes vos données.

Outils de formation

Des changements massifs se sont produits depuis le début de la pandémie. Les entreprises qui étaient complètement hors ligne il y a un an sont désormais entièrement numériques. Alors que la situation continue d’évoluer, les demandes du marché évoluent rapidement.

Selon McKinsey, le moment est crucial pour former la main-d’œuvre, en préparant les employés à assumer de nouveaux rôles et responsabilités. Les employeurs devraient investir dans la formation des employés, partout où ils constatent des lacunes de compétences.

Quelles compétences seront pertinentes dans l’économie à distance ? Cela peut commencer par des conversations et des analyses de performances plus complètes.

Quelles compétences les employés veulent-ils acquérir? Soutenir les collaborateurs dans leur développement professionnel les aidera également à se sentir plus engagés dans leur travail quotidien.

Les programmes d’apprentissage dirigés par l’employeur sont peut-être les plus adaptés aux besoins de l’entreprise, mais il existe de nombreux outils qui offrent des possibilités de formation et de développement.

Coursera offre des cours proposés par les meilleures universités du monde pour généraliser l’apprentissage des technologies de l’information, tandis que Linkedin Learning aide à développer les compétences dont vous avez besoin pour faire avancer votre carrière.

Logiciel de gestion des ressources humaines

Disposer d’une plateforme de ressources humaines est une étape essentielle lors de la migration de la modalité de travail traditionnelle vers le travail à distance. En effet, les logiciels RH permettent de déléguer les tâches répétitives à l’intelligence artificielle, afin que les responsables RH puissent se concentrer sur l’amélioration de ce qui compte vraiment.

Actuellement, il existe une multiplicité d’options à considérer lors du choix d’un logiciel de ce type, mais sans aucun doute le programme que vous choisissez pour votre entreprise doit s’adapter aux défis de 2021 et avoir au moins ces 10 éléments clés du télétravail :

• Gestion des congés et absences
• Suivi du temps de travail
• Évaluation de la performance
• Gestion des variables de paie
• Gestionnaire de documents
• Signature électronique
• Recrutement, sélection, embauche et intégration des nouveaux salariés
• Gestion des shifts (quarts de travail)
• Gestion des notes de frais
• Communication interne
• Application mobile

Le télétravail restera sans doute la norme pour beaucoup d’entreprises. À mesure que le paysage des entreprises évolue, les outils destinés au télétravail continueront de progresser. Mais avec seulement les outils de travail à distance cités auparavant, vos collaborateurs sont déjà bien partis.

Dynamiser les processus de votre entreprise pour pouvoir vous concentrer sur l’amélioration de la productivité de vos collaborateurs. Faites passer votre entreprise au niveau supérieur grâce au logiciel Factorial !

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