Pour bon nombre d’entre nous, le télétravail est devenu une réalité du quotidien, ou du moins d’une partie de la semaine, notamment depuis la pandémie de COVID-19.
Les collaborateurs peuvent ainsi travailler depuis leur domicile, ce qui leur offre une plus grande flexibilité, notamment au niveau de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Cependant, cette transition vers le télétravail soulève de nombreuses questions. L’une des plus importantes concerne la prise en charge des frais professionnels liés à cette nouvelle organisation du travail. C’est précisément le sujet que nous allons aborder aujourd’hui.
Lorsque les salariés travaillent à distance, ils ont souvent des dépenses liées aux équipements et aux fournitures nécessaires pour exercer leurs fonctions depuis leur domicile. De plus, l’utilisation prolongée du domicile comme lieu de travail peut engendrer des charges supplémentaires : électricité, chauffage ou encore assurance habitation.La question de la prise en charge de ces frais professionnels doit donc logiquement être abordée afin de garantir des conditions de travail équitables pour les employés.
Dans cet article, Factorial vous propose de faire le focus sur les différents types de frais professionnels engendrés par le télétravail. Nous verrons aussi les obligations légales des employeurs en matière de prise en charge de ces frais ainsi que les modalités et les limites de remboursement.
Table des matières
Les frais professionnels liés au télétravail
On distingue trois grandes catégories de frais professionnels engendrés par la pratique du home office.
L’achat d’équipements nécessaires
Dans le cadre du home office, il est essentiel de disposer des équipements adéquats pour exercer ses fonctions efficacement.
Voici les principaux frais professionnels liés à ces équipements :
- Ordinateur, tablette, smartphone : que ce soit un ordinateur portable ou de bureau, il constitue l’outil de base pour accomplir les tâches liées au travail à distance et se révèle être un indispensable. Dans certaines activités, une tablette ou un smartphone sont aussi nécessaires pour accéder aux applications ou aux outils spécifiques liés à l’activité professionnelle.
- Connexion internet et abonnement téléphonique : une connexion internet rapide, stable et fiable est essentielle pour travailler dans de bonnes conditions. Le prix de l’abonnement internet peut être inclus dans les frais professionnels. Si le collaborateur utilise son téléphone, le forfait téléphonique entre aussi dans ce périmètre.
- Mobilier de bureau : travailler confortablement est essentiel pour maintenir la productivité et éviter les problèmes de santé comme les maux de dos causés par une mauvaise posture prolongée. Certaines entreprises proposent de prendre en charge les frais liés au mobilier de bureau ergonomique : chaise adaptée, bureau ajustable en hauteur ou support pour écran.
Il est important de noter que la prise en charge de ces frais peut varier en fonction de la politique de l’entreprise. Certains employeurs fournissent directement les équipements nécessaires, tandis que d’autres optent pour un remboursement sur justificatifs des frais engagés par le salarié.
Les charges liées à l’utilisation du domicile comme lieu de travail
Lorsque le domicile se transforme en lieu de travail, des frais supplémentaires liés à cette double utilisation peuvent apparaître.
Voici quelques exemples de frais professionnels liés à l’utilisation du domicile :
- Électricité, chauffage, climatisation : travailler à domicile implique une utilisation prolongée de l’électricité, du chauffage ou de la climatisation. Le montant des factures peut vite grimper en flèche ! Ces dépenses peuvent encore plus augmenter en raison de l’utilisation continue d’appareils électroniques.
- Assurance habitation : lorsque le domicile est utilisé à des fins professionnelles, il peut être nécessaire de vérifier si l’assurance habitation déjà en place couvre les activités de télétravail. Attention aux mauvaises surprises à ce sujet ! Dans certains cas, une extension de la police d’assurance peut être requise pour couvrir les biens professionnels, tels que l’équipement informatique. Les frais liés à cette extension de couverture peuvent être considérés comme des frais professionnels.
Certains employeurs peuvent proposer un forfait pour compenser ces dépenses supplémentaires tandis que d’autres peuvent demander aux salariés de fournir des justificatifs des frais engagés. Tout dépend également de la fréquence du home office : est-ce que le télétravail est occasionnel ou régulier dans votre entreprise ?
Établir une communication transparente entre l’employeur et les salariés afin de définir clairement les responsabilités et les modalités de prise en charge des charges liées à l’utilisation du domicile comme lieu de travail se révèle être essentiel dans le cadre du télétravail. Cela permet de garantir une prise en charge équitable des frais professionnels et de prévenir les malentendus ou les frustrations !
Pour vous aider, intégrer un logiciel RH adapté au télétravail comme Factorial est un réel avantage pour votre entreprise ! Il vous permet de communiquer clairement et simplement toutes ces informations à l’ensemble des collaborateurs.
Les frais liés aux communications et aux déplacements professionnels
Certaines activités engendrent des frais supplémentaires, notamment au niveau des déplacements physiques pour se rendre chez les clients ou pour démarcher, mais aussi au niveau de la communication.
Voici les principaux postes de dépenses concernés :
- Frais de téléphone et de communication : lorsqu’un salarié travaille à distance, il est amené à devoir communiquer avec les collègues, clients ou autres partenaires. Les frais liés aux appels téléphoniques, aux abonnements internet spécifiques ou aux logiciels de communication en ligne peuvent être considérés comme des frais professionnels. La prise en compte des échanges à l’international doit aussi être examinée. Certains employeurs proposent des forfaits de communication dédiés ou remboursent les frais engagés par les salariés sur présentation de justificatifs. D’autres vont tout simplement fournir un téléphone professionnel aux collaborateurs qui en ont besoin.
- Frais de déplacements occasionnels pour des réunions, séminaires ou formations : bien que le télétravail implique principalement de travailler à domicile, des réunions, formations ou autres événements professionnels peuvent avoir lieu.
Dans de tels cas, les frais de déplacement tels que les billets de train, les frais de transport en commun, les tickets de stationnement ou encore les repas peuvent être considérés comme des frais professionnels. Le collaborateur peut aussi utiliser son propre véhicule et demander des indemnités kilométriques.
Quelles sont les obligations de l'employeur concernant la prise en charge des frais professionnels ?
Qu’est-ce que dit la loi ?
Le Code du travail établit certaines obligations pour l’employeur en ce qui concerne la prise en charge des frais professionnels des salariés. Il contient des articles spécifiques qui définissent les droits et les responsabilités liés au télétravail, notamment en matière de remboursement des frais engagés.
Il est aussi important de se référer aux conventions collectives du secteur qui prévoient des dispositions spécifiques concernant la prise en charge des frais professionnels liés au télétravail pour avoir plus de précisions. Des règles supplémentaires ou des modalités particulières de remboursement en fonction des besoins spécifiques de chaque secteur d’activité peuvent être fixées.
Les modalités de prise en charge des frais professionnels
Il existe plusieurs façons de prendre en charge les frais engendrés par l’activité professionnelle. Les deux plus courantes sont :
Le forfait télétravail
Lors des décisions concernant les modalités du télétravail, certains employeurs mettent en place un forfait télétravail basé sur un montant forfaitaire mensuel ou hebdomadaire destiné à couvrir les frais professionnels liés au télétravail. Ce forfait peut être utilisé par le salarié pour couvrir les dépenses nécessaires.
Le remboursement sur justificatifs
Dans d’autres cas, l’entreprise peut opter pour un remboursement sur présentation de justificatifs des frais engagés par les salariés. Les salariés doivent alors fournir des factures ou des reçus détaillés pour prouver leurs dépenses professionnelles sous la forme d’une note de frais. Un logiciel tel que Factorial est aussi très utile pour la gestion et le suivi des notes de frais.
Les limites de la prise en charge des frais professionnels
Après avoir vu les obligations, voici maintenant les limites de la prise en charge des frais professionnels.
Les frais exclus
Généralement, l’entreprise établit une liste des frais considérés comme appartenant à la sphère professionnelle et qui sont donc pris en charge. Ils peuvent relever d’une ou plusieurs catégories présentées précédemment (frais de communication, mobilier, déplacements professionnels…).
Au contraire, certains frais personnels tels que les dépenses alimentaires ou les frais de garde d’enfants peuvent être exclus de la prise en charge.
Encore une fois, tout dépend de la politique de l’entreprise.
Les plafonds et les conditions de remboursement
L’employeur est en droit de fixer des plafonds ou des limites de remboursement selon les différents types de frais professionnels. Ils sont définis en fonction des normes du secteur, des accords collectifs ou encore des politiques internes de l’entreprise.
Il en est de même pour les conditions de remboursement : fréquence des demandes, délais de soumission des justificatifs…
Les entreprises doivent donc se conformer aux obligations légales en matière de prise en charge des frais professionnels et adopter des politiques claires et transparentes pour assurer une prise en charge équitable et cohérente des frais liés au télétravail.
La communication et la transparence sont des conditions essentielles pour limiter les risques de malentendus et de litiges potentiels entre la société et ses collaborateurs.
Pour une prise en charge efficace des frais professionnels liés au télétravail, il est recommandé de mettre en place certaines bonnes pratiques. Établir des politiques claires, communiquer de manière transparente, privilégier les forfaits, encourager l’optimisation des coûts et revoir régulièrement les politiques sont des actions essentielles. En suivant ces bonnes pratiques, les employeurs peuvent assurer une prise en charge équitable et transparente des frais professionnels, favorisant ainsi la satisfaction, le bien-être et la productivité des salariés en télétravail.
