Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier dans le cadre des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH). De la collecte à la conservation des données des collaborateurs, chaque étape doit respecter des règles strictes pour garantir la conformité.
Connaissez-vous réellement toutes vos obligations en matière de RGPD ? Vous n’en êtes pas certain(e) ? Alors, notre article est fait pour vous !
SOMMAIRE
- RGPD et SIRH : pourquoi est-ce indispensable ?
- Comment garantir la conformité RGPD de votre SIRH ?
- La désignation du Délégué à la Protection des Données (DPO) : un acteur clé
- Pour conclure
- 🚀 Optimisez tous vos process RH avec un SIRH tout-en-un !
RGPD et SIRH : pourquoi est-ce indispensable ?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis mai 2018, encadre la gestion des données personnelles. Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH), qui manipulent des données sensibles telles que la paie ou les informations de recrutement, doivent être conformes à cette réglementation pour protéger les droits des collaborateurs.
Les principes fondamentaux du RGPD appliqués aux SIRH
Les entreprises doivent respecter plusieurs principes du RGPD dans la gestion de leurs SIRH, notamment :
- La minimisation des données : seules les informations nécessaires à la gestion RH doivent être collectées.
- La transparence : informer les collaborateurs des finalités de la collecte et du traitement des données.
- La sécurité : mettre en place des mesures de protection techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialité des informations sensibles.
Les enjeux du traitement des données sensibles dans les SIRH
Les SIRH traitent des données très sensibles, comme les numéros de sécurité sociale, les coordonnées bancaires, ou encore les dossiers médicaux.
Le RGPD impose des obligations strictes pour sécuriser ces informations, notamment en adoptant :
- des mesures de chiffrement et d’anonymisation,
- ainsi qu’un contrôle rigoureux des accès.
Ces précautions sont essentielles pour limiter le risque de fuite de données et répondre aux exigences du RGPD.
Le référentiel de la CNIL pour la gestion des données RH
Pour accompagner les entreprises dans la mise en conformité de leurs SIRH, la CNIL a publié un référentiel spécifique. Ce document encadre les traitements courants des données RH (recrutement, paie, gestion administrative) et précise les cas nécessitant une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD). Le référentiel sert de guide pratique pour garantir que chaque traitement respecte les principes du RGPD.
Comment garantir la conformité RGPD de votre SIRH ?
Pour qu’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) respecte le RGPD, cela inclut diverses étapes. Ces dernières englobent l’analyse des données collectées, la tenue d’un registre des traitements, la sécurisation des informations sensibles et la mise en conformité de chaque module du SIRH. Voici comment procéder efficacement.
1️⃣ L’analyse des données collectées
Le RGPD impose le principe de minimisation des données. Cela signifie que seules les informations strictement nécessaires doivent être collectées et traitées via le SIRH. Pour ce faire, chaque entreprise doit réaliser une cartographie des données qui recense les types d’informations collectées, leur finalité, ainsi que leur durée de conservation.
👍 Par exemple, pour un module de recrutement, il n’est pas nécessaire de conserver les dossiers de candidature dans votre CVthèque plus de deux ans après l’inactivité du candidat, sauf en cas de consentement explicite pour une durée plus longue. De même, pour les informations de paie, la durée de conservation de cinq ans doit être respectée, conformément à la loi.
2️⃣ La mise en place d’un registre des traitements
Conformément à l’article 30 du RGPD, toute entreprise doit tenir un registre des activités de traitement des données. Ce registre permet de recenser chaque traitement de données personnelles effectué dans le cadre du SIRH. Il doit inclure :
- Le type de données collectées (par exemple, données d’identification, informations sur la paie).
- Les finalités de ces traitements (gestion des salaires, gestion des absences, etc.).
- Les bases légales justifiant le traitement (contrat de travail, consentement, obligation légale).
- La durée de conservation des données.
Ce registre est non seulement un outil de suivi, mais également un moyen de prouver la conformité en cas de contrôle par la CNIL.
4️⃣ La sécurisation des données dans le SIRH
Le RGPD impose aux entreprises de garantir la sécurité des données personnelles. Cela comprend la mise en place de mesures techniques et organisationnelles pour protéger les informations contre les risques d’accès non autorisé, de perte ou de modification.
Dans le cadre d’un SIRH, plusieurs actions sont indispensables :
- Chiffrement des données : les données sensibles, telles que les informations bancaires des salarié(e)s, doivent être chiffrées à la fois en transit et au repos.
- Authentification renforcée : l’accès aux informations du SIRH doit être strictement contrôlé, notamment via l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les utilisateurs ayant accès à des données sensibles.
- Contrôles d’accès basés sur les rôles : seuls les collaborateurs ayant un besoin légitime doivent pouvoir accéder à certaines données, comme les responsables RH pour la gestion des salaires ou des absences.
En plus de ces mesures, un plan de gestion des violations de données doit être mis en place. Ce plan prévoit une procédure de notification à la CNIL et aux personnes concernées en cas de fuite ou de compromission des données, conformément à l’article 33 du RGPD.
5️⃣ La conformité des différents modules du SIRH
Chaque module du SIRH, qu’il s’agisse de la paie, du recrutement, de la gestion administrative ou de la formation, doit respecter les principes du RGPD. Il est essentiel de vérifier que chaque traitement de données est justifié par une base légale appropriée, et que les informations traitées sont pertinentes et à jour.
👍 Prenons l’exemple du module paie : vous devez vous assurer que les informations bancaires et fiscales des collaborateurs sont correctement protégées et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.
La désignation du Délégué à la Protection des Données (DPO) : un acteur clé
Le RGPD étant complexe, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) peut parfois s’avérer nécessaire.
LE DPO est-il obligatoire ?
Le RGPD impose aux entreprises la désignation d’un DPO lorsque :
- Les traitements sont effectués par une autorité publique (hors juridictions).
- Les activités de base de l’entreprise impliquent un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, par exemple dans des secteurs comme les télécommunications, les assurances ou les banques.
- L’entreprise traite des données sensibles à grande échelle, comme les données médicales ou les données relatives à la vie sexuelle, les opinions politiques, ou les condamnations pénales.
Ces cas sont précisés dans l’article 37 du RGPD. Dans d’autres situations, la nomination d’un DPO est encouragée mais non obligatoire.
La collaboration entre le DPO, les équipes RH et la DSI
Pour assurer une mise en conformité efficace du SIRH, le DPO doit travailler en étroite collaboration avec les services RH et la direction des systèmes d’information (DSI). Les équipes RH sont les principales utilisatrices du SIRH et gèrent une grande partie des traitements de données personnelles. La DSI, quant à elle, est responsable des infrastructures techniques et de la sécurité des informations.
Cette collaboration est cruciale, car le DPO doit veiller à ce que les solutions mises en place pour protéger les données (comme le chiffrement, les contrôles d’accès, ou la gestion des permissions) soient conformes aux obligations légales et opérationnelles. Le DPO doit également s’assurer que toutes les actions et décisions concernant la gestion des données sont documentées et justifiées, pour éviter tout risque en cas de contrôle de la CNIL.
Peut-on externaliser la fonction de DPO ?
Certaines entreprises, notamment celles de petite ou moyenne taille, peuvent choisir d’externaliser la fonction de DPO.
Cela peut s’avérer judicieux lorsque l’entreprise ne dispose pas en interne des compétences nécessaires pour assurer une gestion rigoureuse des données personnelles.
Un DPO externe apporte une expertise pointue sur la réglementation RGPD, tout en restant neutre dans la gestion des traitements. Il est également moins exposé aux éventuels conflits d’intérêts internes.
L’externalisation permet ainsi de bénéficier d’une vision objective et indépendante sur la conformité au RGPD, tout en assurant un suivi rigoureux des traitements de données dans le SIRH. Toutefois, même avec un DPO externalisé, il est essentiel que les équipes RH et la DSI restent pleinement impliquées dans les processus de gestion des données.
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Pour conclure
La conformité de votre SIRH au RGPD est indispensable pour protéger les données personnelles de vos collaborateurs et éviter des sanctions coûteuses. En suivant les bonnes pratiques décrites dans cet article, vous garantirez la sécurité, la transparence et la minimisation des données, tout en respectant les obligations légales.
