Au cours de leurs parcours professionnels, les salarié(e)s peuvent se retrouver à devoir se déplacer dans le cadre de leurs missions. Pour celles et ceux qui doivent s’absenter de leur lieu de travail plusieurs jours, il existe des compensations comme la prime de déplacement.
Accordée par quelques entreprises, elle est attribuée sous certaines conditions et selon des plafonds clairement définis.
Vous voulez mettre en place la prime de déplacement ? Voici tout ce que vous devez savoir !
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Table des matières
La prime de déplacement, c’est quoi ?
La prime de déplacement est une indemnité chargée de compenser les frais professionnels engagés par un(e) employé(e) lors de ses déplacements pour son travail. Étroitement liée à la notion de grand déplacement, elle n’est pas obligatoire et c’est aux entreprises de décider si elles veulent l’appliquer ou non.
La prime de déplacement est donc mise en place via la convention collective d’une société et se doit de respecter certains seuils définis par l’Urssaf. Elle peut ainsi être exonérée de cotisations sociales et représente donc un avantage financier pour l’employeur comme pour l’employé(e).
Est-ce que la prime de transport est obligatoire ?
Selon le Code du Travail, la prime de transport est obligatoire seulement s’il s’agit de déplacements en transport en commun.
Bien sûr, en tant qu’employeur, vous pouvez décider de les prendre en charge lorsque vous avez des salariés devant débourser des frais de carburant ou les coûts de recharge d’une voiture électrique.
Comment fonctionne la prime de déplacement ?
L’indemnité de grand déplacement peut donc être octroyée lorsqu’un collaborateur ou une collaboratrice se voit dans l’obligation de réaliser un grand placement et est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son lieu de résidence.
Deux conditions doivent être remplies obligatoirement :
- La distance entre le lieu de résidence de l’employée et lieu de travail de la mission est supérieure ou égale à 50 km (distance par trajet) ;
- Le temps de transport pour atteindre le lieu de la mission depuis le domicile est supérieur ou égal à 1h30 (trajet en transport en commun).
Ainsi, la prime de déplacement servira à couvrir les frais de repas et de logement dans la limite des seuils fixés par l’Urssaf.
Comme elle n’est pas obligatoire et qu’elle dépend de la bonne volonté de l’entreprise, c’est l’accord collectif en vigueur qui définit les modalités, son calcul ainsi que la façon dont elle est versée.
Comment calculer la prime de déplacement ?
Pour calculer la prime de déplacement, il est important de vous référer dans un premier temps à la convention collective ou l’accord mis en place au sein de votre structure.
Ensuite, certains critères sont à prendre en considération pour en déterminer le montant :
- La distance du déplacement professionnel entre le domicile et le lieu de la mission ;
- La durée du déplacement professionnel ;
- le moyen de transport utilisé pour s’y rendre (avion, train, voiture…) ;
- Le statut du salarié (cadre ou non-cadre).
Enfin, il faudra se référer aux plafonds définis par l’Urssaf en fonction du lieu du déplacement : en métropole, en outre-mer ou à l’étranger.
Plafonds et déplacement professionnel
En tant qu’autorité compétente et régulatrice, l’Urssaf a fixé des plafonds en fonction des types de déplacements effectués par l’employé(e).
Prime de déplacement en métropole
Lors d’un voyage en métropole, la prime de déplacement se calcule en prenant en compte les barèmes de l’Urssaf à savoir :
- Indemnités repas en métropole (pour chaque repas) : 20,70 € euros par jour ;
- Indemnités logement et petit-déjeuner à Paris, départements des Hauts-de-Seine (92), de Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94) : 74,30 € euros par jour pour les ;
- Indemnités logement et petit-déjeuner autres départements et province : 55,10 € euros par jour.
Si le tarif par jour est différent pour Paris et certains départements d’Île-de-France, c’est parce que le barème prend en considération le coût plus important de la vie et des logements dans ces zones.
Ces montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue. Lors d’un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, un abattement de 15 % est appliqué dès le premier jour du 4e mois. Si la mission dépasse 2 ans, les montants sont abattus de 30 % dans la limite de 4 ans et à partir du premier jour du 25e mois.
À noter : Les salariés reconnus travailleur handicapé et/ou à mobilité réduite ont un remboursement forfaitaire pour le logement de 120 euros par jour.
Prime de déplacement en outre-mer
Concernant les voyages en Outre-mer, la prime de déplacement se base sur le barème suivant en 2024 :
- Indemnités repas en Outre-mer (pour chaque repas) : 20 euros par jour ;
- Indemnités repas pour Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française (pour chaque repas) : 24 euros par jour ;
- Indemnités logement pour tous les départements d’Outre-mer : 120 euros.
Les taux et durée d’abattement sont les mêmes que pour les déplacements en métropole. Les frais de repas et de logement lors d’une mission en Outre-mer sont exclus de l’assiette des cotisations, sans limite de montant, à condition de justifier les factures par une note de frais.
À noter : Les salariés reconnus travailleur handicapé et/ou à mobilité réduite ont un remboursement forfaitaire pour le logement de 150 euros par jour.
Prime de déplacement à l’étranger
Lors d’un voyage professionnel à l’étranger, le calcul de la prime de déplacement dépendra des montants des allocations forfaitaires versées en fonction du pays concerné. Elles sont d’ailleurs consultables sur le site du ministère de l’Economie.
Cependant, dans certains car, la prime de déplacement devra être réduite de :
- 65 % si l’employé(e) est logé(e) gratuitement (l’employeur fournit le logement ou paie les frais d’hébergement directement auprès de l’établissement hébergeur ;
- 17,5 % si l’employé(e) est nourri(e) à l’un des repas ;
- 35 % si l’employé(e) est nourri(e) aux deux repas.
Si l’affectation à l’étranger du ou de la salarié(e) excède 3 mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue, les limites d’exclusion d’assiette de ces allocations forfaitaires sont réduites de 15 %. Au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les limites sont réduites de 30 %.
Comment est versée la prime de déplacement ?
Si une société a choisi de mettre en place la prime de déplacement, c’est elle qui définit, via la convention collective, son montant mais également le mode et la périodicité du versement.
L’employeur peut donc choisir différentes options de versement. Il peut allouer les primes de déplacement de façon forfaitaire avant le déplacement du ou de la salarié(e) même si cela implique de connaître parfaitement les modalités et la durée du voyage.
Il peut également verser la prime de déplacement à l’issue du voyage en fonction des frais engagés par l’employé(e) qui devra simplement justifier ses dépenses via des factures et autres notes de frais.
Prime de déplacement : imposable ou non ?
Si la prime de déplacement respecte les seuils fixés par l’administration fiscale, elle est exonérée de cotisations sociales.
Aussi, le ou la salarié(e) dispose de deux options :
- Un abattement forfaitaire de 10 % avec exonération d’impôt ;
- Une déduction des frais réels dont la prime de déplacement qui s’ajoute aux salaires et devient donc imposable.
Si la prime de déplacement dépasse les barèmes de l’Urssaf, l’employeur doit réintégrer le montant dans l’assiette des cotisations sociales.
