Parmi les reproches souvent faits par les candidats aux recruteurs, l’absence de réponse personnalisée est souvent citée. Le ghosting est très néfaste : d’un côté il met le candidat en difficulté, et de l’autre cela nuit à l’image de l’employeur.
Mais le dire ne suffit pas. Il faut aussi savoir formuler un refus de candidature avec humanité et bienveillance constructive. Voici nos conseils.
SOMMAIRE
- Quand envoyer un mail de refus de candidature ?
- Pourquoi faut-il rédiger un mail de refus de candidature ?
- Les différents cas de refus de candidature
- Comment bien formuler un refus de candidature ?
- Utilisez un logiciel de recrutement pour soigner l’expérience candidat
- ✅ Logiciel de recrutement
Quand envoyer un mail de refus de candidature ?
Respectez la patience et l’engagement des candidats tout en maintenant la transparence dans le processus de recrutement. Ainsi, envoyez un mail de refus dès que votre décision est prise.
Ne laissez pas les candidats dans l’incertitude. Même si la nouvelle n’est pas celle qu’ils espéraient, une réponse rapide leur permet de poursuivre leurs recherches.
De plus, une communication claire renforce la réputation de votre entreprise, ce qui peut attirer davantage de talents qualifiés à l’avenir et améliorer votre marque employeur.
Pourquoi faut-il rédiger un mail de refus de candidature ?
64 % des candidatures restent sans réponse selon une étude de RegionsJob. Et au-delà de 3 semaines sans réponse, les chances s’amenuisent rapidement.
Seulement 7% des candidats reçoivent un retour du recruteur trois semaines après l’entretien selon l’étude de JobiJoba. Souvent, il ne s’agit pas de mauvaise volonté du recruteur, mais d’un ensemble de facteurs. Par exemple :
- Une création de poste retardée ,
- Un décisionnaire qui hésite ;
- Des problèmes de budget ;
- Trop de personnes impliquées dans la décision finale.
Il y a aussi des enjeux de mobilité interne qui remettent parfois en cause le recrutement externe. Que le refus de candidature soit lié à l’inadéquation du candidat au poste ou à des motifs plus complexes, il reste important de respecter la personne et d’écrire un mail de refus de candidature transparent et constructif.
🚀 Avec Factorial, vous pouvez paramétrer un email de refus de candidature pour l’envoyer en masse, ou choisir de personnaliser vos emails.
Les différents cas de refus de candidature
Un recruteur ne rédige pas un mail de rejet d’un dossier de candidature de la même manière pour un candidat qui a réalisé plusieurs entretiens que pour donner une suite négative à une candidature spontanée.
C’est logique : le temps investi par le candidat est moins important !
Cependant, tous les candidats peuvent vite être fragilisés par le manque de considération, quel que soit le niveau d’avancement du processus de recrutement.
L’absence de réponse est un irritant dans l’expérience candidat. Le mieux est donc de rédiger des templates de réponses négatives qui soient cohérentes avec votre marque employeur et de les personnaliser le plus possible selon les candidats, et les situations.
Voici des exemples de situations pour lesquelles ces modèlespeuvent vous inspirer.
Rédiger un mail de refus d’une candidature spontanée
Si vous devez rédiger un mail de refus d’une candidature spontanée, soyez transparent sur les motifs du refus. Par exemple, expliquez que vous ne recrutez pas sur ce type de profil actuellement.
Conformément à la réglementation RGPD, nous vous conseillons de demander aux candidats si vous pouvez stocker son CV pour les prochains recrutements de l’entreprise.
Formuler une lettre pour expliquer que le poste est pourvu
Il est difficile d’expliquer à un candidat que le poste a été pourvu depuis son dernier entretien. Surtout s’il s’agit d’un recrutement interne qui a été finalement privilégié.
Ne vous étendez pas sur les motifs du refus de la candidature. Précisez simplement que vous avez trouvé un candidat plus adapté aux attentes du poste, tout en veillant à valoriser les compétences du candidat.
Justifier un refus de stage après un entretien
Si vous avez reçu un candidat qui recherche un stage et que vous avez finalement décidé de ne pas embaucher de stagiaire, n’hésitez pas à faire un retour à l’étudiant qui vous a sollicité via un mail de refus de stage ou de refus d’alternance.
Envoyez-lui rapidement pour ne pas lui faire perdre de temps pour sa formation.
Vous pouvez lui expliquer que vous n’avez pas le temps de l’accompagner correctement pour son stage ou son alternance, ou que vous n’avez pas de poste correspondant à sa formation.
Expliquer les motifs de refus d’une candidature à un poste
Pour un processus de recrutement avancé, vous devrez être précis et constructif pour rassurer le candidat tout en étant le plus transparent possible.
Vous pouvez justifier le motif de refus par :
-
- Un manque d’adéquation des compétences ;
- Des systèmes de valeurs ou des styles de communication trop éloignés ;
- Un manque de professionnalisme dans la candidature ou lors de l’entretien ;
- Des prétentions salariales trop élevées par rapport à votre budget ;
- Le choix d’un candidat plus expérimenté et rapidement opérationnel ;
- Etc.
Comment bien formuler un refus de candidature ?
Il est important de contextualiser le refus de candidature et de ne surtout jamais remettre en question la personnalité ou les qualités intrinsèques du candidat. Cela risque de le démotiver dans sa recherche d’emploi.
Veiller aussi à ne jamais évoquer de motif discriminatoire (sexe, âge, religion, etc..) par votre mail de refus de candidature. Cela pourrait faire l’objet d’un contentieux ou d’un litige juridique devant les tribunaux !
Enfin, si vous avez un site carrière, essayez d’être cohérent avec votre image de marque et les valeurs que vous souhaitez transmettre.
N’oubliez pas que les candidats qui ne correspondent pas à l’offre d’emploi peuvent aussi être des recrues idéales pour un prochain poste, voire vos ambassadeurs ou vos clients !
Modèle de lettre pour un refus de candidature spontanée
Objet: Suite à votre Candidature spontanée du 00.00.2023
Cher/Chère [nom du candidat],
Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à [nom de l’entreprise]. Nous avons bien reçu votre candidature spontanée et nous apprécions votre intérêt pour notre entreprise.
Nous avons pris le temps d’examiner votre candidature, mais malheureusement, nous n’avons pas de poste ouvert qui corresponde à votre profil et à votre expérience professionnelle actuelle.
Nous conservons toutefois votre candidature et vos coordonnées dans notre base de données, pendant une durée [politique RGPD] afin de pouvoir vous contacter si une opportunité correspondant à votre profil se présente dans le futur.
Je vous souhaite le meilleur dans vos recherches d’emploi et je vous remercie encore une fois pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise.
Cordialement,
[Nom du recruteur ou du responsable RH]
Exemple de mail type de candidature non retenue
Objet: Suite à votre Candidature à l’offre d’emploi N°000000.
Cher/Chère [nom du candidat],
Nous avons bien reçu votre dossier de candidature en date du [date de la lettre] et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise ainsi que du temps passé à élaborer votre lettre de motivation.
Cependant, après une étude approfondie de votre dossier, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
Cette décision s’explique par : [expliquer la raison du refus].
Toutefois, sachez que cela ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours.
Je vous souhaite le meilleur dans vos recherches d’emploi et je vous remercie encore une fois pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise.
Cordialement,
[Nom du recruteur ou du responsable RH]
Exemple de mail de refus de candidature après un entretien
Pour terminer, si le candidat est allé jusqu’au processus d’entretien d’embauche, le mieux reste de prendre le temps de le contacter par téléphone pour lui faire un retour constructif et bienveillant.
Et si vous préférez faire un mail explicatif, il n’y a aucun modèle à suivre.
Le mieux reste de s’appuyer sur un compte-rendu de l’entretien d’embauche et des points qui ont bloqué la décision finale.
Veillez à ne jamais émettre de critique personnelle et utilisez des formules de politesse empathiques qui témoignent du respect du temps passé par le candidat tout au long du processus de recrutement.
Utiliser un logiciel de recrutement pour soigner l’expérience candidat
Vous souhaitez mettre en place une stratégie d’acquisition de talents et de gestion des viviers à long terme ?
Vous devez considérer le refus d’une embauche à un instant T comme une étape de l’expérience candidat.
Ce qui ne vous empêche pas de proposer au candidat de l’intégrer à votre newsletter et de lui envoyer les actualités de l’entreprise et les nouvelles offres à pourvoir.
C’est important pour votre réputation en tant qu’employeur, mais aussi pour mieux gérer vos viviers de talents.
Au-delà des modèles et des templates de lettres de refus de candidature, restez authentique et humain.
En tant que recruteur, vous n’appréciez pas les lettres de candidatures impersonnelles ? Faites de même pour vos mails de refus. La relation est réciproque !
Avec notre système de suivi des candidatures, vous pourrez utiliser des modèles d’e-mails avec plusieurs variables à ajouter, pour gagner du temps sans pénaliser l’expérience candidat.
