La gestion des frais de repas, également appelés paniers repas, continue d’évoluer en 2025 pour s’adapter aux nouvelles réalités professionnelles et économiques. Entre les hausses de plafonds et les ajustements réglementaires, il est essentiel de bien comprendre leur fonctionnement.
Comment calculer les frais de repas, quels sont les montants déductibles et quelles sont les démarches à suivre ?
Cet article vous guide à travers tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion de vos paniers repas tout en respectant les obligations fiscales.
Table des matières
Frais de repas : comment ça fonctionne ?
Les frais de repas correspondent aux dépenses engagées par un salarié ou un professionnel indépendant pour se nourrir dans le cadre de son activité professionnelle. Ils surviennent généralement lorsqu’il est impossible de rentrer chez soi pour prendre un repas, notamment pour des raisons liées aux horaires ou à l’éloignement du lieu de travail.
Dans quels cas les frais de repas sont-ils pris en charge ?
Ces situations incluent notamment :
- Un déplacement professionnel, comme un chantier éloigné
- Une mission en extérieur nécessitant une présence continue
- Des horaires qui ne permettent pas de retourner chez soi à midi
À noter : les dépenses personnelles effectuées en dehors de ces critères ne sont pas reconnues comme des frais professionnels. Elles ne donnent donc pas lieu à une indemnisation par l’employeur ni à une déduction fiscale.
Quels dispositifs en 2025 ?
Les entreprises proposent différents moyens de couvrir ces frais de repas:
- Indemnisation directe : versement d’une somme forfaitaire.
- Tickets ou cartes restaurant : acceptés dans de nombreux établissements.
- Remboursement sur justificatifs : le salarié conserve et soumet la facture de son repas.
La digitalisation a simplifié cette gestion grâce à des plateformes automatisées de gestion des notes de frais comme Factorial. Une photo du justificatif suffit souvent à valider une dépense et à obtenir un remboursement rapide.
L’évolution du barème des frais de repas de 2022 à 2025
| Année | Prix du repas à domicile (€) | Prix limite de déduction (€) | Déduction maximale par jour (€) |
| 2022 | 4,95 | 19,10 | 14,15 |
| 2023 | 5,00 | 19,40 | 14,40 |
| 2024 | 5,00 | 19,40 | 14,40 |
| 2025 | 5,00 | 19,40 | 19,40 |
Comment calculer les frais de repas en 2025 ?
Pour calculer les frais de repas en 2025, il est essentiel de prendre en compte les éléments suivants :
- Frais engagés sur le lieu de travail : Le montant déductible est égal à la différence entre les dépenses réelles et la valeur forfaitaire d’un repas pris à domicile, fixée à 5,10 € en 2025. Ces dépenses doivent être justifiées par une facture et ne doivent pas dépasser 19,80 € par jour.Exemple : Un salarié passant 220 jours sur son lieu de travail sans pouvoir rentrer chez lui peut déduire : 5,10 € x 220 = 1 122 €.
- Pour les professionnels indépendants : La dépense devient excessive et non déductible si elle excède 19,80 €. Le montant maximum déductible est donc fixé à 19,80 € – 5,10 € = 14,70 €.Exemple 1 : Un professionnel engageant 30 € pour un repas peut déduire : 30 € – 14,70 € = 15,30 € de dépense personnelle non déductible.Exemple 2 : Pour une dépense de 12 €, la déduction sera de 12 € – 5,10 € = 6,90 €.
Ces règles permettent de mieux encadrer les déductions tout en encourageant une gestion rigoureuse des frais de repas.
Comprendre la déduction sur les frais de repas en 2025
Les frais de repas peuvent être déductibles sous certaines conditions :
- Pour les salariés : Si les frais dépassent les plafonds pris en charge par l’employeur, la partie excédentaire peut être déductible sous réserve de preuves.
- Pour les indépendants : Les frais sont déductibles tant qu’ils respectent les critères de nécessité professionnelle et ne sont pas excessifs.
L’imposition des avantages en nature en 2025
Les tickets restaurant et indemnités de repas constituent des avantages en nature qui peuvent être soumis à l’impôt. Toutefois, ces avantages restent exonérés dans la limite d’un plafond annuel.
En 2025, la fiscalité reste stable, mais l’administration impose une plus grande rigueur dans le respect des plafonds et dans la preuve des dépenses.
Quelle case sur le formulaire des impôts pour les frais de repas ?
Pour déclarer les frais de repas en 2025 :
- Salariés : Inscrivez le montant des frais excédentaires non remboursés par l’employeur dans la case consacrée aux frais réels.
- Indépendants : Les frais doivent être reportés dans les dépenses professionnelles déductibles.
Le recours aux frais réels impose une documentation précise et une gestion rigoureuse des justificatifs.
Conclusion
Les frais de repas en 2025 continuent d’évoluer pour s’adapter aux nouvelles réalités économiques et numériques. Une gestion efficace, accompagnée d’outils digitaux, permet aux entreprises et aux indépendants d’optimiser leurs dépenses tout en restant conformes aux obligations fiscales.
