Le décompte des congés payés obéit à des règles précises, mais entre jours ouvrables, jours ouvrés, temps partiel, jours fériés ou semaine de 4 jours, il est souvent difficile de savoir exactement combien de jours retirer au salarié. Pourtant, le calcul est strictement encadré par le Code du travail : point de départ du congé, jours à déduire, conversion ouvrables/ouvrés, situations particulières… rien n’est laissé au hasard.
Continuez à lire pour découvrir la méthode de calcul correcte, les bons réflexes à adopter et les erreurs courantes à éviter pour garantir un décompte conforme et éviter les litiges.
Congés payés : durée et fonctionnement
Selon les articles L1 à L8331-1 du code du travail, dès lors qu’un salarié a cumulé au moins 10 jours travaillés dans l’entreprise, il a droit à des congés payés.
2,5 jours ouvrables par mois, c’est la durée des congés payés. Ainsi, tout salarié ayant travaillé pendant 48 semaines dans la même entreprise peut bénéficier de la durée de congés payés maximale.
En principe, c’est l’employeur qui organise les congés payés au sein d’une entreprise, et cela, après avoir consulté des membres du personnel.
Les dates sont alors mises en place par l’employeur. Ce dernier décide du départ des salariés. Selon la loi, sauf en cas de situations exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ ne doivent plus être modifiés à moins d’un mois des dates prévues.
L’employeur peut aussi accorder des congés supplémentaires appelés jours de fractionnement dont les conditions sont précises.
D’ailleurs, il faut aussi tenir compte des types de contrat. Les congés payés en CDD peuvent avoir d’autres règles que pour un CDI ou un contrat d’apprentissage.
Quand commence le décompte des congés payés ?
Le décompte commence le premier jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’avait pas été en congé. Ce principe évite de retirer un jour qui ne fait pas partie de son cycle de travail. Un congé posé un vendredi soir ne déclenche donc pas la déduction du samedi si le salarié ne travaille jamais ce jour-là. Le calcul commencera le lundi. À l’inverse, si le samedi fait partie des jours ouvrables retenus dans l’entreprise, il entre dans le décompte même si le salarié ne travaille pas habituellement ce jour-là.
Cette logique s’applique aussi aux départs en milieu de semaine. Un salarié qui termine un mardi soir verra son congé débuter le mercredi uniquement si ce jour devait être travaillé. Le point de départ dépend toujours du calendrier réel de travail du salarié, pas de la date à laquelle il cesse effectivement son activité.
Comment sont décomptés les congés ?
Selon la loi du travail, les congés payés sont décomptés en jours ouvrables (la méthode la plus commune dans les entreprises). Certaines entreprises peuvent choisir de le faire en jours ouvrés, et dans ce cas, elles doivent s’assurer que le salarié n’est pas désavantagé.
Les jours ouvrés renvoient aux jours réellement travaillés : du lundi au vendredi pour la plupart (soit 25 jours de congés annuels).
En ce qui concerne les jours ouvrables, ils correspondent à 6 jours de la semaine, du lundi au samedi (soit 30 jours de congés payés par an). On ne compte pas le dimanche (jour de congé hebdomadaire) et les jours fériés.
BONUS : Vous pouvez profiter des avantages de l’automatisation du décompte des congés à l’aide de logiciels de gestion des ressources humaines.
Décompte des congés payés : les situations qui créent le plus d’erreurs
Le calcul se complique dès qu’un jour férié tombe pendant les congés. Tout dépend de la méthode retenue. En jours ouvrables, un férié chômé vient élargir la période d’absence puisqu’il ne peut pas être décompté. En jours ouvrés, il n’est pas retiré du compteur si le salarié ne travaille pas habituellement ce jour-là. La règle change si le férié n’est pas chômé dans l’entreprise, car il devient alors un jour retiré comme un autre. Cette distinction paraît subtile, mais c’est elle qui explique la plupart des écarts entre deux calculs.
Les jours de pont créent une autre source de confusion. Ils restent considérés comme des jours ouvrables, même si l’entreprise les ferme. Lorsqu’un salarié est en congé sur cette période, ils sont déduits du compteur comme n’importe quel autre jour de la semaine. Cette règle surprend souvent, car on pense spontanément que le pont suit un régime particulier, alors qu’il s’intègre totalement dans le décompte.
La veille de congé conduit également à des erreurs récurrentes. Un départ posé un vendredi soir n’entraîne pas la déduction du samedi en jours ouvrables dans la majorité des situations, car le premier jour de congé correspond au jour où le salarié aurait travaillé. Le décompte commence donc le lundi suivant si le salarié ne travaille jamais le samedi. Cette logique vaut également pour les retours anticipés ou les absences qui chevauchent un week-end.
Décompte des congés payés en jours ouvrables
Il est important de rappeler que 30 jours ouvrables comprennent 5 samedis. Ainsi, même si le salarié ne travaille jamais le samedi, ces 5 samedis sont considérés dans le décompte des jours de congés.
Dans certains secteurs, le salarié travaille et dans ce cas il s’agit d’un samedi jour ouvré.
À NOTER : En général, le calcul des congés payés se fait en jours ouvrables. Le calcul en jours ouvrés peut être toléré par la jurisprudence seulement lorsqu’il est favorable aux salariés. Pour un jour férié qui tombe un samedi, par exemple, le jour est perdu si le calcul se fait en jours ouvrés. Si, par contre, le calcul se fait en jours ouvrables, le salarié bénéficiera d’un jour de congé en plus.
Décompte des congés payés en jours ouvrés
Un salarié a une semaine de travail standard de 5 jours, du lundi au vendredi, et décide de prendre une semaine de congé. Le décompte des jours de congé se fait uniquement sur les jours ouvrés, soit cinq jours.
Si un week-end tombe pendant la semaine de congé (par exemple, samedi et dimanche), ces jours ne sont pas inclus dans le décompte des congés. Les jours fériés ne sont pas déduits s’ils tombent pendant la semaine de congé, à condition qu’ils ne soient pas un jour ouvré habituel.
Décompte des congés payés pour les temps partiel
Quel que soit leur temps de travail, les salariés à temps partiel peuvent bénéficier, eux aussi, de 30 jours ouvrables de congés annuels.
Les règles restent les mêmes qu’avec les salariés à temps plein concernant le calcul des indemnités de congés payés.
RAPPEL : Selon le Code du travail, les congés payés commencent « au premier jour ouvrable durant lequel le salarié aurait dû travailler ». Et il n’y a pas d’exception pour les salariés à temps partiel. Le décompte des congés payés est de 6 jours ouvrables pour chaque semaine de congé prise.
Qu’en est-il du décompte des congés payés sur une semaine de 4 jours ?
Un salarié qui travaille à temps plein, soit 35h sur 4 jours, a droit à 25 jours de congés comme son collègue qui travaille 35h mais sur 5 jours.
Le calcul des congés payés se base sur les jours et leur valorisation, pas sur le nombre d’heures. Chaque salarié a droit à trente jours ouvrables, soit cinq semaines, quel que soit son temps de travail. Ainsi, peu importe si vos employés travaillent du lundi au jeudi ou du lundi au samedi, une semaine de congé compte pour six jours.
La différence réside dans la valorisation des congés, où les salariés à temps partiel sont payés moins pendant leurs congés. Les méthodes de maintien de salaire ou du dixième sont utilisées pour cela.
La prise des congés est déterminée par l’employeur, non par les salariés. Pour les jours pris en milieu de semaine, le décompte varie selon les méthodes de calcul, mais une approche basée sur une moyenne par jour ouvrable est souvent utilisée, avec 151.67/26 heures déduites par jour de congé pour les salariés à temps complet.
Acquisition des congés payés
L’acquisition des congés payés repose sur une période de référence qui peut être fixée librement par accord collectif. Elle correspond souvent à une année glissante, mais n’a plus l’obligation de suivre l’ancien cycle du 1er juin au 31 mai. Chaque mois travaillé ouvre droit à 2,5 jours ouvrables, même si le salarié n’a pas effectué un mois complet, dès lors qu’il totalise dix jours de travail.
Les nouveaux salariés peuvent utiliser leurs congés dès qu’ils sont acquis, sans attendre la fin de la période. Un salarié embauché en septembre pourra donc poser des congés dès octobre si l’entreprise a ouvert sa période de prise. Ce fonctionnement évite les situations où un salarié doit attendre plusieurs mois pour prendre ses premiers jours.
Les droits continuent également de s’acquérir pendant certaines absences protégées, comme le congé maternité. Depuis 2023, les congés acquis avant un congé parental sont automatiquement reportés à la reprise, ce qui élimine le risque de perte de droits pendant cette période.
Décompte des congés payés et jours de repos
Le décompte en jours ouvrables s’appuie toujours sur une semaine de six jours, quels que soient les jours de repos réels du salarié. Un salarié disposant de deux jours de repos hebdomadaire voit donc six jours déduits pour une semaine entière d’absence. Ce principe évite d’ajuster le calcul en fonction des cycles individuels, même lorsque les horaires diffèrent d’un poste à l’autre.
Le congé n’est pas prolongé lorsque le dernier jour tombe un jour ouvrable que le salarié ne travaille jamais. La période s’arrête au dernier jour ouvrable compris dans son absence, sans ajouter de journée supplémentaire. Les jours de RTT suivent une logique distincte et n’interfèrent pas avec le décompte des congés, même lorsqu’ils sont accolés à une période plus longue.
FAQ sur le décompte des congés payés
Le congé payé peut-il être décompté en heure ?
La jurisprudence ne permet pas le décompte des congés payés en heures. Ils sont toujours décomptés en jour.
Est-il possible de prendre des congés par demi-journée ?
La prise de congés payés sur des demi-journées n’est pas prévue par la loi. Ceci étant, elle est possible si l’employeur et l’employé se mettent d’accord ou dans le cas d’une disposition conventionnelle.
À combien d’heures correspond un jour de congé payé ?
Les jours de congés ne sont pas comptés en heures mais bien en jour. Que vous travaillez 7h le lundi et le mardi puis 6h les mercredi, jeudi et vendredi, quel que soit le nombre d’heures effectué par jour, vous avez droit à 1 jour de congé.
Peut-on contester un décompte de congés si l’employeur se trompe ?
Un décompte peut être contesté si la méthode appliquée réduit le nombre de jours auxquels le salarié a droit. Les erreurs les plus fréquentes concernent la conversion entre jours ouvrables et jours ouvrés, le point de départ du congé ou la déduction d’un jour férié qui ne devait pas l’être. La première étape consiste à demander aux RH le détail du calcul. Si la rectification n’est pas accordée, le salarié peut saisir l’inspection du travail ou engager un recours prud’homal pour faire vérifier la conformité du décompte.
