Quelles sont les règles en vigueur concernant les congés d’été ? L’instauration des congés payés remonte à l’année 1936. Depuis, elle a évolué. À l’heure actuelle, chaque salarié a droit à cinq semaines de congés payés par an, acquises au titre de l’année de travail.
La loi ne spécifie pas de période obligatoire pour prendre ces congés. Cependant, une partie des congés, soit quatre semaines, doit être prise entre le 1er mai et le 31 octobre, ce qui inclut l’été.
Vous êtes responsable de la gestion des absences au sein de votre entreprise ? Alors poursuivez votre lecture, et ensemble, voyons les principales règles à appliquer pour les congés d’été.
Table des matières
Droits et obligations de l’employeur pour les congés d’été
L’employeur peut organiser les départs en congés en fonction des besoins de l’entreprise et en tenant compte des demandes des salariés. Toutefois, les dates doivent être fixées en concertation avec les salariés.
💡 BON À SAVOIR : Des accords collectifs ou conventions d’entreprise peuvent prévoir des règles spécifiques concernant la prise des congés, y compris une période obligatoire de prise de congés en été.
Le refus de congés
L’employeur peut refuser la demande de congé payé. C’est tout à fait légal, à la seule condition que le refus ne soit pas abusif (période de forte activité…).
Par contre, les congés ne peuvent pas être annulés. Si votre employé doit solder ses congés avant la fin août et que vous les refuser, ils doivent être reportés à plus tard ou autrement, payés.
Obligation de prendre des congés
L’employeur peut choisir de fermer son entreprise pendant quelques semaines en été. Dans ce cas, le salarié est donc obligé de prendre ses congés payés pendant cette fermeture annuelle. L’employeur a l’obligation d’en informer ses employés au plus tard 30 jours avant le début des congés payés.
Quelle est la durée minimale du congé d’été ?
Selon l’article L.3141-17 du Code du travail, la durée minimale du congé d’été est de 12 jours ouvrables consécutifs, soit 2 semaines (4 semaines maximum).
Ces congés doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre. L’employeur peut donc imposer au salarié de prendre au moins 2 semaines de vacances non fractionnées durant cette période.
Qui sont les salariés prioritaires pour les congés d’été?
Du point de vue légal, un employeur est tenu d’organiser l’ordre des départs en congés en considérant certains critères :
- Ancienneté du salarié,
- multi activités de l’employé auprès d’autres entreprises,
- situation familiale (en charge d’un enfant ou un adulte avec une autonomie réduite)
Contrairement à une idée reçue, l’employé avec des enfants en charge ne bénéficie pas d’un statut prioritaire pour poser ses congés vacances.
Mais dans la réalité, la compréhension et la bienveillance de l’employeur autorisent très souvent le salarié avec des impératifs familiaux à poser ses congés en fonction des vacances scolaires par exemple.
💡 BON À SAVOIR : Les salariés mariés ou pacsés qui travaillent dans la même entreprise peuvent prendre leurs congés en simultané.
Comment les congés payés sont-ils rémunérés ?
Tous les salariés profitent pendant leurs congés payés d’une indemnisation. Elle est calculée selon deux méthodes indiquées dans le code du travail. La première s’appelle la règle du 1/10 et la seconde « la méthode du maintien de salaire ».
Indemnisation des congés payée : la règle du 1/10
Le calcul de l’indemnité des congés payés selon la règle du 1/10 correspond à un dixième de la totalité des salaires bruts perçus par l’employé sur la période de référence.
Par exemple, s’il a perçu 22 000 € bruts, le montant des indemnités pour un mois de congé est de 2000 €. Les revenus qui sont pris en compte sont : le salaire brut, les majorations de salaire, la prime d’ancienneté, la prime d’expatriation et indemnités d’arrêt de travail.
Indemnisation des congés payés : la méthode du maintien de salaire
La méthode du maintien de salaire consiste à indemniser le salarié en se basant sur le calcul du revenu théorique s’il était présent au travail. Certains revenus sont exclus du calcul : frais professionnels, 13e mois, prime de bilan et prime de fin d’année.
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Modification des dates de congés
En circonstances normales, il est interdit de procéder à une modification des dates de congés à moins de 30 jours avant la date de départ. Cependant, la loi peut prévoir des circonstances exceptionnelles (comme c’était le cas avec la crise sanitaire du covid-19).
L’employeur a alors la possibilité de modifier les dates de congés plus tardivement, c’est-à-dire moins de 30 jours avant la date de congés prévue. Ces dispositions légales en matière de gestion des congés ont pour intérêt de défendre les intérêts économiques de l’entreprise fragilisée.
⚠️ Attention !
En tant qu’employeur, vous devez savoir que les circonstances exceptionnelles s’appliquent uniquement sur une modification des dates de congés. Elles ne concernent pas leur fixation.
Trois réflexes pour une bonne gestion des congés d’été
- Fixer des règles
Le premier réflexe est de mettre en place une politique de congés claire. Elle doit prendre en compte les contraintes de travail, les contraintes familiales, les contraintes personnelles et doivent être équitables afin d’être acceptées par la majorité des salariés. Déterminez les procédures pour faire une demande de congés et la manière dont elle est approuvée, le nombre de jours de congés maximum à poser pendant l’été… - Faire un bilan sur le solde des congés
Ensuite, pensez à dresser un bilan à propos des soldes de congés des salariés de votre entreprise. Par exemple, demandez à ceux qui ont beaucoup de jours de congé à les demander en début d’année. C’est une bonne façon d’améliorer votre visibilité sur la gestion des congés. - Mettre en place une permanence
Les vacances des employés entraînent inévitablement une baisse de l’activité de l’entreprise. Pour améliorer la gestion des congés, une bonne solution est de maintenir une permanence permettant de transmettre aux salariés les informations organisationnelles pour cette période. Par exemple, ils pourront avertir leurs partenaires professionnels de leur retour de vacances par message électronique.
Optimiser le planning des congés d’été avec un outil digital 💪
Afin de vous aider à plannifier les départs en congés de vos employés, la meilleure solution reste l’utilisation d’un logiciel adapté !
Factorial est un logiciel RH complet avec un module de gestion des congés et absences simple d’utilisation à la fois pour les gestionnaires et les collaborateurs. Votre logiciel de congés y est intégré.
D’abord, les collaborateurs peuvent facilement et à n’importe quel moment faire une demande de congés ou d’absence.
Ils le font depuis leur Desktop ou même leur smartphone en choisissant leurs dates et le type d’absence. C’est complètement personnalisable selon le besoin de votre entreprise.
À partir de là, la demande arrive au gestionnaire afin qu’il puisse soit approuver ou rejeter l’absence. Afin de faciliter l’organisation des absences, le gestionnaire et le collaborateur ont accès à une vision calendaire des futures absences et départs en congés des membres de l’équipe afin d’éviter que ces derniers se chevauchent.
Le logiciel offre aussi la possibilité au collaborateur de télécharger directement le justificatif d’absence dans le portail RH et le gestionnaire peut ensuite l’approuver ou le rejeter. Vous pouvez calculer les jours de fractionnement via des rapports qui demandent quelques ajustements manuels à la fin du cycle.
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Checklist pour bien planifier les congés estivales
| Bonnes pratiques pour gérer les congés d’été |
|---|
| 📜 Fixer des règles claires et équitables pour tous les salariés |
| 📅 Communiquer les dates de fermeture de l’entreprise au moins 30 jours à l’avance |
| 📈 Faire un bilan régulier des soldes de congés des employés |
| 📆 Encourager les employés à poser leurs congés en début d’année |
| 👨👩👧 Prendre en compte les contraintes familiales des employés |
| 🛠 Utiliser un logiciel RH pour la gestion des congés et absences |
| 🕒 Planifier une permanence pour maintenir l’activité pendant les vacances |
| 🔔 Informer rapidement les employés des décisions concernant leurs congés |
| 🚨 Prévoir des dispositions pour les circonstances exceptionnelles |
| 📋 Utiliser un calendrier partagé pour éviter les chevauchements de congés |
| 💬 Assurer une communication continue avec les employés sur les procédures de congés |
| 📱 Offrir la possibilité de soumettre les demandes de congés via une application mobile |
| 📊 Gérer les jours de fractionnement et les rapports de congés régulièrement |
| ⚖️ Respecter les obligations légales concernant les congés payés |
Une organisation optimisée du calendrier des congés d’été permet à l’entreprise de conserver un bon fonctionnement pendant la période des grandes vacances.
Aussi, assurez-vous toujours de bien respecter les règles légales. Et prenez soin du bonheur de vos employés et de l’activité économique de votre entreprise !
