Quels que soient la taille d’une entreprise ou son secteur d’activité, la communication interne joue un rôle importantissime. Certains services, comme le service paie, peuvent parfois rencontrer des difficultés à faire circuler l’information auprès des autres équipes.
Pourtant, la gestion de la paie est un élément clé pour la bonne organisation d’une entreprise.
Mais il arrive que le service de la paie soit isolé du reste des pôles de la société, ce qui représente une anomalie.
Dans cet article, nous vous donnons quelques pistes pour améliorer la communication entre le service paie et le reste de votre structure.
Table des matières
Le service paie : à quoi ça sert ?
Le service de la paie est le service chargé des paies au sein d’une entreprise.
En résumé, c’est celui qui s’occupe notamment de la rémunération de l’ensemble des salariés d’une société, ainsi que des prestataires externes.
Mais c’est également un pôle en charge des primes, congés, absences, embauches et ruptures de contrat, toujours dans un contexte financier.
Dans les plus petites structures, il arrive bien souvent que ce soit le service RH qui assume cette mission.
Aussi, le service de la paie doit et doit faire respecter les dispositions légales, réglementaires et les conventions collectives.
Ces tâches sont donc variées comme :
- Le calcul des paies et l’édition des bulletins de salaire ;
- La veille juridique et l’application du droit du travail pour éviter les risques de contentieux ;
- Le suivi des absences et des congés ;
- La gestion du budget de la formation professionnelle ;
- La gestion des arrêts maladie, des congés de maternité, des formalité d’embauche et de départ ;
- Le contrôle et le suivi des cotisations mensuelles, trimestrielles et annuelles.
Ainsi, le service de la paie occupe une place importante puisqu’il gère des données sensibles et s’assure que l’entreprise soit en conformité avec la législation..
Une bonne communication en entreprise, la clé du succès !
C’est un secret de polichinelle mais la communication interne occupe aujourd’hui une place prépondérante au sein des entreprises.
La bonne circulation des informations entre les services est un véritable moteur de productivité.
Surtout, une communication transparente, efficace et inter-services aide à fédérer les équipes et renforce la culture d’entreprise.
Parvenir à transmettre une information rapidement et efficacement, sans risque d’incompréhension entre les parties, est un enjeu essentiel.
Et cela s’applique à tous les pôles de l’entreprise.
La communication interne permet une meilleure compréhension entre les collaborateurs et leur donne le sentiment d’être considérés.
Ils sont tenus informés en temps réel et font partie intégrante de la vie de la structure.
Mais le plus important, c’est que la communication en entreprise est une arme de premier choix pour mieux coordonner les services et éviter les dysfonctionnements.
Plus vous communiquez, plus vous renforcer la collaboration entre les équipes.
Service paie et autres services : comment mieux communiquer ?
Pour renforcer la communication entre votre service de la paie et le reste de votre structure, il est possible d’appliquer quelques astuces et de mettre en place certaines actions.
Favoriser la communication inter-services
Dans certaines entreprises, les cloisons entre les différents services sont si évidentes qu’il est difficile de déployer une communication quelconque.
C’est le cas notamment dans les grandes structures et les grands groupes, où chaque équipe est quasiment une entité à part.
Cependant, il est primordial de favoriser la communication entre les services !
Communiquer plus, communiquer mieux et permettre les échanges entre les équipes de la paie et les autres pôles. L’ouverture du dialogue et la circulation des informations doit être une priorité.
Proposer une communication claire et précise
Pour qu’un message soit compris, il doit être compréhensible.
C’est pour cela qu’il est important de proposer une communication claire et précise, encore plus quand elle concerne des données aussi sensibles que celles de la paie.
L’objectif est d’éviter les quiproquos et de jouer la carte de la transparence, surtout quand cela concerne des infos à caractère juridique ou financier.
Être (toujours) à disposition
Pour qu’il y ait communication, il faut qu’il y ait possibilité d’échange. Ainsi, il est essentiel que le service paie soit à l’écoute des autres salariés.
Des questions, des remarques, des conseils… Sa porte doit toujours rester grande ouverte.
En effet, la pire erreur serait d’isoler les équipes de la paie du reste de la société, enfermées dans leur tour d’ivoire.
Ils doivent être facilement consultables pour répondre à toutes les interrogations des salariés.
Favoriser les échanges
La meilleure façon d’améliorer la communication entre le service paie et le reste de votre structure est de favoriser les échanges réguliers entre tous les collaborateurs.
Ainsi, il ne faut pas privilégier la communication descendante ou ascendante mais bien la communication horizontale.
Qui plus est, privilégiez la culture du feedback. Les remarques des uns et des autres peuvent rendre la communication interne bien meilleure.
Bien échanger, c’est important !
Hiérarchiser les informations
Traiter l’information, c’est tout un art ! Pour une meilleure communication du service de la paie, il est crucial de hiérarchiser les informations et de déterminer celles qui sont à transmettre impérativement et celles qui le sont moins.
Plusieurs critères sont donc à prendre en considération avant de communiquer une info : Est-elle importante ? Quel degré d’urgence ? Quel effet aura-t-elle sur les collaborateurs ? À qui s’adresse-t-elle ?
Pour éviter de perdre les autres salariés, le service paie doit sélectionner les informations avec minutie et les transmettre correctement.
Adapter la communication à l’entreprise
La communication à adopter dépend de la taille de votre structure mais également de son secteur d’activité et de son statut (grand groupe, startup, PME…).
Pour cela, il vous faudra adapter la communication en fonction de la nature de votre entreprise.
Pour mieux communiquer avec le reste de la société, le service paie doit donc mettre en place une véritable stratégie de communication.
Le but est de retenir l’attention des salariés et d’assurer la bonne transmission et compréhension des informations divulguées.
Utiliser les nouvelles technologies
Aujourd’hui, il existe un grand choix d’applications et de logiciels qui favorisent la communication et les interactions au sein des équipes.
On pense notamment aux nombreux outils collaboratifs qui pullulent sur le marché et qui ont envahi le monde professionnel.
Il est donc inévitable de faire appel aux nouvelles technologies. Messagerie instantanée, visioconférence, service de mailing ou encore partage de documents, ces outils digitaux permettent une communication plus efficace, plus rapide et surtout en temps réel.
Organiser des réunions régulières
Comme nous l’expliquions plus haut, il est capital de favoriser les échanges.
Dans cette optique, le service de la paie peut soigner sa communication en organisant régulièrement des réunions et des points avec les autres équipes.
Bien évidemment, il faudra privilégier des entretiens courts, à plusieurs ou en tête-à-tête lorsqu’il s’agira d’expliquer de nouveaux process ou simplement répondre à certaines interrogations.
L’objectif ici est d’encourager les interactions et de transmettre les informations importantes de manière vivante et concrète.
Le logiciel SIRH : le meilleur outil de communication !
On le sait, la communication entre les services peut être compliquée, à plus forte raison lorsqu’elle concerne des informations de type juridique, contractuelle ou financière.
Mais il existe une solution idéale pour renforcer la communication entre le service de la paie et les autres pôles de votre entreprise : le logiciel SIRH !
Factorial a notamment mis en place un outil qui vous permet de simplifier la gestion de la paie.
Ce logiciel facilite la communication entre les services et même l’organisation générale de votre structure.
Au sein d’un seul et même outil, les collaborateurs peuvent échanger des documents et des informations en quelques clics.
Et grâce à l’automatisation des process, plus besoin d’être un expert financier pour maîtriser les subtilités de la paie en entreprise.
