La gestion des documents se transforme dans les entreprises avec l’arrivée du télétravail, et l’un des départements qui remarque le plus ce changement est celui des Ressources Humaines.
Pourquoi les ressources humaines le remarquent plus que dans d’autres départements ? Parce que c’est une source de paperasse sans fin. Dans le département des ressources humaines, il y a les curriculum vitae, les informations de chacun des employés, les évaluations de performance, les rapports, la paie … et ce n’est que le début.
Aujourd’hui, la gestion des documents dans les ressources humaines est assez numérisée, mais il existe encore de nombreux documents papier. De plus, si les employés de l’entreprise ne sont pas là à cause du télétravail, il est clair que vous devez pouvoir faire pratiquement tout en ligne.
Si vous êtes responsable d’un service des ressources humaines, vous vous demandez peut-être comment optimiser la gestion des documents lorsque le télétravail prévaut. Continuez à lire et vous trouverez la réponse !
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents est un processus stratégique visant à organiser, stocker, traiter et contrôler l’accès à l’ensemble des documents au sein d’une organisation. Elle englobe la création, la capture, la classification, la diffusion, le stockage, la récupération, la mise à jour, la conservation et, éventuellement, la destruction sécurisée des documents, qu’ils soient sous forme physique ou numérique.
Les objectifs principaux de la gestion des documents sont d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de faciliter la prise de décision, de garantir la conformité aux réglementations, et de renforcer la sécurité de l’information. Ce processus est essentiel pour assurer une gestion transparente et cohérente de l’information au sein d’une entreprise, quel que soit le secteur d’activité.
Les systèmes modernes de gestion des documents impliquent souvent l’utilisation de logiciels spécialisés, de solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM), et d’outils de gestion électronique de documents (GED). Ces technologies facilitent la création d’une infrastructure documentaire centralisée, permettant un accès rapide et sécurisé à l’information tout en garantissant sa pérennité. En outre, la gestion des documents est devenue particulièrement cruciale dans le contexte du travail à distance, où la collaboration en ligne et la sécurité des données revêtent une importance accrue.
Les problèmes de gestion des documents RH en télétravail
Aujourd’hui, bien que la gestion des documents dans le domaine des ressources humaines ait largement évolué vers la numérisation, de nombreux documents papier persistent encore.
La dépendance excessive au papier dans les entreprises présente les problèmes suivants :
Le télétravail rend impossible la gestion des documents avec des fichiers physiques
Dans la situation actuelle, de nombreux employés travaillent à domicile. S’ils ont besoin de vous pour un document, ils ne peuvent pas se rendre à votre bureau pour le demander. La même chose se produit si le département des ressources humaines a besoin de quelque chose.
Il est très courant que les ressources humaines demandent au personnel de signer des documents tels que des contrats, des démissions volontaires ou des licenciements, entre autres. Cela peut être fait lorsque la signature numérique est en place lors du télétravail.
Diminution de la productivité et perte de temps
Avoir de grandes quantités de documents papier est un ennemi de la productivité pour deux raisons :
- Cela prend trop d’espace de stockage, et bon nombre de ces documents ne sont pas utiles, soit parce qu’ils sont trop anciens, soit parce qu’ils sont des doublons.
- Plus il y a de papiers , plus il est difficile de trouver quoi que ce soit et plus on passe de temps à chercher .
En bref, l’absence de papier améliore la productivité, car il est plus facile de créer ou de rechercher au format numérique. Par conséquent, le temps gagné permet de faire avancer le travail.
Cependant, tous les formats numériques ne permettent pas toujours d’économiser du temps de recherche.
Si Microsoft Office est installé sur votre ordinateur, vous créerez et stockerez sûrement de nombreux fichiers chaque jour dans Word et Excel. Vous devez nommer et stocker tous les fichiers dans l’ordre afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous en avez besoin.
Si vous aviez l’habitude d’avoir beaucoup de papiers, vous avez sûrement aussi beaucoup de dossiers et de fichiers. Ici, nous insistons. Soyez prudent avec votre « rangement électronique », car lorsqu’il y a beaucoup de fichiers sur un ordinateur, vous pouvez oublier le nom que vous leur avez donné et la recherche est alors compliquée.
La même chose se produit lorsque les fichiers sont stockés dans le cloud (OneDrive, Google Drive ou Dropbox).
Dommages à l’environnement
Tout le papier utilisé est jeté. Moins vous dépensez de papier, moins d’arbres seront abattus. Il n’y a pas si longtemps, cela n’avait pas d’importance, mais maintenant la responsabilité sociale est prise en considération dans de nombreuses entreprises. Aussi, cela nous ramène à une analyse de l’impact que les entreprises ont sur leur environnement.
À la fois pour réduire la quantité de papier et pour échanger efficacement des informations et de la documentation entre le service des ressources humaines et le reste du personnel, la meilleure solution est un logiciel de gestion des ressources humaines qui offre les options dont vous avez besoin.
Le choix du bon logiciel nécessite l’analyse suivante du service des ressources humaines :
- # 1 – Tout d’abord, il s’agit de savoir ce que nous voulons que le logiciel fasse pour nous.
- # 2 – Une fois cela fait, vous devez connaître les possibilités offertes par le marché et comparer les fonctions et les prix.
L’utilisation d’un logiciel spécifique est l’option qui vous permet d’optimiser le temps de travail. Toutes vos données sont accessibles à partir du logiciel lui-même sans se perdre dans des milliers de fichiers et de courriels. Vous avez tout au même endroit.
Comment optimiser la gestion des documents pendant le télétravail ?
Le logiciel que nous proposons chez Factorial est entièrement adapté aux fonctions des services des ressources humaines. De plus, ces derniers temps, nous avons fait quelques adaptations, car depuis que le confinement a été établi, le département des ressources humaines a plus de fonctions et de tâches à prendre en charge.
Par exemple, maintenant qu’il y a un nombre important de personnes qui font du télétravail, vous pouvez publier à travers notre plateforme des guides de télétravail. Quiconque a besoin de les voir ouvre simplement le logiciel et y accède. Il est beaucoup plus facile d’y publier des documents qui seront accessibles pour tout le monde que d’envoyer des e-mails individuels.
Notre logiciel est également adapté afin d’offrir à chaque employé la possibilité d’accéder à des documents spécifiques, qui le concernent. Par exemple, les pièces justificatives pour le déplacement vers le lieu de travail.
Aussi, vous avez la possibilité d’envoyer des documents en masse pour que les employés puissent les signer par signature électronique !
Le télétravail sert-il à améliorer la gestion des documents ?
Sans aucun doute, la gestion documentaire au sein du département des ressources humaines évolue à grands pas.
En raison de l’arrivée du télétravail, il n’y a pas d’autre choix que de travailler avec des documents au format numérique et de dire adieu au papier. Cela nous conduit à un modèle de gestion de documents plus simple, plus rapide, plus efficace et respectueux de l’environnement.
La situation que l’on vit en ce moment est difficile cependant il est important d’y voir des opportunités afin d’apprendre et d’évoluer !
