Pour les responsables RH, la confidentialité au travail est une chose qui doit toujours être « au premier plan » pour assurer la pérennité de l’entreprise et garder la confiance des employés.
Passons en revue quelques point et règles concernant la confidantialité sur le lieu de travail .
SOMMAIRE
- Que signifie la confidentialité au travail ?
- Comment préserver la confidentialité en tant que professionnel des RH ?
- Traiter des données pour assurer la confidentialité au travail
- ✅ Assurer la confidentialité au travail avec la signature électronique
Que signifie la confidentialité au travail ?
Vous devez vous assurer que toutes les informations qui sont entre vos mains ne soient pas divulguées et respecter les différentes lois de protection des données.
Certaines amendes de la GDPR peuvent aller jusqu’à 100,00 euros et, en tant que responsable des ressources humaines, tout est entre vos mains.
Une entreprise entière pourrait fermer à cause d’une petite erreur.
Cela étant dit, vous devez conserver certaines informations sur tous vos employés, et des règles sont en place sur la manière dont vous devez garder ces informations confidentielles.
Ces règles sont réglementées par les institutions correspondantes dans chaque pays, et il est très important que vous les passiez en revue avant même de recueillir des informations.
Vous êtes en charge de conserver des informations sensibles sur les employés et les questions de gestion. Vous devez également protéger les informations en vertu des lois qui régissent la confidentialité.
Ne pas garder certaines informations confidentielles peut entraîner des poursuites judiciaires, des vols d’identité et d’autres problèmes graves. Cela peut également nuire à la crédibilité et à l’intégrité du département des ressources humaines.
En matière de ressources humaines, il existe trois domaines généraux où la confidentialité est indispensable :
Informations relatives à l’employé et au candidat
Les informations sur les employés comprennent les dossiers des employés, les dossiers de licenciement, les dossiers d’absence, les données sur la rémunération, les évaluations de rendement, les documents d’embauche, etc.
Tout ce qui est spécifique à un employé et qui n’a pas besoin d’être connu, sauf par ceux qui ont un « besoin légitime de savoir », ne doit pas être partagé.
Vous ne pouvez pas conserver des informations sur l’orientation sexuelle, la religion ou l’affiliation politique. De même, soyez très prudent dans ce que vous faites des informations relatives au recrutement, y compris les CV.
Vous ne pouvez pas conserver éternellement un CV sans autorisation explicite.
Questions juridiques et données sensibles
Le personnel des RH a accès à diverses données juridiques et sensibles.
Il peut s’agir d’enquêtes internes concernant des plaintes sur le lieu de travail, des problèmes de conduite ou de discipline, des tests de dépistage de drogues, des problèmes médicaux des employés, des inscriptions aux prestations, etc.
Ce type d’informations doit toujours rester confidentiel. Soyez très prudent en ce qui concerne les questions médicales, car la réglementation de ce que vous pouvez et devez savoir dépend des législations en vigueur dans votre pays.
Décisions et actions stratégiques
Les RH peuvent être activement impliquées dans les discussions de la direction générale concernant les licenciements, les expansions et les restructurations d’entreprises.
Les RH peuvent également participer aux discussions de la direction concernant les stratégies commerciales futures, les informations exclusives sur la main-d’œuvre et d’autres processus susceptibles d’affecter le lieu de travail.
Toutes ces informations doivent être considérées comme confidentielles.
Comment préserver la confidentialité au travail en tant que professionnel RH ?
En tant qu’employeur, vous détenez des données personnelles sur vos employés, et probablement certaines données sensibles, sur vos employés.
Même si vous ne les avez pas saisies sur un système informatique, les règles gouvernementales vous seront applicables.
Être propriétaire de données personnelles ou sensibles signifie que vous êtes un contrôleur de données, qui détermine la manière dont les données personnelles seront traitées et utilisées, ou un responsable du traitement des données, qui obtient, enregistre ou détient des informations ou des données ou effectue toute opération sur ces données, y compris leur ajout à un fichier.
Pour être sûr d’être un professionnel des ressources humaines digne de confiance, vous devez :
- Instaurer une culture de la confidentialité… et veiller à ce que tout le monde la respecte. Si vous voyez quelqu’un, y compris des cadres, discuter ou bavarder avec les informations personnelles d’un autre employé, arrêtez immédiatement et faites en sorte que cela ne se reproduise plus.
- Obtenir l’autorisation explicite des employés et des contractants pour le traitement de leurs données. La manière la plus simple de procéder est d’inclure une clause dans le contrat de travail ou le contrat de service. Veillez à ce qu’aucune partie non autorisée, par exemple les partenaires commerciaux, n’ait accès aux données. Si une tierce partie traite des données, vous devez ajouter une clause à cet effet et vous assurer qu’elle respecte les lois en vigueur.
- Suivre les mandats d’information correspondants et les conseils sur la durée de conservation des dossiers des employés et d’entretien des candidats.
- Veiller à ce que les responsables conservent les données personnelles, y compris les notes des entretiens individuels, dans un endroit sûr et qu’ils ne stockent pas d’informations personnelles inutiles.
- Conserver les données électroniques dans des fichiers et dossiers protégés par un mot de passe ou dans un logiciel « in-the-cloud » qui crypte toutes les données pour votre tranquillité d’esprit.
La plupart de ces problèmes peuvent être résolus à l’aide de logiciels RH « in-the-cloud », les solutions sont donc à portée de main.
Si votre entreprise a la possibilité de passer à un mode de traitement des informations aussi sûr, vous pouvez être sûr de vous éviter quelques maux de tête.
Traiter des données pour assurer la confidentialité au travail
Les personnes chargées de responsabilités en matière de ressources humaines se voient confier de nombreuses responsabilités morales, éthiques et juridiques.
Les violations de la confidentialité peuvent avoir un impact énorme sur la confiance du département des ressources humaines et éventuellement sur l’entreprise dans son ensemble.
Il est important que les personnes déléguées aux RH maintiennent le niveau de confidentialité nécessaire et qu’elles le fassent pour le bien commun de leurs employés et de leur entreprise.
Nous savons que lorsque les RH font bien leur travail, personne ne reçoit de simples félicitations, mais lorsqu’elles ont un petit contretemps, cela peut signifier de gros ennuis pour tout le monde.
C’est pourquoi il est important que vous effectuiez ce genre de processus aussi correctement que possible, afin de pouvoir vous concentrer sur vos autres tâches.
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