Le code employeur est une mention qui, bien que discrète, joue un rôle crucial sur les feuilles de paie en France. Que vous soyez employeur-euse ou salarié-e, comprendre ce code et sa fonction peut vous éclairer sur de nombreux aspects administratifs de votre environnement professionnel. Dans cet article, nous allons démystifier ce concept, en expliquant l’importance du code employeur sur la fiche de paie et en détaillant son utilisation.
Sommaire :
- Qu’est-ce que le code employeur ?
- Le rôle et l’utilité du code employeur sur la fiche de paie
- Les implications légales et réglementaires du code APE sur la fiche de paie
- Où se trouve le code employeur sur la fiche de paie ?
- Peut-on changer le code entreprise sur la fiche de paie ?
- Les autres mentions obligatoires de la fiche de paie
- Code employeur et fiche de paie simplifiée
- Le code employeur au-delà de la fiche de paie
- À retenir
- Logiciel de gestion RH ✅
Qu’est-ce que le code employeur ?
Le code employeur, aussi connu sous le nom de code APE (Activité Principale Exercée) ou code NAF (Nomenclature d’Activités Française), est attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation d’une entreprise. Ce code est composé de quatre chiffres suivis d’une lettre et il permet d’identifier la branche d’activité principale de l’entreprise. C’est une sorte de carte d’identité économique qui aide divers organismes et administrations à mieux comprendre la nature de votre activité.
Le code entier donne ainsi une information très exhaustive quant à l’activité principale, basée sur 732 codes APE possibles. Aujourd’hui, il existe :
- 88 divisions ;
- 272 groupes ;
- 615 classes ;
- 732 sous-classes.
Toutes les entreprises doivent avoir un code dès qu’elles exercent une activité économique :
- Les entreprises individuelles (y compris celles en régime simplifié de microentreprise) ;
- Les sociétés unipersonnelles (EURL, SASU) ;
- Les sociétés pluripersonnelles (SARL, SAS, SA) ;
- Les sociétés d’exercice libéral ;
- Les ociétés civiles.
- Les autres organismes employeurs (fondations, associations).
Le rôle et l’utilité du code employeur sur la fiche de paie
Le code employeur sur la fiche de paie n’est pas là pour faire joli ! Il a plusieurs fonctions pratiques et réglementaires :
- Il permet une identification précise : le code APE confirme la branche d’activité principale de l’entreprise.
- Il autorise un usage statistique : Les autorités utilisent ces codes pour classer et étudier les secteurs économiques.
- C’est une base pour l’application de réglementations spécifiques : Ce code peut influencer des décisions en matière fiscale, d’assurance et même administrative, facilitant ainsi le respect des obligations légales et sectorielles.
Ainsi, il donne des indications sur la convention collective applicable dans l’entreprise, puisque celle-ci dépend du domaine d’activité de l’entreprise.
Les implications légales et réglementaires du code APE sur la fiche de paie
L’indication du code employeur est obligatoire sur toutes les fiches de paie. Elle fait partie des mentions obligatoires à apposer pour éviter toute erreur dans la feuille de paie !
Cette mention, bien que principalement informative, est essentielle car elle oriente l’application des conventions collectives et peut servir de référence lors de vérifications ou d’inspections. En effet, chaque secteur d’activité peut être soumis à des réglementations spécifiques, et le code APE est un moyen rapide de déterminer l’applicabilité de ces règles.
Où se trouve le code employeur sur la fiche de paie ?
Pour les non-initié·e·s, trouver ce code peut ressembler à chercher une aiguille dans une botte de foin. Rassurez-vous, c’est assez simple : le code employeur est généralement situé en haut de la fiche de paie, juste sous l’identité de l’employeur. Il est souvent listé à côté de la raison sociale, de l’adresse de l’établissement et du numéro de SIRET.
Ce code est également indiqué dans différents documents de l’entreprise, lors des émissions de factures, par exemple.
Il est important de noter que si vous ne savez pas où trouver le code de votre entreprise, vous avez la possibilité d’effectuer une recherche manuelle sur le site de l’INSEE. Vous pouvez vous rendre dans la section des nomenclatures et choisir la NAF. Une autre option consiste à demander un avis de situation en ligne en fournissant votre numéro SIRET.
Peut-on changer le code entreprise sur la fiche de paie ?
Chaque organisation est associée à un unique code APE, même dans les cas où plusieurs activités diverses sont exercées. Le choix de ce code repose principalement sur l’activité qui domine soit en termes de chiffre d’affaires soit en ce qui concerne la majorité des employés. Ces critères sont aussi pris en compte pour établir quelle Convention Collective est applicable quand l’entreprise engage dans diverses activités.
Normalement, une fois attribué, le code APE reste le même tout au long de la vie de l’entreprise. Toutefois, si l’activité principale évolue ou si une erreur a été commise lors de l’attribution initiale, il est possible de solliciter une révision du code. Cette modification doit être demandée soit auprès de l’INSEE, soit via votre Centre des Formalités des Entreprises.
En pratique, cela signifie que, peu importe le nombre d’établissements que possède l’entreprise, un seul code d’entreprise devrait apparaître sur toutes les fiches de paie.
Les autres mentions obligatoires de la fiche de paie
Au-delà du code NAF de l’entreprise, d’autres mentions sont obligatoires sur la fiche de paie. parmi elles :
- Le nom et l’emploi du salarié ;
- Le nombre d’heures effectués par l’employé ;
- La convention collective applicable au salarié ;
- Le nombre de jours de congés payés pris et restants ;
- Les cotisations sociales et leur montant ;
- Les sommes relatives à l’impôt sur le revenu ;
- Le montant brut et net de la rémunération du salarié ;
Code employeur et fiche de paie simplifiée
Le bulletin de paie simplifié, en vigueur depuis 2018, doit aussi mentionner le code employeur de l’entreprise. Le modèle de bulletin de salaire 2024, simplifié ou clarifié, est différent de celui de 2023.
Présenté sous forme de tableau, ce modèle figure à l’article 1 de l’arrêté du 25 février 2016 modifié en dernier lieu par l’arrêté du 31 janvier 2023 publié au JO le 7 février 2023.
Mais quel que soit le modèle utilisé, le code APE doit toujours être mentionné car il permet d’identifier l’entreprise !
Le code employeur au-delà de la fiche de paie
Bien que son utilité principale réside dans la fiche de paie, le code employeur a aussi d’autres applications :
- Les économistes et les planificateurs urbains utilisent les données agrégées des codes APE pour identifier les tendances de croissance des secteurs et planifier le développement économique régional.
- Les professionnels des RH peuvent utiliser le code APE pour comprendre les normes et les pratiques de l’industrie, assurant ainsi que les politiques de l’entreprise restent compétitives et conformes.
À retenir
Que vous soyez à la tête d’une entreprise ou membre de son personnel, comprendre la signification et les implications du code employeur sur la fiche de paie n’est pas seulement utile, c’est indispensable.
Le code APE ou NAF, bien qu’apparemment juste une série de chiffres et une lettre, sert de boussole pour naviguer dans les complexités des réglementations sectorielles et des conventions collectives. C’est un outil qui, en définissant clairement l’activité principale de l’entreprise, aide également à assurer que les droits et les obligations de chacun-e sont respectés et bien compris.
Alors, gardez bien à l’esprit l’importance de ce code non seulement sur les fiches de paie mais aussi dans les divers documents administratifs de l’entreprise. Et si jamais vous vous retrouvez perdu-e ou si une erreur se présente, n’hésitez pas à consulter les ressources disponibles ou à solliciter un changement auprès des instances compétentes. Car, après tout, une bonne gestion commence toujours par une bonne information !
