Bien choisir son logiciel RH est déterminant pour réussir son déploiement, favoriser les usages et donc fiabiliser les données RH. Le ROI d’un logiciel RH dépend de son utilisation par les équipes chargées de la production et de l’exploitation des données issues du Système d’Information.
Aussi, il est très important de bien spécifier les besoins afin de trouver des fonctionnalités adaptées au fonctionnement et aux enjeux de l’entreprise. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment repérer les critères clés pour bien choisir et les invariants selon les secteurs d’activité.
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Les étapes à suivre pour choisir son logiciel RH
Force est de constater que les solutions logicielles de digitalisation RH ne manquent pas. Le risque est de se perdre entre toutes les offres du marché !
Pensez notamment à rédiger un cahier des charges SIRH. Car le meilleur logiciel RH est celui qui est le plus adapté à vos besoins. Avant de vous expliquer quels sont les critères à évaluer, voici les étapes à suivre pour choisir avec méthode.
Étape 1 : Lancer un groupe projet SIRH
Pour spécifier les besoins des utilisateurs du logiciel RH, prenez soin d’associer les key user et les producteurs de données RH. Par exemple, les prestataires comptables ou gestionnaires de paie qui devront s’interfacer avec l’outil.
Si vous avez un service informatique, c’est le moment d’associer la DSI qui aura la charge de traduire les spécifications fonctionnelles en spécifications techniques.
Pour choisir un logiciel de gestion du personnel en PME, pensez à associer les collaborateurs qui ont un rôle RH, par exemple le DAF.
Étape 2 : Clarifiez les objectifs du projet de digitalisation RH
Cela implique d’avoir une vision claire des processus RH les plus chronophages qui nécessitent d’être automatisés et digitalisés.
Clarifiez quels sont les bénéfices attendus du logiciel : fiabiliser les indicateurs RH, gagner du temps, mieux piloter les ressources humaines, repérer les talents, consolider les processus internes…
Il est important de prendre en compte l’évolution des besoins dans le temps en fonction des prévisions de développement de l’entreprise.
Si vous optez pour une solution restreinte alors que vous avez de fortes ambitions de croissance, votre logiciel de gestion des ressources humaines sera vite obsolète.
L’idéal est de choisir une solution intégrée, modulable et évolutive.
Étape 3 : Spécifier les fonctionnalités du logiciel RH
Un SIRH est un logiciel modulable qui permet de couvrir différents besoins liés à la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Il peut être composé de différentes briques logicielles ou fonctionnalités. Vous devrez donc spécifier les fonctionnalités attendues selon les processus RH à digitaliser.
Le logiciel de planning ou GTA
Cette fonctionnalité permet de gérer le temps d’activité des salariés, et organiser les plannings. Certains SIRH offrent des fonctionnalités de suivi des temps par projet ou par activités (GTA). Cette brique peut se combiner avec un outil de gestion des congés.
La gestion de la paie
Le logiciel de paie permet de calculer directement les rémunérations des collaborateurs. Il peut être relié à un système de gestion des notes de frais. Il permet de fiabiliser la gestion des salaires..
Le logiciel recrutement
Cette brique logicielle facilite la multidiffusion des offres d’emploi, la gestion et le tri des CV. Il existe des logiciels ATS spécifiques ou des logiciels RH qui intègrent la partie recrutement. Dans le SIRH, ces solutions peuvent être intégrées avec des outils de gestion de l’intégration des collaborateurs.
Les systèmes de gestion des compétences
Les logiciels de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences s’appuient sur un tableau de bord qui permet de visualiser les indicateurs RH et mieux piloter les ressources humaines.
Ces solutions s’interfacent généralement avec des outils de gestion des entretiens d’évaluation de développement, qui permettent de collecter et suivre les données sur les performances et les compétences des salariés.
Les autres briques logicielles RH
Vous pourrez aussi intégrer d’autres fonctionnalités, comme
- les outils pour organiser la digitalisation de la formation ;
- les outils de suivi de la QVT ;
- les outils de dématérialisation des dossiers du personnel ;
- les systèmes de gestion des signatures en ligne.
Bref, les possibilités sont larges ! Attention: votre digitalisation RH n’est pas l’occasion de faire une liste au Père Noel… vous risquez de vous suréquiper.
Étape 4 : Listez vos contraintes et points de vigilance
Maintenant que vous connaissez vos besoins, pensez à lister vos contraintes. Elles peuvent être techniques, mais aussi organisationnelles et réglementaires.
Par exemple, si vous projetez de vous développer à l’international, le logiciel devra assurer la conformité des données RH selon les règles applicables.
Une partie de vos processus de gestion des Ressources Humaines sont externalisés ? Prenez en compte la possibilité de gérer des droits d’accès pour des collaborateurs externes.
Les contraintes techniques sont aussi liées à l’interopérabilité des systèmes, c’est pourquoi vous devez vérifier comment le logiciel RH va s’intégrer avec vos autres outils.
Étape 5 : Identifier les interfaces avec les autres systèmes RH
Si vous devez choisir un logiciel qui se concentre sur un seul processus RH, soyez vigilant aux intégrations possibles avec votre SIRH.
Certaines solutions logicielles de gestion des ressources humaines proposent une interface de programmation d’application (API). Elle permet de programmer les connexions reliant différents systèmes.
Dans ce cas, les données RH doivent être homogènes pour faire dialoguer les différents systèmes d’information (données de référence).
Étape 6 : Choisir entre un logiciel RH Saas ou SIRH sous licence
Les logiciels Saas «Software as a Service » sont des solutions applicatives hébergées sur le Cloud et exploitées par un fournisseur de service. Ce qui vous permet de ne pas vous préoccuper de la maintenance.
Les SIRH sous licence, ou logiciels RH on-premise, sont hébergés sur votre serveur interne. Ce qui vous offre une plus grande maîtrise des données sur les collaborateurs, mais aussi plus de suivi et de coûts de maintenance.
Ces solutions sont réservées aux entreprises qui ont de solides ressources internes pour gérer les systèmes informatiques (DSI ou responsables informatiques). Les solutions logicielles cloud permettent de mieux anticiper et maîtriser les coûts de digitalisation des processus RH.
L’abonnement mensuel ou annuel intègre l’ensemble des frais du logiciel pensé comme un service global. Ces nouveaux modèles économiques permettent aux plus petites structures de se doter d’un logiciel RH pour PME. De plus, les données personnelles des collaborateurs sont protégées par des systèmes de cryptage puissants.
Étape 7 : Comparer les offres logicielles des HR tech
Ce n’est qu’une fois que vous serez au clair sur vos besoins fonctionnels et le mode d’exploitation du logiciel, que vous pourrez arbitrer entre différents critères.
Pour cela, dotez-vous d’une grille d’analyse très cadrée, comme celle proposée juste en dessous. Pensez aussi à demander des démos pour vous faire une idée plus précise du fonctionnement de l’outil.
10 critères pour bien choisir son logiciel RH
Pour objectiver votre choix, suivez cette check-list :
- Ergonomie et intuitivité de l’interface. Le personnel RH pourra-t-il facilement se connecter au logiciel RH et gérer les données ?
- Couverture fonctionnelle. La solution couvre-t-elle tous les processus RH que je souhaite digitaliser ?
- Mode d’hébergement et de maintenance. La solution sera-t-elle hébergée sur le cloud ou sur mon serveur interne ? Ai-je les ressources internes pour gérer l’acquisition et le suivi d’une solution non-premise ?
- Sécurité des données RH. Quels sont les systèmes de cryptage et les garanties proposées par l’éditeur ? Où sont hébergées les données collaborateurs ?
- Évolutivité. Est-il possible d’activer de nouvelles fonctionnalités selon l’évolution de mes besoins ?
- Intégrations et compatibilités des systèmes. Comment va s’interfacer le logiciel RH avec les autres systèmes ?
- Qualité de l’assistance technique. Quelle est la réactivité du service support, quelles sont les modalités proposées (hot-line, interlocuteur dédié, messagerie, etc.) ?
- Formation des utilisateurs. Comment seront formés mes collaborateurs ?
- Localisation et conformité légale. Le logiciel RH me permet t-il d’assurer la conformité de mes données RH au vu des règles applicables sur les périmètres de l’entreprise ? Si j’ai des effectifs à l’étranger, le logiciel RH est-il compatible avec les réglementations locales ?
- Tarification. Quel est le coût total du logiciel RH en incluant les frais d’installation, de maintenance et de formation des utilisateurs ? La solution me permet-elle de piloter et anticiper mon budget ?
Nos conseils bonus pour bien choisir un logiciel RH selon votre activité
Vous voici désormais bien équipé en matière de méthode ! Avant de démarrer votre comparatif des meilleurs logiciels RH, permettez-nous de vous donner ces derniers conseils pour spécifier vos besoins selon votre secteur d’activité.
Les fondamentaux d’un logiciel RH pour PME
Le logiciel RH d’une PME n’a pas besoin d’intégrer des fonctionnalités telles que la gestion des recrutements ou de la formation.
Concentrez-vous sur des applicatifs de base qui permettent le suivi des plannings, la gestion de la paie, la dématérialisation des dossiers du personnel. Pensez aussi à vous doter de systèmes de gestion des signatures en ligne si vos employés sont en télétravail.
Le logiciel RH en TPE et start-up
Pour maîtriser vos coûts, optez pour une solution Saas hébergée sur le cloud. Cela vous permettra d’éviter les frais cachés et de mieux piloter votre budget.
En revanche, prenez soin de choisir un logiciel RH évolutif qui pourra suivre votre croissance, surtout si vous êtes une start-up.
Le SIRH en collectivité ou dans la fonction publique
Les critères pour bien choisir un logiciel RH en collectivité territoriale ou dans l’administration sont spécifiques. Parmi eux :
- Prendre en compte les spécificités de la paie relative à la fonction publique ;
- Gérer de manière automatique les avancements de carrière liés aux grilles indiciaires ;
- Gérer des contrats spécifiques (titulaires, contractuels, etc.) ;
- Apporter des garanties sur la qualité et la fiabilité à long terme du support technique compte tenu de la durée des marchés publics ;
- Proposer une formation de qualité aux utilisateurs pour accompagner la modernisation des pratiques dans le secteur public.
➡️ A lire : Logiciel rh pour collectivité territoriale : guide pour faire le bon choix
Le logiciel RH dans les services à domicile et la santé
Vous cherchez un logiciel pour gérer le personnel de terrain ? Que vous soyez un établissement hospitalier, une industrie pharmaceutique ou une structure d’aide à domicile, vos priorités concernent la gestion des plannings.
Vous devrez choisir un système de gestion des temps et du planning intuitif et facile à remplir pour vos collaborateurs. Ceux-ci sont souvent en déplacement, il faudra donc avoir un logiciel RH pour le secteur santé accessible sur mobile.
Enfin, pensez à intégrer des fonctionnalités liées à la gestion des frais de déplacement et à la signature en ligne.
Quelle solution logicielle pour gérer les compétences en Industrie ?
Les industriels doivent pouvoir gérer les temps de production tout en organisant les mobilités des collaborateurs pour faire face aux aléas. Les difficultés de recrutement sont aussi un enjeu majeur dans ces métiers en tension.
Enfin, les entreprises industrielles sont très tournées vers l’international et ont besoin de gérer la conformité RH en composant avec des règles locales différentes.
En industrie, vos critères de choix devront donc prendre en compte l’étendue des couvertures fonctionnelles de la solution et sa compatibilité avec une présence à l’étranger.
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