Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, l’employeur a l’obligation de transmettre une attestation de salaire à la CPAM. Ce document conditionne le versement des indemnités journalières. Comment la remplir ? Quel formulaire utiliser ? Quels délais respecter ? On fait le point pour vous aider à rester conforme… tout en gagnant du temps grâce à une gestion RH centralisée.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une attestation de salaire ?
Définition et rôle dans le cadre des arrêts de travail
L’attestation de salaire est un document officiel que l’employeur doit transmettre à la Sécurité sociale lorsqu’un salarié est en arrêt de travail. Son rôle est simple : permettre à la CPAM de calculer le montant des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) auxquelles le salarié peut prétendre. Ce document fait le lien entre la rémunération réelle versée et les droits ouverts au salarié en cas de maladie, accident du travail, maternité, paternité ou adoption. Une donnée clé dans la continuité de revenu des collaborateurs… et dans la conformité de votre gestion RH.
Dans quels cas l’attestation est-elle obligatoire ?
Dès qu’un salarié est en arrêt de travail ouvrant droit à des IJSS, l’attestation de salaire devient obligatoire. Elle doit être transmise par l’entreprise dans les cas suivants :
- arrêt maladie (y compris arrêt lié à une affection longue durée) ;
- accident de travail ou maladie professionnelle ;
- congé maternité, paternité, adoption ;
- reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.
L’omission ou la transmission tardive de cette attestation peut retarder le versement des IJSS, exposant à la fois l’entreprise à des tensions sociales… et le salarié à des difficultés financières. D’où l’importance de structurer ce processus et de s’appuyer sur des outils RH adaptés.
Quels formulaires utiliser pour les indemnités journalières ?
Le formulaire S3201 et ses cas d’utilisation
Le formulaire S3201 est le document de référence à transmettre à la CPAM pour déclencher le versement des indemnités journalières. Il s’applique dans la majorité des cas : arrêt maladie, congé maternité ou paternité, adoption, ou encore temps partiel thérapeutique. Ce formulaire permet de justifier l’interruption de travail et de transmettre les informations nécessaires au calcul des IJSS : période de l’arrêt, salaires bruts des mois précédents, subrogation éventuelle, etc. Pour l’entreprise, c’est un maillon clé dans la gestion des absences indemnisées.
Où se le procurer et comment l’envoyer à la CPAM ?
Le formulaire S3201 est disponible au format PDF sur le site de l’Assurance Maladie ou via votre logiciel de paie. Vous pouvez le compléter manuellement ou automatiquement selon vos outils. Pour le transmettre à la CPAM, plusieurs options s’offrent à vous :
- via net-entreprises.fr (en ligne ou via votre logiciel en DSN) ;
- ou par courrier, si vous ne disposez pas d’outils connectés.
Dans tous les cas, il est essentiel d’agir rapidement après l’arrêt de travail pour éviter tout retard de paiement. Une bonne organisation et des processus digitalisés sont vos meilleurs alliés.
Comment remplir une attestation de salaire sans erreur ?
L’attestation de salaire est un document technique, mais sa bonne complétion est essentielle pour garantir l’indemnisation du salarié. Une erreur de ligne, une omission ou un mauvais calcul peuvent entraîner des retards de traitement par la CPAM, voire un refus d’indemnisation. C’est pourquoi les équipes RH doivent sécuriser cette étape avec rigueur et méthode.
Informations à renseigner : employeur, salarié, rémunération…
Chaque champ du formulaire S3201 ou équivalent doit être renseigné avec précision. Les principales informations attendues sont :
– Côté employeur : raison sociale, numéro de SIRET, adresse, contact RH.
– Côté salarié : nom, prénom, numéro de sécurité sociale, poste occupé, date d’embauche.
– Données sur la période d’arrêt : date du dernier jour travaillé, date de début de l’arrêt, motif (maladie, maternité, etc.).
– Rémunération : salaires bruts des trois mois précédant l’arrêt, primes incluses si régulières.
Si l’entreprise pratique la subrogation (versement direct du salaire pendant l’arrêt), il est également nécessaire de l’indiquer, avec les dates de couverture.
Erreurs fréquentes à éviter
Certaines erreurs peuvent retarder l’indemnisation ou obliger à émettre une attestation rectificative :
- Indiquer un mauvais numéro de sécurité sociale du salarié ;
- Oublier de mentionner les primes ou les périodes d’absence non rémunérées dans le calcul des salaires ;
- Saisir des dates incohérentes (ex. une date de dernier jour travaillé postérieure à l’arrêt) ;
- Ne pas cocher la case subrogation alors qu’elle s’applique ;
- Utiliser un formulaire inadapté (ex. S6202 au lieu de S3201 selon le type d’arrêt).
Notre conseil : prévoir un double contrôle avant l’envoi, et si possible, automatiser cette tâche via un logiciel RH pour minimiser les risques d’erreur humaine.
Transmettre l’attestation : délais, méthodes et obligations
Une attestation de salaire correctement remplie ne suffit pas : encore faut-il la transmettre dans les règles. Délais à respecter, canaux à privilégier, responsabilités de l’employeur… Voici les bonnes pratiques pour garantir un traitement rapide par la CPAM et éviter toute interruption d’indemnisation pour vos collaborateurs.
Quels canaux utiliser ? DSN, Net-entreprises, courrier
Les entreprises disposent aujourd’hui de plusieurs moyens pour transmettre une attestation de salaire :
- La DSN (Déclaration Sociale Nominative) : c’est la méthode la plus fluide et recommandée pour les entreprises de plus de 50 salariés. Elle permet un envoi automatisé depuis votre logiciel de paie vers l’Assurance Maladie ;
- Net-entreprises.fr : portail sécurisé pour remplir manuellement ou téléverser un fichier au format S3201. Utile en l’absence d’automatisation ;
- Le courrier postal : via les formulaires Cerfa (S3201, S6202…), envoyé directement à la CPAM concernée. Une option de secours, souvent plus lente et sujette aux erreurs de traitement.
💡 Bon à savoir : si vous utilisez un logiciel SIRH comme Factorial connecté à la paie, l’export des données vers la DSN peut être automatisé et fiabilisé.
Quels délais respecter pour éviter un retard d’indemnisation ?
En cas d’arrêt de travail, le temps joue contre vous. Un envoi trop tardif peut retarder, voire bloquer, le versement des indemnités journalières au salarié.
- Via la DSN : l’attestation doit être transmise dans les jours calendaires suivant la connaissance de l’arrêt ;
- Via Net-entreprises ou courrier : aucun délai légal strict, mais il est vivement recommandé d’agir dans les 48 heures pour garantir la continuité des droits du salarié.
🕒 À retenir : tout retard dans l’envoi peut avoir des conséquences financières pour le salarié… et ternir l’image de votre entreprise. Un process RH bien huilé permet d’éviter ce type de désagrément.
Comment Factorial facilite la gestion des attestations de salaire ?
Entre absences à déclarer, formulaires à compléter et délais à respecter, la gestion des attestations de salaire peut vite devenir chronophage. Grâce à ses fonctionnalités RH connectées à la paie, Factorial simplifie l’ensemble du processus tout en garantissant conformité et gain de temps pour les équipes RH.
Centralisation et automatisation des absences
Avec Factorial, les arrêts de travail sont automatiquement intégrés dans un tableau de bord RH clair et structuré. Dès qu’un salarié déclare un arrêt, la plateforme centralise les données nécessaires à l’attestation : dates, type d’arrêt, motif, informations contractuelles. Cela permet de :
- Éviter les erreurs de saisie ou les oublis ;
- Gagner du temps sur le remplissage des formulaires ;
- Avoir un suivi en temps réel des arrêts en cours et à venir.
La gestion des absences est ainsi fluide, automatisée et prête à être exploitée pour la paie ou la transmission à la CPAM.
Intégration avec la paie et conformité RGPD
Factorial s’intègre avec votre solution de paie pour générer les données exactes nécessaires à l’attestation de salaire, notamment sur la rémunération, les primes, les absences antérieures ou la subrogation. En quelques clics, vous avez toutes les informations à jour, prêtes à être exportées au format requis.
Et côté conformité ? Factorial garantit une gestion des données sensibles conforme au RGPD, avec hébergement sécurisé, accès restreint et traçabilité. Vos données RH sont entre de bonnes mains — et vos collaborateurs aussi.
FAQ – Attestation de salaire : vos questions fréquentes
Puis-je transmettre une attestation de salaire en retard ?
Oui, mais attention : un envoi tardif peut retarder le versement des indemnités journalières de votre salarié, avec un impact direct sur sa situation financière. Même si aucun délai légal strict n’est imposé (hors DSN), il est fortement recommandé de transmettre l’attestation dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail.
Quelle différence entre attestation de salaire et de travail ?
L’attestation de salaire sert à la CPAM pour calculer les indemnités journalières en cas d’arrêt, tandis que l’attestation de travail est un document administratif remis au salarié pour justifier qu’il est bien employé par votre entreprise. Deux usages distincts, à ne pas confondre.
Dois-je remplir une nouvelle attestation pour chaque prolongation ?
Pas toujours. Si l’arrêt est prolongé sans interruption, qu’il dure moins de 6 mois au total et que le motif reste inchangé, une seule attestation suffit. En revanche, toute reprise suivie d’un nouvel arrêt ou une évolution du motif nécessitera une nouvelle attestation.
Comment modifier une attestation déjà transmise ?
Il suffit de compléter une attestation rectificative. Cochez la case dédiée sur le formulaire, indiquez uniquement les informations à corriger, puis transmettez-la à la CPAM via le canal habituel (Net-entreprises, courrier ou logiciel de paie). N’oubliez pas de conserver une copie de chaque version transmise.
