La gestion des documents en entreprise fait partie de ces tâches ingrates mais pourtant nécessaires au bon fonctionnement d’une structure.
Aujourd’hui, les solutions digitales permettent aux sociétés d’améliorer considérablement l’administration des différents fichiers qui transitent entre les services.
Avec la gestion électronique des documents et le passage à la dématérialisation, certaines entreprises ont déjà basculé dans le tout digital.
Si vous aussi vous voulez optimiser la gestion de vos documents, le logiciel de GED est la solution idéale… Celle proposée par Factorial est faite pour vous !
Table des matières
Vous aussi, passez à la GED !
La gestion électronique des documents appelée également GED fait référence à l’organisation et à la gestion d’informations de façon dématérialisée et donc digitale.
Dans un monde professionnel utilisant de plus en plus les nouvelles technologies, mettre en place une solution de GED au sein de votre structure sonne comme une évidence.
Elle offre de nombreux avantages qui permettront à votre société une meilleure organisation et une plus grande productivité.
Numérisation des documents, sécurisation des fichiers ou encore mise en conformité avec le RGPD, un logiciel de GED vous promet tranquillité et performance.
Et pour une gestion électronique des documents efficace, Factorial a imaginé une solution à destination de toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
La GED by Factorial : la solution qui s’impose
En tant que spécialiste des ressources humaines, Factorial accompagne les entreprises pour améliorer leur process et gagner en productivité.
Avec son logiciel de GED, elle propose aux organisations de monter en compétences et profiter de nombreux avantages.
Opter pour la dématérialisation
En optant pour la solution GED de Factorial, vous digitalisez un peu plus votre société grâce notamment à la dématérialisation des documents. Dites adieu au format papier, coûteux et polluant, et optez pour une solution sécuritaire et respectueuse de l’environnement.
La dématérialisation des documents est le meilleur moyen de gagner en efficacité et d’optimiser la gestion des données qui circulent au sein des différents services de votre entreprise.
Et avec l’application mobile de Factorial, il est encore plus simple de gérer ses documents, n’importe où, n’importe quand.
Centraliser ses fichiers
Dossier du personnel, fiche de paie, contrat de travail, bons de commande… le logiciel de GED de Factorial vous permet de centraliser tous vos documents au sein d’un seul et même outil.
Plus besoin de chercher pendant des heures ou à plonger dans les méandres de votre ordinateur pour retrouver l’information que vous recherchez, tout est à portée de souris.
L’avantage ici est que tous vos employés et managers peuvent retrouver n’importe quel fichier et y accéder sans perdre de temps.
Depuis leur ordinateur ou leur smartphone, ils peuvent donc consulter une multitude de documents stockés au sein du logiciel Factorial.
Être en conformité avec le RGPD
Depuis 2016, le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) contrôle l’utilisation des données personnelles faites par les entreprises.
Avec le logiciel de gestion électronique des documents de Factorial, vous faites un pas vers la conformité avec le RGPD.
En effet, grâce au stockage des informations et la traçabilité des documents, vous favorisez la protection des données de vos salariés et collaborateurs.
Aussi, ce logiciel de GED supprime les données quand leur date d’exploitation arrive à expiration. Enfin, il vous permet de sécuriser vos fichiers et de respecter le droit d’accès aux données sensibles.
Automatiser certaines tâches
On le sait, la gestion de documents peut très vite s’avérer chronophage et fastidieux. Heureusement, le logiciel GED de Factorial vous offre la possibilité d’automatiser certaines tâches pour être plus flexible et performant dans vos process.
Vous pourrez notamment créer des workflows d’approbations pour vos documents et désigner les personnes en charge de leur vérification.
Vous pourrez également sélectionner les étapes à suivre pour chaque document et gagner un temps considérable.
Sécuriser ses documents
Quand on manipule des informations aussi sensibles que celles de salariés, la sécurité est un critère à prendre en considération voire à prioriser.
Grâce à la solution de GED proposée par Factorial, vous pouvez sécuriser vos documents en toute sérénité et sans effort.
En effet, un logiciel de GED confère une plue grande sécurité aux données en votre possession et permet même de se protéger contre le hacking ou la fuite d’informations.
Chiffrage des données, traçabilité, signature électronique ou encore système de cryptage sont autant d’armes qui font du logiciel de Factorial un allié fiable au quotidien.
Contrôler les accès
En matière de sécurité, il est important de connaître tous les collaborateurs qui peuvent consulter tel ou tel document. L’outil de Factorial vous permet de contrôler les accès aux différents fichiers centralisés au sein du logiciel.
Les informations sensibles que vous avez en votre possession ne peuvent pas être manipulées par tous et il est de votre devoir d’en assurer la confidentialité.
Avec le logiciel GED de Factorial, il est possible de configurer les autorisations associées aux documents pour vos managers et vos employés en quelques clics et même de masquer certains fichiers afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder.
Faciliter la gestion de documents
La gestion de documents n’est pas toujours aisée, surtout quand on est une entreprise où les informations pullulent.
Grâce à un logiciel comme Factorial, vous allez gérer beaucoup plus facilement l’ensemble des fichiers au sein d’un seul et même outil.
Créez des dossiers personnalisés pour chaque type de document, informez vos employés en temps réel lors d’un changement ou lors de la publication d’un nouveau fichier, téléchargez des documents en grande quantité, classez-les selon vos critères, supprimez ou mettez à jour vos fichiers…
Avec Factorial, la gestion électronique de documents est un jeu d’enfants !
Personnaliser les fichiers
Chaque entreprise a une façon de s’organiser qui lui est propre et les informations qu’elle manipule dépendent de son secteur d’activité.
C’est pour cela que le logiciel de Factorial vous permet de personnaliser vos fichiers afin que vous puissiez disposer d’une solution sur-mesure.
Vous pourrez notamment modifier vos documents et y ajouter des informations supplémentaires, créer des champs personnalisés, réaliser des rapports ou encore autoriser les employés à joindre des informations supplémentaires aux documents.
Tout un programme !
Si la gestion électronique des documents n’est pas encore implantée au sein de votre entreprise, il est temps d’y songer.
Le logiciel de GED proposé par Factorial vous garantit plus de productivité, plus d’efficacité et surtout, un gain de temps dans vos process. Alors, qu’est-ce que vous attendez ?
