Le prix d’un SIRH dépend de nombreux facteurs qui complexifient le comparatif, et rendent même l’exercice périlleux. Comment comparer les prix d’un logiciel RH en mode Saas et le budget pour l’acquisition d’une licence et son déploiement ?
Les modèles économiques sont fondamentalement différents. Il faut d’abord comprendre la décomposition du budget SIRH avant de comparer les solutions. Comment connaître le tarif moyen d’un SIRH selon le processus à digitaliser ?
Il est évident que l’investissement financier ne sera pas le même pour acquérir une solution dédiée aux entretiens annuels ou au recrutement, un GED ou un progiciel RH intégré.
Nous allons donc vous épargner un comparatif des logiciels de gestion de ressources humaines qui serait laborieux et peu efficace.
En lisant cet article, vous apprendrez à décomposer votre budget SIRH pour maîtriser vos coûts d’acquisition et de maintenance à long terme. Vous y trouverez aussi des repères sur les tarifs moyens des solutions RH les plus utilisées.
Comment se décompose un budget SIRH ?
Le prix d’un SIRH complet n’intègre pas que les frais d’installation, mais aussi les frais d’utilisation de la licence, la formation des utilisateurs et la maintenance.
Quant aux logiciels de gestion en Saas, c’est le service global qui est facturé au client via un abonnement mensuel ou annuel. Le budget intègre d’emblée les différents coûts liés au cycle de vie de la solution RH. Il reste cependant variable selon le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités proposées.
Voilà pourquoi il est tout aussi important de créer un cahier des charges SIRH clair pour vous assurer que le coût de l’outil rentre bien dans votre budget.
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1. Les frais d’installation d’un logiciel RH sous licence
En moyenne, le coût d’installation d’un SIRH on-premise varie entre 25 000 et 40 000 euros. Un progiciel intégré permet de faire interagir plusieurs modules sur une seule interface.
Il faut donc ajouter aux coûts d’acquisition, les frais liés à l’intégration au sein de votre environnement technique, ainsi que les éventuels frais de personnalisation.
Pour un logiciel RH en mode Saas, c’est différent, car les services sont hébergés sur le cloud. Vous n’aurez donc pas de frais d’installation à proprement parler, ni de licence à acheter.
En revanche, il faut prévoir les coûts liés à l’intégration de ces outils dans votre environnement technique.
Si les éditeurs de logiciels Saas proposent souvent des API pour connecter leurs solutions RH à vos systèmes, encore faudra-t-il payer la ressource chargée de l’intégration.
Vous pouvez utiliser plusieurs modules séparés, mais attention à l’homogénéité de vos données RH et aux doubles saisies !
2. Les frais de migration des données RH
Selon le fournisseur choisi, la migration des données peut être incluse ou être facturée séparément. Le coût dépend de la quantité de données à transférer.
3. Les frais de fonctionnement
Pour un SIRH on-premise, le prix de fonctionnement du logiciel va varier entre 1 € et 3 € HT par employé mensuellement. Pour une solution RH Saas, les frais d’utilisation sont inclus dans le tarif mensuel de l’abonnement.
4. Les frais de maintenance
Ils dépendent de chaque éditeur de logiciel lorsque vous optez pour l’achat d’une licence. Les frais de maintenance intègrent les mises à jour, les correctifs et la maintenance générale du système.
En général, un SIRH va avoir des mises à jour annuelles avec de nouvelles fonctionnalités qu’il faudra faire activer par un expert.
De manière générale, les experts estiment que les coûts de la maintenance logicielle correspondent à environ 20% du coût d’acquisition de la solution, annuellement (tous types de logiciels confondus).
En revanche, pour une solution en Saas, il n’y a pas de frais liés à la mise à jour et à la maintenance, car votre interface est hébergée sur le cloud. Vous payez pour un service global.
5. Les éventuels frais complémentaires d’un logiciel RH
Parmi les autres dépenses à scruter de près pour maîtriser votre budget, il faut regarder :
- les frais liés au dépassement des coûts de stockage,
- les frais de résiliation anticipés ;
- les coûts du support client ;
- les éventuelles augmentations tarifaires prévues au contrat ;
- les frais appliqués en cas de migration ou de récupération des données ;
- les frais liés à la gestion des utilisateurs inactifs.
6. La formation des utilisateurs
Les frais de déploiement d’un SIRH sont un poste de dépense qu’il faut absolument anticiper. En effet, l’aide à l’installation n’est pas toujours incluse dans le tarif : c’est un point à vérifier.
Ensuite, le coût sera variable selon la modalité de formation proposée. Si l’éditeur a mis en place des guides détaillés ou des vidéos de formation, vous réduirez largement les coûts de formation.
En revanche, si vous avez opté pour un outil peu intuitif et que vous devez organiser des sessions de formation en présentiel avec un expert, les coûts peuvent exploser. Assurez-vous donc de choisir un SIRH performant.
Enfin, n’oubliez pas d’intégrer les frais indirects, surtout si vous optez pour un SIRH sur licence. Il s’agit, par exemple, des frais liés à la sécurité et à la disponibilité des données ou encore le coût de l’hébergement sur votre serveur interne.
Et surtout, pensez à prendre en compte le salaire du chef de projet SIRH !
Un coût variable selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs
Le budget à prévoir pour l’achat d’un progiciel de gestion des ressources humaines est forcément plus élevé que pour l’achat d’un module couvrant un seul processus RH, comme la Gestion Electronique des Documents (GED), la gestion des plannings, ou encore la gestion des candidatures (ATS).
Quel budget pour déployer un logiciel de gestion des congés et absence ?
Par exemple, il est possible d’acquérir un outil de gestion des congés en mode Saas à partir de 2 euros par mois par utilisateur, avec des tarifs modulés selon le nombre d’utilisateurs.
Certains éditeurs de logiciels proposent ainsi des formules à 340 euros par mois pour 200 utilisateurs, ce qui ramène le tarif à 1,70 euros par utilisateur.
Selon le benchmark réalisé par MyRHline, la mise en place d’une solution de gestion des absences on-premise coûterait environ 25000 euros pour 1500 salariés.
Les coûts de fonctionnement complémentaires seraient compris entre 1,2 et 2 euros mensuel par employé.
Pour une solution complète de gestion des temps, le coût de fonctionnement serait compris entre 2,5 et 3 euros mensuel par salarié et le coût de mise en place serait de 40 000 euros pour une ETI.
Le coût d’un module de gestion des entretiens
Autre exemple, la gestion des entretiens individuels. En achetant une solution RH dédiée, il faudra investir environ 2 euros par mois pour 100 utilisateurs, soit 400 euros pour 200 utilisateurs.
Le prix des logiciels de paie
Les solutions de gestion de la paie en ligne sont plus chères, car le processus est complexe. Les prix démarrent autour de 44 euros par mois pour un salarié, avec des formules de 400 euros par mois pour 20 salariés.
Pour une PME, le coût mensuel va vite dépasser les milliers d’euros. Quel budget prévoir pour une solution de gestion des talents (people analytics) ?
Là aussi, c’est variable. Il faudra compter entre 60 euros et 500 euros par mois pour le logiciel de talent management le plus cher du marché.
Vous l’avez compris, si vous décidez d’acquérir différentes briques logicielles en mode Saas :
- Il faudra faire des additions pour obtenir le coût total de votre SIRH.
Pensez aussi à y ajouter les frais liés au développement et à l’intégration de ces systèmes dans votre environnement. Vous le verrez, il n’y a pas de coûts cachés avec un SIRH en SaaS.
Quel est le coût d’un logiciel RH Saas intégré ?
Un logiciel RH intégré en mode Saas vous permet d’avoir une vision précise de votre budget en fonction des fonctionnalités proposées.
Exemple de budget pour un SIRH
Pour mieux comprendre et planifier vos investissements, rien de mieux qu’un exemple concret de budget à prévoir selon les types de solutions RH.
1. Budget pour un SIRH de gestion des congés et absences
SIRH en mode Saas :
- Abonnement mensuel : 2 euros par utilisateur.
- Coût total mensuel pour 200 utilisateurs : 400 euros.
- Coût total annuel pour 200 utilisateurs : 4 800 euros.
SIRH on-premise :
- Coût d’installation : 25 000 euros.
- Frais de fonctionnement mensuels : 1,5 euros par employé.
- Coût total annuel pour 1500 employés : 25 000 euros (installation) + (1,5 * 1500 * 12) = 27 000 euros.
2. Budget pour un module de gestion des entretiens
SIRH en mode Saas :
- Abonnement mensuel : 2 euros par utilisateur.
- Coût total mensuel pour 100 utilisateurs : 200 euros.
- Coût total annuel pour 100 utilisateurs : 2 400 euros.
3. Budget pour une solution de gestion de la paie
SIRH en mode Saas :
- Abonnement mensuel : 44 euros par salarié.
- Coût total mensuel pour 20 salariés : 880 euros.
- Coût total annuel pour 20 salariés : 10 560 euros.
SIRH on-premise :
- Coût d’installation : 30 000 euros.
- Frais de maintenance annuels : 20% du coût d’installation = 6 000 euros.
- Coût total annuel pour 20 salariés : 30 000 euros (installation) + 6 000 euros = 36 000 euros.
4. Budget pour une solution de gestion des talents (People Analytics)
SIRH en mode Saas :
- Abonnement mensuel : Entre 60 et 500 euros par mois selon les fonctionnalités.
- Coût total mensuel pour une solution haut de gamme : 500 euros.
- Coût total annuel : 6 000 euros.
Comment estimer le ROI d’un SIRH ?
Maintenant que vous savez tout sur les coûts d’un logiciel RH, vous vous demandez sans doute comment vous allez pouvoir le rentabiliser.
Le ROI d’un SIRH sous licence doit être calculé sur la durée. En revanche, dans le cas d’une solution cloud, la rentabilité est beaucoup plus rapide. Dans les deux cas, le ROI doit être mesuré par rapport aux coûts totaux de possession (TCO).
Estimer le budget SIRH sur la durée de possession (TCO)
Pour calculer votre budget SIRH on-premise, listez l’ensemble des coûts liés à l’acquisition, au déploiement, et à la maintenance logicielle. Il y a certains frais qui seront amortis sur la durée. Vous devez donc avoir une vision de long terme.
Pour calculer le TCO (Coût Total de Possession) d’un logiciel, il est conseillé de réaliser le calcul sur une période de trois à cinq ans.
Pour une solution cloud, il vous suffit de prendre en compte le coût de l’abonnement mensuel, car la solution logicielle est immédiatement opérationnelle. Le budget SIRH est beaucoup plus vite rentabilisé.
Suivre les bons indicateurs pour estimer le ROI
Les KPI pour calculer le ROI d’un logiciel RH peuvent être divers. Parmi les plus utilisés :
- Le gain de temps : en moyenne 35% de temps sur la gestion des processus RH.
- Le gain lié à la dématérialisation des documents : par exemple un bulletin de paie coûtera 25€ maximum en étant édité via un SIRH, contre 40 à 50€ via une méthode manuelle.
- Les économies sur les achats RH: elles sont obtenues en réinternalisant certains processus et en réduisant les coûts de transaction
- Les gains liés à une meilleure anticipation des besoins : réduction des durées de recrutement, réduction des coûts liés à la gestion des mobilités, etc.
- Les économies liées à la disponibilité immédiate du logiciel et à l’absence de frais d’installation : elles sont réalisées si vous optez pour une solution Saas.
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Ces indicateurs chiffrés ne sont pas les seuls importants et ils sont à titre indicatif (ils peuvent être plus ou moins différents selon l’éditeur).
Le SIRH est d’abord un investissement pour vos ressources humaines. Lors de la planification du prix du SIRH, considérez non seulement les coûts d’acquisition et de maintenance, mais aussi les coûts indirects comme la formation des utilisateurs et l’intégration des systèmes. En ayant une vision claire des différents coûts, vous maîtriserez mieux votre budget.
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