Alors que l’année touche à sa fin, les différents services de l’entreprise se mobilisent et préparent un plan d’action pour atteindre leurs objectifs. Départements RH, commercial, marketing ou même juridique, tous sont concernés.
Avec une stratégie claire et une feuille de route bien pensée, managers, dirigeants et collaborateurs peuvent parvenir à boucler l’exercice en cours avec succès.
Dans cet article, découvrez ce qu’est un plan d’action, pourquoi le mettre en place et comment l’élaborer pour atteindre vos objectifs de fin d’année.
SOMMAIRE
- Un plan d’action : c’est quoi ?
- Qui doit mettre en place un plan d’action ?
- A quoi sert un plan d’action ?
- Quelles étapes composent un plan d’action ?
- Quel plan d’action pour atteindre ses objectifs de fin d’année
- Exemple de plan d’action
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Un plan d’action : c’est quoi ?
Un plan d’action est un document ou une stratégie formalisée qui détaille les étapes spécifiques à suivre pour atteindre un ou plusieurs objectifs. Il sert de feuille de route avec les étapes à réaliser, les échéances détaillées et les ressources à mobiliser.
Dans le cadre professionnel, un plan d’action s’intègre généralement à la stratégie globale de l’entreprise, à plus forte raison lorsqu’il s’agit d’atteindre des objectifs qui lui sont liés.
Les objectifs fixés par le plan d’action dépendent ainsi du service concerné et peuvent être variés (augmentation du chiffre d’affaires, amélioration de la satisfaction client, transformation des process…).
Grâce à des actions concrètes et mesurables, il est ainsi plus simple de réaliser les objectifs définis et d’améliorer la productivité globale.
Qui doit mettre en place un plan d’action ?
Tous les services d’une société peuvent mettre en place un plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année. D’ailleurs, chaque employé, quel que soit son poste ou son ancienneté peut définir un plan d’action.
Certes, certains départements, notamment ceux qui ont des objectifs quantifiables à réaliser, auront plus tendance que d’autres à en créer un.
Généralement, le plan d’action est exécuté par un manager ou un chef de projet afin de l’appliquer à l’ensemble de l’équipe. Les étapes à suivre sont ainsi communes à tous les collaborateurs et collaboratrices pour une meilleure réussite.
A quoi sert un plan d’action ?
La plan d’action est en quelque sorte un plan d’attaque qui permet de détailler toutes les étapes à passer pour atteindre un but bien précis.
La mise en place d’un plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année sert à :
- Définir une stratégie globale ;
- Lister précisément les tâches à réaliser et les prioriser ;
- Clarifier les objectifs et les quantifier ;
- Mettre en place un échéancier précis ;
- Identifier les actions à entreprendre et comment les réaliser ;
- Optimiser les moyens humains et financiers ;
- Déterminer les besoins en ressources ;
- Responsabiliser les collaborateurs et créer une cohésion de groupe ;
- Réduire les risques et les oublis.
Quelles étapes composent un plan d’action ?
Un plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année doit comprendre plusieurs étapes clés. Pour le rédiger, voici 6 étapes indispensables :
- Définition des objectifs : Le ou les objectifs à atteindre doivent être précis et réalisables. Pour plus de succès, il est possible de les formuler en suivant la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).
- Établissement et découpage des tâches à effectuer : Chaque objectif global doit être divisé en sous-objectifs plus faciles à gérer. Ensuite, ces sous-objectifs doivent être traduits en tâches concrètes, avec des actions précises à accomplir.
- Attribution des responsabilités : Chaque tâche doit être attribuée à une personne ou une équipe spécifique. Il est important de définir clairement qui fait quoi pour éviter la confusion et faciliter le travail d’équipe.
- Établissement d’un calendrier : Chaque tâche doit être définie temporellement. Une date de début et une date de fin doivent encadrer chaque action afin de dessiner un calendrier de travail avec des jalons précis et une feuille de route à suivre.
- Identification des ressources nécessaires : Pour être efficace, plan d’action doit rimer avec anticipation. Il est crucial de prévoir à l’avance les ressources humaines, financières ou matérielles nécessaires pour accomplir chaque tâche.
- Mise en place d’indicateurs de performance (KPI) : Des indicateurs doivent être définis pour suivre les progrès et évaluer si les résultats attendus sont atteints. Surtout, cela permet de quantifier les progrès réalisés et de rectifier si besoin.
Quel plan d’action pour atteindre ses objectifs de fin d’année ?
En suivant les étapes indiquées plus haut, il est possible de mettre en place un plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année de façon pertinente et encadrée.
Définition des objectifs
Les objectifs que vous devez réaliser avant la fin de l’année dépendent énormément du service concerné.
Réaliser de nouveaux recrutements, augmenter le chiffre d’affaires, améliorer la rentabilité d’un projet, réduire les ressources mobilisées… Ces objectifs sont variés et sont dans la majorité des cas fixés par la direction. Il sera alors important de rappeler le contexte et de définir pourquoi le plan d’action est nécessaire.
Découpage des tâches
Une fois les objectifs à atteindre déterminés, on entre dans la phase concrète du plan d’action. Il faut ici procéder avec minutie et essayer de ne rien oublier. Qui plus est, il est important de découper chaque tâche en sous-tâche pour rendre la gestion plus simple, plus souple.
Les actions à entreprendre doivent être les plus précises possibles et se rejoindre dans une stratégie globale, ici celle d’atteindre les objectifs avant la fin de l’année.
Attribution des responsabilités
Dans la conduite d’un plan d’action, chaque intervenant a un rôle à jouer. En fonction de la nature des objectifs, les collaborateurs et collaboratrices varient et peuvent même être issus de services différents, surtout si le but à atteindre est d’ordre général.
La répartition des tâches est une étape cruciale puisqu’il conviendra de distribuer équitablement et intelligemment les responsabilités. La coordination n’en sera que meilleure et plus efficace.
Établissement d’un calendrier
Lorsqu’il s’agit de créer un plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année, l’aspect temporel est déterminant. Et plus on s’approche de la deadline, plus la mise en place d’un calendrier pertinent est indispensable.
Ainsi, les jalons doivent être respectés le plus scrupuleusement possible et il est primordial d’éviter les retards dans les actions à mener.
C’est pour cela que le calendrier doit être bien pensé et le temps de réalisation des tâches correctement estimé. Il est souvent recommandé de prévoir de la marge et de faire preuve de souplesse dans l’estimation des dates de début et de fin de chaque tâche.
Cela évitera les mauvaises surprises et si une action se termine plus tôt que vos prévisions, ce ne sera que du bonus !
Identification des ressources nécessaires
Un plan d’action ne peut se matérialiser sans ressources, qu’elles soient matérielles, humaines ou financières. Pour atteindre des objectifs de fin d’année, les ressources nécessaires peuvent être conséquentes, à plus forte raison quand la date fatidique s’approche.
L’enjeu ici est de quantifier et d’identifier les ressources qui seront les plus à même d’accélérer la réalisation des objectifs.
Dans certains cas, il sera obligatoire de composer avec les moyens de l’entreprise. Une PME n’aura pas les mêmes ressources à disposition qu’une grande structure, d’où la nécessité de fixer des objectifs réalisables et atteignables.
Mise en place d’indicateurs de performance (KPI)
L’évaluation du plan d’action doit être constante. Le but est de mesurer les progrès réalisés et les choses à améliorer. L’efficacité du plan d’action doit être régulièrement mesurer afin de rectifier ce qui doit l’être et ajouter ou éliminer certaines tâches.
Quand un objectif est quantifiable, les KPI sont incontournables pour dégager une tendance et connaître le chemin qu’il reste à parcourir.
Exemple de plan d’action
Pour cet exemple de plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année, nous allons prendre l’exemple d’un directeur RH qui doit recruter de nouveaux talents.
Nous sommes début octobre et l’employé n’a plus que quelques semaines pour atteindre ses objectifs annuels. Dans ce cas de figure, il doit recruter de nouveaux salariés pour développer l’un des services de l’entreprise.
Voici un exemple de plan d’action sur 6 semaines pour y parvenir.
Semaine 1 : Définir les besoins en recrutement
Actions
- Identification des postes à pourvoir
- Création de fiches de poste
Responsable(s)
- Responsable RH et manager(s)
Ressources
- Grille de compétences, outils d’analyse des besoins internes.
Échéance
- Fin de la semaine 1
Semaine 2 et 3 : Processus de recrutement
Actions
- Publication offre d’emploi sur les canaux identifiés
- Sélection des CV
- Planification et organisation des entretiens
Responsable(s)
- Responsable RH, recruteur(s) et manager(s)
Ressources
- Jobboards, site internet de l’entreprise, cvthèque, outils de gestion des entretiens, réseaux sociaux professionnels
Échéance
- Fin de la semaine 3
Semaine 4 : Sélection des candidats et offre(s) d’embauche
Actions
- Évaluation des candidats
- Négociation et proposition des offres
- Réponse aux candidats non retenus
Responsable(s)
- Responsable RH et managers
Ressources
- Grille d’évaluation, grille d’entretien, modèles de contrats d’embauche, outils de suivi des offres
Échéance
- Fin de la semaine 4
Semaine 5 : Onboarding
Actions
- Préparation de l’onboarding
- Communication interne
- Suivi des nouveaux arrivants
Responsable(s)
- Responsable RH, équipe de formation, manager(s)
Ressources
- Outils de gestion RH, intranet, matériel de formation, outils d’onboarding
Échéance
- Fin de la semaine 5
Semaine 6 : Suivi des résultats et ajustements
Actions
- Analyse du processus de recrutement
- Retour d’expérience
- Amélioration continue
Responsable(s)
- Responsable RH
Ressources
- Feedback des managers et des recrues, rapport d’analyse de performance.
Échéance
- Fin de la semaine 6
Tableau récapitulatif du plan d’action en 6 semaines
| Phase | Actions | Responsable(s) | Echéance |
| Définir les besoins en recrutement | Identification des postes à pourvoir
Création de fiches de poste Responsable(s) |
Responsable RH et manager(s) | Fin semaine 1 |
| Processus de recrutement | Publication offre d’emploi sur les canaux identifiés
Sélection des CV Planification et organisation des entretiens |
Responsable RH, recruteur(s) et manager(s) | Fin semaine 3 |
| Sélection des candidats et offres d’embauche | Évaluation des candidats
Négociation et proposition des offres Réponse aux candidats non retenus |
Responsable RH et managers | Fin semaine 4 |
| Onboarding | Préparation de l’onboarding Communication interne Suivi des nouveaux arrivants |
Responsable RH, équipe de formation, manager(s) | Fin semaine 5 |
| Suivi des résultats | Analyse et ajustements | Responsable RH | Fin semaine 6 |
Cet exemple de plan d’action pour atteindre les objectifs de fin d’année peut facilement être adapté ou complété. Il est par exemple possible d’ajouter des sous-tâches et de détailler chaque action.
Le plus important sera de construire un plan d’action sur-mesure en fonction du service concerné et des ressources à disposition.
