Le calcul des heures de travail en lui-même est simple. Ce qui pose problème, c’est ce qui l’entoure : la valeur probante du relevé en cas de contrôle, l’archivage obligatoire sur 5 ans, les majorations d’heures supplémentaires, la conversion en centièmes pour la paie. C’est sur ces points que le choix de l’outil fait la différence. Un fichier Excel, une calculette en ligne, un tracker de projet et un logiciel de pointage ne couvrent pas les mêmes besoins ni les mêmes risques. Le bon choix dépend du profil de vos effectifs, de vos obligations légales et de ce que vos relevés doivent prouver le jour où on vous les demande.
En bref : quelle application pour noter ses heures de travail ?
Le bon outil dépend de qui l’utilise et de ce qu’il doit prouver.
- Pour un salarié qui veut vérifier ses heures : une application mobile gratuite type Planningify ou Calculatrice Heure de Travail, avec export PDF peut suffire.
- Pour une TPE avec horaires fixes (moins de 5 salariés) : un tableur Excel structuré dépanne, mais n’a aucune valeur probante en cas de litige.
- Pour des équipes terrain, en télétravail ou aux horaires variables : un logiciel de pointage avec horodatage et archivage automatique est la seule option qui couvre l’obligation légale de conservation sur 5 ans.
- Pour de la gestion de projet sur ordinateur : un tracker de temps comme Toggl ou Harvest est utile pour le pilotage mais insuffisant pour la conformité légale.
Obligation légale de décompte du temps de travail : ce que dit le Code du travail
Avant de choisir une application, encore faut-il comprendre ce que vous êtes réellement tenu de mesurer. Car beaucoup d’employeurs confondent « temps de présence » et « temps de travail effectif », une confusion qui coûte cher devant les prud’hommes.
Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?
L’article L.3121-1 du Code du travail est limpide : le temps de travail effectif, c’est la période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur et ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles. Le trajet domicile-travail et la pause déjeuner libre n’en font pas partie. En revanche, une pause où le salarié reste joignable et à disposition est bel et bien du temps de travail effectif aux yeux de l’inspecteur du travail.
Les plafonds à ne pas dépasser
Au-delà des 35 heures hebdomadaires (151,67h/mois) qui déclenchent les heures supplémentaires, le Code du travail fixe des durées maximales absolues : 10 heures par jour, 48 heures par semaine, 44 heures en moyenne sur 12 semaines. Les dépasser est une infraction pénale : 750 € d’amende par salarié concerné, autant de fois qu’il y a de salariés en infraction.
Combien de temps conserver ses relevés de temps ?
L’article D.3171-16 impose de conserver tous les relevés de temps pendant 5 ans. En cas de litige prud’homal sur des heures supplémentaires impayées, c’est l’employeur qui doit produire ces documents. S’il ne peut pas, fichiers Excel perdus, feuilles papier égarées, le juge retiendra les éléments du salarié, même approximatifs. Une application qui horodate et archive automatiquement n’est donc pas un luxe organisationnel, mais une assurance juridique.
Les autres méthodes pour calculer et suivre ses heures de travail
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un logiciel de pointage. Mais chaque solution alternative a un angle mort que la plupart des guides ne mentionnent pas.
Excel : le faux gratuit
Le calcul en lui-même fonctionne. Le vrai problème, c’est qu’Excel ne convertit pas nativement les minutes en centièmes d’heure pour la paie (45 min = 0,75h, pas 0,45h), que les fichiers circulent sans contrôle de version entre salariés et RH, et qu’en cas de litige prud’homal, un tableur modifiable n’a aucune valeur probante. Pour moins de 5 salariés en horaires fixes, ça dépanne. Au-delà, le temps passé à fiabiliser les données annule la gratuité. Si vous restez sur cette option, partez au moins d’un modèle de feuille de temps structuré.
Les calculettes en ligne : utiles au salarié, insuffisantes pour l’employeur
Des outils comme la calculette Mauricette ou Workheure donnent un total instantané à partir des horaires saisis. Pratique pour un salarié qui veut vérifier son bulletin de paie. Mais côté employeur, zéro archivage centralisé, zéro traçabilité, zéro dispositif de contrôle. Le décompte repose sur la simple déclaration, sans horodatage. En contentieux, ces relevés ne valent rien.
Les trackers de temps par projet : un outil de pilotage, pas de conformité
Toggl, Harvest ou Rescue Time ventilent les heures par mission ou par client. C’est précieux pour mesurer la rentabilité d’une activité ou chiffrer un projet. Mais ces solutions mesurent l’allocation du temps, pas la présence effective. Elles ne couvrent pas l’obligation légale de décompte et sont inutilisables pour du personnel terrain, des commerciaux itinérants ou des équipes en horaires décalés. Pour ces profils, seule une pointeuse mobile ou un logiciel de pointage répond au besoin.
Les logiciels de pointage pour calculer le temps de travail
C’est la seule catégorie d’outils qui répond à la fois au besoin opérationnel (calculer les heures) et à l’obligation légale (prouver les heures). Là où Excel, les calculettes et les trackers laissent des angles morts, un logiciel de pointage couvre toute la chaîne, de la saisie à la paie.
Une preuve légale
Un logiciel de contrôle horaire horodate chaque entrée et sortie de manière infalsifiable. C’est ce qui fait toute la différence en cas de contrôle de l’Inspection du travail ou de contentieux prud’homal : vous disposez d’un historique complet, archivé automatiquement pendant les 5 ans réglementaires, et exportable à la demande. Avec Excel, vous avez un fichier modifiable par n’importe qui. Avec une calculette en ligne, vous n’avez rien du tout côté employeur. Certains logiciels ajoutent la géolocalisation et la prise de photo au moment du pointage, ce qui sécurise davantage le décompte pour le personnel de terrain ou en télétravail.
La fin des erreurs de paie sur les heures supplémentaires
Le calcul manuel des majorations est la première source d’erreurs sur les bulletins de salaire. Un logiciel de pointage applique automatiquement les taux légaux (25 % de la 36e à la 43e heure, 50 % au-delà) ou les taux conventionnels propres à votre branche, puis exporte les données directement vers votre logiciel de paie. Plus de conversion minutes/centièmes à la main, plus d’écarts entre le relevé du salarié et le calcul RH. Pour les entreprises qui gèrent aussi des congés, des RTT ou des repos compensateurs, tout est consolidé dans le même outil, ce qui élimine les doubles saisies et les incohérences entre compteurs.
Comment choisir selon votre profil d’entreprise ?
Tous les logiciels de pointage ne se valent pas, et le bon choix dépend de trois critères rarement posés clairement. D’abord, la nature de vos effectifs : une équipe 100 % bureau peut se contenter d’un pointage sur navigateur, tandis que du personnel itinérant ou multi-sites nécessite une pointeuse mobile avec géolocalisation. Ensuite, l’intégration avec votre paie existante : un logiciel qui n’exporte pas dans le format de votre prestataire de paie vous fera perdre le temps qu’il était censé vous faire gagner. Enfin, le modèle tarifaire : la plupart facturent entre 2 € et 8 € par salarié et par mois, mais certains verrouillent les fonctions essentielles (export, rapports, géolocalisation) dans des plans supérieurs. Vérifiez ce qui est inclus dans le tarif de base avant de comparer les prix affichés.
➡️ A lire : Comparatif des meilleurs logiciels de pointage
Factorial : l’application RH pour calculer et suivre le temps de travail
La plupart des logiciels de pointage font correctement le travail de base. Ce qui distingue Factorial, c’est qu’il intègre le suivi du temps dans un écosystème RH complet (congés, absences, paie, documents), ce qui évite de jongler entre trois outils qui ne se parlent pas.
Ce que ça change concrètement au quotidien
Le salarié pointe en un clic depuis l’application mobile (Android et iOS), où qu’il se trouve. Côté employeur, chaque pointage est horodaté et géolocalisé, ce qui règle le problème de fiabilité du déclaratif sans avoir à installer de badgeuse physique. C’est particulièrement utile pour les équipes multi-sites, les commerciaux terrain ou le personnel en télétravail, des profils pour lesquels les solutions classiques de pointage sur site ne fonctionnent tout simplement pas.
Là où Factorial fait gagner du temps aux RH
Les heures supplémentaires sont calculées automatiquement avec les majorations applicables, les compteurs de congés et RTT se mettent à jour en temps réel, et les résumés mensuels s’exportent directement vers votre logiciel de paie. En pratique, cela supprime la double saisie qui plombe la plupart des services RH en fin de mois : le même outil qui enregistre les heures produit les variables de paie. Les rapports détaillés permettent aussi d’identifier les dépassements de durées maximales avant qu’ils ne deviennent un problème légal, plutôt qu’après coup.
Vos questions fréquentes
FAQ – Meilleure application heure de travail
Quelle est la meilleure application pour suivre les heures de travail ?
La meilleure application est celle qui combine simplicité d’utilisation et fiabilité des données.
Des solutions comme Factorial permettent non seulement de suivre les heures travaillées mais aussi de gérer les absences, les congés et les heures supplémentaires.
Quelle application gratuite pour calculer ses heures de travail ?
Il existe des applications gratuites pour enregistrer ses heures, mais elles sont souvent limitées aux fonctions de base.
Pour un suivi plus complet et professionnel, il est recommandé d’utiliser un logiciel RH qui propose des fonctionnalités avancées.
Comment calculer ses heures de travail avec une application mobile ?
Une application mobile permet d’enregistrer ses entrées et sorties en quelques clics.
Les heures sont ensuite automatiquement additionnées et exportées sous forme de rapport, ce qui simplifie le suivi et le contrôle.
Comment une application RH simplifie-t-elle le suivi du temps de travail ?
Une application RH centralise toutes les données de temps de travail et les rend accessibles en temps réel.
Elle automatise le calcul des heures, limite les erreurs et fait gagner du temps aussi bien aux salariés qu’aux managers.
Les employés peuvent-ils consulter leurs heures de travail en temps réel ?
Oui, la plupart des applications modernes offrent aux salariés un accès en temps réel à leurs données de temps de travail, via une application mobile ou un portail en ligne. Cela favorise la transparence et l’autonomie.
Comment savoir combien d’heures de travail j’ai effectuées ?
Les heures réalisées apparaissent généralement dans l’application de suivi du temps de travail utilisée par l’entreprise.
Pour les indépendants ou freelances, une application dédiée au calcul des heures permet de générer des rapports hebdomadaires ou mensuels.
