Le décompte du temps de travail des salariés est une obligation légale de l’entreprise. Pour respecter les 35 heures et payer les heures supplémentaires, cet exercice s’impose à l’employeur. Mais calculer les heures de travail sur Excel est chronophage, fastidieux, et vous expose à des pertes de fichiers, ce qui pourrait s’avérer dangereux en cas de contrôle de l’Inspection du travail.
Pour résoudre le casse-tête du calcul du temps de travail, de nombreuses applications existent. Du logiciel de pointage à la calculette du temps de travail, tour d’horizon des solutions qui s’offrent à vous.
Sommaire :
- Calculer les heures de travail sur Excel
- Les calculettes de temps de travail en ligne
- Les applications de tracking du temps passé
- Les logiciels de pointage pour calculer le temps de travail
- Pourquoi calculer le temps de travail avec Factorial ?
- Application de suivi du temps de travail ✅
Calculer les heures de travail sur Excel
L’une des solutions les plus souvent utilisées demeure le calcul du temps de travail sur Excel. En entrant les horaires de vos salarié-e-s, en ajoutant une formule simple, vous pouvez en effet calculer précisément le nombre d’heures travaillées par chaque salarié. L’autre option consiste en la réalisation de feuilles de temps que chaque salarié doit remplir mensuellement. Vous avez ainsi une vision précise du nombre d’heures travaillées mensuellement par chaque collaborateur et collaboratrice
Mais Excel a ses limites. Vous multipliez les documents à remplir et les allers-retours entre services RH et employé-e-s, ce qui nuit à l’expérience collaborateur et augmente la charge de travail de vos gestionnaires RH. Pour éviter de perdre du temps, il vaut mieux opter pour une solution en ligne telle qu’un trackeur de temps ou un logiciel de pointage.
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Les calculettes de temps de travail en ligne
Il existe une alternative pour les salarié-e-s, qui est la calculatrice de temps de travail en ligne. Des solutions telles que la calculette Mauricette, Clock It ou Workheure permettent de calculer en ligne le temps de travail en entrant l’heure de démarrage, l’heure de fin de travail et la durée de la pause. Une fois votre calcul réalisé, vous pouvez exporter votre feuille de temps au format PDF pour l’archiver par le service ressources humaines.
Ces solutions gratuites sont un bon compromis lorsqu’on souhaite arrêter le calcul du temps de travail sur Excel, mais elles ont leurs limites. Le service RH doit gérer l’archivage des feuilles de temps manuellement, et le décompte des heures travaillées repose sur la simple déclaration des collaborateurs et collaboratrices, sans dispositif de contrôle tels que la géolocalisation du ou de la salarié ou la prise de photo..
Les applications de tracking du temps passé
Autre option : les applications et sites de tracking du temps passé. Ils sont très adaptés pour la gestion de projet et la Gestion du temps par activité (GTA).
Toogl, par exemple, permet de tracker les temps passés par les collaborateurs et collaboratrices par projet. Il suffit au salarié-e de démarrer le chronomètre à chaque fois qu’il ou elle commence à travailler sur une nouvelle activité, et le logiciel enregistre automatiquement les temps affectés à chaque mission. Vous pouvez ainsi obtenir une vision précise du temps passé pour chaque activité, et calculer les horaires hebdomadaires ou mensuels de travail
D’autres logiciels de tracking du temps passé existent, à l’instar de :
- Rescue Time ;
- Hours ;
- Easy Time Tracking ;
- Tracking Time ;
- Harvest.
Cette dernière solution propose même une extension chrome pour traquer le temps passé par projet !
Ces solutions sont parfaitement adaptées aux collaborateurs et collaboratrices qui travaillent en mode projet et essentiellement sur ordinateur. En revanche, elles ne sont d’aucune utilité pour calculer les heures de travail de vos ouvriers ou de vos personnels de terrain. Pour les équipes mobiles, les logiciels de pointage et les pointeuses mobiles sont plus adaptés.
Les logiciels de pointage pour calculer le temps de travail
Ce sont les meilleures alternatives à Excel pour calculer le temps de travail de tous les salariés, qu’il s’agisse de personnel de bureau ou de personnel de terrain. Les fonctionnalités d’un logiciel de pointage sont nombreuses.
L’enregistrement des heures de travail
Un logiciel de pointage permet aux employés de noter leurs heures d’arrivée et de départ, enregistrant ainsi leurs heures de travail quotidiennes. Certains systèmes permettent également de prendre en compte les pauses et les heures supplémentaires.
La gestion des absences et des congés
Le logiciel de pointage facilite la gestion des demandes de congés, les approbations, ainsi que le suivi des absences pour maladie ou autres raisons personnelles.
La planification des horaires
Le logiciel peut aider à créer et gérer les plannings des employés, en s’assurant que toutes les périodes de travail sont couvertes et en évitant les conflits d’horaire.
L’établissement de rapports et d’analyses sur le total des heures travaillées
Ce type d’outil fournit des rapports détaillés sur les heures travaillées, les tendances des absences, les coûts de main-d’œuvre, et d’autres métriques importantes pour l’analyse de la productivité.
L’intégration avec la paie
Beaucoup de logiciels de pointage peuvent s’intégrer directement avec les systèmes de paie pour automatiser le calcul des salaires en fonction des heures travaillées, des congés payés, et des heures supplémentaires.
La conformité légale du calcul des heures de travail
Le logiciel aide à calculer les heures de travail et à garantir le respect des lois sur le travail, notamment en matière d’heures de travail, de repos obligatoires et d’enregistrement des temps de travail.
L’accès mobile et à distance
Avec l’avènement du travail à distance, de nombreux logiciels offrent des options pour pointer via des appareils mobiles ou des ordinateurs personnels, permettant ainsi une flexibilité et un contrôle accrus.
La sécurité et la confidentialité des données collaborateurs
Les systèmes modernes de pointage incluent souvent des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles des employés.
Pourquoi calculer le temps de travail avec l’application Factorial ?
La pointeuse mobile de factorial vous permet de calculer le temps de travail de vos salarié-e-s quelque soit l’endroit où ses derniers se trouvent, grâce à une application mobile disponible sur Android et sur IOS.
Avec cette application de calcul du temps de travail, vos salarié-e-s peuvent pointer en un seul clic et vous pouvez facilement vérifier leur déclaratif grâce à notre dispositif de géolocalisation. La badgeuse mobile de Factorial permet de visualiser les volumes horaires et le progrès de vos employés.
Enfin, vous pourrez télécharger des résumés mensuels, avoir des rapports complets et faciliter vos processus de fiches de paie.
Pour naviguer avec aisance dans l’ère du digital tout en respectant les obligations légales, le choix d’une application de gestion du temps est crucial. Que vous optiez pour des logiciels de pointage avancés ou des solutions simples comme les calculettes de temps en ligne, l’important est de choisir un outil qui réponde à vos besoins spécifiques en matière de suivi du temps de travail.
Ce guide offre un aperçu des options disponibles, mais le choix final doit s’aligner avec les objectifs de votre entreprise, la nature des tâches de vos employés, et l’efficacité globale recherchée. Investir dans la bonne solution de calcul du temps de travail dès aujourd’hui vous épargnera du temps et des efforts demain, tout en garantissant une meilleure conformité et satisfaction au travail !
