Le décès d’un-e salarié-e est un cas de force majeure qui entraîne la rupture du contrat de travail. Mais attention, les démarches à réaliser ne sont pas les mêmes si le décès fait suite à un accident du travail (s’il intervient sur le temps de travail), ou si le décès a lieu en dehors de l’entreprise.
Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les procédures RH à suivre en cas de décès d’un ou d’une salarié-e, afin de respecter les règles RH tout en ayant du tact, dans un moment difficile pour la famille et les proches du ou de la défunt-e.
Table des matières
Les procédures RH en cas de décès du ou de la salarié-e sur le lieu de travail
Effectuer la déclaration d’accident du travail
La déclaration d’accident du travail (AT) doit être réalisée auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ou à la MSA dans un délai de 48 heures après la survenue de l’accident. L’employeur peut formuler des arguments sur le caractère professionnel ou non professionnel de l’accident du travail. Le formulaire à remplir pour déclarer l’accident est accessible à ce lien.
Informer le Comité Économique et Social (CSE)
Ensuite, le service RH est tenu d’informer le Comité Économique et Social du décès du salarié. Ce dernier pourra décider de procéder à une enquête pour déterminer le caractère professionnel ou non de l’accident du travail.
Établir les documents RH liés à la fin du contrat de travail
L’employeur doit ensuite établir les documents RH liés à la fin du contrat de travail du ou de la salarié-e décédé-e. Il s’agit :
- de la dernière fiche de paie du salarié-e décédé-e ;
- du reçu pour solde de tout compte ;
- du certificat de travail.
Mettre à jour le registre du personnel
L’employeur devra également penser à mettre à jour le registre du personnel en radiant de la liste des employé-e-s le collaborateur ou la collaboratrice décédé-e.
Informer les organismes sociaux du décès du collaborateur-rice
Il s’agit ici des mutuelles, assurances et organismes de prévoyance avec lesquelles l’entreprise a souscrit un contrat pour le ou la salarié-e concerné-e.
Bon à savoir : cette démarche est importante pour déclencher les garanties éventuellement souscrites pour le compte du salarié, telle que la prévoyance et l’assurance-décès. Il peut s’agir par exemple d’une prise en charge des frais d’obsèques ou d’une rente versée au conjoint du ou de la salarié-e.
Verser les indemnités aux ayant-droits de l’employé-e défunt-e
L’employeur doit verser aux ayants-droits du salarié-e défunt-e les indemnités dues à la rupture du contrat du travail.
Il peut s’agir par exemple :
- de l’indemnité compensatrice de congés payés si le collaborateur ou la collaboratrice n’a pas pris tous ses congés avant son décès ;
- de l’indemnité liée aux RTT et/ou aux droits acquis en matière de repos compensateur;
- de l’indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle si une procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle était en cours avant le décès du ou de la salarié-e.
Les procédures RH en cas de décès du ou de la salarié-e hors lieu de travail
En cas de décès du salarié-e en dehors du lieu de travail, les procédures RH sont allégées. L’employeur n’a en effet pas besoin de prévenir la CPAM ni le CSE de la survenue d’un accident du travail.
Il lui suffit donc :
- d’établir les documents RH liés à la fin du contrat de travail ;
- de mettre à jour le registre du personnel ;
- d’informer les organismes sociaux du décès du collaborateur-rice ;
- de verser le solde de tout compte aux ayant-droits de l’employé-e défunt-e.
Bon à savoir : pour déterminer la date de fin du contrat de travail, l’employeur doit demander un acte de décès à la famille du salarié-e. C’est la date de décès qui tiendra lieu de date de fin de contrat de travail.
Quid du décès d’un-e salarié-e en arrêt maladie ?
Si le ou la salarié-e décède en dehors du lieu de travail, il n’y a pas besoin de faire de déclaration d’accident du travail ni de prévenir le CSE. Cette règle s’applique en cas de décès du salarié-e en arrêt maladie. L’employeur devra donc établir les documents RH de fin de contrat et verser les indemnités éventuellement dues aux héritiers du collaborateur-rice défunt-e.
Le solde de tout compte d’un-e salarié-e décédé-e
Une fois les démarches préalables obligatoires effectuées, il vous reste à établir le dernier bulletin de paie du ou de la salarié-e décédé-e ainsi que son solde de tout compte. La démarche n’est pas toujours simple pour procéder au versement. On vous donne les étapes à suivre pour pouvoir clôturer le contrat de travail du salarié.
Identifier les ayants-droits de la succession
La première étape, avant d’établir le solde de tout compte d’un-e salarié-e décédé-e, est d’identifier les successeurs du ou de la défunt-e. Le gestionnaire RH chargé d’établir les documents de fin de contrat de travail doit donc demander aux proches les coordonnées du notaire de la succession.
Liquider l’épargne salariale
Une fois le notaire identifié, le service des Ressources Humaines devra fournir à celui-ci un état récapitulatif de l’épargne salariale du ou de la salarié-e décédé-e. Le décès est en effet un motif de liquidation de l’épargne salariale.
Solder les éléments de paie et indemnités dues à l’employé-e décédé-e
L’employeur n’a pas à verser d’indemnité de rupture, mais doit solder tous les autres éléments de paie :
- compteurs de congés ;
- RTT et repos compensateur ;
- le salaire du mois restant dû.
Il doit également verser aux ayants-droits l’indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle si une procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle était en cours avant le décès du ou de la salarié-e.
Verser le solde de tout compte
Deux solutions sont possibles. La première est de verser le solde de tout compte au notaire chargé de la succession. La seconde est de réaliser directement le versement auprès des héritier-e-s du ou de la défunt-e.
Bon à savoir : le solde de tout compte d’un ou d’une salarié-e décédé-e ne peut être versé directement aux héritiers et héritières que sur présentation d’un certificat d’hérédité ou d’un acte de notoriété.
A retenir
En conclusion, le décès d’un-e salarié-e constitue une situation délicate et chargée d’émotions pour toutes les parties impliquées. Pour l’employeur, il est essentiel d’agir avec empathie et respect envers la famille du défunt tout en respectant scrupuleusement les procédures RH et légales en vigueur. Que le décès survienne sur le lieu de travail ou en dehors, différentes démarches administratives doivent être entreprises, allant de la déclaration d’accident du travail à la mise à jour des registres du personnel et la communication avec les organismes sociaux.
Il est crucial de gérer les aspects administratifs avec tact et efficacité, en veillant notamment à la liquidation de l’épargne salariale, au versement des indemnités dues, et à la remise des documents de fin de contrat aux ayants droit. Ce processus, bien que complexe, montre l’importance d’une gestion RH humaine et responsable, qui tient compte des impacts émotionnels et pratiques de telles circonstances sur l’ensemble de l’entreprise et sur les proches du collaborateur ou de la collaboratrice décédé-e.
