Avec la transformation numérique des entreprises, le digital occupe aujourd’hui une place importante dans le monde professionnel.
Alors que les outils se sont diversifiés au sein des services RH, la signature électronique est de plus en plus utilisée.
Avec la crise du Covid, la dématérialisation dans les sociétés s’est accélérée. Selon une étude réalisée en janvier 2021 par YouGov, 26 % des entreprises françaises ont adopté une solution de signature électronique.
Dans cet article, on vous explique pourquoi utiliser la signature électronique et les nombreux avantages qui l’accompagnent.
Table des matières
Signature électronique : définition
La signature électronique est un procédé qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Ce concept juridique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite même si elle n’est pas visuelle et se compose d’une suite de caractères.
Pour être valable, la signature électronique doit être authentique, infalsifiable, inaltérable, non-réutilisable et irrévocable.
Il faut noter que la signature électronique est différente de la signature numérique qui consiste à insérer une image ou un dessin synonyme de signature sur un document.
Comment ça marche ?
La signature électronique est très facile à mettre en place puisqu’il existe aujourd’hui plusieurs solutions digitales pour l’implanter. Le processus de signature est lui aussi très simple.
Une fois le document reçu par mail ou toute autre voie dématérialisée, la personne doit ouvrir le document via le lien reçu.
Elle doit accepter les conditions générales d’utilisation et le cryptage avant de réaliser le tracé de sa signature avec une souris, un pavé tactile, un stylet voir même avec le doigt (sur les smartphones).
Enfin, il lui suffit de valider pour confirmer la signature du document.
Si les services RH utilisent de plus en plus cette méthode, c’est parce qu’elle permet de signer de nombreux fichiers.
Contrat de travail et avenant, promesse d’embauche, accord de confidentialité, fiche de paie, règlement intérieur, justificatifs divers… Les documents à signer électroniquement sont légion.
Selon l’eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), il existe 3 niveaux de signature électronique :
- La signature électronique simple (SES) utilisée pour la signature de devis, factures, CGU / CGV… ;
- La signature électronique avancée (AES) qui possède un niveau de sécurité plus élevé et qui sert à signer bons de commande, contrats de partenariat, certificats de travail… ;
- La signature électronique qualifiée (SEQ) qui offre le plus haut niveau de sécurité mais qui est cependant plus contraignante.
En fonction du document concerné et du niveau de sécurité recherché, il conviendra de choisir le type de signature à privilégier.
La signature électronique : quels avantages ?
Si les entreprises font de plus en plus appel à la signature électronique, c’est bien parce qu’elle fait partie de ces outils digitaux utiles et efficaces.
Plusieurs avantages sont donc à mettre en avant.
Dématérialisation et transformation digitale
Le temps du papier est presque révolu et les sociétés ont pour la plupart adopté la dématérialisation. Plus économique, plus facile à transmettre, plus écologique, plus pratique, le format numérique présente des avantages non négligeables.
La signature électronique s’inscrit tout naturellement dans ce processus essentiel de dématérialisation.
Mieux encore, elle est une méthode qui s’affirme grâce à la transformation digitale des entreprises en leur permettant de basculer dans l’ère du digital.
Meilleure expérience collaborateur
Grâce à la signature électronique, les structures sont capables de proposer une meilleure expérience collaborateur et candidat. En effet, elle permet de faire gagner du temps au niveau administratif et accélère les processus de recrutement.
Contrat de travail et fiches de paie sont envoyés directement aux collaborateurs concernés qu’ils peuvent signer en quelques clics.
La signature électronique offre également la possibilité de signer de façon plus sûre et plus rapide divers documents administratifs ; une aubaine pour ceux qui ont une tendance à la phobie administrative.
C’est aussi une technologie qui donne une image moderne et innovante de l’entreprise, un détail qui pourrait inciter un talent à choisir de rejoindre votre structure plutôt qu’une autre.
Plus de sécurité
C’est l’un des grands avantages de la signature électronique, elle apporte une plus grande sécurité aux contrats que la signature manuscrite et traditionnelle.
Elle offre une traçabilité complète, permet d’identifier le signataire et garantit l’intégrité du document.
Aussi, avec l’utilisation de technologies dédiées, les documents sont cryptés et il est donc impossible d’y accéder sans autorisation préalable. Qui plus est, les fichiers ne peuvent pas être falsifiés et/ou modifiés.
Meilleure productivité
Avec la signature électronique, les salariés peuvent réaliser leur mission de manière plus efficace, plus souple et surtout plus intuitive. Les différentes étapes de la gestion des contrats sont simplifiées et automatisées, permettant une meilleure productivité.
C’est surtout un outil de premier plan pour éviter aux différents collaborateurs et intervenants une perte de temps inutile.
Oubliez les allers-retours pour signature et les envois par courrier : tout est dématérialisé et la signature est apposée en un rien de temps.
En plus d’assurer une traçabilité à toute épreuve, les temps de traitement, d’envoi et de réception sont considérablement réduits.
Réduction des coûts
Et oui, la signature électronique est un moyen de réaliser des économies substantielles pour l’entreprise. En effet, les coûts inhérents à la gestion documentaire peuvent parfois atteindre des montants élevés notamment lorsqu’il s’agit d’imprimer ou d’envoyer des documents par voie postale.
Entretien des imprimantes, achat des cartouches d’encre et du papier, frais d’envoi, réduction de la consommation électrique encore achat de fournitures de bureau, la signature électronique évite et réduit certains frais et parfois de façon considérable.
Réduction de l’impact environnemental
Tout comme l’ensemble des processus dématérialisés, la signature électronique participe activement à réduire l’impact environnemental des sociétés qui l’utilisent.
En consommant moins de papier et d’énergies, les structures peuvent minimiser leur empreinte carbone et devenir une entreprise écologique.
L’utilisation de ces solutions éco-responsables est également un moyen efficace pour renforcer votre politique RSE, élément de plus en plus considéré par les candidats et les nouvelles générations de travailleurs.
Valorisation de la marque employeur
L’image de votre entreprise, tant auprès du grand public que vos collaborateurs, est importante et doit être en accord avec les valeurs que vous voulez véhiculer.
En utilisant des procédés comme la signature électronique, vous soignez votre marque employeur et vous vous positionnez comme une société moderne.
Cela n’a l’air de rien comme ça, mais votre marque employeur peut faire la différence pour recruter de nouveaux collaborateurs et fidéliser ceux actuels.
En vous présentant comme une entreprise innovante, vous renvoyez une image positive et séduisante.
Quelle solution choisir ?
En tant qu’employeur en accord avec son temps, la signature électronique s’impose comme un outil indispensable.
Pour la déployer au sein de votre entreprise, le logiciel de signature électronique de Factorial vous permet de signer numériquement tout type de document RH.
Conforme à la norme de sécurité eIDAS, la solution de Factorial répond aux exigences de sécurité les plus strictes et enregistre automatiquement les documents une fois qu’ils sont signés.
Contrat de travail, fiches de paie ou feuilles de temps, vous pourrez faire signer les fichiers de votre choix facilement et rapidement. À l’heure où tout va plus vite, adopter la signature électronique dans la gestion quotidienne de votre société n’est pas un luxe. Vous signez ?
