Le trajet domicile-travail engendre bien souvent des coûts pour les salarié(e)s. Entre frais de transport et frais de transports personnels, cela peut vite représenter un budget conséquent, à plus forte raison si la distance entre la maison et les bureaux est importante.
Mais dans certains cas, l’entreprise peut ou doit participer à ces dépenses. Le Code du travail veille au grain et oblige parfois l’employeur à mettre la main à la poche.
Dans cet article, factorial vous en dit un peu plus sur les règles à suivre en matière de trajet domicile-travail.
Table des matières
Qu’entend-on par trajet domicile-travail ?
Le trajet domicile-travail représente le déplacement effectué par un(e) employé(e) entre son domicile et le lieu fixe où il ou elle travaille. Pour réaliser cet itinéraire, les salarié(e)s utilisent les moyens de transport ou un véhicule personnel (voiture, vélo…).
Les voyages professionnels ne sont pas pris en compte et appartiennent à une toute autre catégorie de déplacement. Un rendez-vous chez un client est simplement défini comme un déplacement professionnel.
Le trajet domicile-lieu de travail est considéré comme un déplacement personnel. Cela signifie que les frais de déplacement engagés sont à la charge des collaborateurs et collaboratrices. Cependant, une partie de ces frais de déplacement peuvent être pris en charge par l’employeur.
Prise en charge des frais de transport : comment ça marche ?
Dans certaines conditions, l’entreprise doit prendre en charge une partie des dépenses engagées lors de trajet domicile-travail.
Frais de transports publics
Un grand nombre d’employé(e)s prennent les transports en commun pour se rendre sur leur lieu de travail, surtout dans les grandes agglomérations. Les abonnements aux transports publics sont bien souvent assez onéreux.
Heureusement pour les usagers, l’entreprise a pour obligation d’assumer et de rembourser une partie des ces frais de transports publics. Le calcul de ce remboursement ne se fait pas sur le trajet domicile-travail à proprement parler mais sur la totalité du coût de l’abonnement des salarié(e)s.
Les transports concernés sont le métro, le train, le bus, le tramway ou encore le vélo, lorsqu’il s’agit de location publique (ex : le Vélib’ Métropole à Paris).
Pour les abonnements concernant ces déplacements, l’employeur doit prendre en charge 50 % des frais de transport et ce peu importe leur durée (hebdomadaire, mensuel, annuel…). Les titres achetés à l’unité ne sont pas concernés.
Celles et ceux qui travaillent moins d’un mi-temps se verront rembourser au prorata du nombre d’heures effectuées par rapport à un mi-temps.
Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures, un(e) employé(e) faisant 12 heures par semaine et qui possède un abonnement de transports publics mensuel de 100 euros serra remboursé(e) de 34,28 euros selon le calcul suivant : (100 x 50 %) x 12/17,5 = 34,28.
Comment rembourser les salarié(e)s ?
Si l’employeur doit obligatoirement participer aux frais de transports publics des salarié(e)s, le défraiement se fait généralement avec présentation de justificatif où doit figurer le montant payé et la période d’abonnement concernée.
Toutefois, un accord d’entreprise ou une convention collective prévoit des modalités de remboursement différentes comme un forfait alloué de façon mensuelle par exemple.
Dans certains cas, une attestation sur l’honneur peut suffire notamment quand il s’agit de location de vélo ou encore si le salarié est intérimaire.
Tous les collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise sont concerné(e)s, y compris celles et ceux à temps partiel et en stage.
Ce remboursement pour le trajet domicile-travail doit apparaître sur la fiche de paie.
Si un(e) employé est absent(e), la prise en charge s’effectue normalement et donc à hauteur de 50 % pour les jours non travaillés à condition que l’abonnement ait été utilisé au moins une fois dans le mois. Dans le cas contraire, pas de remboursement prévu.
À noter : les remboursements partiels du prix des titres d’abonnement sont exonérés d’impôt sur le revenu.
Frais de transports personnels
Pour effectuer le trajet domicile-travail, quelques salarié(e)s font usage d’un véhicule personnel. Voiture, vélo ou bien trottinette, les moyens de déplacement ne manquent pas.
Pourtant, contrairement aux transports publics, l’employeur n’a pas pour obligation de participer aux frais de transports personnels. Le prise en charge est donc au bon vouloir de l’entreprise, qu’elle soit partielle ou totale.
Si la société décide de la mettre en place, elle doit s’appliquer à l’ensemble des employé(e)s et peut se faire selon différentes modalités et types de remboursement qui sont définis par un accord d’entreprise ou une convention collective.
Le remboursement des frais de transports personnels peut se faire si le ou la salarié(e) vit dans une zone non-desservie par les transports en commun ou si l’utilisation d’un véhicule est indispensable en raison de ses horaires de travail.
Tous les salarié(e)s sont concerné(e)s, y compris celles et ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires.
Comme pour les transports publics, les employé(e)s effectuant moins qu’un mi-temps se verront rembourser au prorata du nombre d’heures effectuées par rapport à un mi-temps normal.
Il existe plusieurs situations où la prise en charge des frais de transports personnels pour le trajet domicile-travail n’est pas prévue :
- Un véhicule de fonction avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique est à disposition de l’employé(e) ;
- L’entreprise a mis à disposition un logement de fonction excluant des frais de transports ;
- L’employeur assure gratuitement au salarié le trajet domicile-travail.
À noter : Les frais de transports personnels sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par an pour un véhicule thermique et de 700 € par an pour un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène.
Indemnités kilométriques et prime de transport
Dans le cadre du trajet domicile-travail, les frais d’essence peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur mais ce n’est pas une obligation.
Ce remboursement peut se faire sous la forme d’indemnités kilométriques ou d’une prime de transport.
Pour que ces frais soient pris en charge, le montant, les modalités et les critères d’attribution doivent être prévus par un accord d’entreprise. De plus, le ou la salarié(e) doit utiliser un véhicule personnel.
Le remboursement des frais kilométriques pour le trajet domicile-travail est réalisé selon un barème encadré par la loi. Cette compensation se fait en fonction des frais réels engagés.
De son côté, la prime de transport compense les frais de carburant et d’alimentation des véhicules pour les trajets domicile-travail. L’indemnité est de 400 € maximum pour les dépenses de carburant et de 700 € maximum pour les frais d’alimentation des véhicules.
À noter : indemnités kilométriques et prime de transport sont cumulables.
Forfait mobilités durables
Certaines organisations proposent également le forfait mobilités durables. Ce dispositif encourage la mobilité durable grâce au versement d’une allocation pour les trajets domicile-travail.
Il s’adresse aux salarié(e)s utilisant un moyen de transport personnel durable. Sont donc concernés les types de transport suivants :
- Vélo personnel ;
- Covoiturage ;
- Moyen de transport en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter) ;
- Partage d’un véhicule à motorisation non thermique.
Le forfait mobilités durables est d’un montant annuel maximum de 700 €.
Lieu de travail inhabituel
Il arrive parfois qu’un(e) employé(e) soit dans l’obligation de réaliser un trajet domicile-travail différent de celui de tous les jours. Ce lieu de travail inhabituel peut par exemple être une succursale de l’entreprise ou bien les locaux d’un client.
Une compensation est alors possible, sous forme financière ou en temps de repos. Cependant, cet avantage ne s’applique qu’au temps excédant le temps habituel de trajet.
