Depuis le 1er janvier 2023, le ticket de caisse n’est plus imprimé automatiquement lors d’un achat. Une bonne nouvelle pour l’environnement mais aussi un casse-tête pour les entreprises et la gestion des notes de frais.
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Cette nouvelle mesure risque d’impacter les collaborateurs et leur façon de gérer leurs dépenses professionnelles. Dans cet article, Factorial se penche sur le sujet.
Table des matières
Le ticket de caisse, une institution
Le ticket de caisse est un document qui accompagne chaque achat réalisé par un client. Généralement sous forme papier, il sert de preuve d’achat.
Dans le fonctionnement d’une entreprise, le ticket de caisse joue un rôle important puisqu’il est utilisé dans le cadre du remboursement des frais professionnels.
Il comprend les informations du commerçant, le détail et le prix des produits ou services vendus, la date et l’heure de vente, la TVA, le mode de paiement ou encore le code unique de transaction.
Au 1er janvier 2023, le ticket de caisse a cessé d’être imprimé automatiquement par les commerçants. Pour l’obtenir, il faut en faire la demande.
Vers une disparition du ticket de caisse papier
La suppression du ticket de caisse automatique s’inscrit dans le cadre de la loi anti-gaspillage du 10 février 2020. En effet, l’objectif de cette mesure est simple : réduire l’empreinte environnementale dans les gestes au quotidien. L’idée est donc de rendre les entreprises plus écologiques.
En France, on compterait plus de 30 milliards de tickets de caisse imprimés chaque année. Ce qui donne 2,5 millions d’arbres abattus pour ces petits papiers qui finissent le plus souvent oubliés dans la poche d’une veste ou dans la première poubelle venue.
Qui plus est, l’encre et le papier thermique utilisés pour imprimer les tickets de caisse contiennent des produits polluants et des perturbateurs endocriniens. Enfin, notons que le passage à des solutions dématérialisées facilite la gestion et la comptabilisation des notes de frais pour les sociétés.
Quels justificatifs sont concernés ?
Les tickets de caisse papier ne sont pas les seuls concernés par cette mesure. Dès l’année prochaine, plusieurs documents ne seront plus imprimés automatiquement.
Les justificatifs de carte bancaire et les bons d’achat par exemple seront eux aussi impactés par cette loi. Pour les posséder, il vous faudra en faire la demande auprès des entités en question.
À NOTER : Un vendeur ne peut pas refuser l’impression du ticket de caisse.
Entreprise : quel impact sur la gestion des notes de frais ?
Dans de nombreuses entreprises, les collaborateurs peuvent être amenés à réaliser des voyages ou simplement aller en rendez-vous clients. Frais de déplacement et dépenses diverses accompagnent dans la plupart des cas ces événements professionnels.
Pour être considérées comme frais et être remboursées, ces dépenses doivent être accompagnées d’un ticket de caisse ou, à défaut, d’un reçu bancaire. Mais comment faire si ces preuves d’achat ne sont plus fournies automatiquement ?
La demande du ticket de caisse
Dans un premier temps, il faut savoir que cette loi contre la gaspillage n’interdit pas l’impression de ticket de caisse. Seulement, cette opération ne sera plus automatique. Ainsi, le salarié devra en faire la demande auprès du commerçant.
Si votre entreprise continue de gérer les notes de frais en version papier, vos employés devront impérativement solliciter les tickets de caisse correspondant à chaque passage en caisse.
Comme nous le précisions plus haut, aucun commerçant ne pourra refuser l’impression de ce type de justificatif.
La solution numérique
Avec l’essor du digital et la dématérialisation des process, il est possible de faciliter la gestion des notes de frais.
Ainsi, en choisissant l’option de la copie numérique de justificatifs, vous simplifiez la comptabilisation des notes de frais tout en optant pour une solution plus écologique.
Vos collaborateurs peuvent solliciter leur ticket de caisse ou justificatif d’achat en version numérique et vous la faire parvenir. Autre solution : Ils peuvent les scanner ou les prendre en photo pour obtenir une copie digitale, sous format PDF.
Avec un logiciel SIRH comme celui de Factorial, la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfants.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Quel impact sur vos process ?
Si vous utilisez déjà une solution numérique pour traiter vos notes de frais, pas d’incidences particulières sur vos process. Vos salariés devront juste penser à demander, quand c’est nécessaire, le ticket de caisse.
Si vous n’êtes pas encore passé au digital, il sera essentiel de communiquer le déroulement des nouveaux process à vos équipes. Notons également que les justificatifs d’achat et de dépense doivent être stockés pendant 10 ans en comptabilité.
Avec un logiciel de notes de frais, vous vous rendez la vie plus facile puisque les preuves d’achat sont automatiquement conservées avec une valeur probante.
Ticket de caisse et RGPD
Afin de recevoir un justificatif en version numérique, l’employé devra laisser ses coordonnées professionnelles. Nom, prénom, mail ou numéro de téléphone : il sera dans l’obligation de partager ces données sensibles.
En tant qu’employeur, il vous faudra éclaircir votre politique de gestion de données. Vos salariés peuvent-ils partager ces informations ? Si oui, lesquels exactement ? Ou doivent-ils uniquement demander les tickets de caisse en version papier ?
Il faudra aussi prendre en compte le RGPD et toutes ses subtilités. Si l’un de vos collaborateurs partage des données dans le but d’élaborer un ticket de caisse numérique, il sera important de veiller aux informations qui pourront être utilisées.
Les commerçants doivent demander le consentement de leurs clients et détailler les données qu’ils souhaitent récolter et l’usage qu’ils en feront.
Des avantages… et des questions !
L’arrêt d’impression automatique des tickets de caisse aura un impact positif sur la gestion des notes de frais. Mais pas seulement.
Avantages de la dématérialisation du ticket de caisse
- Un allié pour l’environnement : C’est l’objectif principal de cette loi : réduire l’empreinte écologique des individus par des gestes écologiques simples. Ne plus imprimer automatiquement les tickets de caisse réduit la production de papier et donc l’abattage d’arbres ;
- Une solution dématérialisée : Grâce à la numérisation, le ticket de caisse prend une toute autre forme et évite le format papier. La digitalisation des entreprises favorise ce type de solution et la grande majorité des sociétés s’échangent déjà des factures dématérialisées.
- Un reçu plus fiable : Le ticket de caisse en version numérique offre une plus grande lisibilité et surtout, ne se verra pas altérer par le temps. Avec un statut de valeur probante, cette forme de justificatif offre plus de fiabilité et de précision.
- Un outil pour la détection d’anomalies et de fraudes : La dématérialisation des justificatifs permet un meilleur contrôle des notes de frais. La traçabilité des dépenses est plus simple, plus rapide à effectuer et rend plus aisée la détection d’anomalies ou d’éventuelles fraudes.
- Un format moins encombrant : Avec le ticket de caisse papier, il est facile de l’égarer ou de le froisser, rendant parfois caduque son utilisation. En choisissant une version numérique, plus besoin de s’encombrer avec des dizaines de tickets en papier.
Fin du ticket de caisse papier : les inquiétudes
Mais la fin du ticket de caisse papier soulève quelques questions et ne fait pas forcément l’unanimité chez les consommateurs.
En effet, le client sera informé de cette nouvelle règle en caisse par voie d’affichage. Elle devra être indiquée de manière lisible et compréhensible.
Mais, noyé dans la tonne d’information qui transite, il pourrait ne pas faire attention à cette disposition et se retrouver privé d’un véritable choix.
Ce qui pose le plus problème, c’est le traitement des données personnelles. Par l’utilisation des voies numériques, les différentes entreprises pourraient en profiter pour manipuler les données de leurs clients à des fins marketing.
Enfin, certains craignent pour la disparition de la preuve d’achat et avec, la possibilité de faire valoir ses droits en cas de litige.
Et si la solution était la carte d’entreprise ?
Factorial a mis en place des cartes professionnelles, physiques ou virtuelles, qui permettent aux collaborateurs de payer facilement sans toucher à leurs propres finances.
De votre côté, vous pouvez suivre les dépenses de façon instantanée depuis notre plateforme de gestion de notes de frais.
La fin du ticket de caisse est bien là. Il n’est plus imprimé automatiquement, mais vous pouvez toujours en demander un exemplaire papier ou numérique.
Maintenant, à vous d’opter pour la meilleure solution pour gérer les notes de frais de vos collaborateurs.
