Pour favoriser une expérience collaborateur fluide et agréable, mais aussi pour suivre de près ses KPI’s, il est primordial de réussir à formaliser l’ensemble de ses processus RH. Cela vous donne une meilleure visibilité sur le qui fait quoi à chaque étape du parcours salarié-e et vous permet d’identifier les éventuels points de friction.
Par ailleurs, la formalisation des processus RH permet d’aligner les actions RH mises en place sur la stratégie de l’entreprise et notamment la GEPP. En ayant une vision claire de chaque processus, vous pouvez mieux piloter vos objectifs RH et mettre en place des actions correctives là où le bât blesse.
Enfin, la formalisation des processus RH est une première étape avant l’automatisation des process, ce qui permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’améliorer l’expérience collaborateur. Mais qu’est-ce qu’un processus RH exactement ? Et comment les formaliser ? On vous explique tout dans cet article !
Sommaire :
- Qu’est-ce qu’un processus RH ?
- Pourquoi définir ses processus RH ?
- Formaliser un processus RH : la méthode simple
- Comment cartographier les processus RH ?
- Optimisez vos processus RH avec un SIRH tout-en-un ✅
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Un processus RH n’est rien d’autre que la formalisation de l’ensemble des actions, des étapes et des outils utilisés par vos collaborateurs et collaboratrices pour mettre en œuvre la stratégie de l’entreprise et accompagner le parcours des salarié-e-s à chaque étape de leur cycle de vie dans l’entreprise : le recrutement, l’intégration, la gestion administrative RH, la formation, la mobilité et l’offboarding.
Il décrit précisément les rôles et les étapes clés pour chaque action à mener, ainsi que les outils utilisés et les processus de validation nécessaires.
Un process RH doit être très détaillé. Par exemple, dans le recrutement, on retrouve plusieurs processus RH, tels que :
- la rédaction de l’annonce d’emploi ;
- le processus de diffusion de l’offre ;
- le processus de sélection ;
- etc.
Pour la gestion administrative RH quotidienne, on peut retrouver plusieurs processus tels que :
- le processus de gestion des notes de frais ;
- le processus de signature de documents ;
- le processus de gestion des absences ;
- le processus de définition des plannings de travail ;
- etc.
Idem, le processus d’intégration peut être décomposé en plusieurs étapes clés, telles que le processus d’élaboration du Welcome Pack, le processus de formation du ou de la nouvel-lle arrivant-e, le processus de désignation d’un-e tuteur-rice ou d’un mentor, etc.
Vous l’avez compris, un processus RH se décompose en plusieurs actions, qui elle-même se décomposent en sous-actions. C’est de cette manière que vous allez pouvoir formaliser et mieux gérer l’ensemble de vos processus RH.
Pourquoi définir ses processus RH ?
La formalisation des processus RH permet de décomposer le parcours du collaborateur tout au long de son cycle de vie dans l’entreprise et d’identifier les actions à mener afin de lever les éventuels points de friction. C’est une condition sine qua non pour favoriser une bonne marque employeur et un parcours collaborateur fluide et agréable. Par ailleurs, la formalisation du qui fait quoi à chaque étape du parcours salarié, permet de mieux identifier les rôles et les responsabilités, et donc de permettre un meilleur suivi de vos objectifs RH. C’est un gage de la performance du service RH.
Enfin, la formalisation des processus RH permet de créer des workflow automatisés qui vous permettent de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, par des processus de validation automatisés ou simplifiés.
Formaliser un processus RH : la méthode simple
Mais comment formaliser ses processus RH ? Nous vous donnons une méthode simple à suivre pas à pas.
Lister les activités
La première étape consiste à lister toutes les activités menées par le service RH. Si l’on suit le parcours collaborateur dans l’entreprise, ces activités peuvent être décomposées de la manière suivante :
Le processus de recrutement
Il comprend l’analyse des besoins RH, la rédaction de l’offre d’emploi, sa diffusion, le processus de présélection, le processus d’entretien, le processus de sélection, le processus de signature électronique du contrat de travail, etc.
Le processus d’onboarding
Il comprend la création du welcome pack, le processus d’intégration, la formation, le processus de désignation d’un mentor, etc.
Les processus de gestion RH
Ils intègrent la gestion de la paie, la gestion des notes de frais, les processus de validation des congés et absences, les processus de gestion des plannings, etc.
Les processus de gestion des carrières et de la formation
On y retrouve, par exemple, les processus d’identification des besoins de formation, les processus de conduite des campagnes d’entretiens annuels, les processus de validation des demandes de formation, les demandes de mobilité, les processus de promotion, etc.
Les processus d’offboarding
Les processus d’offboarding désignent toutes les actions RH qui sont à mener lors du départ d’un-e salarié-e : de l’émission des documents de sortie au process de récupération des affaires professionnelles du salarié, en passant par les actions nécessaires pour transmettre efficacement les dossiers du ou de la salarié-e.
Intégrer les collaborateurs RH à la réflexion
Mais cette liste dépend évidemment de chaque entreprise et de son organisation ! C’est pourquoi il est recommandé d’associer vos équipes RH à l’identification et la formalisation de chaque activité du service RH dans une logique bottom-up. Cela permet d’obtenir une vision plus précise de chaque sous-action, que vous ne maîtrisez pas forcément en tant que responsable ressources humaines !
Formaliser les processus et attribuer des responsabilités
Une fois que vous avez listé l’ensemble des activités et des étapes clés pour mener les actions, vous devez attribuer des rôles, des responsabilités et des processus de validation.
Partez du terrain et des réalités des pratiques RH afin de formaliser le rôle de chaque acteur dans chaque processus RH. Ici, vous pouvez désigner des responsables de processus qui ne sont pas forcément des membres de l’équipe RH. Par exemple, pour la conduite des entretiens annuels ou pour la gestion des demandes d’absences, les responsables de processus peuvent être les managers.
Automatiser les processus RH
Une fois que vous avez formalisé vos processus RH, l’étape d’après est d’automatiser les processus chronophages et à faible valeur ajoutée, tels que la gestion des notes de frais ou la gestion des demandes d’absences. Selon une étude menée par Markess pour Horoquartz, plus d’un-e DRH sur 2 estime que l’automatisation des processus RH est un levier de l’engagement collaborateur et 68% la voient comme essentielle.
Pour cela vous pouvez utiliser un logiciel RH afin de créer des workflows automatisés pour chaque processus RH. Ce sera un gain de temps non négligeable pour permettre à vos collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier : l’accompagnement des parcours des salarié-e-s.
Comment cartographier les processus RH ?
La cartographie des processus RH vise à définir plusieurs points fondamentaux :
- Le flux de travail
- Les principales tâches à réaliser
- Les acteurs du processus
- Les événements ou les étapes
- Le résultat attendu
- La documentation requise par la législation applicable et les règlements mis en place en interne.
Sur cette base, il est possible de créer une représentation suffisamment détaillée du processus permettant son analyse et la recherche d’opportunités d’amélioration.
Pour cartographier vos processus RH, il faudra réaliser une représentation schématique du fonctionnement et des responsabilités de chaque action ou groupe d’actions. Vous pouvez remplir des cartes actions dans lesquelles vous intégrerez :
- Le nom de l’action ;
- Les personnes concernées par la réalisation de l’action
- La forme d’exécution de cette action (via un logiciel, à l’oral, via un document contractuel, etc.)
- La durée et la récurrence de l’action
- Les remarques quand à l’impact de cette action sur l’expérience collaborateur
- Une évaluation sur la qualité de l’action et ses résultats.
Enfin, vous devez relier entre elles les différentes actions par des liens logiques et les représenter sous la forme d’un schéma synthétique et visuel.
Vous voilà outillés pour mieux suivre la performance de votre service RH et automatiser les processus les plus chronophages ! Grâce à la formalisation des processus RH, vous pouvez en effet mieux suivre les étapes du parcours collaborateur, mais aussi supprimer les actions superflues et ainsi faire gagner du temps à l’ensemble des salarié-e-s !
