La gestion efficace du temps de travail est essentielle pour toute entreprise mais peut s’avérer périlleuse par moment, notamment lors d’oubli de pointage de salarié(e)s.
Le pointage étant une obligation pour tous les employé(e)s, ne pas le réaliser peut très vite dérégler le bon fonctionnement d’une société.
Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour que vos collaborateurs n’oublient plus de pointer !
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Le pointage en entreprise ?
Le pointage des heures de travail est une obligation légale pour tous les employeurs comme pour les employés. Il permet de relever le temps de travail des salariés mais également les retards, les heures supplémentaires, les absences et les congés.
Le système de pointage des heures peut se faire manuellement, mécaniquement ou à l’aide de logiciel dédié. C’est l’entreprise qui choisit le système de pointage qui lui convient.
Si le pointage est une obligation, c’est parce qu’il permet de prouver le respect des périodes de travail des collaborateur(trice)s et de mettre en place un suivi précis en cas notamment de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.
Le pointage en entreprise sert aussi à optimiser le suivi du temps de travail grâce à des données fiables. Il simplifie le calcul des heures de travail et permet donc d’être en conformité avec la loi.
L’oubli de pointage, une tare pour les entreprises ?
Malgré la grande fiabilité des systèmes de pointage à disposition des structures, il arrive parfois qu’un(e) salarié(e) soit victime d’oubli de pointage. C’est d’ailleurs quelque chose qui se produit souvent sans que cela soit forcément volontaire.
L’oubli de pointage peut cependant s’avérer pénalisant pour l’entreprise puisque cela complique grandement le calcul des heures de travail et donc le suivi des temps de travail des employé(e)s.
Surtout, un oubli de pointage peut être handicapant lorsqu’il concerne certains secteurs où ce système est au cœur du fonctionnement de l’organisation et quand cette dernière est de taille importante.
Mais les oublis de pointer peuvent aussi être à l’origine d’erreurs dans la paie et même des conflits au sein des équipes. Heureusement, grâce aux nouvelles technologies, l’oubli de pointage est plus facilement évitable. Ou plutôt rectifiable.
Oubli de pointage, quelles sanctions ?
En cas d’oubli de pointage de la part d’un(e) salarié(e), l’entreprise ne peut pas mettre en place de sanctions pécuniaires.
En revanche, oublier de pointer peut être considéré comme une faute légère et donc générer un avertissement mais pas de licenciement pour faute grave. L’employeur peut exiger que l’employé(e) récupère les heures perdues.
💡 BON À SAVOIR : Seule la fraude au pointage peut donner suite à des sanctions disciplinaires plus lourdes comme le licenciement. La fraude devra cependant être avérée et prouvée.
6 astuces pour éviter l’oubli de pointage
Si l’oubli de pointage se produit trop souvent au sein de votre société ou si vous voulez simplement l’éviter, voici 6 astuces pour aider vos salarié(e)s à pointer quand et comme il le faut.
Utiliser des systèmes de pointage automatisés
La technologie est là pour vous servir. Avec des systèmes de pointage automatisés et des logiciels dédiés, il est plus simple de ne pas se tromper. Badges électroniques, applications mobiles, systèmes biométriques, badgeuse… Les outils pour pointer sont nombreux et présentent de nombreux avantages.
En plus de faciliter et d’automatiser les opérations de pointage pour les employé(e)s, ils offrent pour la plupart des systèmes de rappels automatiques afin de réduire au maximum les manquements au pointage.
Choisir une méthode de pointage adapté
Parfois, l’oubli de pointage n’est pas la faute de l’humain mais celui d’un système de pointage peu ou pas adapté. Trop compliqué, obsolète ou simplement inefficace, l’outil choisi n’est peut-être pas fait pour votre entreprise.
Il conviendra alors d’analyser les données et de déterminer pourquoi des oublis de pointage se produisent afin de trouver la meilleure méthode. L’objectif est de trouver celle la mieux adaptée au secteur, à la taille et au fonctionnement de la structure.
Effectuer des rappels réguliers
L’oubli de pointage est généralement involontaire. Certains employé(e)s ont tendance à l’oublier plus souvent que d’autres. Pour éviter la récidive, effectuer des rappels réguliers grâce à un système d’alertes est diablement efficace.
Notifications par email, alertes sur le téléphone, rappels via le meilleur logiciel de gestion du temps de travail… avec les nouveaux outils digitaux, il est facile de rappeler à vos salarié(e)s de pointer en temps et en heure.
Intégrer le pointage aux process de l’entreprise
Le meilleur moyen d’éviter les oublis de pointage est d’intégrer cette action au quotidien des collaborateurs et collaboratrices. Cela passe par une formation solide en amont où l’importance du pointage est soulignée.
Expliquez les procédures et les outils disponibles, et insistez sur les conséquences des oublis de pointage. Mieux encore, cela doit faire partie des process de l’entreprise et devenir quelque chose d’automatique pour les salarié(e)s.
Simplifier le processus de pointage
Le pointage est souvent reconnu comme une action chronophage et redondante pour les employé(e)s. Pire, certaines entreprises utilisent des systèmes trop complexes qui ne simplifient pas la tâche des équipes.
C’est pourquoi il est essentiel de faciliter le processus de pointage. Il doit être rapide, intuitif, immédiat. Un système trop fastidieux, trop compliqué ou trop obsolète a de grandes chances d’augmenter les chances d’oubli de pointage.
Mettre en place un protocole solide
Lors d’un oublie de pointage, il faut agir vite pour rectifier le tir. Un certain nombre d’actions doivent être mises en place pour éviter que cet oubli ne perturbe trop le fonctionnement des équipes.
Avoir un protocole précis au sein de l’entreprise permet de savoir comment agir en cas d’oubli de pointage. Qui plus est, cela offre la possibilité de corriger une éventuelle erreur et d’identifier rapidement la source du problème, si le protocole de pointage n’est pas respecté.
