La gestion des congés est d’une importance cruciale pour toute entreprise, surtout à l’approche des vacances. Afin d’organiser l’activité de l’entreprise de manière optimale, le service RH doit anticiper la gestion minutieuse des congés.
Mais comment gérer efficacement les congés des employés ? Quelle solution est la plus appropriée pour les entreprises, l’utilisation d’un tableau de suivi Excel ou celle d’un outil de gestion de congés en ligne ? Ce type de problématique, au cœur des préoccupations des ressources humaines, appelle un tour d’horizon sur le sujet.
Table des matières
Gestion congés en ligne ou gratuit : comment gérer facilement les congés de vos employés ?
Tout d’abord, pour gérer facilement les congés des collaborateurs il faut s’appuyer sur l’anticipation des départs. Ainsi, dès le mois de janvier, il convient de faire un point sur le solde des congés de chaque salarié de l’entreprise.
Pour éviter des débordements au dernier moment, le mieux est d’inciter les collaborateurs ayant des jours de congés restant, à les poser tôt dans l’année. Une fois cette étape franchie, il sera plus facile d’avoir une visibilité générale sur l’organisation.
Ensuite, la gestion des congés doit aussi respecter certaines règles, selon l’intérêt du service et les contraintes de travail. Par exemple, donner en priorité la possibilité aux salariés qui ont des enfants scolarisés de poser des jours pendant les périodes scolaires.
Le plus important lorsque l’on doit établir des règles, c’est de veiller à ce qu’elles soient équitables, et acceptées par la majorité. Un autre point à travailler réside dans la mise en place d’une permanence, notamment pendant le creux d’activité en été. Il faut assurer une rotation entre les collaborateurs en RH, si certains d’entre eux partent en vacances à leur tour.
De plus, une information transparente pour tous et la communication de l’agenda des personnes concernées sont nécessaires. De cette manière, les informations sur la date de retour de vacances des collaborateurs pourront être communiquées via e-mail.
Les objectifs de la gestion des congés
La gestion des congés a pour objectifs principaux :
- D’éviter les erreurs (accepter la requête d’un salarié pour la pose d’un jour de congé alors que son solde est nul) ;
- De simplifier le processus en ce qui concerne la demande de congés ;
- De partager un planning de congés qui doit être disponible pour tous ;
- D’offrir plus de visibilité sur le solde de congés des salariés ;
- D’assurer de manière générale la fiabilité des informations qui seront transmises aux collaborateurs.
La dématérialisation RH : la gestion des congés en ligne
La transformation digitale et la dématérialisation sont des points importants pour une entreprise. D’ailleurs, les ressources humaines font partie des services qui sont les plus concernés par ce type de changement.
En utilisant des outils dédiés pour les entreprises, il sera possible d’accélérer toutes les étapes du processus, de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée ainsi que les saisies, mais aussi d’avoir des informations en temps réel et de centraliser toutes les données au sein d’un centre unique.
Ainsi, beaucoup d’entreprises misent aujourd’hui sur la gestion des congés sur Excel ou sur l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et absences.
La solution Excel pour la gestion des congés
L’outil de gestion des congés gratuit vers lequel beaucoup d’entreprises se tournent aujourd’hui reste le planning de congés Excel. L’utilisation de cet outil est très répandue, car il est assez facile à maîtriser pour gérer les congés et qu’il est accessible à tous.
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Dans le tableau Excel, on peut lister les dates des congés, leurs acceptations ainsi que leurs motifs. Même si de nombreux professionnels préfèrent utiliser les tableaux Excel, ce dernier affiche rapidement ses limites, notamment sur le long terme.
Les limites d’Excel
Excel semble être un outil évident pour la gestion des congés du personnel, surtout dans les petites et moyennes entreprises. Mais voici ses principales limites :
- Un nombre trop élevé de documents ;
- Des risques d’erreurs qui sont liés, pour la plupart, aux saisies multiples ;
- Les attentes trop longues à cause des allers et retours entre les managers, les salariés et les responsables des ressources humaines pour faire une demande ;
- Le processus de validation peut prendre plusieurs jours ;
- L’absence d’un planning de congé qui est mis à jour et qui contient des informations fiables ;
- Etc.
Il est clair qu’il n’est pas simple de mettre en place un nouvel outil RH. Cela impliquerait de nombreux changements dans le mécanisme de travail de chacun. Pourtant, il s’avère nécessaire d’y réfléchir pour faciliter une meilleure gestion des congés.
Simplifier la gestion des congés en ligne avec un logiciel
Plusieurs solutions peuvent se présenter aux services RH qui ont envie de sauter le pas et de se séparer d’Excel, en optant pour la gestion de congés en ligne gratuite, par exemple.
Toutefois, il est important de bien choisir son logiciel pour ne pas faire deux fois le même travail, parce qu’il engendrerait plus de problèmes qu’il n’en résoudrait. Des logiciels en ligne pratiques et simples d’utilisation sont disponibles pour les professionnels.
Ils permettent de supprimer tous les inconvénients que nous venons de citer. Ils offrent également aux entreprises un accompagnement sur mesure dans leur démarche de transformation numérique. Les logiciels spécialisés présentent de nombreux avantages.
Une procédure de demande de congé facilitée
Un bon logiciel de gestion de congés permettra à l’entreprise de faciliter la demande de congé de ses salariés. Il ne sera plus nécessaire d’adresser une demande sur papier, il suffira d’envoyer un e-mail à son manager, qui recevra une alerte via le logiciel.
Ensuite, grâce au planning et à l’affichage du solde du groupe, il pourra décider rapidement s’il peut ou non accepter la requête.
Une indépendance renforcée pour les utilisateurs
Avec Excel, le salarié doit faire de nombreuses demandes pour connaître son solde et savoir ainsi s’il peut demander ou non un congé à une période donnée. L’utilisation d’un logiciel dédié permettra de résoudre ce genre de problème.
Chaque utilisateur aura un accès personnalisé à l’outil pour qu’il puisse consulter lui-même les informations dont il a besoin.
Un gain de temps considérable
Avec des outils adaptés, les salariés pourront gagner un temps précieux dans le processus de gestion de congés. Les logiciels permettent aux managers de suivre et de gérer en quelques clics les congés de tous les collaborateurs.
Les responsables des ressources humaines pourront également assurer la gestion des absences grâce à eux, et les salariés pourront connaître leur solde de jours de congé.
Une réduction non négligeable des coûts
Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) permettra à l’entreprise d’anticiper son activité et de suivre par la même occasion les besoins de ses salariés en fonction des périodes (creuses ou pleines).
De ce fait, l’entreprise réduira de façon significative le recours aux heures supplémentaires et pourra anticiper sa charge d’activité sur l’année, tout en ayant une vision simple et claire de toutes les informations utiles sous forme de tableau de bord.
Gestion congés en ligne : Améliorer la productivité avec le SIRH Factorial
Le SIRH Factorial comprend un logiciel de gestion des congés qui permet aux collaborateurs de l’entreprise de gérer leurs demandes de congés, sans devoir passer par le service des ressources humaines.
Les calculs des absences sont effectués automatiquement selon les conventions et les politiques mises en place au sein de l’établissement.
À travers la plateforme de Factorial, il est possible de recevoir en un instant les justificatifs et les demandes des salariés, de les enregistrer et de les valider en quelques manipulations.
La productivité des RH est fortement améliorée avec l’outil de gestion des congés. L’entreprise peut :
- Automatiser les demandes de congés et d’absence ;
- Établir une charte personnelle pour le nombre de jours utilisés et disponibles ;
- Afficher les informations sur les congés et les absences, avec une mise à jour en temps réel.
Contrairement à une gestion via Excel, avec la gestion en ligne, vous actualisez automatiquement les jours de vacances restants des salariés.
Un calendrier unique est aussi disponible pour que les responsables puissent voir en un clin d’œil les absences de leurs collaborateurs. Une option pratique pour vérifier rapidement les effectifs présents dans chaque équipe à un instant T.
Vous pouvez créer des politiques de congés et les attribuer ensuite aux employés. L’équipe RH doit simplement définir le nombre de jours de congé que les employés peuvent reporter d’une année sur l’autre.
Elle pourra créer autant de politiques de congés qu’elle souhaitera pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Un superviseur peut être attribué à chaque employé et traiter les demandes de congé via la plateforme.
Cela permet de répartir la responsabilité de la supervision des congés dans l’entreprise. De plus, les types de congés sur Factorial sont personnalisables. Les options sont nombreuses et chacun est libre d’y ajouter une catégorie : déménagement, congé maladie, travail à domicile, vacances, etc.
Le suivi des absences sur Factorial est aussi très simple. Vous pouvez créer des rapports personnalisés et obtenir toutes les données nécessaires pour suivre avec minutie les absences. Une version mobile vous facilite la gestion depuis n’importe où.
Ainsi, la gestion des congés en ligne peut se faire en un tour de main avec une application dédiée qui se synchronise en temps réel avec la version ordinateur.
Vous hésitez ? Alors enlevez-vous ce doute une bonne fois pour toute.
