Le quotidien d’une entreprise s’accompagne de nombreuses tâches comme la gestion du temps de travail des collaborateurs. Horaires de travail, absences, congés… l’employeur doit composer avec de nombreuses données qui peuvent lui échapper.
Pour une meilleure organisation, la majorité des entreprises suivent et gèrent le temps de travail de leurs salariés avec un tableur comme celui d’Excel. Mais est-ce véritablement la solution la mieux adaptée ?
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Table des matières
Excel et la gestion du temps de travail
Excel est un outil très utilisé dans le monde professionnel. Fiable, flexible et offrant plusieurs fonctionnalités, il a été pendant très longtemps le chouchou des services RH et administratifs.
Il est vrai qu’il présente quelques avantages en termes de gestion du temps de travail. Calcul du temps de travail, décompte des heures supplémentaires et/ou manquantes, administration de la paie ou encore gestion des absences et congés, le célèbre logiciel de Microsoft fait le job.
Grâce aux cellules de la feuille de calcul et la prise en charge de formules, Excel est capable de fonctionner sans l’aide d’un autre outil. Qui plus est, il est généralement connu et maîtrisé par les gestionnaires RH.
Aussi, il peut être modifié à de maintes reprises et par plusieurs personnes, si ces dernières disposent des droits adéquats. Enfin, Excel permet d’utiliser des macros pour automatiser certaines tâches répétitives.
Oui mais voilà, si ce tableur est une référence, il s’accompagne de certaines limites et devient avec le temps, un outil qui ne suit plus le rythme des entreprises dont les besoins et les effectifs évoluent.
Pourquoi arrêter Excel pour la gestion du temps de travail ?
Utiliser un tableau Excel pour la gestion du temps en entreprise est en soi une bonne idée. Mais les limites de cet outil sont plus nombreuses que l’on pourrait l’imaginer.
Des erreurs fréquentes
Les feuilles de calcul Excel sont particulièrement sujettes aux erreurs. En effet, une formule erronée, une modification impromptue ou encore une donnée insérée au mauvais endroit et c’est votre tableur entier qui peut être impacté.
Surtout, c’est un tableur qui n’a pas pour fonction de vous alerter en cas d’erreur manifeste. Excel ne prend pas en considération les échéances RH ou ne pas respecter les heures de travail légales pour vos employés.
C’est à ceux qui le remplissent de veiller à l’éligibilité et l’exactitude des informations renseignées.
Un outil pas si simple que cela
Souvent, on entend les pro-Excel vanter la facilité de l’outil. Que nenni! Pour utiliser correctement ce logiciel et en tirer tous les profits, il faut y être formé.
Bien-sûr, tout le monde sait renseigner deux ou trois chiffres dans une cellule ; mais dès qu’il s’agit d’utiliser les macros ou les nombreuses formules de calcul, là c’est plus complexe.
Et pour assurer une gestion du temps de travail optimal, il faut maîtriser les rouages et règles de ce tableur. Et si vous ne possédez pas de Bac +5 Excel, vous risquez de vous y perdre et de multiplier les erreurs.
Une automatisation qui laisse à désirer
Il est vrai qu’Excel permet l’utilisation de macro afin d’automatiser certaines tâches, mais en ce qui concerne la gestion des effectifs, cela peut vite devenir très chronophage.
Renseigner les données par chaque manager, diffuser les feuilles de calcul, contrôler la fiabilité des données, extraire des tableaux de bord… tout cela prend du temps !
Ce n’est pas un outil qui va vous permettre de mettre en place des règles d’automatisation. Des changements d’horaires ? Un planning à mettre à jour en fonction des absences et congés ? Ce sont des informations que vous allez devoir saisir à la main.
Une perte de temps fréquente
Excel n’est pas un logiciel aussi intuitif que ça.
Entre les différentes colonnes, les nombreuses cellules et parfois même, plusieurs feuilles de calcul, il est aisé de perdre du temps à jongler entre les fichiers et les données recherchées.
Or, gérer le temps de travail en entreprise doit être simple et rapide.
Les infos nécessaires doivent facilement être identifiées et exploitables. Le manque de centralisation des données peut véritablement devenir un frein à la productivité !
Des fonctionnalités limitées
Même si c’est une solution utile et plébiscitée, Excel reste très dépendant de celui qui le manipule.
Surtout, c’est un logiciel aux fonctionnalités limitées, à plus forte raison lorsqu’il s’agit de tâches RH plus complexes comme la gestion du temps de travail qui est intimement liée à la paie.
Ce tableur n’a pas été conçu pour assumer certaines tâches lourdes que les entreprises doivent réaliser. Dans la grande majorité des cas, vous allez devoir faire appel à d’autres outils digitaux pour remplir quelques fonctions.
Un manque de communication rédhibitoire
Sur Excel, il vous est impossible de donner accès à vos plannings à vos employés. Vous pouvez bien évidemment partager le document voire même octroyer des droits d’administrations à certains de vos collaborateurs.
Mais si vous voulez de la confidentialité, vous allez être dans l’obligation de créer plusieurs onglets ou feuilles de calcul.
Qui plus est, Excel n’étant pas un outil de communication, vous ne pouvez pas combiner votre gestion du temps de travail avec la gestion du personnel.
Vous allez donc devoir utiliser d’autres outils pour communiquer avec vos employés !
Une sécurité quasi absente
Enfin, notons qu’Excel n’est pas un logiciel très sécurisé. Gérer le temps de travail de vos salariés, c’est manipuler des données sensibles et personnelles.
Et en matière de respect du RGPD, la loi est aujourd’hui intransigeante ! Aussi, la fiabilité d’Excel laisse souvent à désirer. Une fausse touche et plusieurs de vos documents peuvent en subir les conséquences.
Ce manque de sécurité peut entraver la collaboration et vous aurez plus de difficulté à déléguer la gestion du planning.
Optez pour la gestion du temps de travail avec un logiciel RH
Si Excel est une alternative crédible pour la gestion du temps de travail de vos employés, il n’est pourtant pas la solution idéale. Mais alors, que faire ? C’est simple, faites le choix du logiciel RH.
Avec un logiciel de gestion des temps comme celui de Factorial, facilitez la gestion du temps et des activités de vos employés. Grâce à une solution aux multiples fonctionnalités, vous pouvez centraliser la gestion de vos effectifs au sein d’un seul et même outil.
Gestion des heures de travail, des congés, des absences… ce logiciel encourage la collaboration, booste vos performances et vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur vos effectifs et vos plannings.
Un logiciel RH est LA solution idéale pour gagner du temps et automatiser vos process. Augmentez la productivité de votre équipe… Tout comme la vôtre !
