“Le temps c’est de l’argent”. Cette expression qui peut paraître un peu clichée est d’autant plus vraie quand on dirige une PME et que l’on souhaite gagner du temps au quotidien.
Entre les process, les différentes obligations administratives, l’organisation et la gestion du temps de travail des salariés, il est facile pour un employeur de se retrouver débordé tant le nombre de tâches chronophages peut être élevé.
Mais, alors comment gagner du temps quand on est dirigeant d’une PME de moins de 50 salariés ? Voici quelques pistes.
Table des matières
L’art d’être productif pour gagner du temps
On ne vous apprend rien : être productif, c’est un atout indéniable pour de meilleures performances.
En tant que dirigeant d’entreprise, la productivité est un élément central pour la bonne réussite de votre structure.
Il est évident que la gestion de votre temps est crucial si vous voulez booster votre productivité et par la même occasion, votre rentabilité.
Ainsi, il est primordial de gagner du temps et ne plus en perdre à cause de tâches ingrates.
C’est la préoccupation de tout employeur : comment parvenir à être le plus productif possible ?
Être productif, c’est améliorer ses méthodes de travail pour être plus efficace. C’est mieux travailler pour avoir plus de temps libre et pour se consacrer aux tâches les plus importantes.
La productivité est un art. Et pour le maîtriser, il existe plusieurs solutions et de nombreux outils digitaux pour les PME comme les grandes entreprises qui sauront rendre meilleure votre vie professionnelle.
8 précieux conseils pour gagner du temps
Vous êtes dirigeant de PME et vous souhaiteriez savoir comment gagner du temps afin de mieux gérer votre société ? Voici 8 astuces qui pourront vous aider.
1- Connaître vos priorités
La gestion du temps ne tient souvent à rien. Pour être plus efficace et ne pas s’éparpiller, il est primordial de connaître vos priorités et de définir clairement vos objectifs.
Cela passe par une priorisation des tâches et une meilleure organisation.
Définissez les missions les plus urgentes et essayez de les boucler le plus rapidement possible.
Organisez votre journée de façon précise tout en évitant de vous perdre dans les tâches trop chronophages et celles qui peuvent attendre.
2- Favoriser le digital
Afin de mieux administrer le quotidien de votre structure, il est évident que vous devez évoluer avec votre temps.
La technologie a fortement évolué ces dernières années et pour gagner du temps, il est crucial d’investir dans le digital.
Il existe aujourd’hui de nombreux outils pour vous assister et mieux gérer les différents process de votre entreprise.
Outils de gestion de la relation client (CRM), plateforme collaborative, logiciel RH, suite bureautique… Les solutions sont légion et améliorent considérablement le fonctionnement des sociétés.
3- Mieux gérer vos effectifs
La gestion des effectifs est une tâche récurrente à ne pas négliger si vous voulez gagner du temps.
Pour cela, il est impératif d’accorder une attention particulière à la gestion du temps et des activités des employés.
Horaires de travail, congés, absences, gestion du temps en fonction de vos besoins… Il est simple d’être plus productif en utilisant un outil comme celui de Factorial afin de gagner du temps.
En quelques clics et en un coup d’œil, vous avez une vue d’ensemble de vos effectifs et des plannings.
4- Mieux gérer les compétences de vos talents
Les salariés sont ceux qui font l’entreprise, à plus forte raison quand on est une petite structure. Gérer les compétences de vos équipes vous permet de mettre les personnes aux bons postes et de confier des à responsabilité à ceux qui sont capables de les assumer.
Avec une solution comme le logiciel SIRH de Factorial, vous pouvez gérer plus facilement les compétences et performances de vos employés.
Modèles d’entretien, suivi des évaluations, automatisation des processus, bilan de compétence, analyse des résultats… tout est centralisé au sein d’un seul et même outil pour un gain de temps maximum.
5- Miser sur un environnement de travail optimal
En tant que dirigeant de PME, votre organisation repose indubitablement sur l’humain. Contrairement aux grands groupes, vos effectifs sont plus réduits et la plupart de vos collaborateurs ont à travailler ensemble, au jour le jour.
C’est pour cela qu’il est vital de mettre en place un environnement de travail sain et agréable. Favorisez la communication et travaillez de façon agile.
Proposez un cadre de travail accueillant et mettez à la disposition de vos employés tous les outils dont ils ont besoin. Si vos salariés sont heureux, ils seront plus performants et plus efficaces.
6- Limiter les réunions
En France, la réunionite aiguë fait des ravages ! Pour lutter contre ce fléau et gagner du temps dans votre travail, il est capital de limiter les réunions et surtout leur longueur.
Dans la majorité des cas, les réunions ne sont pas aussi productives qu’elles devraient l’être. Réduisez leur nombre de réunions par jour tout comme leur durée.
Si vous avez besoin de vous réunir avec vos équipes, mettez en place une feuille de route et faites en sorte de vous y tenir.
7- Automatiser les recrutements
Toute PME est sujette aux fluctuations du marché et à ses évolutions de croissance.
Pour mieux grandir, il est parfois essentiel de recruter de nouveaux talents, tâche qui peut vite être dévorante, surtout si vous ne possédez pas de service RH.
Heureusement, il existe des outils digitaux pour automatiser vos recrutements et gagner du temps comme le logiciel de recrutement.
Grâce à un système de suivi des candidatures, vous pouvez mieux gérer votre recrutement et d’automatiser plusieurs tâches.
8- Faciliter la gestion des tâches administratives
Le domaine administratif est souvent un calvaire pour la majorité des employeurs, notamment en termes de ressources humaines.
Vous pouvez utiliser des tableurs comme Excel mais n’avez-vous pas l’impression d’avoir trop de dossiers avec parfois des informations qui se répètent et des papiers à foison ?
Gestion de la paie et des notes de frais, signature électronique ou encore coffre-fort numérique, optez pour la digitalisation. En automatisant, vous réduisez le risque d’erreurs humaines. Avec un logiciel RH, par exemple, vous gagnez du temps et évitez de vous perdre dans les méandres de l’administratif.
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Comment réduire vos tâches RH pour gagner du temps ?
Dans une PME de moins de 50 salariés, en tant que chef d’entreprise et dirigeant, bien souvent, vous vous occupez vous-même de la GRH.
Entre le recrutement, la formation, la fidélisation et le management de votre personnel, et votre budget limité, vous pouvez déléguer les tâches contraignantes.
Vous pouvez ponctuellement faire appel à un consultant RH pour vous épauler ou déléguer ses missions à une agence spécialisée. Mais pour gagner du temps sur vos tâches adminitratives et RH, vous pouvez notamment compter sur Factorial RH.
Vous pourrez mieux organiser, partager et analyser toutes les données de vos salariés et de votre entreprise sur un seul outil.
Pour réussir à être plus productif et gagner du temps, il faut vous en donner les moyens. En suivant nos quelques conseils, vous facilitez la gestion au quotidien de votre PME. Résultats ? Plus de performances, plus de rentabilité et plus de temps à utiliser à bon escient !
