Tout le monde a sa madeleine de Proust. Dans le monde des professionnels RH, elle s’appelle Feuille de temps Excel.
Que de souvenirs ! Toutes ces heures passées à trier les données et à générer les précieux tableaux croisés dynamiques pour piloter et contrôler les temps de présence des employés.
Et puis, les salariés sont habitués. Chaque jour, chaque semaine, ou chaque mois, ils apprécient tellement de passer ces heures à remplir leurs feuilles GTA sous Excel.
C’est sans doute la meilleure partie de leur expérience collaborateur…En tous les cas, pendant ce temps, ils ne travaillent pas !
La véritable question est : votre entreprise a-t-elle vraiment les moyens de créer une ligne projet qui s’intitule “heures passées à remplir ma GTA Excel” ?
On imagine que non. Mais nous comprenons aussi qu’il est difficile de rompre avec les vieilles habitudes. On vous explique pourquoi vous vous passerez très facilement d’Excel après être passé à la feuille de temps en ligne.
Lisez attentivement ce qui suit : c’est votre meilleur investissement temps de la journée.
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Table des matières
À quoi sert la feuille de temps Excel ? Rappel
Si les responsables des ressources humaines et managers adorent Excel, c’est souvent parce qu’ils n’ont pas le choix. En France, le Code du Travail impose un temps de travail maximum légal qu’il faut respecter.
Contrôler le temps de travail
Contrôler le temps passé par les collaborateurs est la première fonction de la feuille de temps en ligne. Le suivi du temps de travail n’est pas qu’un outil de contrôle managérial, c’est aussi une obligation légale.
La plupart des salariés ne sont pas en contrats-cadres. Aux 35 heures, si le salarié réalise des heures supplémentaires, il doit être rémunéré. Il faut donc assurer la traçabilité des horaires de travail.
Suivre la gestion du temps par activité
Ensuite, les employeurs ont besoin de planifier les activités des salariés. La fiche de présence est donc un outil indispensable pour croiser le temps passé avec les activités ou les projets menés.
On parle alors de GTA, pour Gestion du Temps par Activités. C’est le support indispensable d’une comptabilité analytique, qui permet d’analyser la rentabilité de l’entreprise, activité par activité.
Imaginons : l’entreprise accepte un nouveau chantier sur lequel il y a encore peu de visibilité sur les marges d’exploitation. Pour savoir in fine si le projet est rentable, il y aura besoin de croiser le temps passé par les employés avec le CA réalisé.
Inversement, si vous connaissez vos marges habituelles sur un projet, et que celles-ci s’effondrent, il faudra questionner la productivité des collaborateurs impliqués. C’est tout l’objectif d’un logiciel de la gestion des temps et des activités.
Organiser les temps de travail
Enfin, la feuille de temps permet de planifier et d’anticiper. Vos employés disposent d’un volume d’heures ou de jours à réaliser mensuellement. Un outil de planification du temps de travail permet ainsi d’organiser les agendas et d’optimiser la production en fonction des ressources disponibles.
Quels sont les inconvénients d’une gestion des temps sous Excel ?
Pour répondre à ces enjeux RH, de nombreux employeurs optent pour nos modèles de feuille de temps Excel gratuits. C’est une solution simple à déployer rapidement et gratuitement.
Mais détrompez-vous, ce n’est pas une solution gratuite. À long terme, la feuille de temps sous Excel coûte un temps précieux. Voici pourquoi.
L’absence de feuille de temps centrale oblige à compiler les données
Chaque collaborateur va avoir un tableur Excel ou un onglet à remplir de son côté qu’il vous enverra par mail.
Le gestionnaire des Ressources Humaines doit donc compiler une à une toutes les feuilles de temps individuelles pour avoir une vision globale des temps passés. Inversement, si vous optez pour un tableur en ligne de type Google Sheet, vous n’aurez pas la main sur le suivi et le contrôle des modifications.
La saisie manuelle est chronophage pour les employés…
Si vous organisez la gestion du temps et des activités sous Excel, les jours de présence des salariés ne sont pas calculés automatiquement.
Ce qui signifie que vous devrez leur demander de pointer tous les jours de congés, les jours de maladie, les heures supplémentaires eux-mêmes dans votre outil GTA, puis vous devrez vérifier.
Sans compter le casse-tête des RTT, qui doivent être imputés en remplacement des heures hebdomadaires qui dépassent les 35 heures. Vos employés ont intérêt à apprécier les calculs de pourcentage pour réussir à remplir correctement leur feuille d’activité.
..et mobilise vos équipes RH pour contrôler tous les calculs
Idem, comme rien n’est automatisé, vous allez devoir programmer tous les calculs par vous-même. Un salarié change de salaire horaire ou de temps de travail hebdo, et tous vos calculs sont faussés.
Vous devrez donc demander aux gestionnaires RH de vérifier chaque mois toutes les données des collaborateurs, mais aussi, toutes les données des règles de calcul !
Bref, la gestion de temps sous Excel est hasardeuse
La feuille de temps Excel ne permet pas de mise à jour automatique en cas d’évolutions réglementaires, de nouvel accord de branche ou d’entreprise, ou encore de modification d’un contrat de travail d’un employé.
La fiabilité des données RH est donc entre les mains des utilisateurs uniquement, sans le support d’un tiers expert.
La feuille de temps en ligne va simplifier votre gestion du temps
Inversement, vous envisagez de passer à un logiciel de gestion du temps en ligne ?
Voici ce qu’il va se passer :
- La saisie des temps de travail sera plus facile et agréable pour les salariés ;
- La personnalisation des règles de calcul prendra moins de temps pour les équipes RH ;
- Les rapports d’analyse seront plus fiables et vous éviteront de nombreux conflits avec les managers.
Voyons ces trois points en détail.
Comment remplir une feuille de temps ?
Remplir une feuille de temps est souvent un casse-tête pour les collaborateurs.
Il faut identifier les bonnes lignes pour reporter son activité, repérer où indiquer ses jours de congé, comment pointer ses RTT, etc. Bonne nouvelle : plus aucun collaborateur ne se posera cette question avec un logiciel GTA intuitif.
En effet, il leur suffira de pointer chaque jour sur la fiche de temps en ligne : l’heure d’arrivée, les pauses et l’horaire de départ. C’est tout.
De plus, il sera possible de remplir la feuille de présence facilement depuis un mobile ou un ordinateur à distance grâce à une pointeuse qui fonctionne à distance.
Comment calculer un temps de travail ?
Autre avantage de la feuille de temps en ligne : l’automatisation des règles de calcul. Sur un tableau Excel, vous devez reprogrammer la GTA à chaque fois qu’un collaborateur change d’horaires de travail. Avec un logiciel GTA en ligne, il vous suffit de configurer sur une interface dédiée les temps de travail de vos employés.
Vous pourrez définir des autorisations pour les gestionnaires RH et personnaliser facilement les temps hebdomadaires selon vos politiques internes et les situations RH individuelles.
Comment améliorer la productivité avec une feuille de temps en ligne ?
C’est le dernier avantage majeur d’une solution en ligne par rapport aux tableurs Excel. Fini le temps passé à générer des tableaux croisés dynamiques… Pour in fine devoir vérifier l’ensemble des données manuellement parce que le résultat n’est pas cohérent.
Avec une feuille de temps en ligne, vous pouvez générer des rapports automatiquement pour piloter le suivi des temps de travail en fonction de la rentabilité des projets. Et bonne nouvelle : les données sont fiables !
Vous n’aurez plus jamais besoin de vous excuser auprès d’un manager pour un rapport faussé qui met en doute la productivité de son équipe.
Testez notre logiciel GTA en ligne gratuitement
Il est évident que vos collaborateurs et managers ne voudront plus jamais revenir à Excel après avoir testé la feuille de temps en ligne.
La véritable question est : êtes-vous prêt à gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur le développement RH ?
