L’employeur doit remplir certaines formalités administratives, dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette démarche obligatoire doit être réalisée avant le recrutement effectif d’un nouveau salarié.
Introduite en 1993 en remplacement de la déclaration unique d’embauche (DUE), elle permet également de remplir d’une pierre deux coups d’autres formalités nécessaires à l’embauche : immatriculation du salarié à la sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage, adhésion à la médecine du travail…
Découvrez ce qu’est la DPAE, comment la remplir correctement et pourquoi elle est cruciale pour éviter toute sanction.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est un document essentiel que tout employeur doit soumettre à l’Urssaf et aux organismes sociaux pour déclarer l’embauche d’un ou plusieurs nouveaux salariés.
Formalité d’embauche obligatoire, elle officialise l’embauche d’un collaborateur et atteste de la date de recrutement. Elle doit être réalisée systématiquement pour chaque salarié après avoir proposé une promesse d’embauche formelle.
À quoi sert la DPAE ?
Elle assure la régularité de l’emploi et la protection des droits des salariés. Son objectif principal est de simplifier les démarches administratives pour l’employeur et de lutter contre le travail dissimulé.
💡 BON À SAVOIR : En 2023, l’URSSAF a renregistré près de 1,177 milliard d’euros de redressements pour travail dissimulé.
En pratique, la DPAE sert à :
- Immatriculer l’employeur au régime général de la sécurité sociale et au régime d’assurance chômage.
- Enregistrer le salarié auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), en obtenant ou confirmant son numéro de sécurité sociale.
- Adhérer à un service de santé au travail, ce qui inclut la demande d’examen médical obligatoire pour le salarié ou la visite d’information et de prévention (VIP).
- Préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Qui est concerné par la DPAE ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche concerne tous les employeurs en France, indépendamment de leur secteur d’activité. Que vous soyez dans l’industrie, le commerce, ou les services, vous devez remplir cette formalité administrative avant l’embauche d’un salarié.
Cela s’applique à toute forme de contrat : CDI, CDD, intérim, contrat d’apprentissage ou emploi saisonnier.
💡 BON À SAVOIR : Si le CDD est renouvelé, la première DPAE reste valable pour les contrats suivants, sans interruption.
Cependant, il y a des exceptions et modalités particulières :
- Particuliers employeurs : Les démarches spécifiques pour embaucher un salarié à domiciles sont disponibles sur le site de l’Urssaf.
- Entreprises de travail temporaire : Elle qui doit effectuer les démarches pour ses intérimaires.
- Adhérents à certains dispositifs simplifiés : Les employeurs utilisant le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA), ou le Titre Firmes Étrangères (TFE) bénéficient de procédures simplifiées qui intègrent déjà la DPAE.
Comment faire une DPAE ?
La DPAE est à effectuer dans les 8 jours précédant la prise de fonction du salarié embauché et peut être réalisée en ligne via les plateformes Urssaf.fr ou Net-entreprises.fr.
Voici les étapes clés pour la réaliser.
1. Préparer les informations nécessaires
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir à disposition les informations suivantes :
- Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénom pour les entreprises individuelles)
- Code APE
- Numéro SIRET et adresse de l’établissement
- Service de santé au travail dont vous dépendez
- Identité complète du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s’il en a un)
- Date et heure d’embauche
- Type et durée du contrat de travail
2. Accéder à la plateforme en ligne
Rendez-vous sur le site de l’Urssaf (due.urssaf.fr). Si c’est votre première DPAE, vous devrez créer un compte employeur sur net-entreprises.fr
Sur la plateforme, remplissez le formulaire en ligne avec les informations préparées. Vous pouvez soit saisir les données manuellement, soit utiliser un fichier issu de votre logiciel de paie.
Après l’avoir soumise, vous recevrez un accusé de réception électronique. Conservez ce document, il est essentiel en cas de contrôle par l’inspection du travail.
3. Utiliser une API si vous êtes une grande entreprise
Pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de DPAE, l’Urssaf propose un mode API pour automatiser le processus via leur logiciel de paie.
💡 BON À SAVOIR : Si votre entreprise a déjà fourni plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente, vous serez dans l’obligation de dématérialiser vos DPAE. Ne pas respecter cette règle vous exposerait à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale. Avec Factorial, vous pouvez le conserver dans un dossier du personnel en ligne pour le sécuriser.
Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ?
Non, il n’est pas nécessaire de faire une DPAE pour un stagiaire. Les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du travail. Par contre, une convention de stage doit être établie et signée par l’employeur, le stagiaire et l’établissement d’enseignement.
De plus, les informations relatives aux stagiaires doivent être inscrites dans le registre unique du personnel, incluant le nom, le prénom et l’ordre d’arrivée du stagiaire.
Elle ne concerne d’ailleurs pas non plus les bénévoles qui, par définition, ne perçoivent pas de rémunération et ne sont donc pas considérés comme des salariés. Toutefois, il est important de noter que des démarches spécifiques peuvent être requises pour assurer les bénévoles en cas d’accident ou pour encadrer juridiquement leur engagement dans l’association ou l’entreprise
Comment annuler ou modifier une DPAE ?
Dans les faits, elle ne peut pas être annulée. Si le recrutement définitif du salarié ne se concrétise pas, ce n’est pas un problème. En effet, ce n’est qu’une déclaration d’intention d’embauche, elle n’en est qu’un préalable.
Cependant, s’il s’agit d’une première DPAE et si l’embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer votre Urssaf rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.
Si vous constatez une erreur ou si vous souhaitez la modifier, c’est également possible ! Vous disposez d’un délai de 2 jours ouvrables après la confirmation de réception de l’URSSAF.
Quelles sanctions pour la non-présentation de la DPAE ?
Comme toute démarche légale, un employeur qui manque à ses obligations peut encourir des sanctions :
- Civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale ;
- Administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, fermeture administrative ou suppression des aides publiques
- Sociales : redressement forfaitaire par personne non déclarée ;
- Pénales : travail dissimulé et absence intentionnelle de DPAE.
Si l’inspection du travail constate un cas de dissimulation d’emploi salarié, l’employeur peut risquer jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende en tant que personne physique et jusqu’à 225 000 € en tant que personne morale (société).
Si le travail dissimulé concerne un mineur ou une personne vulnérable ou dépendante, la sanction peut atteindre 5 ans d’emprisonnement et 75 000 € d’amende.
À NOTER : un salarié victime de dissimulation d’emploi pourra réclamer des dommages et intérêts de l’ordre de 6 mois de salaire.
La DPAE est ainsi un document obligatoire qu’il faudra remplir consciencieusement tout en respectant les règles qu’elle implique.
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