Nous sommes au XXIè siècle et vous avez la même quantité de papiers qu’en 1995. Vous continuez à travailler avec des feuilles de calcul pour saisir les horaires de travail.
Vous envoyez les mêmes documents à vos salariés encore et encore, et vous leur courrez après pour qu’ils les signent.
Ne serait-il pas le moment de considérer l’utilisation d’un logiciel de gestion RH ? Entreprendre ce projet RH demande certaines qualités de négociation.
Au sein du service des ressources humaines, vous savez que les activités mentionnées un peu plus haut peuvent être automatisées à l’aide d’un logiciel.
Tout d’abord, il vous permettra de gagner du temps. Ensuite, vous pourrez vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, utiles à la croissance de l’entreprise.
En tant que spécialiste des ressources humaines, vous avez les idées claires sur le sujet. Or, parfois, c’est le CEO de l’entreprise qui ne voit pas les choses de la même façon.
Malheureusement, tout le monde n’est pas favorable à l’intégration d’un logiciel RH. Maintenant, est-il possible de le convaincre que ce type de logiciel profitera à toute l’entreprise ?
Sans nul doute. Nous vous expliquons comment approcher votre PDG afin de le convaincre de l’utilité d’un logiciel de Ressources Humaines et son impact positif sur la croissance de l’entreprise.
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Table des matières
Organisez un rendez-vous avec votre PDG pour le convaincre de la nécessité d’utiliser un logiciel RH
Lorsque vous parlez à votre CEO et que vous voulez qu’il soit attentif à votre projet RH, vous devez garder à l’esprit que ce qui compte le plus pour lui, c’est d’augmenter le chiffre d’affaires et la croissance de l’entreprise. En d’autres termes que « l’entreprise se porte bien ».
Par conséquent, préparez soigneusement votre entrevue avec lui et présentez vos arguments en suivant ces trois points :
- Ne vous contentez pas de lui parler des problèmes que rencontre le service des ressources humaines. Dites-lui plutôt combien ces problèmes limitent la croissance de l’entreprise et qu’un logiciel adapté est la solution.
- Expliquez les avantages du logiciel autant pour le service des ressources humaines que pour l’ensemble de l’entreprise.
- Dites-lui qu’une solution de Ressources Humaines permettra de faire des économies de coûts et de ressources. Et cela, vous devez le démontrer.
En bref, parlez des solutions, des avantages, des coûts et des chiffres. N’improvisez pas et ayez tout préparé, avec les chiffres à l’appui.
Nous vous conseillons de commencer la réunion en évoquant les problèmes auxquels votre département et la gestion des talents de votre entreprise doivent faire face, et comment les logiciels RH peuvent vous aider.
Mettez-vous un instant à la place du PDG de votre entreprise
Votre PDG sait déjà qu’un logiciel de ressources humaines serait très utile pour accélérer votre travail.
Néanmoins, il veut surtout savoir comment un projet RH de telle envergure peut profiter à l’entreprise et, finalement, si utliser un logiciel RH aura un réel impact sur les résultats de l’entreprise.
Qu’est-ce qui préoccupe votre CEO ou celui qui prend la décision d’allouer une partie du budget à un tel outil ?
Ses priorités
Pourquoi votre CEO voudrait-il acquérir un logiciel payant… si jusqu’à présent, tout a pu se faire sans lui ?
Le retour sur investissement sera votre préoccupation principale lorsque vous lui présenterez l’idée.
Vous ne voulez pas dépenser de l’argent pour une solution qui ne sera pas rentable ou qui ne fera pas de différence pour votre entreprise.
N’oubliez pas que ce logiciel ne sera pas « une aide » ou un « bon outil supplémentaire pour le service RH ».
Bien plus encore, il fera grandir l’entreprise et, par la suite, faire des économies.
Que peut-il vous demander ?
Avant de vous réunir avec votre PDG, préparez les éventuelles questions qu’il pourrait vous poser et aux objections qu’il vous fera.
- Le personnel dont vous aurez besoin pour mettre en place l’outil. Quelqu’un de l’informatique, la personne chargée des RH, les managers qui vont gérer les personnes et les équipes…
- Les ressources dont vous aurez besoin pour mettre en place l’outil. C’est-à-dire les heures qu’il vous faudra pour la mettre en place et apprendre à l’utiliser. D’où l’importance de choisir une solution intuitive.
- Les coûts engendrés par l’outil. Évaluez tous les coûts sans rien laisser de côté mais ne vous arrêtez pas là. Détaillez aussi les économies que pourra faire l’entreprise à long terme.
Comment cet outil va-t-il aider à résoudre les problèmes de l’entreprise ?
Vous pouvez reprendre point par point tout ce que nous allons expliquer ci-après. Et n’oubliez pas d’argumenter avec des chiffres et des pourcentages pour tout quantifier !
Vos problèmes sont différents de ceux du PDG de votre entreprise, alors n’essayez pas de lui vendre le logiciel RH en lui disant qu’il vous fera gagner du temps.
Au contraire, vous pouvez lui dire qu’avec un service RH inefficace, toute l’entreprise peut en subir les conséquences.
Toutefois, si vous présentez vos arguments sans exemples pratiques ou chiffres à l’appui, il risque de ne pas voir la nécessité d’un outil dans sa globalité.
Notamment, si jusqu’à présent, l’entreprise n’a jamais eu ce type d’outil.
Lorsque vous présentez à votre CEO les avantages d’un logiciel de Ressources Humaines, ne vous limitez pas à lister ses fonctionnalités.
Il vaut mieux faire une comparaison entre les problèmes de l’entreprise et les solutions que peut apporter cet outil pour en venir à bout.
Nous avons dressé une liste plus précise, avec des exemples de budgets et de pourcentages.
Présentez les 10 principaux points bloquants et comment un logiciel RH y répond
1- Rotation du personnel
Des employés mécontents et démotivés sont la cause d’un taux de roulement du personnel élevé.
Pourquoi est-ce un problème, au-delà d’être un « inconvénient mineur » pour le service RH ?
Pour commencer, cela nuit à l’image de l’entreprise, et ensuite, cela implique beaucoup plus de dépenses dans le processus de sélection, de recrutement et d’intégration.
Les coûts engendrés dans l’entreprise avec le départ et l’arrivée des salariés sont :
- Frais de sélection, d’embauche et de recrutement. Exemple avec un salaire moyen : 1700 € sans agence ou 2530 € avec agence.
- Coût de l’onboarding et de l’intégration des employés. Exemple avec un salaire moyen : 1830 €.
- Coût de la formation. Exemple avec une position intermédiaire : 5 600 €.
- Coût d’opportunité.
- Salaire et charges sociales. Exemple avec un salaire moyen : 2 528 €.
- Fin de contrat et coût des congés payés. Exemple avec un salaire moyen : un solde de tout compte de 1 300 € + 850 € d’indemnités.
- Coût de la prévention des risques professionnels.
- Frais administratifs.
S’il y a une rotation élevée du personnel, ces coûts se répètent plus souvent.
De plus, le fait qu’il y ait un changement perpétuel d’employé sur un poste ne permet pas d’approfondir le travail.
Cela implique de devoir former un nouveau talent et de laisser ce poste vacant jusqu’à trouver le candidat.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
En améliorant la satisfaction des employés. En effet, une solution RH simplifie les processus et donne un accès en ligne à l’information.
De cette manière, les salariés peuvent facilement y accéder et résoudre eux-mêmes certains problèmes.
Ainsi, il y aura plus de transparence, et les employés seront plus en confiance et plus motivés pour promouvoir l’entreprise à l’avenir.
Réduire les tâches administratives est un autre problème que résout l’automatisation, pour pouvoir ainsi mieux travailler sur les plans de carrière, la marque employeur et d’autres politiques et stratégies qui améliorent la rétention des talents, auxquelles, actuellement, vous ne pouvez pas consacrer de temps.
2- Faible productivité
L’un des problèmes de la faible productivité, outre le coût qu’elle entraîne pour l’entreprise… est de ne pas pouvoir la détecter.
Comment évaluez-vous la performance de vos travailleurs? Pouvez-vous détecter à temps les baisses de productivité de vos employés ? Quels outils utilisez-vous pour faire des évaluations de performance ?
Les baisses de productivité ont des effets directs sur les résultats et les bénéfices de l’entreprise ; après tout, le talent est celui qui fait avancer l’entreprise.
“Imaginons un ouvrier qui produit 5 pièces par jour et un autre qui travaille à pleine capacité en produise 10.
On est d’accord que le premier ouvrier coûte deux fois plus cher que le second, et si son salaire est de 1000 euros par mois, avec l’ouvrier moins productif, l’entreprise perd 500 euros par mois.
Maintenant, imaginez que la productivité de 30% de votre main-d’œuvre chute et que vous n’avez aucun moyen de le savoir.”
Comment un logiciel RH peut-il résoudre ce problème ?
Avec un logiciel qui permet de faire des évaluations de performance et des évaluations 360, vous serez en mesure de détecter les problèmes plus facilement et de les résoudre à temps.
De plus, plusieurs études montrent que lorsque les entreprises définissent clairement leurs objectifs et les suivent avec des logiciels, les travailleurs sont 3 fois plus motivés que dans les entreprises qui n’en ont pas.
Le logiciel vous permet d’analyser les données, de mettre en place des indicateurs RH, de faciliter la structure salariale et la croissance du personnel.
Montrez à votre patron à quel point cela peut aider, car sans logiciel, il n’est pas possible de faire ces analyses approfondies.
3- Mauvaise gestion des congés, du roulement des équipes de travail et du temps
Travailler avec de nombreuses feuilles Excel est inefficace et peut entraîner des erreurs.
De plus, vous pouvez perdre des heures. Et, dans bien des cas, elles ne permettent pas aux employés d’avoir un accès permanent au calendrier d’absences, ni d’assurer que les absences ne se chevauchent pas, au risque qu’un service soit complètement vide pendant cinq jours en août.
Un autre problème est le chevauchement dans le cadre du roulement des équipes de travail si ceux-ci ne sont pas bien contrôlés.
Ce qui oblige à payer le double parce que deux employés se sont présentés pour occuper le même poste.
Saviez-vous que chaque année, les entreprises perdent des millions d’euros à cause de processus inefficaces liés au contrôle du temps et à la gestion des congés ?
Pour les employés, réaliser ces processus en quelques secondes ou le faire en quelques minutes, fait la différence.
Si l’outil n’est pas le bon, les employés peuvent même ne pas l’utiliser. C’est pourquoi il est crucial de faciliter la bonne marche de ces processus.
“Selon une étude récente d’AffinityLive, 20,6% des employés n’enregistrent pas leurs heures de travail lors des réunions, et 35,8% ne les enregistrent pas lorsqu’ils écrivent ou répondent à des e-mails.”
Pour cette raison, l’entreprise peut encourir des sanctions pour faute professionnelle.
De plus, vous pouvez difficilement contrôler l’absentéisme si vous ne disposez pas d’un outil, et il a tendance à avoir un impact négatif sur l’économie des entreprises.
“Toujours selon cette étude AffinityLivet, cela fait perdre aux entreprises environ 50 millions d’heures, ce qui se traduit par 7,4 milliards de dollars PAR JOUR aux États-Unis.”
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Avec un logiciel de gestion des ressources humaines et des talents, vous aurez tout au même endroit et vous ne perdrez pas de temps à chercher dans une panoplie de papiers.
Des logiciels comme celui-ci aident également à coordonner les horaires de travail entre les différents départements.
Ce qui permet d’assurer un nombre de personnel adéquat et évite les conflits entre les équipes pour offrir une gestion sans frustration.
4- Erreurs dans les processus de sélection et de recrutement
Êtes-vous perdant dans l’acquisition de nouveaux talents en raison de l’inefficacité du processus de sélection ?
Certains candidats peuvent même rejeter votre offre en raison du délai de réponse.
La sélection et le recrutement de candidats peuvent prendre beaucoup de temps et de ressources (ce qui coûte de l’argent à l’entreprise).
En effet, un employé RH peut passer par des centaines de candidats non filtrés, parfois en doublon ou sous-qualifiés pour travailler.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Un logiciel RH contribue à l’atteinte des objectifs de recrutement et à l’optimisation de la gestion des talents dans l’entreprise.
De plus, il assure l’efficacité de ce processus grâce à des filtres qui sélectionnent uniquement les candidats avec certaines caractéristiques selon le poste, l’expérience ou le niveau d’études.
De plus, il détecte les offres en doublon, ce qui réduit considérablement le volume de travail.
“Et vous voulez savoir comment cela se traduit en chiffres ? Une réduction de 50% des tâches liées à l’embauche. Il vous faut deux fois plus de temps pour tout gérer sans logiciel RH !”
5- Impossible d’atteindre les objectifs des équipes et de l’entreprise
Ne pas se fixer un cap clair, ou ne pas pouvoir le contrôler et s’assurer que toutes les équipes sont alignées, est problématique pour l’avenir de l’entreprise.
Pour éviter cela, il est recommandé de garder une trace des objectifs, en partant du plus générique au plus spécifique, et d’avoir une bonne stratégie pour les transformer en KPI exploitables.
Lorsque cela n’est pas possible, vous perdez du temps sur des tâches qui ne sont pas rentables pour l’entreprise, ou l’objectif final n’est pas atteint.
Une équipe marketing doit obtenir des prospects de qualité pour que l’équipe de vente puisse les transformer en clients.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Nous avons déjà parlé de la satisfaction des employés lorsque les processus RH sont simplifiés, et ceci joue un rôle important dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise à long terme.
Un autre aspect important à prendre en compte est que le logiciel RH vous permet d’avoir un outil de gestion des KPIs et de suivi des objectifs, afin que vous visualisiez qui fait quoi et leur progression par rapport à leurs objectifs.
Enfin, les rapports vous donnent une vision globale de tout ce qui se passe dans l’entreprise et vous permettent de prendre de meilleures décisions en fonction de vos objectifs d’entreprise.
Saviez-vous que générer un rapport peut prendre une semaine et qu’avec un logiciel, il ne suffit que d’un clic pour collecter des données et générer des graphiques ?
6- Sécurité des données et des documents
Lorsque votre entreprise n’est pas conforme à la réglementation ou aux lois sur la protection des données en exigeant ou en stockant des informations de ses employés, cela peut vous coûter cher si quelqu’un accède à des documents ou des e-mails au contenu sensible.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Être conforme à cette loi n’est pas seulement ce que l’entreprise doit faire pour avoir une bonne éthique et protéger ses employés, mais son non-respect peut vous coûter de lourdes amendes.
De nombreux logiciels RH sont conçus et adaptés à 100 % aux différentes lois, dont celle qui concerne la signature électronique. En plus, ils offrent des systèmes de cryptage puissants.
De plus, l’accès unique par utilisateur assure la sécurité optimale de toutes informations et tous documents.
“Pour information, les entreprises qui ne respectent pas les lois sur la sécurité des données telles que le RGPD, s’exposent à des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de leur chiffre d’affaires annuel de l’année précédente.”
7- Suivi des dépenses professionnelles incontrôlé
Un mauvais contrôle des dépenses de l’entreprise fausse les comptes, et au final, c’est un trou dans le budget.
Si vous ne suivez pas bien vos dépenses, vous ne saurez même pas où va l’argent, vous ne pourrez pas optimiser ces processus ou éliminer les dépenses inutiles ou qui ne rapportent pas.
“Selon une étude de Sodexo, un salarié dépense en moyenne 4 000 euros par an, et 46% des managers ne savent pas d’où viennent ces dépenses.
Il conclut également que 52% des employés estiment que la comptabilité manuelle des dépenses est une grande source d’insatisfaction.”
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Disposer d’un outil de suivi et de contrôle des coûts, c’est apporter de la transparence et une visibilité totale de l’argent qui est dépensé, savoir pourquoi, par qui et comment vous pouvez réduire ces coûts.
De plus, la gestion manuelle du contrôle des coûts sur le plan économique aura des conséquences sur une bonne partie du budget de l’entreprise.
8- Impossibilité de travailler à distance ou de gérer les talents à distance
La crise du Covid-19 a favorisé le télétravail et accéléré la numérisation des entreprises.
Ce qui a amené la naissance (ou la pratique plus régulière) d’un modèle de travail hybride dans lequel le travail de bureau et le télétravail coexistent en harmonie.
Comment gérer ses talents à distance ?
Par internet ou via un outil qui digitalise toute la gestion des talents, humains et documentaires, qui permet de signer électroniquement tout document et d’effectuer un contrôle du temps fiable… bref, les manières de faire les choses doivent changer.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Disposer d’un logiciel RH vous permettra de centraliser tous les processus liés à votre main-d’œuvre, plus besoin de mener certaines actions en personne et, en plus, l’employé pourra gérer lui-même ses documents, ses vacances, ses roulements de travail et plus !
Tout ça à partir d’un portail employé où tout est centralisé. Bien entendu, pour que cet outil puisse être utilisé de n’importe où, il faut que ce soit un logiciel hébergé dans le cloud.
Mais, en plus de répondre à un nouveau besoin, la numérisation de l’entreprise permet également de réaliser des économies.
“Il a été démontré que l’amélioration de la productivité a augmenté avec la numérisation ces derniers mois, avec des chiffres supérieurs à 25 % alors qu’avant ils se situaient entre 3 et 5 %. De plus, l’optimisation des processus peut réduire de 60 % les coûts de main-d’œuvre (ce qui inclut le fait de ne pas avoir de travailleurs dans les bureaux physiques, de ne pas avoir besoin d’espace de stockage physique pour les documents, de réduire la marge d’erreur, etc.).”
9- Augmentation des tâches administratives de 66%
Combien de temps perdez-vous à donner aux employés les mêmes informations encore et encore ? Combien de temps faut-il au service RH pour gérer les congés et préparer les documents pour une inspection du travail imminente qui demande des informations relatives au suivi du temps de travail ?
Si vos professionnels des RH croulent sous la paperasse et doivent constamment relancer les employés pour compléter des tâches administratives, signer des documents ou pointer… vous avez un problème.
“Selon une étude réalisée dans des entreprises au Royaume-Uni, les salariés et les managers consacrent plus de 40 jours de travail par an à des tâches administratives.”
Et ce problème affecte non seulement les services RH, mais fait également perdre du temps à toute l’entreprise.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
Avec une solution qui centralise tout, le service des Ressources Humaines peut rédiger des documents et les laisser à n’importe quel collaborateur pour consultation.
De plus, les formulaires peuvent être transmis pour signature en temps réel grâce à la signature numérique.
Tout cela, associé à un portail employé qui permet au travailleur de résoudre lui-même des problèmes pour lesquels il recourait habituellement au service RH (accès à ses documents, signature, demande de congés ou de congés médicaux…), réduit les tâches administratives de 66 %.
10- Des processus RH inefficaces
“Une étude de McKinsey & Company a montré que si la plupart des équipes RH consacrent 60 % de leur temps à des tâches routinières et improductives, les équipes les plus performantes ne consacrent que 40 % de leur temps à ces activités .
L’automatisation donne aux RH le temps de soutenir davantage les managers et les employés.
Comment un logiciel de ressources humaines peut-il résoudre ce problème ?
D’abord, il permet de libérer du temps aux professionnels RH et de mieux gérer les talents. Ensuite, un logiciel permet de réaliser des rapport en un clic avec toutes les informations collectées.
Aussi, les informations fournies grâce aux données permettent de créer de meilleurs flux de travail, des structures d’équipe et des processus de recrutement et d’intégration pour les nouveaux employés.
Et si cela ne suffit pas, sachez qu’un logiciel RH élimine toute erreur humaine. L’outil automatise les fonctions et les normes, et systématise la planification, les horaires, les processus de paiement et d’embauche.
Calculez les économies que l’entreprise fera avec un logiciel de Ressources Humaines et le ROI
L’acquisition et la mise en place de logiciels coûtent de l’argent, mais à long terme, l’entreprise économisera.
Cette économie sera calculée en tenant compte du retour sur investissement généré par l’optimisation de l’embauche des salariés, de l’administration et du gain d’opportunité.
Tout cela doit aussi être argumenté avec des chiffres concrets. Calculez la somme que coûte le départ d’un salarié à l’entreprise et les économies que suppose sa continuité dans l’entreprise. Imaginez ce qui se passerait sans un logiciel.
Dans cet article nous avons fait une estimation de ce que l’entreprise économiserait en temps et en argent.
Mais, il est toujours préférable que vous ne parliez pas d’hypothèses et que vous fassiez un calcul qui s’ajuste à la réalité économique de votre entreprise.
Connaissez-vous le salaire de vos employés ? Profitez-en pour quantifier les heures économisées avec le logiciel en euros.
Rappelez-lui qu’il s’agit d’un outil centralisé
L’avantage d’avoir un logiciel RH est que dans de nombreux cas, c’est un outil « tout en un ». Il remplace, disons, 5 outils qui répondent à un besoin spécifique de l’entreprise, du service des RH ou des employés.
Vous l’avez compris ! Cela veut dire que vous ne paierez que pour une solution. Aussi, si vous voulez joindre le support technique, vous n’aurez pas à passer par un millier de standards téléphoniques.
L’avantage d’utiliser un logiciel RH tout-en-un est que les employés et les gestionnaires manipuleront qu’un seul outil.
Dans cet outil RH, tout sera centralisé et organisé. De plus, avec toutes les données au même endroit, vous pourrez toujours générer des rapports. Ainsi, vous prendrez de meilleures décisions pour l’entreprise.
Et si après tout ça, il continue à s’opposer…
L’objection numéro un d’un CEO ou de celui qui prend les décisions sur le budget est généralement l’argent. Vous devrez sortir vos as de votre manche pour gagner la partie.
Si votre PDG hésite encore, c’est le moment idéal pour lui proposer d’essayer le logiciel gratuitement.
Certains logiciels proposent des essais gratuits, c’est l’occasion rêvée de voir ce qu’il peut faire pour l’équipe RH et l’entreprise.
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Conclusion sur le logiciel RH et la manière de convaincre votre CEO
Convaincre un CEO n’est pas toujours chose facile. Son rôle est de chercher à augmenter la rentabilité de son entreprise.
Par conséquent, vous avez tout intérêt à miser sur le dialogue et la communication.
Présentez-vous avec un dossier béton en expliquant en quoi cet investissement sera profitable pour l’entreprise.
De manière pragmatique :
- Parlez chiffres. Un bon logiciel de gestion RH permettra d’économiser beaucoup d’argent. Et ceci sur de nombreux aspects (gestion du personnel optimisée, productivité par secteur, optimisation des horaires de travail, etc.)
- Donnez des exemples concrets. Prenez contact avec des collègues RH qui ont déployé des solutions pour leur demander un retour d’expérience.
- Présentez un scénario clef en main. Celui-ci doit inclure les étapes clefs de la mise en place du projet : la sélection, le déploiement, la formation. Parlez de la prise de décision stratégique, chiffrez en durée et en prix le coût de chacune des opérations.
- Appuyez sur ses points faibles. C’est la méthode de persuasion ultime : essayez d’appuyer là où ça fait mal. Les patrons se plaignent souvent de l’absentéisme des employés. Expliquez en quoi le déploiement du logiciel RH permettra de résoudre ce problème !
Pour obtenir cette entrevue, essayez de vous appuyer sur vos alliés !
Quel est l’avenir des solutions RH dans votre entreprise ? Tous ces arguments devrait suffire pour convaincre votre PDG sur tout ce qu’il va gagner à utiliser un logiciel RH.
Mais si vous ne réussissez pas cette fois, ne désespérez pas. Car si vous êtes convaincu de son utilité, vous serez disposé à lui donner plus d’informations. Vous lui communiquerez rapidement votre enthousiasme et il finira par comprendre sa valeur.
