En tant qu’employeur, vous avez de nombreuses dépenses à assumer comme notamment celles de vos employés. Pour mieux contrôler leurs finances et simplifier leur comptabilité, de nombreuses entreprises utilisent la carte bancaire d’entreprise.
Simple à mettre en place, cette carte corporate offre de nombreux avantages tant pour vos employés que pour votre société.
Dans cet article, Factorial vous explique pourquoi opter pour la carte d’entreprise et comment la choisir.
Table des matières
La carte bancaire d’entreprise, c’est quoi ?
Également appelée carte business, carte corporate ou carte bancaire professionnelle, la carte d’entreprise est un moyen de paiement mis à disposition par une entreprise pour permettre aux salariés de régler leurs frais professionnels.
La carte bancaire professionnelle offre aux employés la possibilité de régler leurs dépenses pro sans devoir avancer d’argent. La carte est reliée aux comptes de l’entreprise et il n’est plus utile de fournir de notes de frais ou de procéder à un remboursement.
En plus d’être pratiques, les cartes professionnelles sont sécurisées. Elles facilitent la gestion de la trésorerie et sont efficaces pour suivre les frais engagés par vos salariés.
Comment fonctionne la carte bancaire d’entreprise ?
Dans la majorité des cas, la souscription d’une carte corporate est réalisée par le département financier et/ou administratif. Il faudra bien évidemment obtenir l’accord de la banque hébergeant le compte de l’entreprise pour mettre en place une telle solution de paiement.
La particularité d’une carte business réside surtout dans la gestion du plafond. En effet, même si ce sont vos collaborateurs qui l’utilisent, vous avez la possibilité de fixer des seuils à ne pas dépasser. Cela vous permet de contrôler votre budget et de limiter les excès.
Une carte bancaire d’entreprise fonctionne de manière similaire à une carte bancaire personnelle, mais elle est émise spécifiquement pour les besoins de l’entreprise.
- Titulaire de la carte : L’entreprise peut désigner des employés autorisés à l’utiliser.
- Utilisation : Les employés autorisés utilisent la carte pour effectuer des achats liés aux dépenses professionnelles de l’entreprise.
- Dépenses autorisées : Les entreprises définissent des politiques et des limites pour l’utilisation de la carte bancaire d’entreprise. Ces politiques spécifient quelles dépenses sont autorisées, les plafonds de dépenses, et les procédures de remboursement, le cas échéant.
- Suivi des dépenses : Les transactions effectuées avec la carte d’entreprise sont suivies par la banque et généralement répertoriées dans un relevé mensuel. Les employés peuvent aussi être tenus de fournir des justificatifs de dépenses, comme des reçus, pour chaque transaction.
NOTE : Avec la carte de paiement de Factorial, toutes les dépenses sont directement enregistrées dans l’application. L’administrateur reçoit une notification dans l’immédiat.
- Paiement : L’entreprise est responsable du paiement de la carte bancaire d’entreprise, que ce soit dans son intégralité ou en plusieurs versements. Les dépenses professionnelles sont généralement remboursées à la banque par l’entreprise.
- Gestion des comptes : Les entreprises peuvent gérer les comptes de carte bancaire d’entreprise en ligne, ce qui leur permet de surveiller les dépenses, de gérer les autorisations des employés et de générer des rapports sur l’utilisation de la carte.
- Sécurité : Les cartes bancaires d’entreprise sont généralement dotées de fonctionnalités de sécurité, comme des limites de dépenses, des codes PIN, des alertes de transaction et la possibilité de bloquer la carte en cas de perte ou de vol.
Quelles dépenses couvrent une carte bancaire professionnelle ?
Les dépenses professionnelles qui peuvent être effectuées avec une carte bancaire d’entreprise varient en fonction des politiques de l’entreprise et des accords conclus avec l’émettrice de la carte. Cependant, voici une liste générale de dépenses professionnelles courantes qui sont généralement autorisées avec une carte bancaire d’entreprise :
- Frais de déplacement : voyages d’affaires, y compris les billets d’avion, les frais d’hôtel, les locations de voiture et les repas en déplacement.
- Repas d’affaires : Les repas pris avec des clients, des partenaires commerciaux ou des collègues dans le cadre d’activités professionnelles.
- Fournitures de bureau : L’achat de fournitures de bureau, de papeterie, d’ordinateurs, de logiciels et de matériel informatique.
- Formation professionnelle : frais d’inscription, manuels, frais de déplacement et repas lors de formations.
- Frais de communication : services de télécommunication, tels que les factures de téléphone mobile, d’Internet et de téléconférence.
- Restauration et divertissement : des événements d’entreprise, des conférences, des séminaires ou des réceptions.
- Transport professionnel : frais de carburant, péages autoroutiers, frais de stationnement, billets de transport en commun, etc.
- Logistique : frais d’expédition, de stockage et d’emballage.
- Frais de représentation de l’entreprise : achat de cadeaux d’entreprise ou dépenses liées à des événements caritatifs.
- Assurance professionnelle : primes d’assurance responsabilité civile professionnelle ou autres polices d’assurance pour l’entreprise.
Les entreprises peuvent définir des politiques et des limites spécifiques pour l’utilisation de la carte bancaire d’entreprise, et les employés doivent respecter ces règles. Le cas échéant, ils doivent conserver les justificatifs appropriés pour tous leurs achats. Les dépenses personnelles ou non liées aux activités professionnelles ne sont généralement pas autorisées.
Quels sont les différents types de cartes d’entreprise ?
La carte corporate offre de la souplesse, même dans sa forme. En fonction de son utilisation et des spécificités administratives et financières de votre société, différents types de carte business existent.
On peut en identifier 3 :
- La carte de débit : Elle fonctionne comme une carte bancaire classique, avec prélèvement des fonds sur le compte de l’entreprise. Le débit des sommes dépensées est donc immédiat et grâce au plafond fixé, il n’est pas possible d’être à découvert et de débourser davantage que le solde à disposition. Ce type de carte permet d’avoir une vision immédiate des frais engagés par les salariés ;
- La carte de crédit : Elle marche selon le système du débit différé et s’impose comme une solution idéale pour gérer au mieux les dépenses des employés. Le délai entre le moment du paiement et celui du débit offre effectivement la possibilité de visualiser les frais à venir et de mettre en place un véritable plan de trésorerie. Peu ou pas commissionnée, la carte de débit s’accompagne parfois de divers services complémentaires et avantages ;
- La carte prépayée : Ce type de carte n’est pas relié au compte bancaire de l’entreprise. Pour l’utiliser, un solde défini en amont doit y être disponible. L’employeur verse la somme de son choix sur la carte et la met à disposition des salariés. Comme elle fonctionne avec un plafond, il n’y a pas de risque de découvert et il est plus simple d’encadrer les paiements. Cependant, elle n’est pas conseillée en cas de dépenses imprévues.
Les avantages de la carte bancaire professionnelle ?
Faire appelle à la carte professionnelle au sein de votre entreprise représente plusieurs avantages.
Garder le contrôle des dépenses professionnelles
C’est l’un des tout premiers avantages d’une carte corporate. Avec le système de plafond, vous pouvez maîtriser les dépenses de vos collaborateurs et contrôler votre trésorerie.
De plus, vous pouvez déterminer les frais professionnels éligibles pour chaque carte de paiement. Il est ainsi possible d’écarter certains types de dépenses et d’autoriser uniquement celles qui ont un rapport avec votre business.
Faciliter la vie de vos collaborateurs
Certains postes requièrent des déplacements et des missions hors du lieu de travail. Avec la carte corporate, vos employés auront la vie plus facile et n’auront plus besoin d’avancer de l’argent.
En effet, la carte professionnelle leur permet de régler leurs paiements durant leurs déplacements et missions clients. Ils sont autonomes et n’ont plus besoin de produire de notes de frais.
Simplifier la gestion comptable
La carte corporate est un atout de taille pour simplifier la gestion de votre comptabilité. Toutes les dépenses réalisées avec la carte apparaissent directement sur le compte bancaire relié.
Les opérations comptables sont ainsi centralisées et vous offrent un meilleur contrôle sur les flux de trésorerie et sont donc plus facilement traçables.
Éviter les avances de frais pour vos salariés
Nous l’évoquions plus haut mais la carte business a cette avantage qu’elle évite à vos employés d’avancer les frais lors de déplacements ou pour des dépenses professionnelles.
Lorsqu’un collaborateur est en mission, son budget personnel peut vite être impacté. Surtout, la majorité des entreprises mettent du temps avant de rembourser les salariés qui auront à payer certains frais de leur poche.
Avec la carte corporate, l’argent est directement prélevé sur le compte bancaire de la société.
Améliorer votre Employee Value Proposition
Dans un marché de l’emploi toujours plus concurrentiel, il est essentiel de faire la différence pour se démarquer. La carte professionnelle est un avantage qui pourrait pencher dans la balance et développer votre EVP.
Les candidats apportent aujourd’hui une grande importance à la marque employeur. Ce genre de bonus est la garantie de meilleures conditions de travail.
Bénéficier des avantages bancaires
Les cartes corporate s’accompagnent souvent d’avantages bancaires non-négligeables. En effet, les banques partenaires proposent souvent quelques privilèges avec ces solutions de paiement.
Débit différé, absence d’intérêts, assurances complémentaires ou encore des services annexes, tous ces avantages viennent se greffer à un moyen de financement déjà bien pratique.
La carte corporate : des inconvénients ?
Bien évidemment, la carte corporate peut présenter quelques inconvénients. Dans un premier temps, les plafonds de paiement qui la régissent peuvent parfois être un frein à son usage.
Être limité dans certaines dépenses peut bloquer certaines opérations comptables importantes. Aussi, la carte business peut entraîner certains abus et usages frauduleux.
Même si la confiance doit être de mise avec vos salariés, certains en profitent pour réaliser des achats qui n’ont pas grand chose à voir avec leur activité professionnelle. Et quand la carte n’est pas nominative, il est encore plus compliqué de détecter les fraudeurs.
Enfin, n’oubliez pas que la carte corporate a un coût. Entre le montant annuel de la carte et les frais annexes qui souvent l’accompagnent, cela peut vite devenir un fardeau financier pour l’entreprise.
Comment choisir sa carte bancaire d’entreprise ?
Avant d’opter pour une carte corporate, il est primordial d’étudier les différentes possibilités qui s’offrent à vous afin de faire le bon choix.
Tout d’abord, analyser les spécificités de votre société et évaluer les besoins précis de votre organisation. Il est crucial en effet de savoir pourquoi une carte professionnelle serait utile pour votre structure et vos employés.
Combien de collaborateurs se serviront de la carte business ? Pour quels types de dépenses ? Vos salariés sont-ils souvent en déplacement ? Avez-vous besoin d’une seule carte ou de plusieurs qui seront nominatives ? À vous de vous poser les bonnes questions !
Une fois cette première introspection réalisée, il vous faudra comparer les différentes offres du marché et choisir l’offre adaptée à vos besoins.
Pensez aux frais annexes, aux plafonds applicables sur la ou les cartes et aux différents services à disposition. Aussi, votre choix de carte de paiement professionnelle dépend aussi du délai de paiement qui vous convient le plus.
Carte à débit différé, carte de crédit ou prépayée, la décision vous revient mais devra répondre à votre politique budgétaire. Enfin, optez si possible pour une offre dématérialisée. Par exemple, le paiement via une application de smartphone est une solution à privilégier.
Sans oublier la possibilité de suivre en direct les dépenses réalisées grâce aux nombreux outils digitaux.
La carte Factorial
Afin d’optimiser au mieux vos dépenses et la gestion des frais de vos collaborateurs, Factorial a développé une solution adaptée à vos besoins !
Grâce à notre logiciel de notes de frais, il vous sera bien plus simple d’administrer vos frais professionnels. Par une automatisation de la gestion des dépenses de votre société et de nombreuses autres fonctionnalités, vous économiserez un temps fou dans votre organisation comptable et gagnerez même en rentabilité.
Pour couronner le tout, cette solution s’accompagne d’une carte corporate pour que vos salariés puissent régler leurs dépenses en toute simplicité.
Nous fournissons aux équipes financières (dans les entreprises qui utilisent les cartes Factorial Corporate) les outils pour automatiser les saisies de dépenses dans Factorial et les exporter vers leur logiciel de comptabilité.
Chaque paiement s’ajoute au logiciel et vous pourrez l’approuver ou le rejeter en un clic. Faire le choix d’une carte professionnelle, c’est avant tout faire le choix de la tranquillité !
