Le calcul des frais kilométriques fait partie de la gestion des frais professionnels au sein d’une entreprise, donc des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités. En fonction de l’organisation de l’entreprise et du mode de prise en charge, cette gestion peut être une tâche lourde sur le plan administratif.
Dans cet article, nous vous donnons tous les éléments clés pour comprendre le sujet afin de vous aider dans vos démarches administratives et bien utiliser les barèmes kilométriques.
Table des matières
Qu’est-ce que les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques ou encore indemnités kilométriques sont un type de frais de déplacement. Ces frais professionnels engagés par les salariés sont déduits de l’impôt sur le revenu en tant que frais réels déductibles. Voilà un avantage fiscal qui plaît !
L’indemnité kilométrique ou IK concerne les dirigeants et les salariés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles. Cette compensation financière est versée par l’entreprise.
Les frais exposés pour le trajet domicile travail sont déductibles, mais est limité à 40 km. Lorsque la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail excède 40 km (soit 80 km aller-retour), la prise en compte du kilométrage ne s’effectue que pour 40 km.
Pour la calculer, l’administration fiscale a mis en place un barème des frais kilométriques dédié (publié chaque année) concernant les déplacements professionnels en voiture, scooter et vélo.
À noter que les indemnités kilométriques dépendent de la puissance administrative en CV du véhicule et de la distance parcourue.
Qu’est-ce qui est compris dans les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’entretien (dépense en pneus, échappement, révision…), les charges liées à l’usure, le carburant utilisé ainsi que l’assurance du véhicule.
En ce qui concerne les 2 roues, l’achat d’équipements de protection est également pris en compte. En ce qui concerne les péages ou les stationnements (parking, parcmètre), une indemnisation spécifique peut être accordée sur présentation de justificatifs.
Indemnité kilométrique : dans quel cas peut-on en bénéficier ?
Il est important de rappeler que seuls les dirigeants et les salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques. Un associé ou un collaborateur qui ne dispose d’aucune fonction officielle au sein de l’entreprise ne peut pas en bénéficier.
N.B : Vous pouvez bénéficier des frais kilométriques quel que soit votre salaire. Assurez-vous de bien remettre toutes les pièces justificatives à votre service comptable.
Certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier d’indemnités kilométriques :
- Le véhicule utilisé par le dirigeant ou un salarié ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise ;
- Tous les déplacements doivent être justifiés : lieu, date, destination, objet du déplacement, nombre de kilomètres réalisés, etc. ;
- Tous les déplacements doivent être de nature strictement professionnelle.
Comment calculer les frais kilométriques en 2025 ?
Chaque année, généralement au mois de mars, un barème est publié par l’État pour calculer le montant des indemnités kilométriques que les entreprises doivent verser.
Le nombre de chevaux du véhicule ainsi que la distance parcourue pendant l’année civile sont pris en compte dans le calcul. Sachez tout de même que, depuis 2013, les véhicules de plus de 7 CV sont exclus de l’indemnité kilométrique.
Le barème kilométrique pour les voitures
| CV | De 0 à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | 0,529 € x km | (0,316 € x km) + 1 065 | 0,370 € x km< |
| 4 CV | 0,606 € x km | (0,340 € x km) + 1 330 | 0,407 € x km |
| 5 CV | 0,636 € x km | (0,357 € x km) + 1 395 | 0,427 € x km |
| 6 CV | 0,665 € x km | (0,374 € x km) + 1 457 | 0,447 € x km |
| 7 CV et plus | 0.697 € x km | (0.394 € x km) + 1 515 | 0.470 € x km |
Le barème kilométrique pour les motos
Pour les motos, voici le barème à appliquer pour les indemnités kilométriques :
| Puissance fiscale | distance <= 3 000 km | distance de 3 001 à 6 000 km | distance >= 6 001 km |
| 2 CV (ou moins) | d x 0,395 € | (d x 0,099 €) + 891 | d x 0,248 € |
| 3, 4, 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082 €) + 1 158 | d x 0,275 € |
| 5 CV (ou plus) | d x 0,606 € | (d x 0,079 €) + 1 583 | d x 0,343 € |
Le barème kilométrique pour les scooters
Le tableau suivant indique le barème applicable pour les salariés qui utilisent un scooter ou un vélomoteur de moins de 50 cm3.
| distance < 3 000 km | distance 3 001 à 6 000 km | distance > 6 000 km |
| d x 0,315 € | (d x 0,079 €) + 711 | d x 0,198 € |
Les modalités de calcul
Pour rappel, le calcul des indemnités kilométriques se fait en fonction du nombre de chevaux fiscaux. Le quota pour chaque cheval sera ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus lors des différents déplacements. Afin de vous aider, Factorial vous propose gratuitement son modèle de notes de frais. Avec ce modèle de note de frais Excel, vous pourrez centraliser et standardiser le suivi des dépenses professionnelles.
Pourquoi utiliser un simulateur de frais kilométriques ?
La simulation des frais kilométriques est un outil précieux pour les entreprises soucieuses de calculer avec précision les dépenses liées aux déplacements de leurs employés.
Grâce à des simulateurs de frais kilométriques, il est possible d’estimer les coûts associés aux déplacements professionnels en fonction de divers paramètres tels que la distance parcourue, le type de véhicule utilisé et les taux de remboursement en vigueur.
Ces simulateurs permettent aux employeurs d’obtenir une vision claire des dépenses potentielles, ce qui facilite la budgétisation et la planification des déplacements. De plus, la simulation des frais kilométriques permet également aux employés de mieux comprendre les montants qui leur seront remboursés, favorisant ainsi la transparence et la confiance au sein de l’organisation.
En utilisant des outils de simulation fiables, comme celui proposé par le service des impôts, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des frais kilométriques et garantir un remboursement équitable pour leurs employés, tout en maintenant un contrôle efficace sur leurs dépenses.
Et pour simplifier davantage la gestion des frais professionnels, les entreprises et indépendants peuvent opter pour des solutions spécialisées, comme un compte professionnel proposé par Shine, qui facilite le suivi des dépenses.
Quels changements pour les frais kilométriques en 2025 ?
En 2025, le barème kilométrique reste globalement stable, mais certains points doivent retenir votre attention. En effet, nous assistons à une stabilité du barème kilométrique puisque contrairement aux années précédentes, le barème des indemnités kilométriques pour 2025 demeure inchangé par rapport à 2024. Cela signifie que les montants des indemnités kilométriques restent identiques à ceux de 2023 et 2024.
Par ailleurs, la majoration de 20 % pour les véhicules électriques est toujours d’actualité. Cette majoration est appliquée pour les véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogène. Elle permet de compenser les coûts supplémentaires liés à l’achat et à l’entretien de ces véhicules plus respectueux de l’environnement. Ainsi, si vous utilisez un véhicule électrique (automobile, motocyclette et cyclomoteur) pour vos déplacements professionnels, vous bénéficierez d’une majoration de 20 % sur le montant des indemnités kilométriques.
En outre, le forfait mobilités durables est toujours en vigueur en 2025. Ce forfait permet aux employeurs du secteur privé de prendre en charge tout ou partie des frais de transports personnels de leurs salariés, dans la limite de 600 € par an. Ce forfait concerne notamment les frais de vélo et de covoiturage, et vise à encourager les salariés à adopter des modes de transport plus respectueux de l’environnement pour se rendre sur leur lieu de travail.
Enfin, la prise en charge du transport public est également maintenue en 2025. En effet, à compter du 1er janvier 2025, les employeurs doivent prendre en charge au moins 50 % des frais de transport public de leurs salariés, suite à la fin de l’exonération exceptionnelle précédente. Cette mesure vise à encourager l’utilisation des transports en commun pour les déplacements domicile-travail, dans le cadre de la transition écologique.
Ces ajustements influencent directement les remboursements de frais professionnels. Pensez à actualiser vos processus administratifs pour 2025.
Frais kilométriques : comment les déclarer aux impôts en 2025 ?
Pour déclarer vos frais kilométriques aux impôts en 2025, vous devez opter pour la déduction des frais réels lors de votre déclaration de revenus. Cette option est particulièrement avantageuse lorsque vos dépenses professionnelles dépassent la déduction forfaitaire de 10 % proposée par l’administration fiscale.
Pour effectuer cette déclaration correctement, suivez ces étapes détaillées :
- Calculez précisément le montant de vos frais : utilisez le barème officiel des indemnités kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance fiscale de votre véhicule ainsi que la distance totale parcourue pour vos trajets professionnels ;
- Complétez votre déclaration de revenus : indiquez clairement le montant total calculé dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration d’impôts. Veillez à ne pas déduire vous-même cette somme du montant prérempli de vos revenus salariaux ;
- Conservez tous les justificatifs : gardez soigneusement tous les documents qui justifient vos déplacements professionnels pendant au moins 3 ans. Cela comprend notamment votre carnet de bord, les relevés kilométriques, les factures d’entretien, de carburant et de stationnement, ainsi que les preuves de votre kilométrage annuel (relevé compteur en début et fin d’année).
En suivant ces étapes, vous réduirez efficacement votre revenu imposable, ce qui peut vous permettre de diminuer sensiblement le montant de l’impôt à payer.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Il faut savoir que le salarié peut se déplacer de différentes manières en fonction de ses possibilités. Il peut utiliser un véhicule personnel à titre professionnel ou utiliser les transports en commun (train, taxi, avion…).
Chaque catégorie possède son propre système de calcul qui répond à des normes juridiques. Pour les frais de déplacement avec un véhicule personnel, les paramètres à considérer sont :
- l’assurance ;
- les frais de carburant ;
- les frais de nettoyage et d’entretien du véhicule.
Afin de connaître le montant de l’indemnité, la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus par le salarié sont à prendre en compte.
L’indemnité kilométrique voiture est calculée en multipliant la distance parcourue en km dans le contexte de l’exercice professionnel, par les indices précisés plus haut.
Par exemple, si un salarié utilise une voiture qui possède 5 chevaux pour les besoins de son travail et qu’il effectue 15 000 km, le barème prévu est de 0,357 € (voiture de 5 chevaux) pour les kilométrages compris entre 5 001 et 20 000 km.
On devra donc multiplier 0,339 par 15.000 et ajouter 1 395 au résultat. Pour notre exemple, l’indemnité remboursable au salarié sera arrêtée à la somme de 6 480 euros.
Si le salarié prévoit de louer une voiture, il doit en premier lieu avoir l’accord de son employeur. De cette façon, il pourra se faire rembourser les frais de péage et de stationnement, mais toujours sous réserve de la présentation des preuves justifiant ses dépenses avec une note de frais kilométrique.
Comment calculer le remboursement des indemnités kilométriques à vélo ?
Le remboursement des frais kilométriques est effectué sur la base de 27 centimes d’euro par kilomètre parcouru. Le salarié peut bénéficier d’un remboursement maximal de 200 € par an.
Exemple avec le barème kilométrique 2025 pour les vélos
En 2025, l’indemnité kilométrique est de 0,25 euros par km. Tous les trajets domicile-lieu de travail réalisés à vélo sont soumis à une exonération d’impôt et de cotisations de sécurité sociale.
Le forfait mobilité durable
Pour inciter l’utilisation de moyens de transports propres pour se rendre au travail, le forfait mobilités durables permet aux employeurs du privé de prendre en charge tout ou une partie des frais de transports personnels de leurs salariés, jusqu’à 600 € par an.
Il concerne notamment les frais de vélo et de covoiturage. Cette option est facultative, mais c’est une bonne manière pour vous d’encourager vos collaborateurs à faire un petit geste pour la planète pour faire leur trajet entre leur domicile et leur lieu de travail.
Sont pris en compte les frais de carburant, les frais engagés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. Les moyens de transports suivants sont pris en compte :
- les vélos, électriques ou mécaniques ;
- le covoiturage (conducteur ou passager) ;
- les moyens de déplacement personnels, motorisés ou pas, qu’ils soient pris en location ou en libre-service. Ça peut être un scooter ou une trottinette électrique en flotte libre (free-floating) ;
- les transports en commun qui ne rentrent pas dans le cadre des frais d’abonnement ;
- n’importe quel service de mobilité partagée.
Vos salariés peuvent faciliter leur déplacement avec une carte prépayée. Découvrez-en plus sur le titre-mobilité.
Calculer les frais kilométriques pour une association
Au sein d’une association, le barème de remboursement des frais kilométriques est applicable aussi bien pour les bénévoles que pour les salariés.
Comme le cas des véhicules personnels dans une entreprise, le barème des frais pour une association prend en compte la puissance du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus. Le barème est fixé chaque année et comprend différentes catégories : automobiles, cyclomoteurs et motos.
Pour les automobiles
| Puissance administrative du véhicule | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| Moins de 3 CV | Distance x 0,529 | (Distance x 0,316) + 1 065 | Distance x 0,37 |
| 4 CV | Distance x 0,606 | (Distance x 0,340) + 1 330 | Distance x 0,407 |
| 5 CV | Distance x 0,636 | (Distance x 0,357) + 1 395 | Distance x 0,427 |
| 6 CV | Distance x 0,665 | (Distance x 0,374) + 1 457 | Distance x 0,447 |
| Plus de 7 CV | Distance x 0,697 | (Distance x 0,394) + 1 515 | Distance x 0,470 |
Pour les cyclomoteurs
| Jusqu’à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Plus de 6 000 km |
| Distance x 0,315 | (Distance x 0,079) + 611 | Distance x 0,198 |
Pour les motos
| Puissance de la moto | Jusqu’à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Plus de 6 000 km |
| Jusqu’à 2 CV | Distance x 0,395 | (Distance x 0,099) + 891 | Distance x 0,248 |
| De 3 à 5 CV | Distance x 0,468 | (Distance x 0,082) + 1 158 | Distance x 0,275 |
| Plus de 5 CV | Distance x 0,606 | (Distance x 0,079) + 1 1183 | Distance x 0,343 |
À titre d’exemple, si un bénévole effectuer 4 000 km pour effectuer des activités de l’association au cours d’une année et qu’il a une voiture de 4 chevaux, il pourra présenter un montant de frais kilométriques égal à 4 000 x 0,606, soit 2 424 euros.
BON À SAVOIR : Le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.
FAQ – Frais kilométriques en 2025
Quel est le prix du km en 2025 ?
En 2025, le prix du kilomètre dépend de la puissance fiscale de votre véhicule et de la distance parcourue. Par exemple, pour une voiture de 5 CV, le barème est de 0,636 €/km jusqu’à 5000 km, puis (0,357 €/km + 1395 €) entre 5001 et 20000 km.
Comment déclarer ses frais kilométriques aux impôts ?
Pour déclarer vos frais kilométriques aux impôts, choisissez l’option des frais réels lors de votre déclaration de revenus. Indiquez le montant calculé grâce au barème officiel dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration.
Quels justificatifs conserver pour les frais kilométriques ?
Vous devez conserver les justificatifs suivants pendant 3 ans : carnet de bord avec kilomètres parcourus, factures d’entretien, de carburant, de stationnement, ainsi que les relevés du compteur kilométrique en début et fin d’année.
Quel est le délai maximal pour se faire rembourser ses frais ?
Le délai légal maximal pour présenter des justificatifs et obtenir le remboursement de vos frais kilométriques auprès de votre employeur est de 3 ans. Cependant, votre employeur peut fixer un délai plus court en l’indiquant clairement dans sa politique interne.
