En France, plus de 8 cadres sur 10 déclarent réaliser des notes de frais, et un salarié consacre en moyenne 30 minutes pour traiter une seule note de frais manuellement. Face à ces enjeux de productivité, 85% des entreprises ayant adopté une solution digitale observent un gain de productivité significatif.
La gestion des frais des salariés est une tâche contraignante pour les entreprises. L’utilisation d’une application de notes de frais est bien souvent l’option choisie par les employeurs.
Ce type de solution permet de gagner en efficacité et de traiter plus rapidement les notes de frais grâce à l’automatisation.
Les applications modernes intègrent des fonctionnalités avancées comme le scan intelligent par OCR, la reconnaissance automatique des données, et l’archivage à valeur probante conforme aux exigences URSSAF.
Mais comment bien choisir son application de notes de frais ? Pour simplifier vos processus de comptabilité à moindre coût, on vous propose notre sélection des meilleures applications gratuites de gestion de notes de frais.
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Les 5 meilleures applications de gestion des notes de frais selon Factorial
Voici notre comparatif des meilleures solutions du marché, analysées selon des critères objectifs : fonctionnalités, facilité d’usage, conformité réglementaire et rapport qualité-prix.
Factorial
L’application propose une prise en photo instantanée des justificatifs, un workflow de validation personnalisable, et une intégration native avec la paie et la comptabilité.
Points forts spécifiques :
- Certification URSSAF pour l’archivage à valeur probante ;
- Interface intuitive accessible en mobilité (iOS/Android) et sur le web ;
- Conformité RGPD avec hébergement sécurisé des données ;
- Paramétrage avancé selon les politiques internes de l’entreprise ;
- Support en français avec formation incluse.
✅ Si vous désirez utiliser une application de notes de frais efficace, choisissez celle de Factorial pour gérer et suivre vos dépenses en toute tranquillité.
Ciblage : Idéal pour les PME et TPE recherchant une solution RH globale intégrant également la gestion des congés et du temps de travail.
Spendesk
Spendesk se présente comme une plateforme de gestion des dépenses qui regroupe au sein d’une interface unique les cartes de paiement, les rapports de frais, les factures des fournisseurs ainsi que les tâches pré-comptables.
Fonctionnalités avancées :
- Cartes de paiement physiques et virtuelles avec contrôle des plafonds ;
- Rapprochement bancaire automatisé en temps réel ;
- Intégration avec les principaux logiciels comptables (Sage, Xero, QuickBooks) ;
- Tableau de bord avec analyse budgétaire et reporting personnalisé.
Ciblage : Convient aux entreprises de toutes tailles, notamment celles avec des équipes en déplacement fréquent ou des besoins de contrôle budgétaire strict.
Expensify
En plus de la gestion des justificatifs de dépense, Expensify offre une gamme étendue de caractéristiques, telles que les alertes de vol, les retards lors de l’embarquement et le suivi automatique des frais kilométriques via GPS (cette fonction doit cependant être activée pour préserver la confidentialité des collaborateurs).
Fonctionnalités techniques :
- Scan de reçus par OCR avec reconnaissance automatique des données ;
- Application mobile performante pour iOS et Android ;
- Règles de validation automatisées et rappels intelligents ;
- Rapports personnalisés selon le secteur d’activité.
De plus, elle propose une organisation personnalisée des services en accord avec votre domaine d’activité, mettant en évidence les informations qui vous sont réellement essentielles.
Ciblage : Parfait pour les entreprises internationales, les équipes mobiles et les travailleurs indépendants.
Jenji
Jenji représente un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, offrant la flexibilité de superviser vos dépenses professionnelles à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone (compatible avec Android et iOS). Cette solution facilite non seulement la saisie des dépenses encourues, mais également la réalisation d’audits et d’analyses des origines des dépenses.
Avantages technologiques :
- Intelligence artificielle pour la reconnaissance automatique des justificatifs ;
- Gestion multi-devises avec conversion automatique ;
- Hébergement sécurisé en France avec conformité RGPD ;
- Audit automatisé et contrôles de cohérence intégrés ;
- Export comptable direct vers les principaux logiciels.
Ciblage : Adapté aux PME, ETI et grandes entreprises nécessitant des analyses détaillées et un reporting avancé.
N2F
N2F représente une application spécialement élaborée pour les voyages internationaux, offrant une fonction hors ligne et une conversion automatique dans 170 monnaies en accord avec le taux de change de référence. Cette application est disponible en 11 langues différentes. En vue d’assurer une protection accrue, N2F synchronise de manière automatique les images des reçus sur le portail en ligne du client. La synchronisation automatique des images des reçus sur le portail en ligne garantit une sauvegarde sécurisée, même en cas de perte du smartphone.
Par ailleurs, N2F propose une option « ultra-pressé » permettant d’enregistrer une dépense sans avoir à remplir le formulaire correspondant. Dans ce cas, l’application se charge ultérieurement de vous rappeler afin de conclure le processus.
Fonctionnalités nomades :
- Mode hors ligne pour les zones sans connexion ;
- Scan intelligent avec reconnaissance des données essentielles ;
- Gestion des politiques de frais internes ;
- Support multilingue adapté aux équipes internationales.
Ciblage : Idéal pour les entreprises avec des collaborateurs en déplacement international fréquent.
Rappel : qu’est-ce qu’une application de note de frais ?
Afin d’éviter la saisie manuelle longue et laborieuse des frais professionnels, l’application de notes de frais est un outil de premier choix. Il permet de saisir les notes de frais de chaque salarié grâce aux justificatifs comptables au fur et à mesure des dépenses de façon dématérialisée et automatisée.
Concrètement, une note de frais doit contenir des informations précises pour être conforme : identité du commerçant, date, description de la dépense, montant TTC, TVA et taux appliqué. Les applications modernes automatisent cette saisie grâce au scan intelligent et à la reconnaissance OCR.
L’intérêt de ce type d’application réside dans la flexibilité qui permet à tous les employés d’enregistrer les notes de frais directement dans le logiciel. Auparavant, seuls les managers ou l’employeur pouvaient réaliser cette tâche.
En France, le salarié moyen dépense 2 456€ par an en notes de frais, dont 42% sont liés à la restauration. L’automatisation de ce processus devient donc un enjeu majeur de productivité.
Une application de notes de frais propose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion des frais des employés. Souvent intuitifs, ils assistent l’entreprise dans la gestion comptable au quotidien.
Pourquoi utiliser une application notes de frais ?
L’utilisation d’une application de notes de frais présente de nombreux avantages :
- Un gain de temps considérable : Grâce à ce type de logiciel, vous gagnez du temps dans le traitement des notes de frais. Une application performante peut réduire le temps de traitement de 30 minutes à quelques secondes grâce à l’automatisation. Flexible, cet outil de gestion permet de limiter au maximum les processus de traitement tout en raccourcissant les délais des procédures ;
- Une facilité d’utilisation : Avec le scan intelligent et la reconnaissance automatique des données, plus besoin de saisir manuellement chaque information. Par une simplification des démarches, comme les demandes de remboursement et de validation, c’est une solution facile à utiliser. Intuitif, un logiciel de gestion de notes de frais peut être utilisé par tous et offre de nombreuses fonctionnalités ;
- Une digitalisation des process : Avec l’avènement des nouvelles technologies, la digitalisation des entreprises est essentielle. D’ailleurs, la réglementation française imposera dès 2026 l’utilisation de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées pour la gestion des justificatifs. Avec une telle application, la société bénéficie d’une dématérialisation des process accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone en tout temps ;
- Une meilleure organisation : Pratique et performant, simple et rapide, cet outil est un avantage pour l’entreprise dans sa gestion des frais des employés. Les tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité instantanée sur les dépenses et permettent un meilleur contrôle budgétaire. Les salariés peuvent directement envoyer les justificatifs et les factures, permettant notamment à l’entreprise d’optimiser le remboursement de notes frais ;
- Une limitation des erreurs : Qui dit meilleure gestion, dit moins d’erreurs dans le traitement des notes de frais. L’automatisation réduit les risques d’erreurs de saisie et garantit la conformité avec les plafonds URSSAF. C’est également un outil efficace pour limiter les fraudes et tracer tous les frais professionnels ;
- Un moyen de réaliser des économies : Flexible, le logiciel de notes de frais permet donc de gagner du temps dans les tâches comptables et ainsi réaliser des économies. Les entreprises utilisant une solution digitale observent en moyenne 85% de gain de productivité. Il limite les dépenses, économise vos ressources en interne et repère aisément les abus et autres incohérences !
- Une conformité réglementaire renforcée : Les applications certifiées permettent l’archivage à valeur probante, essentiel pour les contrôles URSSAF. Elles garantissent également le respect du RGPD et des nouvelles obligations de dématérialisation.
7 conseils pour bien choisir une application de notes de frais
S’il est évident qu’une application de gestion de notes de frais est un plus pour votre entreprise, encore faut-il choisir la bonne. Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper.
Identifiez vos besoins
Avant de vous lancer dans l’achat de l’outil qui vous aidera à saisir les notes de frais de vos employés, il est indispensable d’identifier et d’analyser vos besoins. En fonction de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise et de vos problématiques, le choix du logiciel sera déterminant.
Posez-vous les bonnes questions : Combien de notes de frais traitez-vous par mois ? Vos équipes sont-elles souvent en déplacement ? Avez-vous des besoins internationaux (multi-devises, multilingue) ? Votre budget est-il limité ou pouvez-vous investir dans une solution premium ?
Pour ce faire, il est fortement conseillé de réaliser un audit en interne afin de recueillir l’avis de vos équipes et opter ainsi pour la meilleure solution. L’objectif est de faciliter leur travail et d’identifier les fonctionnalités que devra posséder votre outil de gestion de notes de frais.
Privilégiez les fonctionnalités
Le choix d’une bonne application passe avant tout par celui des fonctionnalités. En effet, il vous faut trouver un outil qui saura régler vos problèmes et faciliter vos exercices comptables.
Les fonctionnalités incontournables à rechercher :
- Scan intelligent avec reconnaissance OCR automatique ;
- Application mobile native (iOS/Android) pour la saisie en mobilité ;
- Workflow de validation personnalisable selon votre organisation ;
- Intégration avec votre logiciel de comptabilité ;
- Tableau de bord temps réel avec reporting avancé ;
- Gestion multi-devises si vous avez des activités internationales.
Il doit être en mesure de réaliser un certain nombre de tâches que vous allez lui déléguer afin de faciliter la comptabilisation des notes de frais. Prise en photo de factures, système de validation des notes de frais, classification des dépenses, mise en place de remboursement, automatisation des process… Privilégiez les bonnes fonctionnalités !
Optez pour la mobilité
Pour être redoutable d’efficacité, une application de gestion de notes de frais doit favoriser la mobilité. Il est impératif d’opter pour un système connecté et mobile afin de pouvoir l’utiliser peu importe la localisation.
La mobilité est cruciale : vos collaborateurs doivent pouvoir scanner instantanément un reçu depuis leur smartphone, même sans connexion internet (mode hors ligne). Les meilleures applications permettent la synchronisation automatique dès que la connexion est rétablie.
Ainsi, la gestion des notes de frais peut se faire en temps réel et encore plus avec une déclinaison pour les smartphones. Vos collaborateurs en déplacement pourront ajouter simplement leurs notes de frais et simplifier le processus de remboursement tout comme votre comptabilité.
Sélectionnez une application paramétrable
La meilleure façon d’optimiser la gestion des frais de vos employés est de choisir une application flexible et paramétrable. Son interface doit être évolutive et doit pouvoir s’adapter à vous, à votre entreprise et vos besoins.
Chaque entreprise a ses propres politiques de frais : plafonds de remboursement, catégories de dépenses autorisées, circuits de validation spécifiques. L’application choisie doit permettre de configurer ces règles et de les faire respecter automatiquement.
Un logiciel de notes de frais efficace est un outil qui vous permet de le customiser et d’utiliser uniquement les fonctionnalités qui vous intéressent. Chaque utilisateur doit pouvoir s’y retrouver et agir rapidement dans le traitement de ses tâches.
Choisissez un outil ergonomique
Afin de gagner du temps, l’outil de gestion que vous choisirez doit être le plus ergonomique possible. Une interface simple à utiliser, une prise en main rapide, une lisibilité immédiate… La solution retenue doit faciliter votre quotidien.
L’ergonomie est déterminante pour l’adoption : si l’application est complexe, vos collaborateurs continueront à utiliser leurs anciennes méthodes. Privilégiez une interface intuitive avec un nombre de clics minimal pour accomplir les tâches courantes.
En effet, les informations recueillies doivent être présentées de la meilleure des façons pour que vous puissiez identifier et analyser celles qui sont importantes en un coup d’œil.
Utilisez une application conforme à la législation
Cela peut paraître une évidence mais il est primordial d’opter pour une application de notes de frais en conformité avec la législation. Il faut absolument que cette dernière vous permette d’être en règle, surtout si un contrôle de l’URSSAF survient.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Les exigences de conformité incluent :
- Respect des plafonds d’exonération URSSAF (remboursement au réel ou au forfait) ;
- Archivage à valeur probante avec horodatage et signature électronique ;
- Conservation des justificatifs pendant 5 ans (délai légal de prescription) ;
- Conformité RGPD pour la protection des données personnelles ;
- Préparation aux nouvelles obligations 2026 (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).
Un tel logiciel doit donc être conforme à la loi et au RGPD. Il doit vous permettre de stocker les factures de manière informatisée afin de les présenter en cas de contrôle URSSAF et doit pouvoir être paramétré selon les règles en vigueur.
Faites attention au prix
Logiciel gratuit ou payant ? Certains outils vous proposent des versions réduites avec moins de fonctionnalités, ce qui peut parfois être suffisant si votre entreprise est de petite taille ou si vos employés ne génèrent pas beaucoup de notes de frais.
Mais ces logiciels offrent des fonctionnalités assez limitées. S’il est recommandé de faire attention au prix de la solution que vous allez choisir, il faut absolument opter pour celui qui offre le meilleur rapport qualité / prix.
N’oubliez pas de calculer le ROI : une solution payante qui fait gagner 20 minutes par note de frais se rentabilise rapidement !
En conclusion, choisir la bonne application de notes de frais est un investissement stratégique qui peut transformer la productivité de votre entreprise. Avec l’évolution réglementaire vers la dématérialisation obligatoire en 2026, il est temps d’anticiper et de s’équiper d’une solution conforme et performante.
FAQ : Questions fréquentes sur les applications de notes de frais
Qu’est-ce qui rend une note de frais conforme légalement ?
Une note de frais conforme doit comporter : l’identité du commerçant, la date, la description précise de la dépense, le montant TTC, la TVA et le taux appliqué. Le justificatif original (facture ou ticket) doit être conservé 5 ans.
Quels sont les plafonds URSSAF à respecter ?
Les plafonds varient selon le type de frais : repas en mission, hébergement, transport, etc. Ils sont réévalués chaque année. Le dépassement de ces plafonds entraîne des cotisations sociales sur l’excédent.
Comment scanner efficacement mes reçus ?
Utilisez l’appareil photo de votre smartphone dans un endroit bien éclairé, posez le reçu sur une surface plane et contrastée. Les meilleures applications utilisent l’OCR pour extraire automatiquement les données importantes.
Que se passe-t-il si je perds un justificatif ?
Sans justificatif, le remboursement peut être refusé ou considéré comme un avantage en nature imposable. C’est pourquoi la numérisation immédiate avec les applications mobiles est recommandée.
Puis-je utiliser une application de notes de frais en déplacement à l’étranger ?
Oui, la plupart des applications fonctionnent à l’international. Vérifiez qu’elles proposent la gestion multi-devises et le mode hors ligne pour les zones sans connexion.
