La signature électronique est désormais incontournable pour une bonne gestion des ressources humaines.
En effet, cette technologie avancée permet de signer un grand nombre de documents numérisés de façon fiable et sécurisée.
Du gain de temps à la réduction des coûts en passant par un meilleur respect de l’environnement, les avantages de la signature électronique paraissent évidents et convainquent de plus en plus de professionnels RH.
Comment fonctionne la signature électronique pour les RH ? Quels sont les cinq principaux avantages de la e-signature pour les RH ? Quelles sont aussi les limites que son utilisation soulève ? Suivez-nous, Factorial a mené l’enquête ! 🔎
Sommaire :
- Comment fonctionne la signature électronique pour les RH ?
- Les 5 avantages principaux de la signature électronique pour les RH
- Utilisation de la signature électronique par les RH : 2 limites à noter
- Quelle solution choisir ?
- Le mot de la fin
- Logiciel de signature électronique ✅
Comment fonctionne la signature électronique pour les RH ?
La signature électronique : de quoi s’agit-il ?
La signature électronique est un procédé qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Ce concept juridique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite même si elle n’est pas visuelle et se compose d’une suite de caractères.
Pour être valable, la signature électronique doit être authentique, infalsifiable, inaltérable, non-réutilisable et irrévocable.
Il faut noter que la signature électronique est différente de la signature numérique qui consiste à insérer une image ou un dessin synonyme de signature sur un document.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique est très facile à mettre en place puisqu’il existe aujourd’hui plusieurs solutions digitales pour l’implanter. Le processus de signature est lui aussi très simple.
Une fois le document reçu par mail ou toute autre voie dématérialisée, la personne doit ouvrir le document via le lien reçu.
Elle doit accepter les conditions générales d’utilisation et le cryptage avant de réaliser le tracé de sa signature avec une souris, un pavé tactile, un stylet voir même avec le doigt (sur les smartphones).
Enfin, il lui suffit de valider pour confirmer la signature du document.
Si les services RH utilisent de plus en plus cette méthode, c’est parce qu’elle permet de signer de nombreux fichiers.
Contrat de travail et avenant, promesse d’embauche, accord de confidentialité, fiche de paie, règlement intérieur, justificatifs divers… Les documents à signer électroniquement sont légion.
Selon l’eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), il existe 3 niveaux de signature électronique :
- La signature électronique simple (SES) utilisée pour la signature de devis, factures, CGU / CGV… ;
- La signature électronique avancée (AES) qui possède un niveau de sécurité plus élevé et qui sert à signer bons de commande, contrats de partenariat, certificats de travail… ;
- La signature électronique qualifiée (SEQ) qui offre le plus haut niveau de sécurité mais qui est cependant plus contraignante.
En fonction du document concerné et du niveau de sécurité recherché, il conviendra de choisir le type de signature à privilégier.
Les 5 principaux avantages de la signature électronique pour les RH
La fonction RH tend à se complexifier tant en raison des évolutions législatives régulières que des organisations du travail avec notamment la généralisation du travail à distance.
Dans ce contexte, la signature électronique s’avère indéniablement un précieux atout pour les professionnels RH au quotidien.
Avantage n° 1 : la meilleure maîtrise des coûts
L’usage de la signature électronique est particulièrement adapté aux entreprises soucieuses de réduire leurs coûts liés aux impressions de document papier, de numérisation de ces documents ou encore de l’archivage.
En outre, l’absence de document au format papier permet de s’affranchir des frais postaux.
Les documents signés électroniquement sont archivés dans un seul espace, ce qui permet de limiter les frais liés à un espace de stockage.
👍 Passer à une gestion numérique de la signature des documents permet d’inscrire votre entreprise dans une démarche globale de réduction de votre empreinte environnementale.
Avantage n° 2 : le gain de temps
Le gain de temps figure sans doute comme l’un des meilleurs avantages de la e-signature. En effet, l’utilisation de la signature électronique par les RH permet de transmettre instantanément un document à signer.
La gestion des RH implique le respect d’un certain nombre d’échéances. L’entreprise peut alors avoir besoin de faire signer rapidement certains documents comme par exemple :
- La signature électronqiue du contrat de travail dans le cadre d’un recrutement en contrat à durée déterminée ;
- Le solde de tout compte ;
- Une promesse d’embauche ;
- Un accord de confidentialité ;
- Une charte télétravail.
Avantage n° 3 : une gestion des données sécurisée et optimisée
Le traitement des documents au format papier peut être contraignant et conduire à des pertes de documents importants.
Pour gagner en souplesse et faire de la fonction RH une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise, il est nécessaire de fluidifier l’ensemble de ces processus.
La signature électronique contribue donc à améliorer le traitement des données en favorisant un accès rapide et fiable à celles-ci.
👍 La signature digitale bénéficie des meilleurs protocoles de sécurité. Les flux d’échanges avec les salariés sont à la fois simplifiés et sécurisés.
Grâce à notre partenaire de confiance Signaturit, Factorial vous permet de bénéficier d’une sauvegarde numérique ultra-sécurisée de vos documents signés.
Avec Signaturit, vous avez la garantie que l’ensemble des signataires ou demandeurs sont identifiés selon une procédure stricte. En effet, pour une signature 100 % fiable et sécurisée, nous avons opté pour la signature électronique avancée biométrique.
Ce niveau de signature garantit l’intégrité du document signé, mais aussi l’identification sans équivoque du signataire.
Avantage n° 4 : une expérience collaborateur dopée
La question de l’amélioration de l’expérience collaborateur s’impose désormais comme un enjeu central pour la majorité des entreprises.
Qu’il s’agisse du recrutement, de l’onboarding ou du parcours collaborateurs, la simplification des tâches est un levier essentiel permettant de doper l’expérience collaborateur et donc leur niveau de satisfaction.
Dans ce contexte-ci, la signature électronique permet aux RH de fluidifier les échanges avec les collaborateurs en leur faisant gagner un temps précieux, tout en modernisant leur image auprès de ces derniers.
👍 Alors que pour nombre d’entreprises, télétravailler un à deux jours par semaine constitue la norme, la signature digitale en télétravail permet à la fois aux RH et aux salariés d’être plus efficaces et réactifs en cas de besoin.
Avantage n° 5 : des gains de productivité accrus
Signer des documents au format papier peut être particulièrement chronophage, que ce soit pour les RH comme pour les salariés. Grâce à la e-signature, il est possible d’envoyer plusieurs documents numérisés à plusieurs signataires en même temps.
Inutile alors de perdre du temps en impression, numérisation ou encore envoi postal de documents tout en espérant un retour rapide de ces derniers.
Par ailleurs, de nombreux professionnels RH travaillent également à distance. En disposant des documents signés directement depuis leur espace sécurisé, les RH peuvent continuer à travailler de façon réactive.
👍 Les équipes RH gagnent en productivité et peuvent s’imposer comme les véritables alliés stratégiques de la direction de l’entreprise.
Utilisation de la signature électronique par les RH : 2 limites à noter
L’utilisation de la signature dématérialisée présente des avantages indéniables pour le service RH. Cependant, on peut noter deux limites importantes à considérer et pouvant freiner son utilisation :
- La nécessité d’utiliser une solution de signature électronique conforme à la loi ;
- La nécessité de disposer d’une connexion internet stable.
Utiliser une solution de signature électronique conforme à la loi
La signature électronique permet de digitaliser des processus clés, voire stratégiques de l’entreprise. Par conséquent, le choix de la solution de signature électronique ne doit pas se faire à la légère.
Ce partenaire devra figurer sur la “Trust list” européenne. Grâce à cela, la recevabilité de la e-signature ne peut être contestée dans les États membres de l’Union européenne.
💡 La solution de signature électronique Signaturit est le partenaire de confiance choisie par Factorial. Signaturit vous propose la signature numérique avancée.
En tant que professionnel RH, vous disposez d’une e-signature sécurisée qui assure la traçabilité des opérations via l’enregistrement de certificats de signatures numériques et pouvant être produits devant un tribunal.
La nécessité de disposer d’une connexion internet
On pourrait penser à tort que tous les salariés disposent sans difficulté d’un accès internet. Or, ce n’est pas toujours le cas.
Il arrive parfois que certains salariés, comme ceux travaillant sur des chantiers ou bien ceux amenés à se déplacer souvent, ne puissent accéder à un ordinateur ou une connexion internet pour signer les documents souhaités.
Ce sont des réalités dont il faudra tenir compte et permettre à ces salariés de signer les documents importants manuellement.
Quelle solution choisir ?
En tant qu’employeur en accord avec son temps, la signature électronique s’impose comme un outil indispensable.
Pour la déployer au sein de votre entreprise, le logiciel de signature électronique de Factorial vous permet de signer numériquement tout type de document RH.
Conforme à la norme de sécurité eIDAS, la solution de Factorial répond aux exigences de sécurité les plus strictes et enregistre automatiquement les documents une fois qu’ils sont signés.
Contrat de travail, fiches de paie ou feuilles de temps, vous pourrez faire signer les fichiers de votre choix facilement et rapidement. À l’heure où tout va plus vite, adopter la signature électronique dans la gestion quotidienne de votre société n’est pas un luxe. Vous signez ?
Le mot de la fin
La signature électronique constitue une réelle avancée pour la gestion des ressources humaines.
Ces avantages sont nombreux, qu’il s’agisse de la maîtrise des coûts, des gains de temps et ou encore de la sécurisation des données. Tous ces avantages participent à rendre la fonction RH de plus en plus stratégique.
En effet, grâce à la signature électronique, la marque employeur s’en trouve améliorée tant auprès des salariés que dans le cadre d’un engagement environnemental à travers la réduction de l’utilisation du papier.
On peut néanmoins relever certaines limites, comme la conformité légale ou l’accessibilité. Cependant, ces dernières seront sans doute levées dans les années à venir, dans le contexte général de digitalisation de tous les pans de l’activité des entreprises.
