Selon une étude de Parlons RH, 73% des professionnels RH passent la plupart de leur temps sur des tâches administratives. Et 61 % d’entre eux admettent utiliser Excel pour produire des indicateurs.
Entre gestion des plannings et des demandes d’absences, contrôle des heures de travail, des contrats et des procédures RH obligatoires, les gestionnaires RH se retrouvent vite avec des tonnes de feuilles Excel à gérer.
Suivez nos conseils pour vous libérer de ces tâches chronophages et vous concentrer sur la performance de votre entreprise.
Table des matières
Pourquoi arrêter de réaliser sa gestion administrative sur Excel
De la gestion des plannings du personnel sous Excel à la gestion et au suivi des contrats, les DRH sont habitués à utiliser la feuille de calcul automatisée.
Elle offrait certains avantages il y a quelques années, mais s’avère de plus en plus obsolète pour faire face aux nouveaux enjeux RH.
D’abord, parce que les réglementations liées au Code du Travail mais aussi à la protection des données du personnel tendent à se complexifier.
Il devient de plus en plus difficile d’assurer sa compliance RH sans l’aide d’un tiers de confiance, garant de la conformité des process et de l’intégrité des données.
Ensuite, digitaliser les fonctions administratives RH de premier niveau est un prérequis à une transformation digitale plus globale.
Par exemple, la création d’un portail collaborateur est une première étape pour fluidifier la communication entre les services RH. Mais aussi, pour permettre aux gestionnaires de se concentrer sur des actions à plus grande valeur ajoutée.
Gagner du temps sur la gestion du personnel
Les professionnels des ressources humaines sont de plus en plus attendus sur un rôle de Business Partner. Cela implique de passer moins de temps sur la gestion administrative du personnel, au profit de la stratégie RH.
Mais comment gagner du temps si on doit passer des heures à compiler différents tableurs pour construire manuellement un fichier central ? Comment éviter de perdre du temps à programmer les calculs et les macros qui sont sources d’erreurs fréquentes ?
La gestion du personnel sous Excel peut se justifier pour de très petites équipes. Mais dès que l’on dépasse un certain seuil de salariés, la gestion devient chronophage.
En moyenne, le passage à un logiciel RH permet d’économiser 30 heures par mois sur les tâches administratives !
Éviter de démultiplier les outils de gestion Excel
La gestion administrative du personnel regroupe plusieurs fonctions telles que le suivi des absences, l’administration des salaires, en passant par la gestion de la formation et le suivi des contrats.
Sans logiciel de gestion du personnel intégré, les responsables des ressources humaines vont devoir mettre en place plusieurs outils de gestion.
Par exemple :
- le planning d’équipe Excel ;
- le tableau de bord des indicateurs RH ;
- un outil de gestion et de suivi des contrats ;
- un tableur pour suivre les demandes et achats de formations ;
- un fichier de suivi des congés et du temps de travail.
Vous l’aurez compris : un seul outil Excel ne suffit pas pour gérer l’administration du personnel.
Le SIRH artisanal est donc souvent composé d’une multitude de briques qui ne communiquent pas les unes avec les autres. Et cela génère beaucoup de travail pour saisir et mettre en correspondance les informations.
Fiabiliser ses données administratives
Autre limite majeure d’Excel pour l’administration du personnel : la sécurité et la confidentialité des données. Des études démontrent que 90% des entreprises qui utilisent des tableurs ont des erreurs significatives dans leurs données.
Il est par exemple impossible de notifier l’utilisateur en cas d’erreur ou de double saisie. Or, une ligne de tableau mal remplie peut fausser tout le reporting RH.
De plus, les tableurs excel ne permettent pas d’automatiser et de personnaliser les règles de calculs. En cas d’absence d’un salarié ou de changement des horaires de travail, il faut revoir les calculs de programmation.
Idem pour la paie : impossible de paramétrer des éléments variables de la rémunération. Au contraire, avec un logiciel SIRH, vous pouvez compenser des heures supplémentaires automatiquement avec l’Élément Variable de Paie (EPV) automatisé.
Il vous suffit de définir vos paramètres favoris et préférences dans votre politique de gestion du temps.
Maîtriser les coûts de l’administration du personnel
La gestion du personnel avec un outil Excel gratuit est un mythe. Certes, utiliser la suite de Microsoft Office permet de disposer d’une solution simple de gestion RH sans avoir de budget dédié. En revanche, c’est une option qui consomme du temps et des ressources humaines.
Par exemple, pour :
- Paramétrer les calculs qui génèrent les tableaux de bords ;
- Centraliser les différentes feuilles Excel des salariés ;
- Reporter les données individuelles dans un fichier global ;
- Vérifier manuellement les saisies des collaborateurs.
Les automatisations et fonctions de programmations sur le logiciel de Microsoft Office restent limitées. Vous devrez donc souvent construire vos reportings manuellement.
Il est souvent plus économique, in fine, d’investir dans un logiciel de gestion du personnel.
Comment passer d’Excel à un logiciel de gestion administrative?
Le passage d’un système de gestion à l’autre doit s’organiser. Voici nos conseils pour réussir votre transition vers un SIRH intégré.
Transférer les données RH d’Excel vers son logiciel
Grâce à l’importateur de tables personnalisées, vous pouvez passer facilement d’un système de gestion du personnel sur Excel à un logiciel d’administration RH.
Ce type de fonctionnalités permet aux entreprises d’embarquer rapidement leurs données collaborateurs en masse sans devoir saisir manuellement l’ensemble des entrées dans le nouveau SIRH.
Personnaliser un tableau de bord de gestion RH
Si vous souhaitez pouvoir comparer vos indicateurs d’un exercice à l’autre, nous vous conseillons de conserver les modèles de tableaux de bord RH que vous utilisez sur Excel.
C’est très simple, là encore, il vous suffit de personnaliser vos rapports dans votre nouvel SIRH pour conserver des données et analyses comparables d’une année sur l’autre.
Vous souhaitez profiter de la transition digitale du système d’information RH pour revisiter vos analyses ? Utilisez des templates de rapports personnalisés.
Passer d’une gestion centralisée sous Excel à un portail RH en self-service
La gestion administrative sous Excel est souvent très centralisée. Pour consolider les différents tableaux individuels, il faut qu’une seule et même personne soit garante de la des données, a minima, de la justesse des variables de calcul.
Avec un logiciel RH, vous pouvez déléguer des autorisations et des permissions. Par exemple, les managers et responsables d’équipes peuvent avoir des droits pour accorder directement les congés ou modifier les horaires de travail.
Fini les feuilles de calculs imprimées en PDF pour signature !
Les collaborateurs pourront directement accéder à leur portail RH pour consulter leur agenda, pointer leurs heures ou réaliser des demandes d’autorisation d’absence ou de congés.
Ainsi, le service RH partage et délègue davantage la fonction administration du personnel , ce qui lui permet d’imposer son rôle central dans la politique stratégique de l’entreprise.
Réaliser des exports simplifiés si vous avez toujours besoin d’Excel
Vous avez peur de ne pas pouvoir revenir à Excel ? Pas d’inquiétude ! Il est aussi facile d’exporter les données de votre entreprise vers Excel à partir d’un logiciel de gestion administrative.
Également , vous pourrez aussi réaliser des tableaux de bord spécifiques à exporter sur une Feuille Excel, comme le rapport sur les congés du personnel.
Tester gratuitement notre logiciel de gestion administrative RH
Vous souhaitez arrêter d’utiliser les feuilles de calcul Excel et simplifier vos tâches administratives ? Testez gratuitement notre logiciel d’administration RH.
