On confond souvent la digitalisation de la formation avec la mise en place de formations digitales, comme l’e-learning ou le blended learning. En réalité, la digitalisation des contenus de formation n’est que la partie visible de l’iceberg.
Car qui dit parcours digital, dit impératif de personnalisation. Or, pour personnaliser les parcours, il faut aussi digitaliser les processus de formation et les données apprenants.
Bref, quand on commence à creuser, on se retrouve vite noyé sous un flot d’outils. Alors, comment faut-il procéder concrètement pour digitaliser une formation ? Nous vous expliquons pas à pas les étapes de la digitalisation, et comment procéder, tout en ayant une vision globale des enjeux et de l’existant. Mais avant, un rapide rappel de définition.
Sommaire
- Qu’est ce que la digitalisation de la formation ? Définition
- Comment intégrer le digital à les contenus de formation ?
- Organiser la digitalisation du processus de formation
- Accompagner le plan de transformation et de digitalisation de la formation
- Quels outils pour digitaliser ses formations ? Ce qu’il faut retenir
- Quels sont les freins à la digitalisation de la formation ?
Qu’est-ce que la digitalisation de la formation ? Définition
Avec l’essor des technologies et des nouveaux usages liés à la transformation numérique, les modes d’apprentissage et l’offre des opérateurs de formation ont évolué. Il est désormais possible de suivre un cours sur son smartphone lors d’un déplacement professionnel par exemple.
Les nouveaux outils digitaux facilitent l’accès aux contenus de vos moocs, spocs ou cours en ligne: plus besoin de se déplacer sur trois jours dans un centre pour se former ! Tout se fait en distanciel gâce à la classe virtuelle.
Conséquence : cela peut se traduire, dans les entreprises, par l’optimisation du budget formation et du temps consacré par le stagiaire au développement des compétences. Mais surtout, cela peut lever un certain nombre de freins liés à la mobilité ou à la logistique. L’expérience utilisateur est améliorée.
La digitalisation de la formation, par définition, n’est pas un simple processus de numérisation des contenus. Autrement dit : il ne faut pas confondre formation digitale et formation à distance. Concrètement, la digitalisation de la formation consiste donc à intégrer du digital dans les parcours de développement des compétences afin de permettre une pédagogie différenciée qui tienne compte de l’avancement et des acquis de chaque apprenant. La formation peut être hybride, c’est-à-dire mêler du présentiel et du distanciel, ou bien être 100% virtuelle et asynchrone, selon la modalité que vous préférez.
Ces nouveaux enjeux impliquent de digitaliser certains contenus de formation, mais aussi, d’utiliser les outils numériques pour gérer les processus RH et achats de prestations liés, collecter des données sur l’apprenant, organiser et fluidifier les parcours d’apprentissage afin de maximiser la valeur ajoutée de chaque formation.
Comment intégrer le digital dans les contenus de formation ?
La digitalisation d’un contenu de formation passe par :
- L’identification des besoins et des objectifs ;
- La création du scénario pédagogique ;
- La création du story-board ;
- L’intégration dans un outil auteur.
Les deux premières étapes sont classiques pour le responsable formation. En revanche, pour les deux dernières, vous aurez besoin de vous appuyer sur les compétences d’un concepteur pédagogique e-learning.
Il va préparer le story-board qui sera une projection de chaque séquence de formation. En interne, vous pouvez associer à cette étape un expert métier qui va valider et suivre la pertinence des contenus des cours en ligne.
Ensuite, il faudra intégrer ces contenus dans un outil auteur ou directement sur la plateforme de formation digitale, aussi appelée Learning System Management. Certains LMS (Learning System Management) nécessitent un outil de création distinct appelé “outil auteur“ qui permet de concevoir le module.
D’autres plateformes permettent de créer directement les contenus. On parle alors de LCMS (Learning Content Management System).
BON À SAVOIR : si vous utilisez un outil auteur spécifique, ou si vous achetez des modules e-learning réalisés par des agences de digital learning, il faudra veiller à l’interopérabilité avec votre LMS. Pour cela, vous devez pouvoir l’exporter en format SCORM pour l’intégrer.
Maintenant que le contenu d’apprentissage est prêt, encore faut-il pouvoir le diffuser en interne à vos collaborateurs et suivre leur progression !
Et aussi, capitaliser les données sur l’avancement des apprenants dans votre SIRH interne !
Organiser la digitalisation du processus de formation
Il faut distinguer :
- Les logiciels de gestion des parcours d’apprentissage, aussi appelés LMS.
- Les logiciels de gestion de la formation, qui sont des briques de votre SIRH ou logiciel RH.
Ces deux outils de digitalisation de la formation ne répondent pas aux mêmes besoins.
Les logiciels de gestion d’apprentissage (LMS)
Les learning management system ( plateforme LMS) sont des technologies clés qui permettent aux responsables formation de diffuser les contenus et les ressources pédagogiques, de suivre l’avancement et d’évaluer la progression des apprenants.
Ce sont des solutions numériques pour gérer les parcours d’apprentissage à distance, qu’il s’agisse d’une formation mixte ou entièrement à distance.
Les principales fonctionnalités d’un LMS sont :
- La création des modules e-learning ou de formation en ligne par l’ingénieur pédagogique ;
- la création d’activités pédagogiques interactives (tests, quiz, etc.) pour faciliter l’innovation pédagogique ;
- la gestion de l’accès aux ressources ;
- le suivi et l’animation des communautés d’apprenants ;
- la gestion administrative des documents associés à la formation.
Les logiciels de gestion des processus formation
Les logiciels de gestion des processus de formation permettent de gérer les processus et la DATA RH qui précèdent ou qui suivent le parcours de formation.
Par exemple :
- L’identification et la qualification des besoins de formation ;
- la sélection des prestataires de formation ;
- la diffusion du catalogue ou du programme de formation ;
- la validation et le suivi budgétaire du plan de formation ;
- la gestion administrative des formations (convocations, feuilles de présence, etc.).
Un logiciel de gestion des formations tel que celui de Factorial permet d’automatiser et de gagner du temps sur chaque étape du processus d’élaboration et de déploiement du plan de développement des compétences de l’entreprise.
Par exemple, il permet d’améliorer la structure de l’entretien individuel pour collecter efficacement les souhaits de formation dans le cadre de l’évaluation des besoins, puis de créer une offre de formation et d’animer des parcours d’apprentissage personnalisés pour les collaborateurs.
In fine, le logiciel RH récupère les données sur les parcours, ce qui permet de mettre à jour la DATA RH dans une logique de gestion des compétences des collaborateurs.
Comment digitaliser la gestion de la formation ?
L’interopérabilité LMS et SIRH est donc un enjeu clé pour réussir la digitalisation de la formation dans son ensemble.
Dans la plupart des entreprises, le SIRH est constitué d’un logiciel RH avec un module dédié qui permet de gérer le plan de formation. C’est pourquoi il est impératif d’envisager l’interopérabilité du LMS avec votre logiciel RH.
Il faudra faire communiquer les informations issues du logiciel formation vers le LMS. Par exemple :
- Le catalogue de formations,
- Les inscriptions du plan de formation.
Inversement, le LMS pourra enrichir la DATA du logiciel formation, avec :
- Le suivi effectif des formations (ou les feuilles d’émargement)
- le taux complétude des formations ou le journal des connexions ;
- les évaluations de formation.
La remontée de ces données dans le logiciel RH permet, non seulement de faciliter certaines tâches (reporting aux OPCO par exemple), mais aussi de mieux capitaliser les données sur les parcours d’apprentissage et de mesurer l’impact au profit d’une meilleure gestion des parcours internes.
Vous l’avez compris : pour digitaliser la fonction formation dans son ensemble, il faut à la fois digitaliser le suivi des parcours et le suivi des process.
Mais attention, un plan de transformation digitale de la fonction formation suppose de procéder par étapes et de définir des priorités. Avant d’investir dans un LMS, il faut d’abord s’assurer de collecter efficacement les besoins de formation.
C’est pourquoi l’achat d’un logiciel RH précède souvent l’investissement dans un LMS, sauf si vous êtes un organisme de formation professionnelle continue. De même, si votre catalogue de formation laisse une grande place à la formation en inter, vous n’aurez pas besoin d’un LMS.
Accompagner le plan de transformation et de digitalisation de la formation
La digitalisation de la fonction formation se pilote étapes par étapes comme n’importe quel processus de digitalisation RH.
Les étapes d’un plan de digitalisation RH
Les étapes clés seront :
- Réaliser l’analyse d’opportunité, valider le budget et le portage du projet de transformation par la direction générale ;
- Associer la DSI et le responsable formation, ainsi qu’un formateur, à l’identification des besoins et l’audit de l’existant (état des lieux);
- Définir un cahier des charges pour l’achat d’un logiciel formation et /ou d’un LMS;
- Choisir le logiciel selon les fonctionnalités proposées et le budget ;
- Déployer l’outil et former les key users.
Pour la partie formation, il y a certains points de vigilance à prendre en compte.
Les points de vigilance pour la partie formation
Le plan de transformation RH devra répondre aux enjeux suivants :
- Faire communiquer les données issues des entretiens d’évaluation et des entretiens professionnels avec le plan de formation ;
- Décliner le plan de formation selon les objectifs de la GPEC;
- Collecter les données utiles à l’optimisation du parcours apprenant dans le respect de la RGPD (temps de connexion, etc.)
- Faciliter et optimiser les tâches des gestionnaires RH liées à la gestion et au suivi des actions de formation et des prestataires (reporting OPCO, etc.)
- Permettre aux responsables formation d’adapter et de personnaliser les parcours.
L’adaptative learning, par exemple, vise à personnaliser les parcours et à raccourcir les temps de formation en utilisant une information fine sur les besoins en compétences de chaque collaborateur.
Cela peut passer par un autodiagnostic en amont du parcours, mais aussi par une analyse approfondie de la DATA RH issues des entretiens. D’où l’intérêt, pour mieux personnaliser les parcours, de tirer parti des informations contenues dans un logiciel RH intégré.
Quels outils pour digitaliser ses formations ? Ce qu’il faut retenir
En résumé, on peut distinguer trois types d’outils :
- Les outils de digitalisation des contenus pédagogiques. On y trouve les outils auteurs, les plateformes de gamification et de création vidéo, la numérisation des contenus et les outils interactifs (création de quiz, etc.)
- Les systèmes de gestion et d’animation des parcours : les LMS et les LCMS
- Les outils de gestion des processus de formation et logiciels RH.
Pour réussir la digitalisation de la formation, il faudra surtout veiller à l’interopérabilité des différents outils et à la cohérence des données au sein de votre SIRH, pour gagner en efficacité tout en renforçant la personnalisation des parcours dans l’entreprise.
Quels sont les freins à la digitalisation de la formation ?
Selon une étude de l’AFINEF, pour 45% des entreprises, le principal frein au e-learning est culturel. La résistance au changement s’explique par le fait que l’apprenant doit être pleinement engagé dans sa formation, il est autonome dans l’acquisition des nouvelles compétences. Les départements formation doivent donc se doter d’un budget communication pour faire adhérer les salariés dans cet enseignement permanent.
Parmi les autres obstacles à la digitalisation de la formation, il faut aussi noter le coût. L’optimisation à long terme des coûts de formation est souvent la première motivation des entreprises à digitaliser les apprentissages, mais cela nécessite un investissement de départ dans des logiciels adaptés qui n’est pas toujours compatible avec cet impératif de réduction immédiate du budget.
Dernier frein : les difficultés d’accès à ces solutions par les salariés peu à l’aise avec l’informatique. Ou par ceux qui ont une mauvaise connexion internet ! On touche içi à une limite de la digitalisation des formations, car certains utilisateurs préféreront le présentiel par manque de compétences numériques. Mais, avec un bon accompagnement et des solutions d’apprentissage en ligne centrées sur l’utilisateur, ces limites peuvent être rapidement dépassées.
En bref, un projet de digitalisation nécessite de mettre au cœur de sa stratégie les besoins de l’apprenant et de suivre une méthode de déploiement pas à pas, en veillant à l’interopérabilité du module de digitalisation des apprentissages avec le SIRH.
On espère que cet article vous aura aidé à y voir plus clair !
