Un salarié peut se former sur son temps de travail tout en étant rémunéré. Mais entre le principe inscrit dans le Code du travail et la réalité, le fossé est large. Délais de demande, accord de l’employeur, financement par l’OPCO ou le CPF, cas particulier du temps partiel ou du forfait jours : chaque situation obéit à des règles distinctes que ni les salariés ni les RH ne maîtrisent toujours.
Le problème, c’est que le sujet est souvent traité comme un bloc uniforme. Or la réponse change radicalement selon que la formation est obligatoire ou choisie, qu’elle se déroule pendant ou en dehors des heures de travail, et selon le statut du salarié concerné.
On a passé au crible les dispositifs, les mécanismes de financement, les règles de rémunération et les cas concrets qui posent problème, pour que vous sachiez exactement ce qui s’applique à votre situation.
Comprendre le droit à la formation pendant le temps de travail
Depuis la loi du 4 mai 2004, la formation professionnelle est largement entrée dans les mœurs. C’est aussi à partir de cette loi que s’inscrit l’obligation pour les entreprises de contribuer activement au développement des compétences de leurs salariés.
Le droit à la formation en entreprise tout au long de la vie professionnelle doit permettre d’acquérir de nouvelles compétences et d’améliorer l’employabilité de chacun.
Les différents dispositifs de formation pendant le temps de travail
Les principaux dispositifs de formation pendant le temps de travail sont :
- Le plan de développement des compétences (anciennement appelé plan de formation) : élaboré à l’initiative de l’employeur, il peut comprendre des actions de formation obligatoires comme les formations aux premiers secours ou bien des actions de formations répondant aux objectifs de développement de l’entreprise ou bien un souhait émis par un salarié lors de l’entretien professionnel.
- Le Compte Personnel de Formation (CPF) : il permet à chaque salarié de disposer d’une cagnotte disponible pour se former en choisissant une formation répondant à des critères stricts établis par l’État.
- Le projet de transition professionnel (ex-CIF) : il permet à un salarié de s’absenter de son poste de travail pour suivre une formation en vue de sa reconversion professionnelle. Ce congé n’est accordé que sous certaines conditions.
Les conditions pour bénéficier de la formation pendant le temps de travail
Pour pouvoir bénéficier d’une formation sur son temps de travail, le salarié doit :
- Demander l’autorisation expresse de son employeur ;
- Obtenir l’accord de son employeur ;
- Respecter les horaires de travail et la durée légale du travail pendant la formation.
Les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle durant le temps de travail
En matière de formation, l’employeur est soumis à deux obligations :
- L’adaptation au poste de travail.
- Le maintien dans l’emploi des salariés.
Dans les faits, cela se traduit par l’obligation pour toute entreprise qui emploie des salariés de participer au financement de la formation professionnelle :
- En versant un pourcentage de sa masse salariale au financement de la formation professionnelle continue de ses salariés.
- En finançant la taxe d’apprentissage destiné à l’apprentissage et aux formations technologiques.
Comprendre le financement de la formation professionnelle
La formation reste un enjeu fort d’attractivité et de compétitivité pour les entreprises. Cependant, pour que celle-ci soit réellement un levier de croissance, il est important de comprendre avec précision son financement.
La contribution unique à la formation et à l’alternance
Toute entreprise employant au moins un salarié est soumise à la contribution unique à la formation et à l’alternance. L’assiette de cette contribution est constituée de la somme des rémunérations imposables et avantages en nature versés à ses salariés sur une année.
Le taux de la contribution varie quant à lui en fonction du nombre de salariés. Pour les entreprises de moins de 11 salariés, ce taux est de 0,55 %. Au-delà, il est de 1 %.
Enfin, les entreprises de travail temporaire sont soumises à un taux spécifique de 1,3 %.
Enfin, depuis 2021, cette contribution est versée à l’URSSAF. En règle générale, elle fait l’objet d’un versement mensuel au même titre que les autres cotisations sociales.
Fonctionnement et financement du Compte Personnel de Formation
Depuis sa création en 2015, le compte personnel de formation s’est largement imposé dans les pratiques professionnelles. En effet, depuis 2019 et l’avènement de la crise sanitaire, 53 millions de dossiers de demandes de formation ont transité par le CPF.
Ce compte formation est alimenté chaque année par la Caisse des dépôts et consignations en se basant sur les déclarations transmises par l’employeur, en tenant compte du nombre d’heures de travail effectuées et communiquées.
Pour un salarié à temps complet, le CPF est alimenté de 500 € maximum par an. Pour les salariés à temps partiel travaillant moins de 50 % du temps complet, une proratisation est effectuée.
💡 À NOTER : le solde du CPF ne permet plus de financer intégralement la formation souhaitée par le salarié. En effet, l’article L6323-4 du Code du travail prévoit un reste à charge pour le salarié. Cependant, ce dernier peut solliciter une prise en charge de ce restant auprès de son employeur.
Rémunération du salarié et maintien du contrat de travail du salarié en formation
La prise en compte des heures de formation dans le temps de travail effectif
Lorsque la formation se déroule pendant le temps de travail, le salarié doit obtenir l’accord de son employeur. Il convient de respecter les délais légaux : le salarié doit effectuer sa demande auprès de son employeur au moins 60 jours avant le début de la formation si celle-ci dure moins de six mois et 120 jours au-delà.
Si le salarié obtient l’autorisation, les heures de formation se déroulant pendant le temps de travail sont considérées comme du temps de travail effectif.
L’accord de l’employeur pour la formation CPF pendant le temps de travail
En tant qu’employeur, vous devez savoir que votre validation n’est pas nécessaire si un salarié souhaite mobiliser son Compte Personnel de Formation (CPF) en dehors de ses heures de travail.
Toutefois, si la formation a lieu durant les heures de travail habituelles, votre accord est requis. De plus, si votre entreprise a mis en place un accord collectif pour gérer en interne le dispositif du CPF, il vous revient de donner votre aval, notamment en ce qui concerne le financement de la formation. Celui-ci doit être conforme aux modalités d’utilisation et de prise en charge définies dans l’accord collectif en vigueur.
Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter les modalités spécifiques à votre entreprise ou à vous renseigner davantage sur les démarches à suivre.
Le maintien de la rémunération pendant la formation
La formation durant le temps de travail étant considérée comme du temps de travail effectif, le salarié ne subit pas de perte de rémunération. Cependant, ce n’est pas l’entreprise qui prend en charge ce maintien de rémunération, mais l’OPCO dont elle dépend.
💡 BON À SAVOIR : Les heures de formation effectuées en dehors du temps de travail ne sont pas assimilées à des heures supplémentaires. Elles ne sont pas payées en heures supplémentaire et ne donnent pas lieu à des cotisations sociales.
La prise en charge des frais annexes de formation
Les frais annexes sont constitués des frais d’hébergement, repas et restauration. On les distingue des frais pédagogiques qui concernent la formation elle-même.
Comme indiqué sur MonCompteFormation “Les frais éventuels de déplacement et de séjour occasionnés par le suivi de la formation peuvent vous être remboursés par la Caisse des dépôts et consignations, sur présentation d’une note de frais et des justificatifs de dépenses, dans les conditions prévues pour les agents publics en mission (conformément au décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006).”
En d’autres termes, le salarié peut solliciter la Caisse des dépôts pour obtenir le remboursement de ces frais annexes. Il peut aussi se tourner vers son employeur qui sollicitera de son côté son OPCO.
Formation et temps partiel : que se passe-t-il quand la durée de formation dépasse le temps de travail contractuel ?
Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits d’accès à la formation que les salariés à temps complet. Ce principe d’égalité de traitement est inscrit dans le Code du travail. Cependant, une difficulté pratique se pose fréquemment : la formation se déroule souvent sur des journées complètes, ce qui peut conduire le salarié à dépasser sa durée contractuelle de travail.
Dans ce cas, trois solutions existent selon la durée de la formation.
Pour une formation courte (quelques jours), l’employeur peut modifier temporairement la répartition des horaires du salarié, à condition que son contrat de travail le prévoie expressément. Le salarié doit être prévenu au moins 7 jours avant le changement et peut s’y opposer s’il invoque un motif légitime, comme des obligations familiales ou un autre emploi.
Pour une formation de durée intermédiaire, le recours aux heures complémentaires est envisageable. Ces heures sont plafonnées à 1/10e de la durée hebdomadaire prévue au contrat, sauf si un accord collectif relève cette limite jusqu’au tiers. Elles sont majorées et doivent, là encore, être prévues par le contrat de travail.
Pour une formation longue, la solution la plus adaptée est la signature d’un avenant au contrat, dit « complément d’heures », qui augmente temporairement la durée de travail du salarié le temps de la formation. Cet avenant nécessite l’accord du salarié et doit être autorisé par un accord de branche étendu.
Quelle que soit la solution retenue, les heures de formation dépassant la durée contractuelle ne s’imputent pas sur le volume d’heures complémentaires et ne donnent lieu ni à repos compensateur ni à majoration pour heures supplémentaires, dans la limite de 50 heures par an et par salarié (article L6321-5 du Code du travail). L’employeur est par ailleurs tenu de prendre en considération les contraintes personnelles du salarié, notamment la garde d’enfants ou l’exercice d’un second emploi.
La formation pendant le temps de travail en trois questions
Qui supporte les frais annexes d’une formation réalisée sur le temps de travail ?
En principe, l’entreprise prend en charge les frais annexes de formation tels que les frais de déplacement, d’hébergement ou encore de restauration lorsque celle-ci se déroule durant le temps de travail.
Les heures de formation sur le temps de travail sont-elles considérées comme du temps de travail effectif ?
Les heures de formation sur le temps de travail sont considérées comme du temps de travail effectif. Elles sont donc rémunérées comme telles et entrent dans le décompte des congés payés, des heures supplémentaires ou encore des repos compensateurs.
Quid des cadres au forfait jours ?
Les salariés soumis à une convention de forfait en jours ou en heures sur l’année obéissent à des règles spécifiques en matière de formation. Leur temps de travail n’étant pas décompté en heures mais en jours, le mécanisme classique des heures supplémentaires ne s’applique pas.
Concrètement, lorsqu’une formation conduit un cadre au forfait à dépasser sa durée conventionnelle de travail, les heures correspondantes ne s’imputent pas sur le forfait, dans la limite de 4 % de celui-ci (article L6321-5 du Code du travail). Par exemple, pour un forfait de 218 jours, cela représente environ 8,7 jours de formation qui peuvent excéder le forfait sans en modifier le décompte.
Pour les formations se déroulant en dehors du temps de travail, la limite est fixée à 2 % du forfait annuel, sauf disposition plus favorable prévue par un accord collectif. Au-delà de ce seuil, l’accord écrit du salarié est indispensable.
Qui supporte la rémunération du salarié en formation durant le temps de travail ?
L’entreprise est tenue de maintenir la rémunération du salarié qui se forme durant le temps de travail. Ce principe du maintien de la rémunération signifie que celle-ci doit être au moins égale à celle que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé normalement.
Vos questions fréquentes sur les formations pendant le temps de travail
Peut-on refuser une formation hors temps de travail ?
Oui, et ce refus est protégé par la loi. Pour toute formation non obligatoire programmée en dehors des heures de travail, l’accord écrit du salarié est indispensable. Un simple accord verbal ou un échange informel par mail n’a aucune valeur juridique. L’employeur doit présenter un document clair que le salarié signe en connaissance de cause. Sans cette formalité, la formation ne peut pas lui être imposée.
Le Code du travail est explicite sur ce point : le refus du salarié de participer à une formation hors temps de travail ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement (article L6321-7). L’employeur ne peut exercer aucune pression ni sanction à ce titre. En revanche, cette protection ne s’applique pas aux formations obligatoires, c’est-à-dire celles qui conditionnent l’exercice de l’activité du salarié en vertu de dispositions légales ou réglementaires. Ces dernières doivent impérativement se dérouler pendant le temps de travail et ne peuvent donc pas, par définition, être proposées en dehors.
Un salarié peut-il refuser une formation imposée par son employeur pendant le temps de travail ?
Tout dépend de la nature de la formation. Lorsque la formation est obligatoire, c’est-à-dire qu’elle conditionne l’exercice de l’activité du salarié en application de dispositions légales ou réglementaires (habilitation électrique, CACES, formation sécurité incendie…), elle constitue une modalité d’exécution du contrat de travail. Le salarié ne peut pas la refuser sans motif légitime. Un refus injustifié peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire donner lieu à une sanction disciplinaire.
En revanche, le salarié dispose de motifs légitimes de refus reconnus par la jurisprudence : des horaires de formation significativement différents de ses horaires habituels, un éloignement durable de son domicile ou encore une atteinte disproportionnée à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Pour les formations non obligatoires se déroulant en dehors du temps de travail, le refus du salarié ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
Que se passe-t-il si l’employeur ne répond pas à une demande de formation CPF ?
Le Code du travail encadre strictement les délais de réponse de l’employeur. Lorsqu’un salarié formule une demande de formation CPF sur son temps de travail, l’employeur dispose de 30 jours calendaires pour y répondre. Passé ce délai, l’absence de réponse vaut acceptation tacite de la demande.
Cette règle s’applique tant sur le contenu de la formation que sur son calendrier. En pratique, il est donc essentiel pour les services RH de mettre en place un suivi rigoureux des demandes entrantes afin d’éviter de se retrouver engagés par défaut sur des formations qu’ils n’auraient pas validées explicitement.
La formation hors temps de travail est-elle encadrée par des limites horaires ?
La loi Avenir professionnel de 2018 a posé un cadre strict. En l’absence d’accord collectif d’entreprise ou de branche, les formations non obligatoires peuvent se dérouler en dehors du temps de travail dans la limite de 30 heures par an et par salarié, uniquement avec son accord écrit. Pour les salariés au forfait jours, cette limite est fixée à 2 % du forfait annuel.
Un accord collectif peut toutefois définir des limites différentes et prévoir des contreparties, notamment pour compenser les frais de garde d’enfant engagés par le salarié. Par ailleurs, même lorsque la formation se déroule en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie de la protection de la Sécurité sociale en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles pendant toute la durée de l’action de formation.
Un salarié en arrêt maladie ou en congé maternité peut-il suivre une formation ?
En principe, un salarié en arrêt maladie, en congé maternité ou en accident du travail perçoit des indemnités journalières de la Sécurité sociale qui sont incompatibles avec l’exercice de toute activité, qu’elle soit professionnelle ou personnelle. Le suivi d’une formation est donc en théorie exclu pendant ces périodes.
Toutefois, une exception existe : le salarié peut suivre une formation s’il obtient le double accord de son médecin traitant et du médecin conseil de la Sécurité sociale. Cette possibilité concerne notamment les salariés en arrêt longue durée qui souhaitent préparer leur retour à l’emploi ou envisager une reconversion professionnelle via leur CPF.
Le bilan de compétences et la VAE sont-ils considérés comme du temps de travail effectif ?
Le bilan de compétences, d’une durée maximale de 24 heures, et la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) obéissent à des règles propres. Lorsqu’ils se déroulent pendant le temps de travail, ils sont assimilés à du temps de travail effectif et donnent lieu au maintien de la rémunération. Le salarié doit obtenir une autorisation d’absence auprès de son employeur selon les mêmes délais que pour une formation classique (60 ou 120 jours selon la durée).
Ces deux dispositifs sont finançables via le CPF. Il convient de noter que l’employeur ne peut en aucun cas imposer un bilan de compétences ou une VAE à un salarié : la démarche relève exclusivement de l’initiative individuelle. En revanche, lorsqu’ils sont réalisés en dehors du temps de travail, ni le bilan de compétences ni la VAE ne donnent lieu à rémunération.
