Update produit : Logiciel de numérisation intelligente de documents de Factorial

Chez Factorial, nous nous efforçons de toujours améliorer nos produits et de mieux répondre aux besoins des professionnels des ressources humaines. 

Ce mois-ci, nous avons apporté des mises à jour intéressantes à plusieurs de nos fonctions, y compris à notre  système de gestion des documents. 

Grâce à notre nouveau logiciel de numérisation de documents, les utilisateurs peuvent numériser et remplir automatiquement les notes de frais, ce qui évite aux professionnels de devoir remplir manuellement les formulaires un par un.

Pourquoi investir dans un logiciel de numérisation de documents ?

En investissant dans un logiciel qui vous permet de réduire au minimum la bureaucratie et les processus manuels, vous pourrez progresser sur de nombreux fronts.

Tout en évitant les tâches fastidieuses et la paperasserie car c’est mauvais pour le moral, mauvais pour la productivité et cela peut être extrêmement coûteux pour les entreprises. 

Selon un rapport de McKinsey, les employés perdent en moyenne 1,8 heure par jour à chercher et à rassembler des documents, soit environ 10 heures par semaine ! 

Les logiciels de numérisation de documents automatisent le processus de collecte et de déclaration des dépenses de l’entreprise et éliminent tous les tracas manuels. 

La solution tout-en-un de Factorial, par exemple, utilise la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour reconnaître les caractères et le texte des documents papier et les convertir en fichiers numériques. 

En fait, vous pouvez numériser un reçu avec l’appareil photo de votre téléphone de la même manière que vous numérisez un code QR, ce qui facilite grandement le processus du début à la fin. 

Voici quelques-uns des avantages spécifiques que cette fonction peut apporter aux entreprises :

Accélérer la déclaration des dépenses

Déclarer ses dépenses manuellement signifie passer des heures à éplucher des piles de documents, à chercher des reçus et à saisir des chiffres. 

Et pour de nombreuses entreprises en pleine croissance, il n’y a pas de temps à perdre.

Avec un logiciel de gestion intelligente des documents, vous pouvez réaliser l’ensemble du processus en quelques secondes. 

Vous utilisez mieux le temps et les talents de votre équipe, vous augmentez votre efficacité et vous réduisez les dépenses. 

Non seulement vous économisez sur les coûts de main-d’œuvre, mais en plus, si vous conservez des reçus imprimés, vous pouvez mieux utiliser l’espace de stockage du bureau.

Réduire la marge d’erreur

En matière de notes de frais, les petites erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences. C’est pourquoi vous devez utiliser un outil qui réduit le risque d’erreur humaine. 

Après avoir utilisé notre outil de numérisation intelligente de documents, vous pouvez rapidement consulter les fichiers numériques pour vous assurer que tout est correct avant de soumettre les rapports.

Libérez votre équipe de la monotonie

Il n’y a rien de plus démotivant pour une équipe de professionnels qualifiés que de devoir fouiller dans la paperasse et de passer des heures à saisir des informations de manière répétitive. 

Grâce à cette mise à jour, vous pouvez soulager votre équipe de cette tâche chronophage et l’encourager à consacrer du temps à des activités plus engageantes. 

Par exemple, des tâches de prise de décision stratégique qui aident votre entreprise à se développer. 

Comment fonctionne la fonction de numérisation intelligente de documents de Factorial ?

Vous vous demandez peut-être comment fonctionne cette nouvelle fonctionnalité. 

Nous vous expliquons ici, étape par étape, comment déclarer des dépenses à l’aide de l’application mobile de Factorial.

• Ouvrir la fonction de rapport de dépenses de Factorial

Pour ouvrir la fonction de rapport de dépenses, ouvrez d’abord l’application mobile. Sélectionnez « plus » dans le menu en bas à droite de l’écran.

De là, vous trouverez l’option d’ouvrir « dépenses » et d’accéder à la fonction de rapport.

• Télécharger les factures

Vous devez ensuite télécharger des factures ou des reçus dans le programme. 

Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner le symbole « + » dans le coin supérieur droit de l’écran. Vous aurez alors la possibilité d’ajouter une nouvelle dépense.

Ensuite, vous serez invité à sélectionner l’une des options suivantes : prendre une photo, sélectionner une photo existante ou sélectionner un document existant. 

Si vous prenez une photo d’un reçu avec l’appareil photo de votre téléphone, assurez-vous que toutes les informations importantes sont visibles et peuvent être scannées. 

Après avoir pris la photo, vous verrez apparaître une boîte blanche qui vous permettra d’ajuster et de recadrer les zones inutiles.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « ✓ » pour accepter les modifications. 

Ensuite, l’OCR traitera et lira automatiquement le document pour y trouver les informations nécessaires.

Examiner les informations collectées

La fonction de rapport de dépenses de Factorial ne prend que quelques secondes à lire et remplit automatiquement les formulaires de rapport de dépenses.

Cet outil est également extrêmement précis, mais il est toujours préférable de vérifier que tout a été scanné correctement avant de soumettre votre rapport final.

Que vous ayez utilisé une photo ou un document, une fois que l’outil a scanné les informations, vous verrez apparaître un formulaire dont les champs détaillés des dépenses sont remplis automatiquement. 

L’outil de Factorial est capable de reconnaître et de déterminer le type et la quantité de dépenses engagées. 

Lorsque l’écran de détail des dépenses s’affiche, il convient à ce stade de vérifier que l’outil a bien collecté et traité les informations suivantes :

• Catégorisation des dépenses
• Nom de l’entreprise/fournisseur
• Type de devise
• Montant total
• Taxe de vente
• Date d’entrée en vigueur

En outre, une copie de la photo originale doit être jointe à ce formulaire. De cette façon, vous pouvez conserver vos documents dans un espace central.

Une fois que vous avez vérifié que tout est correct et au bon endroit, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « envoyer pour approbation finale » en bas de l’écran. 

Si vous préférez attendre avant d’envoyer la dépense, vous pouvez choisir d’enregistrer le tout en tant que brouillon.

Rapport de dépenses à partir de l’application de bureau de Factorial

Bien que nous ayons décrit le processus de déclaration des dépenses avec l’application mobile de Factorial, vous pouvez le faire tout aussi facilement avec l’application de bureau. 

Le processus est essentiellement le même. 

À partir de l’onglet  » dépenses « , vous pouvez “ajouter une nouvelle dépense”, télécharger le document et enregistrer la note de frais en quelques secondes.

Autres fonctions de gestion documentaire de Factorial

Notre nouveau logiciel de numérisation de documents s’ajoute à notre système complet de gestion de documents.

De la paie à la signature électronique, en passant par les contrats, cet outil permet aux utilisateurs de traiter et de stocker des documents de manière sécurisée et efficace.

Outre l’utilisation de notre logiciel de numérisation de documents, voici ce que vous pouvez faire avec le gestionnaire de documents de Factorial :

• Créer un système d’archivage personnalisé dans lequel vous pouvez stocker les dossiers du personnel, les identifiants, les fiches de paie, les congés, les contrats, les documents d’accueil, etc.
• Organiser et stocker les fichiers dans un référentiel documentaire centralisé. Vous minimisez ainsi le nombre d’heures passées à rechercher des documents. 
• Demandez et approuvez des signatures électroniques pour les documents juridiques, tels que les contrats ou les feuilles de temps. 
• Accélérez vos processus en créant des flux de travail automatisés pour les documents qui nécessitent l’approbation de plusieurs parties. 
• Contrôler et gérer l’accès aux documents. Ceci est particulièrement important pour rester en conformité avec les réglementations en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée.
• Utilisez les actions en bloc pour télécharger de nombreux documents en une seule fois. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps en matière de paperasserie, surtout si vous devez télécharger et distribuer 50 ou 100 documents à la fois.
• Créez des rapports personnalisés basés sur les données des documents. Par exemple, en ce qui concerne les salaires des employés et les informations démographiques

En plus des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, le gestionnaire de documents de Factorial vous permet d’envoyer des demandes de signature et des mises à jour de documents aux employés directement. 

Chaque fois qu’un nouveau document doit être examiné ou signé par un employé, ce dernier reçoit automatiquement une notification sur son tableau de bord et par email. Dans l’ensemble, cela signifie moins d’allers-retours et des processus plus fluides.

Lorsqu’il s’agit de simplifier et de rationaliser vos processus, la gestion des documents n’est qu’un début. Avec le logiciel RH tout-en-un de Factorial, vous pouvez donner à vos employés les bons outils, tout en restant organisé.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques de notre solution :

• Gestion des congés – Automatisez les demandes de congés et les approbations pour votre équipe. Définissez des quotas de congés et visualisez les vacances des employés dans un calendrier.
• Présence et équipes – Créez des modèles personnalisés pour les horaires d’équipes tournantes, gardez une trace des absences des employés et restez en conformité avec les lois fédérales et nationales sur le suivi du temps de travail.
• Tableau de bord des employés – Donnez à votre équipe la possibilité de mettre à jour ses informations personnelles et d’accéder à ses dossiers. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer des communications et des notifications à l’échelle de l’entreprise à votre équipe concernant les événements, les enquêtes et les étapes importantes.
• Gestion des performances – Soutenez la croissance et le développement de votre équipe grâce à des questions et des modèles d’évaluation des performances personnalisés. Prenez des décisions plus éclairées concernant les promotions et la planification de la relève en tenant compte des données qualitatives et quantitatives.
• Outils d’acquisition de talents – Grâce à notre système de suivi des candidats, vous pouvez créer une page de carrière personnalisée et adapter le pipeline de candidatures aux besoins spécifiques de votre organisation.
• Rapports et analyses – Nos fonctions de rapport vous permettent de mieux comprendre la productivité de votre équipe et la réussite de votre entreprise. Cet outil vous permet de garder le contrôle sur les indicateurs clés de performance et de créer des graphiques personnalisés basés sur les données des employés. 
• Paie – Générez des bulletins de paie, définissez des rémunérations supplémentaires fixes, automatisez les communications avec les employés, calculez la rémunération des heures supplémentaires, les primes, et bien plus encore.

En fin de compte, la solution Factorial vous aidera à faire plus que simplement exécuter vos fonctions quotidiennes. 

Elle vous débarrassera des tâches manuelles monotones et vous permettra de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. 

Avec Factorial, vous n’investissez pas seulement dans un logiciel, vous investissez dans le succès de votre équipe. 

 Commencez avec Factorial dès aujourd’hui.