La fin du contrat de travail matérialisée par la remise du solde de tout compte est une étape cruciale et marquante de la fin de la relation de travail.
Le solde de tout compte fait partie des documents de fin de contrat et consiste à répertorier l’ensemble des sommes dues par l’entreprise à l’occasion de la rupture du contrat de travail.
La remise du solde de tout compte doit intervenir dans les meilleurs délais. Cependant, il peut arriver que cette remise soit effectuée tardivement, ce qui peut avoir des conséquences préjudiciables tant pour l’entreprise que pour le salarié.
Quels sont les droits des salariés en matière de remise de solde de tout compte ? Quelles sont les conséquences découlant d’une remise tardive du solde de tout compte ? Enfin, comment peut-on agir concrètement pour prévenir cette remise tardive ? Suivez le guide, on vous explique tout !
Table des matières
Remise du solde de tout compte : quels sont les droits des salariés ?
La remise du solde de tout compte constitue un droit essentiel du salarié dont il bénéficie à l’occasion de la fin de son contrat de travail. Sa remise est encadrée par l’article L1234-20 du Code du travail.
Le solde de tout compte, qu’est-ce que c’est ?
Une fois la rupture du contrat de travail actée, l’employeur est tenu de remettre divers documents :
- Le certificat de travail qui comporte le nom et prénom du salarié, le nom de l’entreprise dans laquelle il a travaillé, ses dates d’entrée et sortie des effectifs ainsi que les postes occupés ;
- L’attestation Pôle Emploi afin de permettre au salarié de s’inscrire en tant que demandeur d’emploi et éventuellement bénéficier des allocations chômage, s’il en remplit les conditions ;
- Un état récapitulatif de l’ensemble des sommes épargnées par le salarié dans le cadre du dispositif d’intéressement mis en place dans l’entreprise.
- Enfin, le reçu pour solde de tout compte qui récapitule et détaille l’ensemble des sommes versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail.
Délai de versement du solde de tout compte
La remise du solde de tout compte est conditionnée par la réalisation ou non du préavis.
Si le salarié effectue son préavis, l’employeur doit remettre l’un des deux exemplaires du solde de tout compte à la fin du préavis dans un délai raisonnable.
Si le salarié n’effectue pas de préavis, l’employeur remet le reçu pour solde de tout compte le jour du départ effectif de l’entreprise.
Dans les deux cas, il n’y a pas de délai légal précis, mais en général, l’employeur doit respecter un délai raisonnable d’environ 15 jours.
Le solde de tout compte doit être remis soit :
- Par lettre recommandée avec accusé réception ;
- Où en mains propres contre décharge.
Il devra être établi en double exemplaires, l’un à destination du salarié et l’autre qui sera conservé par l’entreprise.
Quelles sont les conséquences d’une remise tardive du solde de tout compte ?
La remise tardive du solde de tout compte peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Généralement, ce solde doit être réglé dans un délai de 8 à 15 jours. Un dépassement de ce délai raisonnable expose l’employeur à une amende de 750 euros, correspondant à une contravention de 4è degré, sans exclure d’autres pénalités.
La contestation des sommes perçues
La signature du solde de tout compte n’est pas obligatoire pour le salarié. Cependant, cette signature a des conséquences sur le délai de contestation des sommes qui lui sont versées.
En effet, deux cas de figure peuvent se présenter :
- Le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte : il dispose alors de 6 mois pour contester les sommes mentionnées ;
- Le salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte : les délais de contestation sont allongés et peuvent aller jusqu’à trois ans en fonction de la nature des sommes versées.
La dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec accusé réception.
💡 BON À SAVOIR : L’employeur a 3 ans pour réclamer un trop-perçu.
L’entreprise a donc tout intérêt à remettre rapidement le solde de tout compte à son ex-salarié. En outre, elle devra veiller à ce que la signature du solde de tout compte soit bien précisée.
⚡ Sécurisez la signature de vos documents RH grâce à Factorial, votre logiciel RH tout-en-un.
La remise tardive du solde de tout compte ouvre droit à des dommages et intérêts
Le défaut de remise de solde de tout compte ou bien sa remise tardive constitue un préjudice. Si le certificat de travail n’est pas remis au salarié à la fin du contrat, ce dernier peut saisir le conseil des prud’hommes pour obtenir des dommages-intérêts.
L’attestation employeur Pôle emploi doit également être fournie rapidement, car un retard de plus de 8 jours peut repousser le versement des allocations chômage.
Aussi, l’employeur peut être sanctionné s’il fournit des informations erronées sur les documents de fin de contrat.
3 actions à mettre en place pour prévenir la remise tardive du solde de tout compte
Pour prévenir la remise tardive du solde de tout compte, voici trois actions simples et efficaces à mettre en place dans votre entreprise :
- Mettre en place une procédure interne de gestion des soldes de tout compte ;
- Suivre rigoureusement les sorties des salariés de vos effectifs ;
- Communiquer de façon transparente sur le processus de sortie de l’entreprise.
- Mettre en place une procédure interne de gestion des soldes de tout compte
La sortie d’un salarié des effectifs de l’entreprise est jalonnée d’un certain nombre d’étapes dont le non-respect peut avoir des conséquences dommageables.
Par conséquent, il est nécessaire de définir avec précision ces différentes étapes afin d’avoir un processus clairement défini pour une gestion optimale des soldes de tout compte.
Concrètement, cela peut signifier mettre en place un calendrier avec des rappels automatiques permettant de respecter les délais légaux ou conventionnels.
- Suivre rigoureusement les sorties des salariés de vos effectifs
Pour gagner en efficacité et alléger le niveau de charge mentale des équipes RH, vous avez besoin de mettre en place un suivi rigoureux.
Par exemple, il peut s’agir de vérifier régulièrement que les sorties à venir en y associant un échéancier des tâches à effectuer ou bien encore un système de reporting pour tenir informés les responsables hiérarchiques des éléments nécessaires à la bonne élaboration du solde de tout compte.
- Communiquer de façon transparente sur le processus de sortie de l’entreprise
Encore plus à l’heure du télétravail, la communication doit être fluide tant elle est essentielle pour éviter la remise tardive du solde de tout compte.
L’employeur devra veiller à communiquer en toute transparence sur les droits de l’ex-salarié en matière de remise de solde de tout compte, mais aussi sur les délais prévus et les interlocuteurs à contacter en cas de réclamation.
En résumé
Lors de la rupture du contrat de travail, l’employeur a l’obligation de remettre divers documents obligatoires. Il s’agit du certificat de travail, de l’attestation Pôle Emploi, de l’état récapitulatif des sommes épargnées dans le cadre de l’intéressement, ainsi que du reçu pour solde de tout compte.
La remise du solde de tout compte dans un délai raisonnable emporte plusieurs conséquences. En effet, la signature de ce document a des conséquences importantes sur le délai de contestation des sommes qui sont mentionnées sur le solde de tout compte. Ce délai peut être porté jusqu’à trois ans en cas de non-signature de ce dernier.
Par conséquent, l’entreprise a tout intérêt à mettre en place un processus interne optimal de remise des soldes de tout compte de ses salariés sortants.
FAQ sur la remise du solde de tout compte
Quand l’employeur doit remettre les documents de fin de contrat ?
L’employeur peut prendre son temps pour remettre les documents de fin de contrat, comme le reçu pour solde de tout compte, mais dans un délai raisonnable après la cessation du contrat. Généralement, ce délai est estimé à 15 jours.
Car même si la loi ne fixe pas de délai précis, il risque des sanctions s’il tarde de manière déraisonnable. Les juges évalueront ce délai. Si le retard dans la remise du solde de tout compte cause un préjudice au salarié, celui-ci peut demander des dommages et intérêts (article 1240 du Code civil).
Quelles sanctions pour l’employeur qui ne remet pas les documents à la fin du contrat ?
En cas d’omission du certificat de travail ou de l’attestation Pôle Emploi, autres documents de fin de contrat, l’employeur risque des sanctions pénales. L’amende peut atteindre 450 euros dans le premier cas (4e classe) et 1 500 euros dans le second (5e classe, article 131-13 du Code pénal).
