Le planning de travail est une tâche souvent réduite, voire supprimée, dans bon nombre de projets.
Toutefois, une bonne préparation et une planification des actions permettant d’anticiper les risques et de les prévenir constituent la base pour la réussite de n’importe quel projet.
Mais à quoi sert le planning de travail ? Et comment le faire ? Dans cet article, nous vous détaillons tout ce qu’il faut savoir concernant le sujet.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un planning de travail ?
Le planning de travail est un instrument de planification permettant d’ordonner et de systématiser l’information qui s’avère significative pour la réalisation d’un travail.
En d’autres tremes, il s’agit d’un plan d’action qui indique les responsables, établit un chronogramme et délimite les objectifs.
C’est un outil de communication servant à faire correspondre et à rapprocher toutes les ressources disponibles : ressources humaines, technologiques et matérielles.
En d’autres termes, un plan de travail ou planning de travail est une sorte de guide qui permet de partager la vision des tâches à réaliser avec tous les intervenants.
Chacun pourra ainsi visualiser les missions qui lui sont confiées. L’instrument de planification contient toutes les actions et/ou mesures que le responsable doit suivre, tracer, contrôler et évaluer.
Dans une entreprise, l’établissement de ce genre d’instrument est primordial. En effet, il ne faut surtout pas avancer à l’aveuglette. Il est important de faire des prévisions afin d’anticiper les actions à mener et ainsi atteindre les objectifs.
Suivre l’avancement des tâches fait également partie des avantages d’un planning.
Comme personne n’est à l’abri des imprévus et que toute forme de dérapage peut remettre la date limite d’un projet, un planning de travail bien réalisé permet d’anticiper les difficultés et d’identifier la façon dont elles peuvent être réglées.
En ayant en tête le calcul du temps de travail nécessaire pour accomplir une tâche est nettement plus simple.
Principales questions à se poser avant d’établir un planning de travail
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quelles sont les étapes à franchir pour atteindre ces résultats ?
- Quels sont les moyens à disposition ?
- Qui sont les intervenants ?
- Y a-t-il des contraintes liées à l’enchaînement des tâches ? Si oui, lesquelles ?
- Quels sont les risques ?
- Quelle est la date de fin souhaitée ?
- Quand faudra-t-il démarrer ?
Quelques bonnes pratiques à retenir
- Préciser les tâches primordiales
- Estimer les délais pour chaque tâche présentée
- Représenter les points de synchronisation
- Prendre des marges pour les imprévus (pannes techniques, par exemple)
- Mettre le planning de travail à jour, de façon régulière
- Toujours prendre en compte que le risque zéro n’existe pas
Quels sont les délais du planning de travail ?
Le planningl peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel, cela dépend de chaque entreprise ou organisation. Cet outil est valable pour une durée donnée.
Il expose un ensemble de données présentées sous un ordre logique. Toutes les actions proposées doivent alors être mises en place au cours d’un certain délai.
Les objectifs doivent également être atteints avant une date limite.
Une fois le planning de travail conclu, il sera remplacé par un autre. Dans le domaine de la restauration, par exemple, afficher le planning des salariés est une obligation.
Les employeurs doivent afficher les plannings de leurs collaborateurs au moins 15 jours à l’avance.
Il est également important de rappeler qu’en cas de modification des horaires et des tâches, il faut que l’employeur fasse les modifications au moins huit jours à l’avance (idéalement) afin que le salarié puisse s’organiser professionnellement et personnellement.
Dans un planning de travail, certaines tâches peuvent nécessiter un travail intensif, mais les délais sont parfois courts.
Hiérarchiser les priorités est donc essentiel afin de parvenir à respecter les délais. Chaque responsable dans une entreprise doit alors clarifier les priorités et les mentionner dans le plan de travail.
Comment faire un planning de travail sur Excel ?
Avant de vous lancer dans la création d’un tableau ou d’un planning, il faudra en premier lieu réfléchir à ce que vous allez y placer.
En plus des données basiques, comme les plages horaires, vous devrez aussi réfléchir aux activités que vos employés devront réaliser dans les délais impartis.
En tant qu’outil de planification, un fichier doit comporter différentes informations obligatoires et doit rester clair, aussi bien pour le créateur que pour les employés.
Ainsi, quelques exigences doivent être respectées sur un planning :
- Le nom et le prénom des employés, la période de planification prévue et les heures de travail doivent y figurer ;
- Les données inscrites dessus doivent être limitées à l’essentiel pour faciliter la lecture des informations.
- L’ajout de légendes est fortement souhaité pour les lignes pouvant être jugées comme source d’ambiguïté ;
- L’aspect visuel doit être soigné pour qu’il soit attrayant et donne envie de lire.
Ceux qui veulent mettre en place un planning de travail pourront utiliser parfaitement Excel s’ils le souhaitent. Il y a plusieurs méthodes possibles pour ce genre de tâche, mais voici les étapes les plus simples à suivre en partant de zéro.
Première étape : les dates et le nom des employés
Pour commencer, vous devrez entrer le nom des employés et les dates dont vous aurez besoin.
Pour ce faire, vous prendrez l’axe vertical pour les employés et l’axe horizontal pour les jours de travail.
Prenez soin de laisser une ligne vide en dessous de chaque nom pour que vous puissiez y insérer l’intitulé du poste de la personne pour la plage horaire indiquée.
Pour créer une série logique de dates, il vous suffira de cliquer sur le coin inférieur droit de la cellule réservée aux dates et de maintenir la sélection, avant de la glisser vers les cellules adjacentes.
Deuxième étape : les plages de travail
Cette étape est tout aussi facile que la première. Vous aurez ici à entrer le poste occupé par chaque personne et ses heures de travail sous la date.
Vous obtiendrez ainsi un planning hebdomadaire pour les horaires. C’est un système assez basique, mais qui peut s’avérer très utile pour l’organisation en interne.
Bien entendu, les éléments à insérer dans les différentes colonnes dépendront du type de planning que vous souhaitez réaliser.
Vous pourrez aussi créer un planning pour une conférence, par exemple.
Dans ce cas-ci, vous aurez besoin de plus de colonnes pour insérer les tâches comme la gestion du budget, le programme de la conférence, le repérage…
Troisième étape : la personnalisation
C’est un détail esthétique qui peut paraître inutile pour certains, mais qui a son importance dans la facilité de lecture du planning.
Parmi les modifications que vous pourrez faire, il y a la personnalisation de la taille des cellules, celle de la position des textes ainsi que des couleurs de remplissage (pour faire un tri en fonction des postes occupés par chaque salarié, par exemple).
Cette étape peut être assez longue au début, mais une fois que vous aurez compris le mécanisme et que vous aurez trouvé les bonnes pistes de personnalisation qui vous mettront à l’aise, cela restera la partie la plus amusante du processus.
Excel est un très bon outil qui regroupe à la fois facilité de prise en main et praticité, il permet de réaliser un planning basique en bonne et due forme.
Un autre avantage avec cet outil, c’est que vous pourrez utiliser le planning créé pour tous les mois à venir, il vous suffira alors de cliquer sur le petit « + » en bas de la fenêtre, à gauche, et d’y faire la manipulation « copier-coller » avec votre premier exemple.
Il ne vous restera plus qu’à renommer la prochaine feuille de calcul en fonction du mois en cours.
Même si tout cela s’avère assez intuitif, il est tout de même conseillé de vous tourner vers un logiciel spécialisé pour vous faciliter encore plus le travail et pour obtenir un meilleur résultat, aussi bien esthétique que fonctionnel.
Faire un planning de travail avec Factorial
Le logiciel Factorial vous propose de multiples fonctionnalités pour mieux gérer le planning de travail de vos employés. Grâce à ce logiciel, vous aurez la possibilité de réduire leur taux d’absentéisme et d’augmenter leur productivité.
Il vous permettra de contrôler les heures de travail effectuées par les salariés, de sélectionner un système de suivi personnalisé des employés, de rajouter des remarques et des notes aux quarts de travail de chacun et d’avoir une synthèse de leur volume horaire.
Le logiciel permet également de contrôler la présence des employés avec un pointage digital qui y sera relié.
Une option intégrée vous donnera la possibilité de configurer les autorisations de suivi, vous pourrez assigner un rôle précis aux chefs d’équipe et à certains employés qui pourront remplir manuellement leurs quarts.
À partir de toutes les données qui seront collectées avec l’aide de Factorial, vous pourrez réaliser des rapports personnalisés en téléchargeant les synthèses d’heures hebdomadaires et mensuelles.
Le logiciel est facile à prendre en main et intuitif, il pourra être un bon allié pour l’employeur pour une gestion optimale des tâches et du planning des heures de travail.
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